【正文】 自定義表格說明）。檔案編目的界面如下： 60 在上一界面中可以選擇要編目檔案的類型，有文書檔案、科技檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案幾種。 第八章 檔案編目 一． 檔案編目 對(duì)各種檔案信息編制各種目錄并可以打印輸出。 2. 打?。捍蛴〗y(tǒng)計(jì)結(jié)果。界面如下： 操作說明如下： 1. 統(tǒng)計(jì)：利用檔案的統(tǒng)計(jì)。 三． 利用統(tǒng)計(jì) 系統(tǒng)預(yù)定義了 7 種統(tǒng)計(jì)方式，它們是：按全宗號(hào)統(tǒng)計(jì) 、 按檔案統(tǒng)計(jì) 、 按年代統(tǒng)計(jì) 、 按歷史時(shí)期統(tǒng)計(jì) 、 按類別（問題 /機(jī)構(gòu)）統(tǒng)計(jì) 、 按 59 利用目的統(tǒng)計(jì) 、 按利用方式統(tǒng)計(jì) 。 4. 幫助： 打開利用查詢的幫助信息。 3. 窗體右面分為上下兩個(gè)列表，按照用戶查詢，上面是用戶列表，下面是當(dāng)前用戶借閱的檔案列表；按照檔案查詢，則上面顯示的是檔案列表，下面是當(dāng)前檔案的借閱（利用）人列表。界面如下圖： 58 查詢可以按用 戶或者按檔案來查詢 。 6. 退出： 關(guān)閉利用管理窗口。將產(chǎn)生類似下面的催還單： 57 ⑦ 調(diào)卷單： 對(duì)借閱的檔案產(chǎn)生調(diào)卷單。先選中一條記錄（雙擊檔案利用借閱信息），點(diǎn)擊【歸還】按鈕后，系統(tǒng)會(huì)提示： 接下來需要錄入利用結(jié)果： ⑤ 續(xù)借： 利用人續(xù)借檔案，使用該項(xiàng)進(jìn)行延期。 注意： 如果該份記錄顯示用戶借閱利用的檔案未歸還的話，則系統(tǒng)禁止刪除操作。 ③ 刪除： 刪除當(dāng)前選中的檔案利用借閱信息。 ② 修改： 修改當(dāng)前選中的檔案利用借閱信息 。點(diǎn)擊【增加】按鈕后，打開如下界面： 檔號(hào)右邊的 ，用來幫助選擇需要調(diào)閱的檔案，單擊之后彈出選擇要查詢的檔案窗口： 55 先設(shè)置一定的條件選擇出相應(yīng)的檔案信息后，即可選擇要查詢的檔案。 4. 借閱管理： 進(jìn)入借閱管理模塊，辦理具體利用業(yè)務(wù)（辦理借閱、歸還、續(xù)借、催還、調(diào)卷等業(yè)務(wù)）。 3. 審核： 利用人手續(xù)審核情況、調(diào)檔審核情況及權(quán)限認(rèn)定情況的錄入修改。 操作說明如下： 1. 新增：將模式選擇設(shè)置 為【新增】。 53 ⑶． 修改模式：該模式下你可以修改利用人的信息，而且在這個(gè)模式下，當(dāng)選中某一利用人后工具欄上【刪除】按鈕才能夠恢復(fù)為激活狀態(tài)。界面如下： 模式選擇分為四種： ⑴． 瀏覽模式：該模式下上面劃線的區(qū)域只能看，不能編輯。 52 12. 返回：關(guān)閉檔案查詢窗口。 ：把查詢結(jié)果打印出來。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 9. 排序：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下圖： 51 在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段， 或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。 8. 網(wǎng)格：進(jìn)入數(shù)據(jù)的網(wǎng)格瀏覽界面，同時(shí)可以看到多條檔案數(shù)據(jù)。 7. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。 5. 卡片：進(jìn)入數(shù)據(jù)的卡片瀏覽界面，同時(shí)只能看到一條檔案數(shù)據(jù)。 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。點(diǎn)擊【高級(jí)】按鈕，可以打開高級(jí)查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。下面以文書檔案的查詢?yōu)?49 例，其他操作類似。確定文件是否已經(jīng)存在，并可查看檔案的詳細(xì)信息及原文。 第六章 檢索 查詢 一． 檔案查詢 檔案查詢是對(duì)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，是檔案的主要應(yīng)用之一。 ：打開鑒定銷毀的幫助信息。排序 48 字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 10. 排序：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下： 在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。如： 47 在該界面中選擇銷毀條件，選擇好要銷毀檔案保管期限和密級(jí)，系統(tǒng)會(huì)把選中記錄且對(duì)應(yīng)保管期限和密級(jí)的檔案進(jìn)行銷毀。選擇密級(jí)變更時(shí)，系統(tǒng)會(huì)把選中記錄且對(duì)應(yīng)密級(jí)的文件的密級(jí)變更為后來選擇的密級(jí)。 7. 鑒定：系統(tǒng)對(duì)選中的檔案記錄開始進(jìn)行鑒定。 6. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如果你要選中某條記錄，那么點(diǎn)擊該條記錄前的【選中】復(fù)選框，出現(xiàn) 為選中狀態(tài)，出現(xiàn) 為不選中狀態(tài)。 4. 全選：全部選中查詢到的數(shù)據(jù)，即對(duì)所有查詢到的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定或銷毀。 3. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)。 2. 后退 ：查看上一條數(shù)據(jù)。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點(diǎn)擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。主界面如下： 操作說明如下： 1. 查詢： 在鑒定、銷毀處理前必須要查找到你要鑒定或銷毀的檔案，然后才能對(duì)它們進(jìn)行鑒定或銷毀操作。 12. 返回：關(guān)閉自動(dòng)標(biāo)引窗口。 在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項(xiàng)， 44 則該字段按升序來排序，否則按降序來排?？梢赃x擇多個(gè)排序字段。 9. 保存：保存系統(tǒng)對(duì)文件的標(biāo)引結(jié)果 。 7. 標(biāo)引：系統(tǒng)對(duì)選中的檔案記錄開始進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引。 6. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。如果你要選中某條記錄，那么點(diǎn)擊該條記錄前的【選中】復(fù)選框，出現(xiàn) 為選中狀態(tài)，出現(xiàn) 為不選中狀態(tài)。 4. 全選：全部選中查詢到的數(shù)據(jù)，即對(duì)所有查詢到的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)引。 3. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)。 2. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)。選擇其中的一種查詢方式后，輸入你要查詢的條件，然后點(diǎn)擊【查詢】按鈕，即可查到你所要的檔案記錄。自動(dòng)標(biāo)引的主界面如下： 操作說明如下： 1. 查詢：在對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)引前， 先要查找到你要標(biāo)引的文件記錄，然后才能對(duì)文件進(jìn)行自動(dòng)標(biāo)引。 13. 返回：關(guān)閉檔案修改窗口。 11. 保管期限修改：點(diǎn)擊查詢后輸入要修改的檔案的條件 41 查詢出所要修改的保管期限后點(diǎn)擊 修改 保管期限 并輸入新的保管期限確定即可。 9. 全宗修改：在點(diǎn)擊查詢后并輸入查詢條件 查詢出所要修改的全宗號(hào)點(diǎn)擊 修改全宗 并輸入新 的全宗號(hào)確定即可。 7. 修改：當(dāng)查詢出檔案信息后，先選中要 修改的檔案信息，再點(diǎn)擊【修改】按鈕，可以打開檔案修改窗口，在此窗口中對(duì)檔案信息進(jìn)行 39 修改后，點(diǎn)擊【保存】即可保存修改后的信息。