【正文】 的標(biāo)題中可以省略被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的制發(fā)機(jī)關(guān)的名稱。（1）標(biāo)題批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的通知，因其比一般的通知多了“批轉(zhuǎn)”或者“轉(zhuǎn)發(fā)”的一層意思，所以，它的標(biāo)題就多了一個部分，即發(fā)文機(jī)關(guān)＋批轉(zhuǎn)（或轉(zhuǎn)發(fā)）＋事由（被轉(zhuǎn)發(fā)的文件名）＋文種。是“參照執(zhí)行”還是“遵照執(zhí)行”，要以上級機(jī)關(guān)的批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)意見來確定。這里的“轉(zhuǎn)發(fā)”，主要的意思是“發(fā)送”的意思，其尊重的意義比較淡薄。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)中國人民保險公司關(guān)于加快我國保險事業(yè)發(fā)展的報告的通知》的正文里，有這樣的表述：“國務(wù)院同意中國人民保險公司《關(guān)于加快我國保險事業(yè)發(fā)展的報告》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。如：《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)信息產(chǎn)業(yè)部關(guān)于解決計算機(jī)2000年問題工作進(jìn)展情況及意見的報告的通知》。這個標(biāo)題中的“轉(zhuǎn)發(fā)”一詞顯然用錯，應(yīng)該用“批轉(zhuǎn)”，而不是“轉(zhuǎn)發(fā)”，因為局直屬團(tuán)委是局黨委的下級部門，對于下級的公文應(yīng)該“批轉(zhuǎn)”，而不是“轉(zhuǎn)發(fā)”?！芭D(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”兩個術(shù)語，在實際的公文寫作中，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，造成公文的不規(guī)范。這兩個術(shù)語雖然表示的行為是一樣的（都是在“轉(zhuǎn)發(fā)”另外的文件），但是因為有性質(zhì)上的區(qū)別，所以，在公文中一定要區(qū)別對待?！稗D(zhuǎn)發(fā)”指“轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文”。而對上級的公文也可以轉(zhuǎn)發(fā)，但是不能加上批示性的意見。1．批轉(zhuǎn)及轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法這類通知的寫法首先要搞清“批轉(zhuǎn)”和“轉(zhuǎn)發(fā)”這兩個公文術(shù)語。也可以只有第一、第二部分，事項寫清楚、完整就結(jié)束。受文單位要寫全稱或規(guī)范化簡稱。還要說明的是，有的通知還要根據(jù)具體情況寫明“聯(lián)合通知”、“緊急通知”、“重要通知”、“補充通知”等。使事由更加明確和突出。事由概括要簡明、準(zhǔn)確，讓人一看就知道通知的事項。通知的結(jié)構(gòu)分標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)和正文三個部分。我們必須注意。值得注意的是，2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布的《辦法》中，已經(jīng)將原辦法中通知“發(fā)布規(guī)章”的功能刪去，但是現(xiàn)在有的教科書仍然在講它的發(fā)布規(guī)章的功能。特別是周知性的和作為平行文發(fā)布的通知更是如此。通知作為下行文也同樣具有這一特點。3．一定的強制性通知主要用于下行文。2．運用的普遍性從發(fā)文的角度看，不受機(jī)關(guān)級別的限制，大到國家黨政機(jī)關(guān)，小至基層企事業(yè)單位，任何有發(fā)文職能的機(jī)關(guān)、部門，都可以發(fā)布通知。它既可以用來布置工作，又可以發(fā)布指示；既可以曉諭事項，又可以公布任免；既可以批轉(zhuǎn)下級公文，又可以轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文。通知的主要特點有：1．功能的多樣性在公文中，通知的功能是最為豐富的。根據(jù)某省政府辦公廳統(tǒng)計，在行政機(jī)關(guān)所收發(fā)的公文中，通知占下行文的80％，占行政機(jī)關(guān)全部發(fā)文的45％。它向我們交代了公文的適用范圍，也就是通知的用途。第二節(jié) 常用公文的寫作一、通知（一）通知的適用范圍和特點按照《辦法》，通知的定義為：適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。如“國務(wù)院于2000年8月24日發(fā)布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（七）引文的處理引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。（六）數(shù)詞的使用1．