【正文】 一部分是秘書(shū)人員為適應(yīng)時(shí)代需要，做好工作，應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書(shū)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，有經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書(shū)人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。 2．專業(yè)知識(shí) 專業(yè)知識(shí)是指所有秘書(shū)人員都應(yīng)具有的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，包括：公文和應(yīng)用文寫(xiě)作知識(shí)，文書(shū)制作和文書(shū)處理知識(shí)，檔案保管知識(shí)，辦公室管理知識(shí)， 調(diào)查研究知識(shí)，會(huì)議組織知識(shí)，信訪工作知識(shí)，信息科學(xué)知識(shí)，行為科學(xué)知識(shí)和公共關(guān)系知識(shí)等等。 1．基礎(chǔ)知識(shí) 秘書(shū)應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識(shí)分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)， 即相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地理、外語(yǔ)知識(shí)；另一方面是自然 科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識(shí)。 （二）知識(shí)素養(yǎng) 秘書(shū)工作的綜合性，要求秘書(shū)人員橫向具有較寬廣的知識(shí)面；秘書(shū)工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書(shū)人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識(shí)。 秘書(shū)的素質(zhì)修養(yǎng)是指秘書(shū)人員在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)、知識(shí)、能力、心理諸方面的綜合素質(zhì)。 【問(wèn)題討論】 ? ? ? 第二個(gè)問(wèn)題，講講秘書(shū)的素質(zhì)與職業(yè)道德 秘書(shū)的素質(zhì) 素質(zhì)通常指一個(gè)人的氣質(zhì)、性格、毅力、愛(ài)好、意志、氣度等；修養(yǎng)通常指一個(gè)人在政治、思想、作風(fēng)、知識(shí)、技能等方面長(zhǎng)期的學(xué)習(xí)與實(shí)踐所達(dá)到的水平。 （5）報(bào)告的語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要 報(bào)告，無(wú)論是口頭報(bào)告還是書(shū)面報(bào)告，都要主旨明確，條理清楚，語(yǔ)言精練，文字簡(jiǎn)短，以節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間，減輕領(lǐng)導(dǎo)者的負(fù)擔(dān)。 秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者的近身人員，報(bào)告工作十分方便，但是，不能事無(wú)巨細(xì)都去請(qǐng)示報(bào)告，過(guò)于頻繁的報(bào)告勢(shì)必會(huì)干擾領(lǐng)導(dǎo)者的精力。 秘書(shū)要隨時(shí)將在家主持工作的領(lǐng)導(dǎo)者就一些重大問(wèn)題的處理意見(jiàn)，適時(shí)報(bào)告給在外工作的主要領(lǐng)導(dǎo)者，并轉(zhuǎn)達(dá)主要領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)，以保持信息的暢通。日常事務(wù)，只報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)者即可。 同時(shí)還應(yīng)處理好幾個(gè)關(guān)系: 一是主要領(lǐng)導(dǎo)者和分管領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系。 每種方式各有所長(zhǎng)，秘書(shū)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用。缺點(diǎn)是不能與領(lǐng)導(dǎo)者當(dāng)面進(jìn)行雙向交流。 二是書(shū)面報(bào)告。優(yōu)點(diǎn)是可以和領(lǐng)導(dǎo)者直接進(jìn)行多方面的雙向交流，有利于克服文牘主義，適用于向喜歡務(wù)實(shí)作風(fēng)的領(lǐng)導(dǎo)者做報(bào)告。 四是應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的要求匯報(bào)有關(guān)情況。 二是報(bào)告工作中發(fā)生的重大問(wèn)題，讓領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)做出處理。 對(duì)于秘書(shū)的報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)者不一定做出答復(fù)或批示。 