【正文】 培訓(xùn)技巧當(dāng)你培訓(xùn)或輔導(dǎo)另一位團隊成員時，或當(dāng)別人培訓(xùn)或輔導(dǎo)你時，你可以使用這些技巧。請盡可能地詳細(xì)。對任何你回答“否”的問題，請?zhí)顚懸环荨艾F(xiàn)狀警示表” 是 否□ □ 1 是否每個人都清楚團隊的使命、目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)？□ □ 2 我們是否具備完成項目所需的資源？□ □ 3 我們是否具備所需的技能？□ □ 4 我們是否具備所需的全部資料?□ □ 5 我們是否在處理那些可能影響我們完成使命和實現(xiàn)目標(biāo)的問題（比如：時間或預(yù)算限制，缺乏供應(yīng)商，無法達到工作標(biāo)準(zhǔn)，人際關(guān)系）？□ □ 6 對任何可能影響我們完成使命和實現(xiàn)目標(biāo)的變化，我們是否進行了預(yù)測？□ □ 7 我們是否公平地分配了工作？□ □ 8 我們是否有機會經(jīng)常見到管理者？□ □ 9 我們所做出的決定是否正確，是否有資料依據(jù)？□ □ 10 我們是否正在尋找改進工作的方法？□ □ 11 為了積累資料，我們是否在做工作記錄？□ □ 12 隨著工作的開展，我們是否與客戶聯(lián)系？□ □ 13 在吸收新成員方面，我們是否做得很好？□ □ 14 對于已離開團隊或缺席的團隊成員，我們是否充分考慮了他的意見？□ □ 15 我們是否已經(jīng)計劃了如何移交這個項目？□ □ 16 將我們的進展情況介紹給組織的其它部門，我們在這方面是否做得有成效？現(xiàn)狀警示表在本頁中，列出你在進展核對表中回答“否”的問題的編號。如果它變成了一個負(fù)擔(dān)而不是一種幫助，就對它重新進行評價，并加以適當(dāng)改變。 請不要使核對表徒具形式。下一步： 整個團隊一起處理你們所發(fā)現(xiàn)的問題。 為了使你自己能對任何問題保持警覺，請在每周結(jié)束或開始時完成核對表。適用時間： 應(yīng)注意的情境 當(dāng)團隊遇到下列情況時，請運用這些工具：l 需要進行調(diào)整，以適應(yīng)工作方向或計劃的改變l 正在制訂工作計劃l 難以按時完成任務(wù)l 需要評估團隊實現(xiàn)目標(biāo)的情況方法: 你要習(xí)慣于獨自或與其他團隊成員一起來完成這張核對表。然而，一旦分配了任務(wù)，團隊成員就可能會投入到各自的任務(wù)中，并可能與整個團隊的工作割裂開來。進展核對表/現(xiàn)狀警示表這些工具可幫助你了解團隊的進展情況，并且使你保持警覺，密切注意緊急情況。尤其要給那些面臨最大困難的人提供幫助和支持。 如果變化突然發(fā)生了，而你又未做好準(zhǔn)備，整個團隊就一起來根據(jù)變動作調(diào)整，并監(jiān)控進展情況。認(rèn)識到保持靈活的必要性。下一步： 多預(yù)測未來的變化。要完成變動，并按時完成工作，我們將不得不加快市場研究。有時，由于團隊成員的工作較特殊，某些方面的變動對一位或幾位團隊成員的影響會更大一些?，F(xiàn)在，作了這個改變，這也就不成什么問題了。讓我們來看看，我們該怎么辦。l 回顧團隊以前覺得難以處理的方面，看看在新情況下，他們是否更易于處理。因此，團隊需要使用這些方法：l 確定分塊處理變動的方法，不要試圖一次作所有的事。為了完成一個變動，團隊可能需要做大量工作。我知道我們需要設(shè)計一種易于使用的產(chǎn)品，可是我們只有這么少的時間來做這個設(shè)計，這的確讓人很擔(dān)心。