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 6. 排序：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下圖： 在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。 5. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條檔案記錄。 4. 前進(jìn)：查看下一條數(shù)據(jù)。（參看【使用約定】中的原文管理部分） 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊【高級(jí)】按鈕，可以打開高級(jí)查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。下面以文書檔案的修改為例，其他操作類似。 二． 檔案修改 檔案修改是對(duì)著錄進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的錯(cuò)誤檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，包括對(duì)檔案條目數(shù)據(jù)的修改、刪除檔案數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)的原文管理。 5. 點(diǎn)擊【幫助】按鈕，或按下鍵盤上 F1 按鈕，打開檔案著錄的幫助 36 信息。 3． 如果當(dāng)前錄入的檔案記錄有原文，可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份檔案的原文管理界面，進(jìn)行檔案的原文管理。 操作說明如下： 1． 在著錄新規(guī)則檔案時(shí)，選中【文書檔案（新規(guī)則）】前的復(fù)選框。在著錄時(shí)檔號(hào)是自動(dòng)生成的，不需要進(jìn)行手工輸入。如上圖，是著錄案卷級(jí)的例子。下面以文書檔案的著錄為例，其他操作類似。是以后檔案查詢利用、借閱、統(tǒng)計(jì) 的基礎(chǔ)。 第五章 數(shù)據(jù)整理 數(shù)據(jù)整理模塊實(shí)現(xiàn)了檔案的著錄、修改、鑒定銷毀以及設(shè)置自動(dòng)標(biāo)引等管理工作的計(jì)算機(jī)化。 點(diǎn)擊【打印】按鈕，表格設(shè)置好后，可以打印編好的目錄表格， 34 如果沒有查詢到要編目的數(shù)據(jù)，則打印一張空表。 ：將銷毀后的文件信息編制目錄并可以打印輸出。點(diǎn)擊【恢復(fù)】按鈕，即可使其恢復(fù)為沒有銷毀的文件，又可以參加文件的歸檔。界面如下： 32 先設(shè)定相應(yīng)的查詢條件，再點(diǎn)擊【查詢】按鈕， 查詢出要恢復(fù)的銷毀文件。再點(diǎn)擊【銷毀】按鈕，即可銷毀文件。先設(shè)定相應(yīng)的查詢條件，再點(diǎn)擊【查詢】按鈕，查詢出要銷毀的文件。 六． 文件銷毀 主要用于對(duì)已經(jīng)登記過的但不參加歸檔的收文、發(fā)文做銷毀操作，以便形成銷毀文件目錄。界面如下： 30 點(diǎn)擊【查詢】 按鈕，會(huì)將已歸檔但還未傳輸?shù)綑n案庫(kù)的歸檔文件查詢出來，點(diǎn)擊要遷移的歸檔文件，使其被選中，如果要選擇多個(gè)歸檔文件，可按住 Ctrl 鍵然后選擇多個(gè)歸檔文件；如果要選擇連續(xù)的多個(gè)歸檔文件，可按住 Shift 鍵，先選擇起始?xì)w檔文件，再選擇結(jié)束歸檔文件，這樣中間的歸檔文件將被全部選中。點(diǎn)擊【打印】，即可打印歸檔文件目錄封面。 ②．歸檔文件目錄封面：生成一份歸檔文件目錄的封面。 點(diǎn)擊【打印】按鈕，表格設(shè)置好后，可以打印編好的目錄表格，如果沒有查詢到要編目的數(shù)據(jù)，則打印一張空表。 點(diǎn)擊【設(shè)置】按鈕，對(duì)表格中表頭和頁(yè)腳中的顯示數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置。 3. 歸檔文件編目 ①．歸檔文件目錄：將歸檔后的文件信息編制目錄并可以打印輸出。查詢到結(jié)果后，選中查詢到的文件，點(diǎn)擊【撤消】按鈕，即可撤消歸檔。 ②．撤消歸檔：如果歸檔錯(cuò)誤，可用此功能撤消錯(cuò)誤歸檔，然后再重新進(jìn)行正確歸檔。 2. 歸檔文件調(diào)整 ①．