結(jié)構(gòu)層次的序數(shù)第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。如果一篇公文里雜七雜八地羅列了很多事情，就很可能給閱文者造成麻煩，分散閱文者的注意力，使其難以清楚地把握公文的主要內(nèi)容，影響公文的效果。（五）內(nèi)容單一內(nèi)容單一也就是要一文一事，這不僅是請示的基本要求，也是所有公文寫作的基本要求。公文中在反映情況時嚴(yán)禁使用“大約”、“可能”等詞語、在批復(fù)中嚴(yán)禁使用“基本同意”、“大致尚可”等詞語。做到主旨明確，還要注意用語準(zhǔn)確。（四）主旨明確主旨即主題。有一些公文，雖然使用的材料是真實的，但是，為了表示材料的典型性，卻對材料的意義有意地拔高和夸大，結(jié)果適得其反，造成不好的影響。否則，即使是細(xì)節(jié)上的出入，也可能影響公文的正確性。在文學(xué)創(chuàng)作中，可以想象和虛構(gòu)。但是文學(xué)創(chuàng)作所講的真實是藝術(shù)的真實，是源于生活、而又高于生活的真實。真實是一切文章的生命。它包括寫到文件里和沒有寫到文件里的為了寫作此文件而收集的全部材料。如果建議不被采納，只要領(lǐng)導(dǎo)的意見不違背國家的法律、法規(guī)和方針、政策，就要按領(lǐng)導(dǎo)的意圖擬文。因此，這條注意事項還要求擬寫公文的人員在寫作中，必須認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，把領(lǐng)導(dǎo)交代的各項事項務(wù)必寫清楚，不要走樣。不能象其他文體一樣可以根據(jù)個人意愿隨意發(fā)揮。更重要的是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要成為熟悉國家法律法規(guī)的專家和模范遵守、執(zhí)行國家法律、法規(guī)的模范，不能主觀臆斷，把個人的意愿凌駕于國家的法律、法規(guī)之上。要保證公文符合國家的法律、法規(guī)，擬寫公文的人員不僅要具備較高的寫作能力，還必須具備較高的政策和理論水平，熟悉國家相關(guān)的法律、法規(guī)和方針、政策。如果公文存在著與國家法律、法規(guī)相沖突的情況，那么在法律、法規(guī)修改之前，這樣的公文是沒有法律效力的。任何一份公文中，任何一條事項，都不能和國家的法律、法規(guī)相沖突?！睌M寫公文以國家法律、法規(guī)和方針政策為依據(jù)，實質(zhì)上是依法行政的的體現(xiàn)。四、公文的寫作要求（一）依法擬文公文是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具，因此公文的內(nèi)容必須符合黨和國家的法律、政策的要求。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時要抄送另一上級機(jī)關(guān)。更不要以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義向上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人個人行文。這條原則要求一是不得將上報公文的主送機(jī)關(guān)寫成上級領(lǐng)導(dǎo)人的姓名或姓名加職務(wù)；二是不能越過辦公廳（室）將上報上級機(jī)關(guān)的公文直接送給領(lǐng)導(dǎo)同志個人。如發(fā)生嚴(yán)重旱災(zāi)需報告災(zāi)情和申請救災(zāi)資金，上報公文的標(biāo)題可寫成：關(guān)于我省遭受嚴(yán)重旱災(zāi)急需抗旱資金的請示。例如，地方發(fā)生了重大災(zāi)情，地方政府既要向上級報告災(zāi)情，又要向上級請求解決救災(zāi)物資或資金。我們經(jīng)常可以看到這樣的公文“關(guān)于的請示報告”。在實際工作中，確實存在著報告和請示不分的現(xiàn)象。這種修改的目的就是為了嚴(yán)格限制報告的功能，便于公文的辦理，提高工作效率。這是因為報告的職能是匯報工作，反映情況，答復(fù)上級詢問。請示只能寫一個主送機(jī)關(guān)，即主管機(jī)關(guān)，不得多頭主送，對協(xié)管機(jī)關(guān)可以抄送，但不可抄送下級機(jī)關(guān)。在我國的公文史上，歷代王朝都提出一文一事制度。請示一文一事原則。但不得抄送其下級機(jī)關(guān)，“報告”不得夾帶請示事項。如果按照這條規(guī)定辦理，該縣政府在實施該文的具體事項前，將文件抄送上級市人民政府，在市政府的把關(guān)下，就有可能避免這種重大的差錯。所謂重要下行文，是指本級機(jī)關(guān)雖有權(quán)處理，但是牽涉到上級的工作聯(lián)系或法規(guī)、政策等性質(zhì)的問題，需要上級有所了解或把關(guān)定向一類的公文。一級分行重要的下行文應(yīng)當(dāng)抄送總行，二級行的重要下行文應(yīng)當(dāng)抄送一級分行。這一條規(guī)定了部門不得超越職權(quán)，凡涉及其他部門職權(quán)的事項，均要與相關(guān)部門會簽，未經(jīng)協(xié)商一致，不得擅自行文。（七）發(fā)文協(xié)商一致原則部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對下行文。無論哪個專業(yè)的，無論什么事項，都經(jīng)過辦公室主送總行，由總行辦公室批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。