報(bào)告:就是秘書(shū)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者反映情況，提出建議,或應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者要求做出匯報(bào)。 秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示，實(shí)際上也反映了上下級(jí)之間的工作關(guān)系。所謂“事前請(qǐng)示，事后報(bào)告”，就說(shuō)明了請(qǐng)示和報(bào)告在時(shí)機(jī)選擇上的不同特點(diǎn)，對(duì)此，秘書(shū)應(yīng)牢記在心。 （4）請(qǐng)示的時(shí)機(jī)要適當(dāng) 一般情況下，秘書(shū)請(qǐng)示必須在事前進(jìn)行，待領(lǐng)導(dǎo)者指示或批準(zhǔn)后方可行動(dòng)。 一般事情、事務(wù)性工作、只需解決一些疑難的事，秘書(shū)可用口頭請(qǐng)示，領(lǐng)導(dǎo)者只作口頭答復(fù)或指示。 (3）請(qǐng)示的形式要靈活 秘書(shū)請(qǐng)示，可以是口頭形式，也可以是書(shū)面形式。 （2）請(qǐng)示的內(nèi)容要單一 秘書(shū)請(qǐng)示的內(nèi)容必須是自己難以處理或無(wú)權(quán)處理的事情，必須由領(lǐng)導(dǎo)者給予指示或授權(quán)辦理。 一般只向分管領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)示有關(guān)工作，以避免多頭請(qǐng)示和越級(jí)請(qǐng)示。 秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)者的工作助手，必須按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事，不得擅作主張，更無(wú)決策之權(quán)，多請(qǐng)示，既是對(duì)秘書(shū)工作紀(jì)律的要求,又是防止秘書(shū)工作出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤的重要保證?；驘o(wú)權(quán)處理時(shí)，向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)求批準(zhǔn)。 對(duì)具體性意圖，要靈活執(zhí)行。 對(duì)非確定性意圖，要補(bǔ)充完善。 對(duì)暗示性意圖，要心領(lǐng)神會(huì)。無(wú)論哪種領(lǐng)導(dǎo)意圖，秘書(shū)都要注意把握其精神實(shí)質(zhì)，認(rèn)真貫徹落實(shí)。 從授意頻率上看，有一次性和多次性的。 從授意內(nèi)容上看，有觀點(diǎn)式和素材式的。 二是要善于以主要領(lǐng)導(dǎo)者的思想為主線，多方面吸收其他領(lǐng)導(dǎo)者的意見(jiàn)，集思廣益，綜合歸納，以形成領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖. （4）從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 由于領(lǐng)導(dǎo)者各自的氣質(zhì)、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不盡相同。 秘書(shū)要善于從這些零散的、片斷的意見(jiàn)中抓住領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)，對(duì)其認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并加以深化，以進(jìn)一步完善領(lǐng)導(dǎo)意圖。 （2）從把握領(lǐng)導(dǎo)思想的閃光點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)者所提出的意見(jiàn)是比較完備和深刻的。 抓住了熱點(diǎn)，就等于抓住了領(lǐng)導(dǎo)意圖的核心，就能與領(lǐng)導(dǎo)工作同步。 秘書(shū)工作的一個(gè)重要特點(diǎn)就是“遵旨行事”，它是對(duì)秘書(shū)的基本要求，是秘書(shū)發(fā)揮參謀助手作用的前提和基礎(chǔ)，是提高秘書(shū)工作效率和質(zhì)量的重要保證。 五、秘書(shū)工作的基本方法 授意，就是秘書(shū)接受和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。 ? 參謀助手作用 秘書(shū)工作的參謀助手作用，貫穿在秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過(guò)程中。 ? 機(jī)要性 指秘書(shū)工作的機(jī)密性和重要性。 ? 事務(wù)性 秘書(shū)工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 三、 秘書(shū)工作的特點(diǎn) ? 從屬性 從屬性是現(xiàn)代秘書(shū)工作最根本的屬性和特點(diǎn)。 要具備法律知識(shí)，熟知國(guó)家頒發(fā)的一系列保密法規(guī)，明確國(guó)家秘密的定義、范圍和等級(jí)，以及保密工作的方針、制度和法律責(zé)任。任何一位從事秘書(shū)工作的人員，都必須嚴(yán)守企業(yè)的秘密，不得有失密、泄密的行為發(fā)生。 保密原則，是對(duì)秘書(shū)工作的紀(jì)律要求。 