【正文】 、面試、測試選拔、最后確定來對辦公室人員的招聘工作做具體介紹。其中職務(wù)說明描述了所要執(zhí)行的工作，列出了工作所包含的主要方面，如工作目標(biāo)、工作范圍、工作職責(zé)、權(quán)力以及要執(zhí)行的任務(wù)，所要求的技能等級、所屬的部門、工作條件、工作危險(xiǎn)特性要求以及向誰匯報(bào)等。第四節(jié) 辦公室人員的招聘與培訓(xùn)一、辦公室人員的招聘對辦公室人員進(jìn)行科學(xué)管理，提高工作效率的前提是招聘到優(yōu)秀的人才。(3)經(jīng)常調(diào)整流動原則辦公室群體的結(jié)構(gòu)必須隨著客觀情況的發(fā)展變化不斷調(diào)整，如更新工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，搞好新老工作人員的合作交替，及時(shí)調(diào)整工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)等。氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)會對辦公室工作產(chǎn)生影響。④協(xié)調(diào)的氣質(zhì)性格結(jié)構(gòu)。③多類型的智能結(jié)構(gòu)。②合理的知識專業(yè)結(jié)構(gòu)。這一結(jié)構(gòu)應(yīng)以中年人為主，呈梯形狀態(tài)，使群體始終處于新陳代謝的動態(tài)平衡之中，保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性。(2)群體互補(bǔ)原則群體互補(bǔ)是指科學(xué)地搭配辦公室群體的各結(jié)構(gòu)因素，使之產(chǎn)生良好的總體效應(yīng)。再者要適才適用，即讓適當(dāng)?shù)娜烁蛇m當(dāng)?shù)氖拢瑢?shí)現(xiàn)人與事的最佳配合。為此，在挑選工作人員時(shí)，首先要注意堅(jiān)持德才兼?zhèn)涞臉?biāo)準(zhǔn)，挑選的對象不能有才無德或有德無才。當(dāng)然，也不排除工作人員可以逐漸地、以致最終改變這一辦公室群體的文化特征。這一文化特征是該群體的歷史、傳統(tǒng)、習(xí)慣、風(fēng)氣、承擔(dān)的任務(wù)特點(diǎn)等因素的綜合結(jié)果。盡管對辦公室群體個性因素的互補(bǔ)見仁見智，但個性因素對辦公室群體的影響則是確定無疑的。有的人直率熱情，情緒變化激烈；有的人活潑好動，善交際，興趣廣泛；有的人持重而沉穩(wěn)，情緒內(nèi)含；有的人謹(jǐn)小慎微，善控制感情，如此等等。由于不同的專門知識在辦公室管理過程中有其限制，因此，這些知識的互相補(bǔ)充和合理搭配是構(gòu)筑辦公室群體知識結(jié)構(gòu)需要考慮的一個因素。(2)知識因素可以把“知”看成是學(xué)問，把“識”看成是見識，學(xué)問和見識一般成正比，但并非絕對一致。例如，一般來說，年輕人有活力，精力充沛，對新事物敏感，富有創(chuàng)新精神，但易偏激；老年人穩(wěn)重，富有經(jīng)驗(yàn)，深謀遠(yuǎn)慮，善于處理、應(yīng)付復(fù)雜局面，但易保守；中年人年富力強(qiáng)，兼有青、老年的長處，但缺乏激情，易守成。老中青結(jié)合的辦公室群體結(jié)構(gòu)是一種常見的結(jié)構(gòu)。當(dāng)然，這一能量發(fā)揮得如何，還有賴于以下一些因素的結(jié)合狀況。與個體比較而言，其本質(zhì)和意義也在這里。不過，專才的集合在某種程度上能產(chǎn)生一種全才。而辦公室群體能否正常活動則在很大程度上取決于辦公室群體的結(jié)構(gòu)是否合理。在健全的辦公室群體形式中，工作效率的提高不在于某個個體，而在于整個辦公室集體。(6)辦公室群體應(yīng)具備應(yīng)變性所謂應(yīng)變性即指能積極促進(jìn)辦公室群體各個體充分發(fā)揮能量。(5)辦公室群體應(yīng)當(dāng)實(shí)行差別協(xié)調(diào)辦公室群體的各個個體在智力、才能、技術(shù)和性格上必然各具特點(diǎn)，因此，一個辦公室群體的個體之間存在這樣那樣的差別，這種差別是造成分歧和沖突的潛在因素。