這條原則也是強調(diào)職能部門的作用，要求下級政府和部門不要事無巨細(xì)，請求批準(zhǔn)的事項都一律報政府，屬于部門職權(quán)范圍的事項，應(yīng)以函的形式報送主管部門，不必再經(jīng)政府辦公部門轉(zhuǎn)辦，造成公文旅行。部門聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，明確的方法是主辦部門排列在前，只編主辦部門的發(fā)文字號，聯(lián)合上行文只蓋主辦部門印章。標(biāo)題可寫成“關(guān)于問題的復(fù)函”，而不應(yīng)寫成“關(guān)于問題的批復(fù)”。其實，有些須經(jīng)機(jī)關(guān)審批的事項，也可以由部門行文，但須經(jīng)機(jī)關(guān)同意，并在文中注明經(jīng)機(jī)關(guān)同意。在銀行實際工作中，為了強調(diào)本部門的地位和作用，在發(fā)文上也存在著兩種傾向，一是不深入基層，不做深入細(xì)致的調(diào)查研究，靠發(fā)文件指導(dǎo)工作，造成文件泛濫；另一種傾向是不靠扎實的工作、正確的決策指導(dǎo)下級工作來樹立部門的權(quán)威，而是靠以機(jī)關(guān)名義發(fā)布文件來提高自己的影響，有些部門甚至把以機(jī)關(guān)名義發(fā)布了多少本部門的事務(wù)的文件當(dāng)成政績的大小來炫耀，這種認(rèn)識是不對的。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。（五）發(fā)文不升級原則屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。這一條原則就說明和規(guī)范了聯(lián)合行文的幾種情況：行政機(jī)關(guān)與黨委機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，黨委機(jī)關(guān)排列在前；行政機(jī)關(guān)與軍隊機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，行政機(jī)關(guān)排列在前；行政機(jī)關(guān)與人民團(tuán)體或具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文，行政機(jī)關(guān)排列在前；行政機(jī)關(guān)內(nèi)部聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。政府與同級黨委、軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。對越權(quán)擅自行文的，辦公室應(yīng)責(zé)令糾正或撤消發(fā)文。與其他單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。不得用部門公文印發(fā)政策性、規(guī)范性文件和審批下達(dá)應(yīng)該由本級行審批下達(dá)的事項，對涉及其他部門的有關(guān)事項未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題外，不應(yīng)向下一級地方政府政府正式行文。這一規(guī)定，有利于提高公文質(zhì)量和效能，避免公文“打架”，有利于從源頭上治理文山，控制發(fā)文總量，使精簡文件的工作落到實處?！昂男问健笔侵腹母袷街袇^(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。二是部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對外正式行文的原則。因特殊情況確需向下一級政府行文的，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)本級政府批準(zhǔn)，并在文中注明經(jīng)政府同意。這實際規(guī)定了兩個行文原則，一是部門一般不得向下一級政府正式行文的原則。（三）部門不得向下一級政府和部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對外正式行文原則政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文?！秶鴦?wù)院辦公廳關(guān)于切實加強緊急重大情況報告工作的通知》（國辦發(fā)[2000]27號）中規(guī)定：“特別緊急情況下，地方各級政府、部門和單位的值班人員，可在向本地區(qū)、本部門負(fù)責(zé)同志報告的同時，直接報告國務(wù)院”。這是指“一般”的情況下。而行文規(guī)則是根據(jù)行文關(guān)系確定的，反轉(zhuǎn)過來又規(guī)范著行文關(guān)系。例如：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的上下級關(guān)系；指導(dǎo)與被指導(dǎo)的上下級關(guān)系；同級別的平行關(guān)系；有業(yè)務(wù)往來而不相隸屬的關(guān)系。行文關(guān)系是各級行政機(jī)關(guān)相互之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。