【正文】 情況 編碼系統(tǒng)復(fù)雜： 例如：驗(yàn)證類文件編號（預(yù)確認(rèn)？） 驗(yàn)證總計(jì)劃 驗(yàn)證計(jì)劃 驗(yàn)證方案 驗(yàn)證報(bào)告 XxVMPR XxVPNR XxVP001 XxVR001 XxIQVR001 XxOQVR001 XxPQVR001 XxVS001 54 第二步 查文件的控制 ● 目的：查文件的管理是否依照文件控制程序執(zhí)行， 文件的起草、審核、批準(zhǔn)，發(fā)放是否依照規(guī)定執(zhí)行； 檢查過期文件、作廢文件的保存方法是否符合要求 查文件更改控制是否符合要求 查現(xiàn)場使用文件是否為有效版本 ●查信息來源： 文件目錄、現(xiàn)行的文件、組織機(jī)構(gòu)圖、企業(yè)人員花名冊 文件管理相關(guān)記錄，如文件發(fā)放控制單、文件匯稿單、文件變更單等。 容易對檢查要求漏項(xiàng) 51 案例 2 企業(yè)文件系統(tǒng)自查情況 ?組織機(jī)構(gòu)圖未納入文件體系 ? 職責(zé)文件與機(jī)構(gòu) /崗位設(shè)置不匹配 ? 職責(zé)文件內(nèi)容存在重疊或職責(zé)不清現(xiàn)象 技術(shù)總監(jiān)、質(zhì)保部： 制定原輔料、半成品、成品檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)？ 總經(jīng)理秘書： 管理公司技術(shù)檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案及設(shè)備 檔案。 文件檢查既有廣度，也有個(gè)體文件的深度 ●缺點(diǎn) 工作量較大 存在同一職能部門重復(fù)檢查的情況 （ GMP檢查員慣用法） 49 文件系統(tǒng)自查的方法（ 3） ● 點(diǎn)線法 ●優(yōu)點(diǎn) 對檢查文件的系統(tǒng)性、可追溯性效果特別好。文件制定有漏項(xiàng)。 ●詢問相關(guān)操作人員 只知道本公司產(chǎn)品生產(chǎn)用物料的規(guī)定，對接受委托生產(chǎn)的物料和生產(chǎn)過程有關(guān)管理規(guī)程情況，不知該誰負(fù)責(zé)；也未看見或接受過相關(guān)培訓(xùn)。 47 案例 1 ● 通過快速掃描文件總目錄發(fā)現(xiàn) 企業(yè)存在受托加工生產(chǎn)的情況，但文件目錄中未發(fā)現(xiàn)其有關(guān)的管理規(guī)程。 ●點(diǎn)線法：以某一關(guān)注點(diǎn)為切入口，進(jìn)行順推和逆推，將該點(diǎn)涉及的相關(guān)聯(lián)文件進(jìn)行檢查，最后對文件的整個(gè)層面進(jìn)行判斷。 41 第三部分 如何進(jìn)行文件管理系統(tǒng)的自檢 ? 42 文件管理自檢 確定檢查系統(tǒng)或項(xiàng)目 ●按照 GMP相關(guān)規(guī)定，企業(yè)是否制定有相關(guān)程序文件（ Y/N） ●制定的文件是否符合要求（ Y/N） ●是否進(jìn)行了培訓(xùn)（ Y/N） ●是否有效執(zhí)行（ Y/N） ●是否有執(zhí)行結(jié)果的記錄（ Y/N） ●存在的差異是否有相關(guān)處理記錄（ Y/N） 43 文件管理自檢自檢的步驟 第一步 查文件系統(tǒng)的系統(tǒng)性和符合性 第二步 查文件控制管理 第三步 查文件的適宜性、有效性和追溯性 44 第一步 查文件系統(tǒng)的系統(tǒng)性和符合性 ● 目的：查文件系統(tǒng)的文件種類和內(nèi)容是否符合 GMP條款要求 ●查信息來源： 文件目錄、現(xiàn)行的文件、組織機(jī)構(gòu)圖、產(chǎn)品清單 ●方法 總目錄法 要素法 職能法 點(diǎn)線法 45 文件系統(tǒng)自查的方法 ● 總目錄掃描法：從文件目錄看文件分類系統(tǒng)和初步的文件覆蓋程度 ●要素法：以 GMP和要素分類，以檢查和要素文件的符合性，最后將相關(guān)聯(lián)文件對照，核實(shí)其系統(tǒng)性。 