然而在工作實(shí)踐中，要保持辦公室群體中個體之間的長期相互信任比較困難。(3)辦公室群體中的個體之間應(yīng)保持高度的相互信任和相互忠誠坦誠相見的意見溝通需要以信任為基礎(chǔ)，否則不可能有充分的意見溝通。(2)辦公室群體內(nèi)部應(yīng)有健全的意見溝通每個個體都可能從自己的渠道獲得一定的材料和信息，這些信息有些涉及到自己的工作，有些涉及到他人的工作，為了制定計(jì)劃或修訂計(jì)劃，辦公室群體中的個體應(yīng)克服心理上的障礙，充分了解能夠收集的信息。這樣，我們再來看辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)的涵義就可以比較明確，辦公室群體就是若干個人按照不同的分工需要以及相關(guān)的品質(zhì)、知識、才能、身體條件進(jìn)行合理的組合，形成一個相互配合協(xié)作，共同為完成領(lǐng)導(dǎo)工作而服務(wù)的組織。后來泛指為一個人的品質(zhì)、知識、才能、體格等狀態(tài)。三、辦公室人員群體素質(zhì)結(jié)構(gòu)群體是組織起來的個體，為著共同的目標(biāo)，群體成員分別擔(dān)任不同的角色，彼此相互影響，并遵循特定的行為規(guī)范。過程中是主動觀察還是被動感知，個體之間也是存在差異的。④理智特征。③意志特征。②情緒特征。主要表現(xiàn)為：①對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度。辦公室人員要自覺對與工作有關(guān)的知識和技能加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)許多的愛好，以適應(yīng)自身工作點(diǎn)多面廣的實(shí)際需要。興趣具有中心性，一個人的愛好可能非常廣泛，但真正熱衷愛好的只應(yīng)是其中一個或幾個方面。迷信盲從及隨聲附和，不僅是心理素質(zhì)有缺陷的表現(xiàn)，也是提高思維能力的大敵。思維還有間接性，就是對不能把握和不是親歷的事物，借助已有的知識經(jīng)驗(yàn)和某種中介來認(rèn)識事物。思維的理解性，是指通過事物之間的聯(lián)系而認(rèn)識新事物的過程，面對各種材料和文件，進(jìn)行閱讀并力求理解，這是思維的又一特性。辦公室工作人員承辦事務(wù)和處理問題，首先要經(jīng)過自己的頭腦思考，有了指向，然后動手實(shí)干。培養(yǎng)記憶力的方法有多種，但根本一條是工作中的認(rèn)真、細(xì)心、踏實(shí)，記憶才能準(zhǔn)確而量大。記得準(zhǔn)，僅有快而不準(zhǔn)的記憶是沒有意義的，對人、事、物及相關(guān)的數(shù)據(jù)、材料、觀點(diǎn)要力求記得準(zhǔn)確無誤，不能出錯。辦公室人員工作頭緒繁多，需要各方面的知識，又要了解各種具體情況，應(yīng)當(dāng)具備良好的記憶能力。這里主要介紹記憶、思維、興趣、性格等方面的心理知識，以便于辦公室人員的了解和學(xué)習(xí)。要求辦公室人員具備這一道德素質(zhì)，首先要克服愛慕虛榮的心態(tài)，才能真正做到不把機(jī)密作為“吹?！钡牟牧虾唾Y本。有意泄密、竊密是個人品格問題，姑且不論。因此，要求辦公室人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺加強(qiáng)保密觀念。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情，只有公道正派的辦公室人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。上下左右內(nèi)外各方面的溝通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促進(jìn)團(tuán)結(jié)，而不應(yīng)制造矛盾，擴(kuò)大分歧，以圖從中漁利。這就尤其要注意自重自強(qiáng)，不能將為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)理解為主仆關(guān)系而獻(xiàn)媚領(lǐng)導(dǎo)，阿諛奉承，溜須拍馬，這種做法是把工作中的服務(wù)關(guān)系庸俗化。