（二）不得越級原則行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示或報告。所以，可發(fā)可不發(fā)的公文應(yīng)當(dāng)堅決不發(fā)。公文是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的工具，有必要的必須發(fā)文，以利工作。公文的行文原則有：（一）確有必要原則行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實效。三、公文的行文規(guī)則所謂行文規(guī)則，是各行政機(jī)關(guān)之間行文時所應(yīng)遵循的原則。3．公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。目前尚屬推薦國家標(biāo)準(zhǔn)（不是強制國家標(biāo)準(zhǔn)）。2．公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間置于抄送機(jī)關(guān)之下，可在一行中寫明，先左空一格寫印發(fā)機(jī)關(guān)名稱，然后空一格寫印發(fā)日期。標(biāo)明印發(fā)機(jī)關(guān)以示對公文的外在質(zhì)量負(fù)責(zé)。（十五）印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)是指發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制發(fā)公文的部門，即發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或下設(shè)的秘書處（科）?！俺蜋C(jī)關(guān)”標(biāo)注在主題詞下一行，在抄送機(jī)關(guān)上下各畫一條互相平行的橫線?！豆ば修k法》規(guī)定增加了一條“內(nèi)部發(fā)送”。原公文辦法中，在這一項下有“抄報”、“抄送”兩個概念。公文需要抄送的條件是協(xié)調(diào)工作。應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。標(biāo)注主題詞便于公文檢索和查詢，是公文部門和檔案部門相互銜接的一項工作。上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求和主題詞表標(biāo)注主題詞，下行文按本級機(jī)關(guān)的主題詞表和要求標(biāo)注主題詞工商銀行總行雖然目前沒有明確要求公文必須標(biāo)注主題詞，但是將來肯定也要按照國家要求標(biāo)注，所以，這方面知識還是有必要掌握。具體位置是成文日期后面下兩行，居左空兩字。另外，聯(lián)系人的姓名和電話也標(biāo)于此處。（十二）附注附注就是附帶的注釋，一般有下列幾種情況：一是可在此處注明公文的傳達(dá)、適用范圍，如“此件可公開發(fā)布”；二是可在此處注明有關(guān)引文的來源和出處；三是對出現(xiàn)在文件中的有關(guān)名詞、術(shù)語進(jìn)行解釋；四是提出要求。成文時間用漢字書寫。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（十一）成文時間成文時間就是公文的法定生效日期。聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)該加蓋印章。（十）印章公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。公文如有附件，要寫明順序號（如“附件1”“附件2”等）、名稱、件數(shù)和頁數(shù)，這些說明要和文后所附材料一致。許多法規(guī)性的文件就是如此。一般的說，附件是為了避免正文過長和內(nèi)容的割裂而附的，對正文起說明、補充、證明和參考作用。附件是公文的附屬材料。具體位置是位于正文的結(jié)尾后，在發(fā)文日期前。（九）附件說明公文如有附件，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明附件順序和名稱。文種不同，行文方式不同，行文語氣是有差別的。是否需要加上一個專門的結(jié)尾部分，不能一概而論，要視其行文的具體需要來定。3．很多時候，正文寫完即結(jié)束，沒有一個專門的結(jié)尾語或結(jié)尾段。如請示的結(jié)尾“妥否，請批示”之類。簡練是指結(jié)尾的文字要干凈利落，戛然而止，不拖泥帶水。完整是說有了結(jié)尾之后，文章就不再殘缺任何部件，讓受文者感到首尾呼應(yīng)，結(jié)構(gòu)完美。正文的結(jié)尾要根據(jù)不同的文種來確定。而報告則和請示相反。有的公文事由詳寫而事項簡寫；有的公文事由簡寫而事項詳寫，這要看具體文種或行文的需要來定。事項部分可用序號標(biāo)明分項來寫，也可以按照事件的內(nèi)在邏輯關(guān)系分部分來寫。事項部分主要解決“怎么辦的”或“要干什么”的問題。事由部分可以寫發(fā)文的目的，也可以交代事項的背景。也就是為什么發(fā)文或為什么提出公文里所表述的事項。事由也稱原由、緣由，指發(fā)布文件的起因。正文一般分為事由、事項、結(jié)尾三個部分。一篇公文的質(zhì)量高低，效用大小，公文的正文起著決定性的作用。而正文部分則是變化的、動態(tài)的，因為每份公文所要反映的事件，所要解決的問題都是不一樣的。其他15個公文的組成部分，一般都是固定的、程式化的。（八）正文正文是公文的主體。下行文一般是普發(fā)文，因此主送機(jī)