件號(hào)調(diào)整：如果歸檔時(shí)件號(hào)設(shè)置錯(cuò)誤，可用此功能修改件號(hào)，界面如下： 26 根據(jù)全宗、年代、問題（機(jī)構(gòu)）、保管期限進(jìn)行已歸檔文件的查詢。點(diǎn)擊【全選】按鈕，可選中全部文件，點(diǎn)擊【不選】按鈕，可清除選中的文件。 輸入查詢條件，如果不輸入文件題名和文件字號(hào)，則查詢出這一年、這個(gè)問題（機(jī)構(gòu)）的全部記錄。如果歸檔錯(cuò)誤，可以先撤消錯(cuò)誤的歸檔，修改后重新歸檔。 10．返回：關(guān)閉文件修改窗口。 8. 批量修改：當(dāng)查詢出文件信息后，點(diǎn)擊【批量修改】按鈕，打開如下界面： 先選擇‘著錄項(xiàng)目’，然后在‘查找內(nèi)容’中輸入修改前的內(nèi)容，在‘替換為’中輸入修改后的內(nèi)容，點(diǎn)擊【查找下一個(gè)】按鈕，查詢出數(shù)據(jù)后，點(diǎn)擊【替換】按鈕，可替換當(dāng)前記錄；或者點(diǎn)擊【全部替換】按鈕，進(jìn)行全部替換操作。 在右邊的【排序字段】中，如果選中了排序字段后面的升序選項(xiàng)，則該字段按升序來排序，否則按降序來排。可以選擇多個(gè)排序字段。 5. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條文件記錄。（參看【使用約定】中的原文管理部分） 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。點(diǎn)擊【高級(jí)】按鈕，可以打開高級(jí)查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。主界面如下： 對(duì)已錄入的文件信息進(jìn)行修改，必須先把要修改的文件信息查詢出來，然后才能進(jìn)行修改。 12. 返回：關(guān)閉文件查詢窗口。 ：把查詢結(jié)果打印出來。排序字段的順序可以通過上下拖拽右邊的【排序字段】中的字段來完成。 9. 排序：對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，點(diǎn)擊該按鈕后，系統(tǒng)彈出【排序】設(shè)置窗口，如下圖： 20 在該窗口中可以設(shè)置是按哪個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)來排序的，你只要在左邊的【可選擇字段】中雙擊你想要用來排序的字段，或者拖拽你想要用來排序的字段到右邊的【排序字段】中。 8. 網(wǎng)格：進(jìn)入數(shù)據(jù)的網(wǎng)格瀏覽界面，同時(shí)可以看到多條文件數(shù)據(jù)。 7. 定位：如果查詢到的數(shù)據(jù)較多的情況下，在此可以直接定位到你要看的那一條文件記錄。 5. 卡片：進(jìn)入數(shù)據(jù)的卡片瀏覽界面，同時(shí)只能看到一條文件數(shù)據(jù)記錄。（參看【使用約定】中的原文管理部分） 3. 后退：查看上一條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)往后翻。點(diǎn)擊【高級(jí)】按鈕，可以打開高級(jí)查詢條件設(shè)置窗口，進(jìn)行更精確的查詢。 三． 文件查詢 將已錄入的文件信息快速查詢出來。 3. 點(diǎn)擊【幫助 】按鈕，或按下鍵盤上 F1 按鈕，打開發(fā)文登記的幫助信息。 操作說明如下 ： 1. 如果當(dāng)前錄入的文件有原文，可點(diǎn)擊【原文】按鈕，進(jìn)入該份文件的原文管理界面，進(jìn)行文件的原文管理。是按國(guó)家和有關(guān)單位的規(guī)定對(duì)本單位向外發(fā)出的文件條目的登記工作。 6. 返回： 關(guān)閉收文登記窗口。 ③ 點(diǎn)擊【處理單】按鈕，可轉(zhuǎn)到文件處理單 情況，然后進(jìn)行打印操作。 ② 點(diǎn)擊要打印處理單的文件，使其被選中，如果要選擇多個(gè)文件，可按住 Ctrl 鍵然后選擇多個(gè)文件；如果要選擇連續(xù)的多個(gè)文件，可按住 Shift 鍵，先選擇起始文件，再選擇結(jié)束文件，這樣中間的文件將被全部選中。如下述： 16 ① 查詢：在左邊設(shè)置查詢條件， 不必要知道要查數(shù)據(jù)的完整信息，只要知道部分信息即可，如 查詢文件標(biāo)題里含有“任免”的文件，只需在查詢窗口中的文件標(biāo)題處輸入“任免”兩個(gè)字，就可以把文件標(biāo)題中所有含有“任免”的文件查找出來。 3. 每次錄入完一條記錄項(xiàng)后，點(diǎn)擊【辦理】標(biāo)簽或【處理單】標(biāo)簽按鈕，可