39 缺陷分析 ? 檢驗(yàn)的原始記錄問題 ? 檢驗(yàn)記錄中缺重要的實(shí)驗(yàn)儀器、環(huán)境、相關(guān)試劑等條件 —缺儀器的名稱和編號、儀器的主要參數(shù) —對照品的批號、含量和來源 —滴定液的名稱和濃度及校正值 —實(shí)驗(yàn)的時(shí)間、溫濕度等 —缺重要的原始圖譜和儀器打印的原始數(shù)據(jù) ? 記錄不規(guī)范，數(shù)據(jù)不原始 —缺應(yīng)有的恒重?cái)?shù)據(jù)、空白數(shù)據(jù) —關(guān)鍵數(shù)據(jù)的涂改未蓋校正章 —記錄照抄標(biāo)準(zhǔn) —實(shí)驗(yàn)操作和實(shí)驗(yàn)的現(xiàn)象未進(jìn)行記錄描述 40 缺陷分析 ? 6801是否建立批記錄，批記錄是否及時(shí)填寫、字跡清晰、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)完整，并由操作人及復(fù)核人簽名（缺陷出現(xiàn) %） —記錄的設(shè)計(jì)不夠合理，（無物料凈重、毛重、去向 …… ） —記錄人員的培訓(xùn)不到位 —記錄不完整、不具有及時(shí)性、原始性 —有效數(shù)據(jù)與計(jì)量衡器的精度不符合 —修改不符合規(guī)定 —缺乏可追溯性 —關(guān)鍵過程無物料平衡計(jì)算 批生產(chǎn)記錄是最重要的記錄文件。 38 缺陷分析 ? 對記錄及時(shí)性和保留時(shí)間的規(guī)定不全面 （ 3） 我國藥品生產(chǎn)企業(yè)可能存在偽造記錄的情況，從驗(yàn)證記錄，批生產(chǎn)記錄，檢驗(yàn)報(bào)告到銷售記錄，甚至偽造全部的操作記錄；更有一些原料生產(chǎn)企業(yè)在編制原料藥出口的技術(shù)資料時(shí)，也有偽造數(shù)據(jù)和資料的情況。 原則上應(yīng) 5天內(nèi)做出決定 ， 決定后一周內(nèi)進(jìn)行曲實(shí)施 過程應(yīng)記錄 ， 由 QA監(jiān)督 36 思考 ? 文件制定的符合性程度不同，對質(zhì)量管理帶來的可能后果 ? 假設(shè)法列舉 — — —…… .. 37 缺陷分析 ? 對記錄及時(shí)性和保留時(shí)間的規(guī)定不全面 （ 1） “ 做的每一件事都應(yīng) 在執(zhí)行時(shí)完成記錄 ，通過這種方式所有與藥品生產(chǎn)相關(guān)的有意義的活動(dòng)都是可以追蹤的。 Who— 提出處理申請 ？ 現(xiàn)場管理 ？ 處理審核批準(zhǔn) ？ Where— 存放區(qū)域 ？ Why— 怎樣管理 ？ 色標(biāo) ？ 狀態(tài)標(biāo)識(shí) ？ 處理方式如何 ？ 財(cái)務(wù)如何核銷 ？ When— 什么時(shí)候應(yīng)完成處理決定和實(shí)施處理 ？ What— 為什么在嚴(yán)格處理 ？ How— 處理過程和結(jié)果如何 ？ 案例文件 1 案例文件 2 不明確 質(zhì)量部門審核 存放不合格品區(qū) 色標(biāo) 、 狀態(tài)標(biāo)志不明 處理方式不完善 ， 隨機(jī)確定 ？ 