相反，只有抱定在具體而又繁忙的工作中，任勞任怨，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際的態(tài)度，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神，才能成為合格和優(yōu)秀的辦公人員。不聽召喚，或陽奉陰違，也是職業(yè)的大忌。(2)埋頭苦干辦公室工作性質(zhì)，決定其人員的工作主要是實(shí)干，而不是夸夸其談。個人的積極性、創(chuàng)造性也只能在服從領(lǐng)導(dǎo)的前提下發(fā)揮，而且更多地限于建議獻(xiàn)策等方面。主要是服從領(lǐng)導(dǎo)、埋頭苦干、公道正派、嚴(yán)守機(jī)密等等。這部分技能主要是根據(jù)辦公室人員分工的不同而提出的要求，并且主要是隨著形勢發(fā)展和工作需要，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、提高。(3)特殊技能辦公室人員除了日常的工作之外，還要根據(jù)自身分工的不同和形勢發(fā)展的需要，掌握一些特殊的技能。明白對什么事情應(yīng)當(dāng)運(yùn)用有關(guān)政策、法令和規(guī)章制度強(qiáng)制執(zhí)行；對什么事情必須使矛盾各方彼此了解情況，從而消除誤解，團(tuán)結(jié)協(xié)作；對有的事情則要著眼全局，又為各方面著想，使全局和局部利益有機(jī)統(tǒng)一；對另一些事情則要求說服教育矛盾各方顧全大局，發(fā)揮風(fēng)格，互諒互讓，達(dá)到步調(diào)一致的目的。③掌握協(xié)調(diào)技巧。當(dāng)好參謀助手，辦好行政事務(wù)，離不開對情況的熟悉掌握，而認(rèn)識事物最有效的辦法就是調(diào)查研究。再次要講求藝術(shù)，選擇最佳的時(shí)機(jī)場合、方式，向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，便于其采納，提高參謀效率。發(fā)揮參謀作用，首先要講求膽略，敢于直陳己見，據(jù)理力諫。包括發(fā)揮參謀作用，學(xué)會調(diào)查研究，掌握協(xié)調(diào)技巧等等。反應(yīng)遲鈍，辦事拖拉，遇到困難一籌莫展的人，即便是忠誠老實(shí)，也因缺乏基本能力，而決不會成為一個稱職的辦公室人員。如果會議記錄掛一漏萬，甚至錯誤百出，起草文件事無巨細(xì)，輕重不分，詞不達(dá)意，這樣的辦公室人員則缺乏基本的工作能力，應(yīng)當(dāng)考慮提高其能力或調(diào)離。(1)基礎(chǔ)能力辦公室人員應(yīng)具有基本的寫作和辦事能力?；旧峡煞譃榛A(chǔ)能力、一般技巧和特殊技能三個層次。而且我們可以發(fā)現(xiàn)，隨著知識結(jié)構(gòu)的不斷完善，反映出辦公室人員學(xué)識層次的不斷提高，這就表明對辦公室人員的學(xué)歷要求也在逐步提高，更要求辦公室人員自覺地在實(shí)際工作中努力學(xué)習(xí)，更新知識。有行為學(xué)、預(yù)測學(xué)、咨詢學(xué)、倫理學(xué)、新聞學(xué)、編輯學(xué)、傳播學(xué)、人才學(xué)、文學(xué)藝術(shù)及書法等。如人際關(guān)系學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、禮儀學(xué)等。包括普通心理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)心理學(xué)、管理心理學(xué)、社會心理學(xué)、秘書心理學(xué)等。包括系統(tǒng)論、信息論、控制論、科學(xué)哲學(xué)等。