ecm高效溝通管理大型會議應(yīng)用解決方案-資料下載頁
2025-05-03 01:44本頁面
【正文】 交換，在這個過程中需要通過電話、傳真等方式實現(xiàn)內(nèi)外部的溝通。由于異地通信頻繁，人工處理事務(wù)的效率限制，因而產(chǎn)生了龐大的通訊費用和人工成本。為了提高內(nèi)部人員辦公效率和客戶服務(wù)質(zhì)量，節(jié)約通訊費用的開支，國開行決定采用北京炎黃新星的 ECM 開發(fā)平臺與原有 OA 和柜臺前移系統(tǒng)進(jìn)行對接。對接之后，實現(xiàn)原有 OA24 / 35系統(tǒng)的功能全面擴(kuò)展，諸如郵件的多通訊方式發(fā)送及多方式回復(fù)、工作流、日程多方式通知及回復(fù)、工作內(nèi)容自動催辦和提醒。在實現(xiàn) ECM 系統(tǒng)與原有系統(tǒng)對接后，人員的辦事效率大大提高，原來“找人難、總分行交流速度慢、反饋時間延遲”的現(xiàn)象得到了改善，特別是緊急事務(wù)的處理效果非常好。同時，通過對各種通訊方式的靈活調(diào)用及有效控制，大大減少了內(nèi)部通訊費用。在系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行一年的時間里，國開行內(nèi)部通訊費用下降了 50%以上，日常業(yè)務(wù)處理時間也大大縮短。通訊費用節(jié)省的原因在于： 各種通訊方式靈活調(diào)用，選用其中最節(jié)省成本的聯(lián)絡(luò)方式。例如：以前總分行之間的通知事宜，基本采用長途電話，目前基本改為 Email+短信通知，僅此一項，即節(jié)省了總行 30%的長途通訊費用； 通訊的有效性使得原來需要 23 次溝通才能完成的事宜變?yōu)?12 次完成。例如：原來總分行之間催繳報表等事務(wù)，一般均需要23 輪的溝通才能收齊 28 家分行的報表，目前加上“確認(rèn)回復(fù)”機(jī)制后，所有信息均有效記錄，回復(fù)速度也大大加25 / 35快，一般經(jīng)過 12 輪溝通，即可完成所有報表催繳。通過通訊有效性控制，節(jié)省了總行 20%的長途通訊費用，以及40%的市話通訊費用。國開行長途費用統(tǒng)計圖（上 ECM 系統(tǒng)前）總 行 與 分 行 之 間通 知 往 來總 行 與 分 行 之 間事 務(wù) 協(xié) 調(diào) 催 辦總 行 與 分 行 日 常交 流其 它國開行長途費用統(tǒng)計圖（上 ECM 系統(tǒng)前后）總 行 與 分 行 之 間通 知 往 來總 行 與 分 行 之 間事 務(wù) 協(xié) 調(diào) 催 辦總 行 與 分 行 日 常交 流其 它長 途 節(jié) 省 費 用總 行 與 分 行 之 間通 知 往 來總 行 與 分 行 之 間事 務(wù) 協(xié) 調(diào) 催 辦總 行 與 分 行 日 常交 流其 它長 途 節(jié) 省 費 用同時，由于 ECM 使通訊有效性大大加強(qiáng)，而且支持群發(fā)，國開行的人工成本也節(jié)省了不少。ECM 系統(tǒng)在國開行的與原有系統(tǒng)對接之后，可以為外部系統(tǒng)用戶提供通知和語音查詢功能，如：以柜臺前移系統(tǒng)為例，26 / 35客戶可以通過電話和短信進(jìn)行自主查詢帳戶余額（其中包括存款帳戶余額和貸款帳戶余額） 、交易流水等。大大提高用戶對于國開行工作的滿意度，也節(jié)省了工作人員為處理客戶查詢的時間。ECM 系統(tǒng)在國開行原有 OA 和柜臺前移系統(tǒng)中的成功應(yīng)用，充分體現(xiàn)了 ECM 在提高辦公效率、節(jié)約企業(yè)通訊成本、提高客戶服務(wù)滿意度方面的優(yōu)勢。 中國旅游飯店業(yè)協(xié)會 會議應(yīng)用案例? 項目背景中國旅游飯店業(yè)協(xié)會經(jīng)常召開大型的行業(yè)會議，涉及到多達(dá) 700 多家行業(yè)企業(yè)的會議組織工作。在沒有 ECM 系統(tǒng)之前，全靠人工來進(jìn)行會議通知、參與人員確認(rèn)等召集工作。原有的操作模式存在以下幾個問題： 人員工作量太大，發(fā)傳真需要發(fā) 700 余份； 工作效率低下，通知和確認(rèn)工作前后需要半個月時間才能完成； 通訊信息可能丟失，對方有沒有收到無法確認(rèn)，經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象； 通訊費用高昂，由于來回通訊均是長途聯(lián)系，而且電話時間很長，導(dǎo)致通訊費用很高。