【正文】 件和文件傳輸 由于 Notes 是一個基于客戶機 /服務器體系結(jié)構(gòu)的具有存儲轉(zhuǎn)發(fā)功能的電子郵件系統(tǒng)，所以系統(tǒng)安裝完畢以后，即可以用它收發(fā)郵件。由相應層次的單位管理與實施。除此之外，應組織應用開發(fā)人員調(diào)查群件應用需求，分階段逐步投產(chǎn)各種群件應用。 第二節(jié) 辦公自動化系統(tǒng)的應用 Notes 是一個應用系統(tǒng)開發(fā)、運行平臺。因此辦公自動化系統(tǒng)必須能夠集成單位內(nèi)部的其他業(yè)務應用系統(tǒng)。 辦公自動化系統(tǒng)決不是獨立的應用系統(tǒng)。 當然，安全性的完整實現(xiàn)有賴于制定和執(zhí)行嚴格的規(guī)章制度與管理規(guī)程。 機關(guān)辦公自動化的安全性 控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡，通過電話線或廣域網(wǎng)絡，隨時可以訪問到辦公 自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息?？墒?，辦公人員特別是領(lǐng)導由于其工作性質(zhì)，需要經(jīng)常外出，此時他就無法享受到信息技術(shù)帶來的好處，甚至還可能造成工作的延誤。 移動辦公也 是辦公自動化的重要手段。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”（工作流是其中一種相對有序的協(xié)同工作方式）。這無疑是十分正確的，但是傳統(tǒng)應用系統(tǒng)在幫助用戶“ 產(chǎn)生”和利用信息則支持不夠，不能滿足辦公自動化的全部功能要求。 四、辦公自動化系統(tǒng)應能支持協(xié)同工作和移動辦公。通過可開發(fā)的應用設(shè)計工具可以開發(fā)出包含并優(yōu)于前兩者模式的工作流應用。通過數(shù)據(jù)庫管理工作流信息，通過電子郵件推動工作流程，即所謂的“跟蹤－通知”模型。但是，工作流的驅(qū)動成了一個問題，因為缺乏信息通訊機制，無法主動通知有關(guān)人員進行下一步的工作。 基于共享數(shù)據(jù)庫的工作流應用，可以克服上述基于郵件的工作流缺點。但是，最大的弊病是無法實行監(jiān)控，沒有一個管理者可以隨時掌 握工作流的動態(tài)。 基于郵件的工作流應用，就是通過郵件將數(shù)據(jù)表單從一個人郵箱傳送到另一個人郵箱。 基于共享數(shù)據(jù)庫的。 工作流自動化有三種實現(xiàn)模式。 工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。幾乎所有的業(yè)務過程都是工作流，特別是辦公自動化應用系統(tǒng)的核心應用 —— 公文審批流轉(zhuǎn)處理、會議管理等。 三、辦公自動化應用是典型的工作流自動化應用。 從信息技術(shù)的角度出 發(fā)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)代表了“拉”技術(shù)，即信息共享技術(shù)。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，如果用一個概念來統(tǒng)一表示，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此辦公自動化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。辦公自動化所處理的信息的一部分符合傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的特點。 復合文檔型數(shù)據(jù)不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型。辦公自動化應用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計思想，可以大大提高系統(tǒng)的用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。工作人員通過電子郵件信箱的聲 光提示信息（甚至可以通過電子郵件系統(tǒng)和無線尋呼系統(tǒng)的連接，用戶通過 BP 機的尋呼信號獲得電子郵件的到達通知和摘要信息），可以及時打開自己的電子郵件信箱，閱讀有關(guān)郵件，并通過該郵件的指示（鏈接指針、 URL 等）自動打開相關(guān)的辦公自動化應用系統(tǒng)，進行下一步的工作。因為工作人員很容易養(yǎng)成一種工作習慣，每日查看自己的電子郵件信箱，閱讀處理有關(guān)信件；而且功能高級完整的電子郵件系統(tǒng)一般都具備新郵件到達提示功能。 