(3)相關(guān)知識這是指與專業(yè)知識密切相關(guān)而又有區(qū)別的知識，學(xué)習(xí)這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要是指除辦公室工作外的針對行業(yè)和部門不同的其他事務(wù)管理知識和技能，如計(jì)劃學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理、物業(yè)管理、辦公物品管理等，新的形勢還要求掌握計(jì)算機(jī)知識、演講與口才，以適應(yīng)無紙化辦公和推廣普通話的要求。秘書學(xué)、文書學(xué)、邏輯學(xué)、應(yīng)用寫作、檔案管理、行政管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、信息學(xué)、信訪學(xué)、調(diào)研學(xué)、速記學(xué)等，只有掌握了這些知識，才能勝任辦公室為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、承辦行政事務(wù)的工作。其中又具體分為兩個部分。只有熟練掌握這些知識，辦公室人員才能在工作中有章可循，而不至于在龐雜的事務(wù)堆中迷失方向。②政策法規(guī)基礎(chǔ)知識。①科學(xué)文化基礎(chǔ)知識。(1)基礎(chǔ)知識這是辦公室人員知識結(jié)構(gòu)中最基本的，內(nèi)容也最廣泛。但是現(xiàn)代社會科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，知識更新速度加快，一個人終其畢生，所學(xué)也極為有限。(4)廉潔奉公辦公室人員的工作特點(diǎn)，經(jīng)常是對上靠近領(lǐng)導(dǎo)，對下管理許多的人、財(cái)、物，如果沒有廉潔奉公的基本素質(zhì)和要求，不僅容易發(fā)生“近水樓臺先得月”的行為，而且將嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)及整個組織的對內(nèi)對外形象。不論組織會議，安排會場，還是接待來賓，管理文件，人們能看到的只是隆重的會場，印制精美的文件和資料，舒適的食宿和交通等等，而很少了解辦公室人員為此所進(jìn)行的緊張繁忙的工作，甚至加班加點(diǎn)，通宵達(dá)旦的努力。(3)工作勤奮辦公室人員工作點(diǎn)多面廣，許多工作只能埋頭苦干。辦公室人員應(yīng)充分認(rèn)識自己所處的特殊位置，尤其注重謙虛謹(jǐn)慎，平等待人，尊重他人，不能前倨后恭，傲氣臨人，以勢壓人。辦公室人員在工作中經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)、組織會議、處理公文、保管文件、對外聯(lián)絡(luò)及處理內(nèi)部事務(wù)等等，耳聞目睹大量的機(jī)密信息，必須自覺防范失密、泄密的發(fā)生。辦公室的特殊地位，決定了對辦公室人員的素質(zhì)要求，主要是忠誠可靠、謙虛好學(xué)、工作勤奮、廉潔奉公。辦公室工作頭緒很多，事務(wù)龐雜，容易導(dǎo)致“跟著感覺走”的傾向，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)章辦事，防止發(fā)生不講原則、親疏有別的現(xiàn)象。辦公室承辦的行政事務(wù)大都具有時(shí)效性、臨時(shí)性等特點(diǎn)，要求辦公室人員具有時(shí)效意識，努力提高工作效率，使辦公室工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)并取得成效。要求辦公室人員對領(lǐng)導(dǎo)和基層員工一視同仁，確立對上負(fù)責(zé)和對下負(fù)責(zé)實(shí)質(zhì)是一致的觀念。怎樣提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)應(yīng)當(dāng)是辦公室人員明確的指導(dǎo)思想和信念，不能做到這一點(diǎn)者堅(jiān)決不應(yīng)讓其進(jìn)入辦公室人員隊(duì)伍。(4)優(yōu)質(zhì)服務(wù)原則在我們國家，各種機(jī)構(gòu)的設(shè)立根本目標(biāo)都是為人民服務(wù)。即便規(guī)章中有不盡合情合理的內(nèi)容，也應(yīng)當(dāng)在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供合理化建議。