因為那可能使團隊停滯不前?；c時間來公開討論你的情感，這能為你進行新的思考鋪平道路。工作方向的改變，導(dǎo)致了額外的工作，還使過去所作的許多努力也白費了。而我們本來也需要這么做。這肯定會擴大我們的市場。1． 確保你了解工作方向改變的原因及其影響。定義： 突然的變化經(jīng)常會帶來很多壓力和忿恨，致使團隊士氣和工作受到影響。l 幫助團隊將注意力集中在新的方向上，并明確具體做法。下列步驟可幫助團隊適應(yīng)突然的變化：l 確保你了解工作方向改變的原因及其影響。若你發(fā)現(xiàn)了其它更好的會議程序，就將它們加到核對表上。我們是否能花點時間來瀏覽一下會議核對表，并找出原因？我們似乎在分工時陷入了困境。如果會議經(jīng)常是毫無成效的或是混亂的，請考慮修改團隊的會議程序。我想我們已同意在議程中的每個項目之后，寫上相應(yīng)的行動，然后在會議結(jié)束時再檢查一下。可否在議程上寫下會議的目的和希望的結(jié)果，這樣可幫助我在會議時把精神集中于主題上。這會幫助我作好準(zhǔn)備，這樣，我在會議上就不會像局外人了。你可以在核對表上增加或修改有關(guān)項目，以使它們符合團隊的需要。“團隊會議核對表”能幫助你創(chuàng)建一個會議模式，你可以據(jù)此：l 盡快處理事務(wù)和協(xié)調(diào)工作l 弄清工作的分配情況和完成時間適用 應(yīng)注意的情境方法： 該核對表上所列的一系列問題，即可幫助會議主持者，又可幫助會議參加者。以下是一些關(guān)鍵問題：l 是否每個人都了解團隊會議的目的和預(yù)期結(jié)果？l 是否每個人都參與了決策？l 在每次會議結(jié)束時，是否有人總結(jié)將要采取的行動及分工情況？定義： “團隊會議核對表”列出了一系列關(guān)鍵問題，你和其他團隊成員可根據(jù)這些問題來評價團隊會議。每當(dāng)團隊因等一個決定而耽誤了工作時，問你自己：“我們是否能利用這個機會來澄清決策權(quán)限？” 如果回答是“能”，或即使“也許能”，請考慮如何利用這個機會去擴大團隊的決策權(quán)限。討論你所面臨的情況，并介紹你對第五點上所列問題的回答。在開會之前，請與團隊一起準(zhǔn)備第五點上所列問題的回答。我想說的是，我們怎樣才能知道我們的決定對總體預(yù)算所產(chǎn)生的影響？一般對于下列領(lǐng)域，團隊可能要求決策權(quán)：l 制定計劃，安排工作l 進行質(zhì)量檢查l 向團隊以外的人員介紹情況或與他們協(xié)調(diào)l 了解和評價客戶反饋l 記錄成本和計劃開支l 商定優(yōu)先順序或爭取資源l 與客戶打交道5．確定團隊在未來作這類決策所需的資料。如果我們團隊能自己做出這類決定，而不用等指導(dǎo)委員會來決定，我們就能節(jié)省時間和金錢了。等待這個決定，的確耽誤了我們的工作，并使我們的工作落后于原計劃。如果你還沒有遞交建議書，請事先準(zhǔn)備你將要談到的要點。如果你已遞交了正式的建議書就把它帶上。一般可采取下列行動：l 收集資料找出任何能協(xié)助團隊制定決策的資料（例如：可供選擇的方案，各方案的優(yōu)缺點）l 寫一份正式的建議書根據(jù)你所收集的資料來編寫一份正式的備忘錄，在上面概要介紹團隊的建議，并要求有關(guān)方面迅速做出決定，以便團隊能夠進一步開展工作。2． 詢問團隊成員，在這種情況下，團隊能如何加快決策過程。