【正文】 會前提醒根據(jù)預(yù)定的會議計劃，在會議召開前一到兩天，可以進行會前提醒，提示會議召開時間，以便于會議參加人能夠早做準(zhǔn)備。如果過了某個時間限度，仍然沒有回復(fù)，則開始使用移動電話、傳真等形式來催辦，催辦間隔時間也可以短一些。 會議報名催辦在進行會議報名通知時，可定制一些催辦功能，如果沒有及時回復(fù)，則開始進行催辦。同時，會議組織人員可以對會議名單進行分類整理，分成不同的通訊組，便于會議期間聯(lián)系使用。報名信息是指會議參加人的信息，包括：姓名、性別、年齡、單位名稱、職務(wù)通信地址、郵政編碼、生日、辦公電話、手機、傳真、電子郵件、到達(dá)時間、到達(dá)交通方式。也就是說，在發(fā)給會議聯(lián)系人報名通知郵件的同時，發(fā)送一條短信，提醒他去查看郵件，并登陸 INTERNET 的某個網(wǎng)址進行報名。ECM 系統(tǒng)具備將 Word、Excel 文檔轉(zhuǎn)換成傳真格式進行發(fā)送的功能，而且具備群發(fā)功能，可以同時發(fā)送幾百份傳真（具體發(fā)送數(shù)量與產(chǎn)品線有關(guān)） ，因此極大的解決了人工批量傳真的困難，提高了工作效率。會議聯(lián)系人導(dǎo)入到系統(tǒng)后，可以根據(jù)聯(lián)系人類別或所在公司類別進行分類管理。 會議聯(lián)系人導(dǎo)入大型會議中，先進行會議聯(lián)系人的整理，已經(jīng)整理完成的會議聯(lián)系人，可以導(dǎo)入到 ECM 系統(tǒng)中，無須手工進行輸入。 ECM大 型 會 議 管 理會前計劃 會議發(fā)文 報名通知 報名 名單收集 會前提醒 資料發(fā)放投票抽獎 互動游戲 會議通知 緊急聯(lián)絡(luò) 會議幫助 訂票服務(wù) 服務(wù)安排會 議 組 織 者 會 議 合 作服 務(wù) 單 位會 議 參 與 人會 議 聯(lián) 系 人會議全過程高效管理會議角色ECM 大型會議解決方案，解決了大型會議中，因為人數(shù)眾多，通知不便，反饋延誤、互動性差而造成的會議組織困難、拖延時間長、服務(wù)不當(dāng)?shù)膯栴}，同時為會議舉辦方節(jié)省了大量的人力、物力，是組織大型會議的理想幫手！以下根據(jù)大型會議的舉辦要求，從會議組織過程的各個方面論述 ECM 的應(yīng)用。它的主要應(yīng)用目的是實現(xiàn)分處在不同地域的群體間的會議召集，以及會議期間的信息交流、信息共享，提供一種高效協(xié)10 / 35同工作的手段。ECM 對 OA 的補充更為明顯，例如內(nèi)部周報、月報、各種工作的提醒、催辦、通知、都能大大加強公司內(nèi)部管理的執(zhí)行力度。例如，企業(yè)原來已經(jīng)有 CRM 系統(tǒng)，但在售后服務(wù)的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)找不到責(zé)任人、故障排除不及時或相互之間推委責(zé)任的現(xiàn)象，與 ECM 對接之后，可以幫助 CRM 解決通知、催辦、監(jiān)控、報警等溝通問題，加強系統(tǒng)的執(zhí)行力度，使系統(tǒng)運行更順暢。同時采用炎黃新星自主知識產(chǎn)權(quán)的語音合成技術(shù)，能夠自如的將文字信息轉(zhuǎn)換為語音信息，使用戶通過電話就能收聽到各種溝通信息。ECM 的使用用戶，可以根據(jù)自己的使用習(xí)慣設(shè)定喜歡的通訊方式，無須增加額外設(shè)備，不給使8 / 35用者添加負(fù)擔(dān)。同時，用戶可以預(yù)先設(shè)定大量的策略，包括溝通對象、通訊方式、事務(wù)內(nèi)容、處理要求、催辦條件、監(jiān)控方式等，各種策略會在條件滿足的情況下自動執(zhí)行，確保溝通目標(biāo)的實現(xiàn)。同時，它所特有的大批量群發(fā)功能，為企業(yè)大批量發(fā)送短信、電子郵件、傳真提供了便利?？蛻舴?wù)：主要用于企業(yè)售后服務(wù)，包括售后快速響應(yīng)、6 / 35服務(wù)狀態(tài)反饋、服務(wù)統(tǒng)計、收繳欠款等。市場營銷：主要用于企業(yè)營銷，包括信息發(fā)布、開展促銷活動、客戶關(guān)懷、客戶調(diào)查分析等。政府辦公：可用于政府機關(guān)內(nèi)部、政府與政府之間、政府與管轄企業(yè)之間的溝通，主要用于提高政府機關(guān)辦事效率，對緊急事務(wù)的反應(yīng)速度，解決大批量政務(wù)溝通的問題。