(3)健全制度原則辦公室工作承辦各種行政事務(wù)，涉及面非常廣泛，包括許多有關(guān)組織和個人的利益及榮譽(yù)的具體問題。這就要求辦公室人員配備要強(qiáng)調(diào)科學(xué)合理，從年齡、知識、技能、性格、特長甚至性別等多方面綜合考慮。優(yōu)化組合原則。否則，就要在辦公室內(nèi)設(shè)若干處、科，加以分解。只有精干的人員組合，才能有效地提高辦公室工作效率，使上情下達(dá)和下情上達(dá)，以及前后左右的聯(lián)系渠道暢通無阻。由于辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)開展工作而設(shè)置的輔助性機(jī)構(gòu)，因此，在選擇和配備人員時(shí)，必須突出精兵簡政、優(yōu)化組合、健全制度、優(yōu)質(zhì)服務(wù)等原則。從行政管理學(xué)的角度來看，主要是從狹義上來理解“機(jī)關(guān)”，這就是指辦公室，也就是說僅僅限于對辦公室管理工作的方法和原則進(jìn)行研究。這個“機(jī)關(guān)”從廣義上理解，可以把所有的辦事機(jī)構(gòu)都包括在其中。要從實(shí)際出發(fā)，不能一樣看待。層次結(jié)構(gòu)在一個單位里一般分為三層：高層是決策中心；中層主要是貫徹執(zhí)行高層的決策與規(guī)定的任務(wù)；基層指一般工作人員。辦公室領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)越過所屬部門負(fù)責(zé)人直接指令基層工作人員辦事。層次管理原則要求，根據(jù)辦公室性質(zhì)任務(wù)、工作量分設(shè)若干個部門和層次，做到層層負(fù)責(zé)、分級管理、上下配合、左右協(xié)調(diào)。如果是專業(yè)性較強(qiáng)的單位，辦公室內(nèi)還應(yīng)設(shè)立專業(yè)性的秘書機(jī)構(gòu)，才有利于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展工作。也就是說要因事制宜。企、事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)立也應(yīng)經(jīng)過正式的程序報(bào)上級批準(zhǔn)，才能有合法的地位，受法律保護(hù)和社會的承認(rèn)。對辦公室來說，必須克服過去那種信息傳遞緩慢的狀況，建立一個健全的信息反饋系統(tǒng)，以保證信息反饋快，辦事的線路與過程短，處理公文迅速、準(zhǔn)確、保密。為了抬高自己身份，用各種手段將下屬機(jī)構(gòu)任意擴(kuò)大與升格，也會造成人浮于事的不良現(xiàn)象。因此，在機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)就必須考慮如何有利于提高效率。過去不少部門最薄弱的環(huán)節(jié)就在于信息反饋系統(tǒng)，幾乎等于空白，雖然強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究，深入基層掌握第一手資料，但往往是走馬觀花或等待下屬部門送材料，層層上報(bào)。行政和事業(yè)單位不講效率就不能使事業(yè)發(fā)展，甚至造成重大損害。機(jī)構(gòu)的設(shè)置目的在于實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。當(dāng)然，有時(shí)權(quán)力是可以授予的，如辦公室代表單位處理全局性問題。任何情況下都能按分工標(biāo)準(zhǔn)找到經(jīng)辦的人員，還要考慮在特殊情況下也能做到有人辦理，以免產(chǎn)生無人過問現(xiàn)象。每個人職責(zé)都要明確，在其職責(zé)范圍內(nèi)有權(quán)處理各種問題，不要設(shè)置有職無權(quán)的崗位。、責(zé)、權(quán)一致原則職是職務(wù)，責(zé)是責(zé)任，權(quán)是指依據(jù)任務(wù)所賦予的權(quán)力?？梢姡繕?biāo)一致