從信息技術(shù)的角度出發(fā)，電子郵件功能是一種“推”技術(shù)，即發(fā)送方（人或應用）將信息通過存儲轉(zhuǎn)發(fā)技術(shù)推給接收方（人或應用）。 （２）為各種應用提供通用的通信平臺，靈活適應不同應用系統(tǒng)對通信平臺的要求。電子郵件系統(tǒng)（以及更加廣泛意義上的 報文傳遞系統(tǒng)）作為信息傳遞與共享的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需求。 如果我們從系統(tǒng)功能角度對上述辦公自動化應用做一粗淺的分析，就會發(fā)現(xiàn)辦公自動化應用需求以及辦公人員對信息處理的操作方式方面有著以下共同特點，這些功能需求是我們選擇辦公自動化應用系統(tǒng)的開發(fā)與使用平臺時必須考慮的判斷依據(jù)： 一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求。 第一節(jié) 辦公自動化系統(tǒng)功能需求分析 盡管各個機關(guān)單位的業(yè)務和職能各不相同，因此對于辦公自動化系統(tǒng)的需求也存在差異?！? 因此，如何選擇一個合適的應用系統(tǒng)平臺，在其上建立適應辦公自動化需求的功能強大的、應用開發(fā)容易的、方便管理 的、界面友好的各種應用，是政府機關(guān)辦公信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。 機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)機關(guān)內(nèi)部各級部門之間以及機關(guān)內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學決策的具有戰(zhàn)略意義的信息系統(tǒng)。企業(yè)信息系統(tǒng)的下一步建設(shè)目標就是電子貿(mào)易（ Commerce，區(qū)別于意義更廣泛的電子商務 eBusiness），在這一階段，企業(yè)通過 Inter 實現(xiàn)與客戶、合作伙伴更為密切的合作，典型的應用包括網(wǎng)上交易、在線服務等。業(yè)務集成系統(tǒng)需要用戶的緊密參與合作，需要與企業(yè)各種數(shù)據(jù)源集成，安全性控制也是首要考慮的因素。第三步，企業(yè)建立業(yè)務集成系統(tǒng)，如工作流自動化應用（國內(nèi)企業(yè)機關(guān)單位常用的綜合辦公自動化系統(tǒng)是典型的工作流自動化應用）與管理信息系統(tǒng)等。第二步，企業(yè)建立信息服務體系，不僅服務內(nèi)部用戶，同時也服務企業(yè)外部的客戶和合作伙伴，其內(nèi)容是動態(tài)更新的。企業(yè)遵循由簡單應用到復雜系統(tǒng)集成的發(fā)展方向，逐步提供更高 價值的信息服務。又如，企業(yè)建立了對外發(fā)布信息的 Web 站點，很快就會發(fā)現(xiàn)建立更強大的、能夠支持企業(yè)與客戶／合作伙伴的直接聯(lián)系的需要，最終必然導致電子貿(mào)易的需要，此時企業(yè)外部的用戶在安全性控制之下，直接訪問和利用企業(yè)內(nèi)部的信息資源和各種業(yè)務應用，從而使企業(yè) Intra 系統(tǒng)與Inter 相融合，構(gòu)成 Extra。 上述企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的指導思想可以簡單概括為“簡單起步，迅速發(fā)展（ start simple and grow fast）”。那些成功企業(yè)的經(jīng)驗告訴我們，企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)是不斷改進和提高的過程，而這個過程必須依賴堅實可信的的信息技術(shù)基礎(chǔ)。面向激烈的市場競爭，企業(yè)采用以網(wǎng)絡為中心的信息技術(shù)，提供“通訊（ Communication）、協(xié)作（ collaboration）、協(xié)調(diào)（ Coordination）”的手段，開發(fā)面向企業(yè)日常關(guān)鍵業(yè)務流程的應用，滿足企業(yè)內(nèi)部知識管理的需要，實現(xiàn)企業(yè)與客戶、合作伙伴之間的電子商務，成為企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展的熱點和必然趨 勢。 ARCserveIT 采用主程序和選件配合的方式，主程序執(zhí)行大部分常用的功能，特殊功能有選件完成