查詢統(tǒng)計ECM 能清楚記錄系統(tǒng)中的各種信息，提供給用戶和管理員進行事務(wù)、信息發(fā)送的統(tǒng)計和查詢，方便管理者了解企業(yè)的工作效率。溝通靈活轉(zhuǎn)移5 / 35ECM 可完全配合用戶的使用習(xí)慣，或者特別情況下的需要（如出差，調(diào)動等） ，將溝通信息轉(zhuǎn)移到指定的通訊方式上。這些管理手段和多樣化的通訊方式相結(jié)合，確保每件事務(wù)的溝通目標(biāo)實現(xiàn)。多種方式回復(fù)確認(rèn)ECM 為每一次溝通都加上回復(fù)確認(rèn)機制，變單向溝通為雙向溝通，一項事務(wù)只有在得到對方的回復(fù)后才確認(rèn)結(jié)束，如“會議通知是否收到？” “事情是否完成？” ，回復(fù)的方式也可以多種多樣，如短信回復(fù)、IVR 語音電話回復(fù)等。 提供企業(yè)管理的有效依據(jù)ECM 將企業(yè)內(nèi)部的各個環(huán)節(jié)進行有效關(guān)聯(lián)，并采用自動事務(wù)記錄機制，記錄所有團隊溝通信息，這將成為企業(yè)進行管理過程改進、組織結(jié)構(gòu)安排、人員責(zé)任分明的重要依據(jù)，為企業(yè)管理者提供幫助。 加強平級溝通、提升部門協(xié)作效率ECM 可靈活定義部門之間的協(xié)作過程。 加強內(nèi)部上傳下達(dá)、提高管理政策執(zhí)行力度ECM 是一個可靠的多渠道通訊工具，它可以利用各種通訊手段快速的傳遞信息，并運用事務(wù)提醒、自動催辦、確認(rèn)回3 / 35復(fù)、事務(wù)監(jiān)督報警等管理手段，不但保證信息的準(zhǔn)確到達(dá)，而且使企業(yè)各項事務(wù)具備可管理、可監(jiān)督性。ECM 整合了多種通訊手段，員工可以用最合理的方式進行溝通，從而節(jié)省內(nèi)部的通訊成本，對于跨地域的集團公司來說，更能節(jié)省大量的長途電話費用。在使用 ECM 之后，員工用于溝通的時間將會大大減少，人員工作效率得到了提高，人力資源成本因此而節(jié)省。它強調(diào)以現(xiàn)有的一切通訊手段作為基礎(chǔ)，包括 WEB、電話、電子郵件、短信、傳真、即時通信等，結(jié)合多種管理手段，包括事務(wù)提醒、自動催辦、確認(rèn)回復(fù)、團隊協(xié)作、監(jiān)督和報警等，實現(xiàn)溝通的高效和管理。作為新一代高新技術(shù)企業(yè)，炎黃新星愿意運用公司豐富的技術(shù)資源，強大的研發(fā)實力，將技術(shù)成果帶入您的企業(yè)，以最先進的技術(shù)、最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為大中型企業(yè)的信息化建設(shè)及電子政務(wù)做出自己的貢獻(xiàn)。炎黃新星一直致力于在信息通信技術(shù)領(lǐng)域提供創(chuàng)新產(chǎn)品和解決方案，促進智能化通信業(yè)務(wù)發(fā)展。1 / 35ECM 高效溝通管理大型會議應(yīng)用解決方案2 / 35 北京炎黃新星網(wǎng)絡(luò)科技有限公司1 / 35目 錄1 炎黃新星簡介 ..........................................................................12 高效溝通管理系統(tǒng)簡介 ..........................................................1 ECM 為客戶帶來的利益 ....................................................1 高效溝通節(jié)省運營成本 ................................................1 加強內(nèi)部上傳下達(dá)、提高管理政策執(zhí)行力度 ............2 加強平級溝通、提升部門協(xié)作效率 ............................2 提供企業(yè)管理的有效依據(jù) ............................................2 ECM 主要功能 ....................................................................2 主要應(yīng)用領(lǐng)域 ..............