財(cái)務(wù)無憑證 不明確 不合格物料禁止流入生產(chǎn) ， 不合格中間體禁止流入下工序 ，不合格成品禁止出廠 由 QA監(jiān)督 生技部人員 質(zhì)量部門審核 存放不合格品區(qū) 色標(biāo) 、 狀態(tài)標(biāo)志明確 ， 可以考慮返工或銷毀 ， 返工要評估質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn) 。 。 、標(biāo)識(shí)、處理記錄 ，基本原則是有效隔離。 （除綠色表示放行、黃色表示待檢，紅色表示不合格外，另有相應(yīng)文字說明）的實(shí)施是否可靠。不合格的物料要專區(qū)存放，有易 于識(shí)別的明顯標(biāo)志，并按有關(guān)規(guī)定及時(shí)處理 第七十五條 質(zhì)量管理部門的主要職責(zé)； ……. 審核不合格品處理程序： 4202 不合格的物料是否專區(qū)存放，是否有易于識(shí)別的明顯標(biāo)志，并按規(guī)定及時(shí)處理。從檢查員的缺陷項(xiàng)目記錄表所反映的事例分析，目前企業(yè)存在的主要問題如下： 文件可操作性較差 流程描述與實(shí)際不符 缺乏異常情況下處理流程 文件制定前沒有事先充分征求管理人員和使用者意見 文件發(fā)放控制體系不嚴(yán)密，隨意變更。 記錄文件的內(nèi)容要與相對應(yīng)的文件保持一致性 記錄文件的內(nèi)容對關(guān)鍵的活動(dòng)控制要求、活動(dòng)過程以及控制結(jié)果要有記載、能夠進(jìn)行證實(shí)和追溯。 26 文件控制流程 收回失效、作廢文件 有無必要保留 銷毀 編制文件 會(huì)簽文件 審批文件 發(fā)布文件 使用有效版本 發(fā)放到使用單位 有無更改 文件和資料分類 獲得必須的背景資料 更改申請 編制更改申請 文件更改 更改會(huì)簽 是否原部門審批 標(biāo)識(shí)防誤用 存檔 不是 是 有 有 無 無 27 文件管理系統(tǒng)的重點(diǎn)工作（ 3） 文件編制要保證文件內(nèi)容的適宜性、一致性 文件的制定要結(jié)合實(shí)際的需要 文件中的標(biāo)題、類型、目的、職責(zé)、適用范圍、原則應(yīng)有清楚的陳述： 文件內(nèi)容準(zhǔn)確，不得模棱兩可，可操作性強(qiáng)； 文件編寫要求條理清楚，容易理解，使用者能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地執(zhí)行書面文件； 文件審核要注重文件的法規(guī)的符合性、實(shí)際的適宜性、文件間的一致性。 23 如何實(shí)施文件管理 ? 按滿足文件編制要求的原則，建立良好的文件系統(tǒng)，并以此作為生產(chǎn)質(zhì)量活動(dòng)的準(zhǔn)繩，實(shí)施生產(chǎn)質(zhì)量管理活動(dòng)。 ? 若沒有良好的文件管理系統(tǒng)對指令和記錄進(jìn)行規(guī)范，是很難進(jìn)行質(zhì)量保證的。每一行為的結(jié)果都有文件加以記錄。 12 為什么要進(jìn)行 “ 文件管理 ” ? 良好的文件管理系統(tǒng)是質(zhì)量保證體系的重要組成部分。 11 文件管理的基本要求： ? 實(shí)施 GMP必須有良好的文件系統(tǒng) ? 文件系統(tǒng)能夠避免信息由口頭交流所可能引起的差錯(cuò)，并保證批生產(chǎn)和質(zhì)量控制全過程的記錄具有可追溯性。 