27 / 35為了改進(jìn)原有大型會議的操作模式，該協(xié)會應(yīng)用了 ECM 系統(tǒng)的會議召集功能。? 功能應(yīng)用中國旅游飯店業(yè)協(xié)會，主要應(yīng)用了以下的會議管理功能。會議聯(lián)系人導(dǎo)入該協(xié)會在會議準(zhǔn)備過程中，先進(jìn)行了會議聯(lián)系人的整理工作，并將整理完成的會議聯(lián)系人信息（存在于 FOXMAIL 郵件客戶端中） ，導(dǎo)入到 ECM 系統(tǒng)中。會議聯(lián)系人信息一般包括:聯(lián)系人姓名、單位、Ｅmail 地址、手機(jī)號、傳真號等信息。導(dǎo)入完成后，會議組織人員根據(jù)企業(yè)的地域、細(xì)分行業(yè)對聯(lián)系人進(jìn)行分類。會議報名通知該協(xié)會的會議組織人員，在完成會議聯(lián)系人的準(zhǔn)備工作后，即可進(jìn)行會議報名通知，為了節(jié)省成本，采用 Email+短信的報名通知辦法。也就是說，在發(fā)給會議聯(lián)系人報名通知郵件的同時，發(fā)送一條短信，提醒他去查看郵件，并登陸 INTERNET 的某個網(wǎng)址進(jìn)行報名。28 / 35會議報名會議聯(lián)系人在收到報名通知郵件后，可以直接從郵件中的超級鏈接地址，鏈接到相關(guān)的報名頁面，并填寫報名信息。報名信息是指會議參加人的信息，包括：姓名、性別、年齡、單位名稱、職務(wù)通信地址、郵政編碼、生日、辦公電話、手機(jī)、傳真、電子郵件、到達(dá)時間、到達(dá)交通方式。會議報名情況收集系統(tǒng)自動將報名情況進(jìn)行收集，并產(chǎn)生詳細(xì)的會議名單，會議名單可以轉(zhuǎn)換為 Excel 表格進(jìn)行下載。同時，會議組織人員可以對會議名單進(jìn)行分類整理，分成不同的通訊組，便于會議期間聯(lián)系使用。下載的 Excel 表格有著更廣泛的應(yīng)用，比如說，對報名表進(jìn)行分類，提供給服務(wù)機(jī)構(gòu)（如酒店）進(jìn)行分房等。會議報名催辦在進(jìn)行會議報名通知時，可定制一些催辦功能，如果沒有及時回復(fù)，則開始進(jìn)行催辦。催辦可分等級，開始時，可以僅用辦公電話進(jìn)行催辦，催辦間隔時間可長一些。如果過了某個時間限度，仍然沒有回復(fù)，則開始使用移動電話、傳真等形式來催辦，催辦間隔時間也可以短一些。如果仍然沒有回復(fù)，還可以催辦會議聯(lián)系29 / 35人的上級領(lǐng)導(dǎo)，所有這些，都保證會議報名能夠得到及時回復(fù)。? 開發(fā)進(jìn)程由于 ECM 產(chǎn)品已經(jīng)具備了非常完善的功能，因此僅用一個星期，即完成了安裝、調(diào)試、測試、部署的整個過程，并使用 ECM 產(chǎn)品成功的進(jìn)行了中國旅游中國旅游飯店業(yè)協(xié)會第五屆會員代表大會的會議召集工作，客戶對 ECM 系統(tǒng)的快速開發(fā)和穩(wěn)定運(yùn)行表示非常滿意。? 應(yīng)用效果及客戶反饋在安裝 ECM 產(chǎn)品后，該協(xié)會于 2022 年 2 月 24 日至 27日在北京喜來登長城飯店召開了中國旅游飯店業(yè)協(xié)會第五屆會員代表大會。該協(xié)會組織人員在 2 月 21 日上午 8：00 發(fā)出了 300 多份通知，通知方式應(yīng)用了 Email 和短信的群發(fā)，截止在上午11：00 時止，已經(jīng)收到了 200 余份反饋，其中 100 余份已經(jīng)填寫完成了報名表（其它企業(yè)不參加） 。該協(xié)會工作人員對 ECM 系統(tǒng)的效率非常滿意，原來需要12 周才能干完的事情，目前用半天時間就完成了，節(jié)省了大量的人力物力。同時，采用 Email+短信的通知方法，不僅節(jié)省了大量的長途通話費用、傳真費用，而且保證了通知信息的準(zhǔn)確性、報名信息的自動記錄，使得整個會議召集過程30 / 35電子化，避免了人工操作出現(xiàn)的瓶頸。 炎黃：李智毅 02162471088 13801926190
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1