要同步行動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)工作確定之后，接著便是一系列的領(lǐng)導(dǎo)行動(dòng)，對(duì)此，秘書(shū)工作要及時(shí)到位，同步運(yùn)行，盡量做到招之即來(lái),揮之即去。 就是說(shuō)，秘書(shū)工作的運(yùn)行及其態(tài)勢(shì)，必須以領(lǐng)導(dǎo)工作為主導(dǎo)，以滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求為目標(biāo)，而不能在領(lǐng)導(dǎo)工作之外“另起爐灶”，也不能我行我素，或“你動(dòng)我不動(dòng)”。 4.　同步原則 同步原則，是對(duì)秘書(shū)工作的態(tài)勢(shì)要求。 要謹(jǐn)慎地行事，秘書(shū)工作的特殊意義和秘書(shū)機(jī)構(gòu)的特殊地位，要求秘書(shū)人員要格外地謹(jǐn)慎行事，嚴(yán)以律己。 堅(jiān)持秘書(shū)工作的嚴(yán)謹(jǐn)原則，必須做到如下事項(xiàng): 要嚴(yán)密地思考，秘書(shū)工作不論巨細(xì)，均有“牽一發(fā)而動(dòng)全身”之勢(shì)，這就需要秘書(shū)人員在處理每一件事情之前，多想幾種可能，多想幾種方案，多想幾種后果，盡量做到?jīng)]有疏漏。 因此，嚴(yán)密、周詳和謹(jǐn)慎是秘書(shū)工作的優(yōu)良作風(fēng)。 從某種意義上說(shuō)，秘書(shū)工作屬于事務(wù)性工作，要處理好紛繁復(fù)雜的、瑣碎具體的日常工作。 要變被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)于常規(guī)性秘書(shū)工作，應(yīng)積極主動(dòng)，盡可能做到快捷、迅速，及時(shí)著手。 要講究工作效率，以較少的人力、物力和時(shí)間，去獲取較大的工作效果。對(duì)于關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的重要事項(xiàng)，如重大決策、中心工作、重要部署和突發(fā)性事件，秘書(shū)人員更要反應(yīng)靈敏，講究效率，注意速度。 及時(shí)原則，是對(duì)秘書(shū)工作的效率要求。 要準(zhǔn)確地處理各種秘書(shū)事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)，做到事前有請(qǐng)示，事后有報(bào)告。 要準(zhǔn)確地收集和提供領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息資料，做到有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂。而衡量秘書(shū)工作質(zhì)量的首要標(biāo)準(zhǔn)，就是準(zhǔn)確無(wú)誤,也就是沒(méi)有差錯(cuò)和疏漏。秘書(shū)工作是領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，秘書(shū)工作直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作負(fù)責(zé)。在不另設(shè)公關(guān)部的公司企業(yè)，秘書(shū)工作還包括公關(guān)事務(wù)。 在黨政機(jī)關(guān)，專門(mén)設(shè)立信訪辦公室，主要辦理群眾來(lái)信和群眾來(lái)訪的接待和相關(guān)事項(xiàng)的處理工作，同時(shí)也負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)刊上的批評(píng)、建議的處理工作。 特殊的現(xiàn)代辦公設(shè)備設(shè)施的使用和維護(hù)主要指多媒體會(huì)議設(shè)備、數(shù)碼攝錄像設(shè)備、現(xiàn)代辦公環(huán)境的主控室設(shè)備的操作和日常維護(hù)等等。 機(jī)要工作是機(jī)關(guān)機(jī)密文件的保管、傳遞，以及單位內(nèi)保密事務(wù)、保衛(wèi)工作的安排、檢查、落實(shí)等工作。其實(shí)質(zhì)是秘書(shū)履行輔助管理職能，為領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。負(fù)責(zé)查辦工作的秘書(shū)一般不親自辦案，不代替各部門(mén)的工作，而是從秘書(shū)的角度督促并協(xié)助具體事項(xiàng)的貫徹落實(shí)。收集資料摘要、編寫(xiě)大事記、組織史志編寫(xiě)、編制各種范圍的聯(lián)絡(luò)手冊(cè)、收集保管名片等等，也是信息工作。 信息工作，是指圍繞信息處理展開(kāi)的工作。在形式上，辦會(huì)工作既包括領(lǐng)導(dǎo)層召開(kāi)的小型的常規(guī)性工作例會(huì)會(huì)務(wù)，也包括幾個(gè)單位聯(lián)合召開(kāi)的、會(huì)期較長(zhǎng)的大型會(huì)議會(huì)務(wù)；既包括準(zhǔn)備會(huì)議預(yù)案、議程、文字材料、促成會(huì)議結(jié)果、督辦落實(shí)的工作，也包括準(zhǔn)備節(jié)目、聘請(qǐng)主持人、選定獎(jiǎng)品，甚至包括明確禮儀程序、鮮花的擺放等事務(wù)。在程序上，包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。比如一份文件要迅速?gòu)?fù)制多份下發(fā)，有的文書(shū)要傳真、發(fā)電子郵件。 文書(shū)處理和檔案工作，主要指文書(shū)文件