6301 企業(yè)是否制定產(chǎn)品質(zhì)量管理文件，包括：藥品的申請和審批文件：物料、中間產(chǎn)品和成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及其檢驗(yàn)操作規(guī)程：產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性考察：批檢驗(yàn)記錄等。已撤銷或已過時(shí)的文件除留檔備查外，不得在工作現(xiàn)場出現(xiàn)。 9 SFDA GMP 關(guān)于文件 藥品生產(chǎn)企業(yè)應(yīng)建立文件的起草、修訂、審查、批準(zhǔn)、撤銷、印制及保管的管理制度。程序中出現(xiàn)的任何偏差，應(yīng)作記錄，并提出證據(jù)。 (b) 在實(shí)施各種生產(chǎn)和加工控制功能中，遵循已制定的生產(chǎn)和加工控制程序。這些程序應(yīng)提供以下內(nèi)容： (a) 文件批準(zhǔn)、發(fā)放 (b) 文件變更 cGMP 成文的規(guī)程 偏差 (a) 編寫為包裝藥品的均一性、含量或獲效價(jià)、質(zhì)量及純度而設(shè)計(jì)的生產(chǎn)和加工控制程序，這些程序包括本部內(nèi)容全部要求。 原輔料、包裝材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 、內(nèi)包材、印字包材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括： a).材料描述，包括：指定的名稱、內(nèi)部編碼：依據(jù)，藥典專論 。批記錄的電子儲(chǔ)存應(yīng)備份。 數(shù)據(jù)可以用電子記錄系統(tǒng)，照相或其他可靠的方法，但應(yīng)有與系統(tǒng)相關(guān)的詳細(xì)程序，應(yīng)檢查記錄的準(zhǔn)確性。 6 EU GMP 關(guān)于文件 —Chapter 4 填寫內(nèi)容的任何更改都應(yīng)簽名和日期，并可以讀出原來的信息，如空間允許，可以注明更改原因。填寫數(shù)據(jù)或記錄信息應(yīng)清晰，易讀，不易除掉。文件一旦修改，系統(tǒng)應(yīng)能防止新版文件未被使用的情況。 . 文件內(nèi)容明確：題目、種類及目的描述清楚，按順序排列，檢查起來容易，復(fù)制的文件應(yīng)清晰、易讀。 . 文件應(yīng)精心設(shè)計(jì)，準(zhǔn)備，評價(jià)和發(fā)放，并符合生產(chǎn)和市場相關(guān)規(guī)定。 制備處方、工藝過程及包裝規(guī)程 描述所有起始物料及工藝及包裝操作。 1 文件系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)的自檢 北京齊力佳科技有限公司 吳 軍 20xx年 9月 6日 長沙 2 主要內(nèi)容 ● 第一單元 文件系統(tǒng)的自檢 規(guī)范對文件的要求 如何實(shí)施文件管理 如何進(jìn)行文件系統(tǒng)自檢 案例分析 ●第二單元 質(zhì)量管理系統(tǒng)的自檢 規(guī)范對質(zhì)量管理的要求 如何實(shí)施質(zhì)量管理 如何進(jìn)行質(zhì)量管理自檢 案例分析 3 第一單元 文件系統(tǒng)的自檢 ● 規(guī)范對文件的要求 ● 為什么要建立文件系統(tǒng) ● 文件的作用 4 第一部分 規(guī)范對文件的要求 ☆ EUGMP關(guān)于文件的條款 ☆ FDAGMP關(guān)于文件的條款 ☆ WHOGMP關(guān)于文件的條款 ☆ SFDAGMP關(guān)于文件的條款。 5 EU GMP關(guān)于文件 —Chapter4 確定產(chǎn)品