我們都同意，我們生產(chǎn)的每件產(chǎn)品都應(yīng)該貼上條形碼。1． 指出做出決定的必要性。當(dāng)團隊由于不能自作決定而無法推動工作時，它很有可能要求擴大決策權(quán)。當(dāng)一個團隊剛組建時，團隊領(lǐng)導(dǎo)或一個經(jīng)理通常會指出哪類決策由團隊制定。它將幫助你制定團隊的決策準(zhǔn)則。承擔(dān)起決策責(zé)任是一個漸進過程，而且你和其他團隊成員都應(yīng)該積極地參與這個過程。l 與團隊領(lǐng)導(dǎo)或其他關(guān)鍵人物會面，討論團隊在將來是否會再做這類決策。l 對重復(fù)出現(xiàn)的決策，討論讓團隊在將來做這類決策的利弊。l 詢問團隊成員，在這種情況下，團隊能如何加快決策過程。當(dāng)團隊由于無權(quán)決策而使工作停滯不前時，你和團隊成員就可以采用這種方法采取下列步驟來推動團隊前進，并為將來的工作確定決策權(quán)限。下一步： 如果團隊同意重新考慮一個決定或觀點，你就要幫助團隊收集數(shù)據(jù)、尋找更好的注意、制定新的解決方法或做出更好的決策。我過去的確有一些顧慮。 感謝人們愿意聆聽不同的觀點，這樣做是很重要的。我肯定我們可以找到更好的解決方案。不要讓情緒激動的一番話或似乎無可爭辯的數(shù)據(jù)動搖你的想法。 如果你對你所聽到的內(nèi)容還有顧慮，請要求團隊重新考慮有關(guān)決策或收集所需數(shù)據(jù)來證明有關(guān)觀點。 你們說，新軟件還存在嚴(yán)重問題。 辛迪，從鏟車工的角度來看，你怎么想？ 杰瑞，你認(rèn)為增加人員會怎么樣？你對他們的提議有什么想法？4．重新考慮或堅持你的觀點？ 如果你相信團隊做出了正確決策，或采取了正確立場。 請團隊成員各抒己見，這可能會有助于你再次確認(rèn)他們不是人云亦云。其他團隊成員可能真的知道一些你所不了解的事。2．確保你了解團隊觀點背后的理由。從另一個角度來看待習(xí)以為常的假設(shè)。約翰， 我來扮演審計主任。 為了便于討論，讓我們猜測一下。我對我們的決策有點顧慮，因為我們不具備所需的資料。可能我有點偏離常規(guī)，但是我的經(jīng)驗是不同的。1． 說出你的顧慮并解釋你的理由。方法： 為了避免人云亦云，請相信你的直覺。 對于一個可能是人云亦云的決策，這個技巧可幫助你說出你的憂慮，并指導(dǎo)團隊根據(jù)你的觀點來重新審視這個決策。在磨合階段，團隊成員經(jīng)常會很容易地達成一種虛假的共識，即人云亦云。l 為團隊愿意聽取你的顧慮而表示感謝。l 請團隊成員陳述他們個人的觀點?？捎孟铝蟹椒▉肀苊馊嗽埔嘣疲簂 說出你的顧慮并解釋你的理由。避免人云亦云這種技巧能幫助你和其他團隊成員避免因不愿反對他人而草率做出不合理的決定。那些數(shù)據(jù)可以發(fā)送給在現(xiàn)場工作的外勤人員，能為他們提供幫助，而又不會使他們?nèi)蘸蟪霾铄e？下一步：在獲得雙方都滿意的解決方案之后，要指出，以各人的意見為基礎(chǔ)建立解決方案，這樣會帶來哪些好處。要解決意見分歧，并達成一個令雙方都滿意的解決方案，協(xié)作是最可靠的方法。而且我們都同意，必須非常清楚地說明這只是一份初步報告。我對發(fā)出一份不全面的報告還是有點擔(dān)心。5．找出你和其他人意見一致的地方。 如果我理解正確的話，你是說，我們現(xiàn)在有足夠的數(shù)據(jù)來幫助外勤代表。 用你自己的話來重述你所聽到的話，這可是說話者確信你明白了他的觀點或立場。請解釋一下。即使你認(rèn)為他的意見并不好，了解他那樣想的原因，也可以幫助團隊形成更好的意見。 我想確認(rèn)一下我的理解對不對。3．通過提問來弄清其他人的觀點。 因為我對她的工作范圍不熟悉，所以我需要聽她說。l 你更有可能發(fā)現(xiàn)共同點。2． 告訴你自己，為什么你需要聆聽其他人的觀點。我實在不想聽這個。如果你承認(rèn)了自己是故意不去聆聽，你就會承認(rèn)你是在排斥說話者的觀點。然后采取下列步驟，重新回到討論中去。為什么這些人要來指手畫腳呢？應(yīng)注意的情境每當(dāng)你發(fā)現(xiàn)自己不再聽另一位團隊成員時，或每當(dāng)你認(rèn)識到自己強烈地反對另一位團隊成員時，就要進行“聆聽以獲得雙贏結(jié)果。l 你害怕聆聽，因為你不想犧牲你個人的形象。你可能在想：那肯定是行不通的。如果按我的方式去做，我們就不用這樣討論個沒完。注意下列反應(yīng)：l 你在聆聽時顯得不耐煩，因為你已確定了自己的意見，而且不想花時間去聆聽其他任何人的觀點。聆聽以獲得雙贏結(jié)果，能幫助你處理這種情況，并獲得積極結(jié)果。為了利用這種資源，每個人都必須指導(dǎo)如何去聆聽，以及如何以他人的意見為基礎(chǔ)來形成自己的意見。定義： 當(dāng)你在聽取不同意見時，你和其他團隊成員就可以運用這個技巧。l 找出你和其他人意見一致的地方。l 通過提問來弄清其他人的觀點。其步驟如下：l 承認(rèn)你不愿意聆聽。強調(diào)指出，這段時間利用得很好，每個人都很滿意。提醒團隊成員，為了獲得這些好處而花時間是值得的，因為團隊因此而得到了更好的解決方案。下一步： 在團隊發(fā)展的各階段，團隊成員要能夠有效地處理意見分歧。鼓勵他人說出他們的意見，當(dāng)他們不同意時，不要進行判斷或批評?，F(xiàn)在交換一下位置，喬治，請你來陳述一下工程方面的觀點，好嗎？而布蘭卡，你來陳述生產(chǎn)方面的觀點，好嗎？在處理意見分歧時，協(xié)助團隊營造一個良好氛圍，使大家都感到可以自由地發(fā)表意見。喬治，你看到的是生產(chǎn)方面的情況。4．請那些意見不同的人陳述相反的觀點。 提下列問題，啟發(fā)大家從其他角度看問題。我們需要找出處理這些分歧的短期策略以及長期策略。我們弄清了大家意見一致的地方。有時需要尋求用以解決分歧的短期策略和長期策略。首先找出共同點，這有助于團隊正常運行。2． 首先找出共同點，然后找出不同點。要解決這個意見分歧，我們的資料似乎還不充分。如果團隊缺乏關(guān)鍵資料，最好是讓每個人都同意繼續(xù)工作，直到團隊能收集到所需的資料。方法： 下列處理分歧的方法將有助于團隊成員共同解決分歧，并得出一個大家都滿意的解決方案。就最樂觀的一方面看，你能幫助意見不一致的人員處理意見分歧，并得出一個雙方都滿意的解決方案。作為一個團隊成員，你有時會發(fā)現(xiàn)你自己成了中間調(diào)停者。定義： 這一技巧介紹了幾種方法，使用這些方法，你和你的團隊成員可處理分歧，并找到大家都滿意的解決方案。l 請那些意見不同的人從其它角度來看問題，如從客戶的角度。下列步驟能幫助團隊解決分歧，并獲得大家滿意的解決方案：l 確保團隊具備解決分歧所需的資料。當(dāng)團隊成員需要通過培訓(xùn)才能承擔(dān)某些新職責(zé)時，團隊就應(yīng)發(fā)一個培訓(xùn)計劃。不斷的監(jiān)控還將幫助團隊在將來更精確地安排時間表。這樣，新情況的出現(xiàn)就不大可能被看作是一種危機。確保團隊有一個后備計劃，以備萬一有人不能完成一項任務(wù)，或萬一分配出去的