【正文】 、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具 蓋用印信申請(qǐng)單 一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于 蓋用印信申請(qǐng)單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部 門(mén)存查。 (四 )監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 (二 )特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的圖記及董事 長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門(mén)，應(yīng)于部門(mén)章上加注 對(duì)內(nèi)專(zhuān)用 之字樣。 (三 )職銜簽字章：各公司廠(chǎng)、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。 (二 )職章：〖 ZK(〗 、各公司總經(jīng)理刻有公司 名銜及職別的印信。 ，不得積壓， 寄送中心 人員須于每日上午上班后 30 分鐘內(nèi)將 文件袋 內(nèi)文件分送各廠(chǎng) (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 、室、中心寄送各廠(chǎng)區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 寄送中心 后， 寄送中心 人員應(yīng)將同一受文部門(mén)之廠(chǎng) (處 )部 (室 )的文件集中整理，開(kāi)具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專(zhuān)用 文件袋 寄送。 ，發(fā)文部門(mén)收發(fā)人員需將文件依受文部門(mén)地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書(shū)寫(xiě)受文部門(mén)的廠(chǎng)、處、部、室名稱(chēng)不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門(mén)收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分 發(fā)。 第二十七條 文件遞送 (一 )呈閱文件的遞送方式 文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或 A 類(lèi)案件，則以桔紅色卷宗遞送。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門(mén)主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)即以 文書(shū)催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門(mén)主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門(mén)自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 ，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。 。 ，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。 、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 (二 )分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 (四 )經(jīng)辦文書(shū)應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門(mén)應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門(mén)應(yīng)按速件處理之。 (二 )為利文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。 第二十二條 電報(bào)處理 電報(bào)視同文書(shū)，依本規(guī)則辦理。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門(mén)均以副本留存?zhèn)溆谩? （三）合約書(shū)簽約代表原稿、正本的保管部門(mén)規(guī)定。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專(zhuān)人專(zhuān)案簽辦。 (二 )經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級(jí)以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者 )則于廠(chǎng) (處 )長(zhǎng) (部、室主管 )簽示后，由廠(chǎng)(處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、 總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng) )核示，于核示后由廠(chǎng) (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈送廠(chǎng) (處 )長(zhǎng) (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門(mén)有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門(mén)協(xié)同處理或備查。 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書(shū)，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 (四 )采用語(yǔ)體文以達(dá)到 簡(jiǎn)、淺、明、確 的要求，可用表格處理的盡量利用表格。 (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說(shuō)明 、 辦法 、 請(qǐng)求、擬辦或建議 三段式斟酌運(yùn)用。 (四 )回文處理 發(fā)文部門(mén)的收發(fā)人員收到復(fù)文部門(mén)送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷(xiāo)案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類(lèi)別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門(mén)要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。 (三 )復(fù)文 經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫(xiě)銷(xiāo)案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以 文書(shū)簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫(xiě)于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷(xiāo)案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部 門(mén) (原發(fā)文部門(mén) )，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類(lèi)別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。 第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理 (一 )發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書(shū)類(lèi)別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫(xiě)三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于 收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門(mén)，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。 (二 )以 業(yè)務(wù)接洽便函 行文者，依第十六條規(guī)定 辦理。 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書(shū)管理部門(mén)辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門(mén)時(shí)，所屬部門(mén)免辦收文手續(xù)。 Ⅲ. 關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件 第十五條 行文方式 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷(xiāo)案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門(mén)主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類(lèi)別編寫(xiě)檔號(hào)，將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 第十三條 主動(dòng)發(fā)文 (一 )擬稿、登記 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)，填寫(xiě)受文者、類(lèi)別、經(jīng)辦部門(mén)、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷(xiāo)案或待復(fù)期限等欄，呈部門(mén)主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。經(jīng)辦部門(mén)如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)時(shí)： ① 如無(wú)需 復(fù)文者，依其類(lèi)別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷(xiāo)案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。 、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄 (如不敷使用時(shí)，得以 文書(shū)簽辦單 補(bǔ)充，簽辦單隨同 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預(yù)定保存期限及銷(xiāo)案或待復(fù)日期后連同來(lái)文 (復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿 )經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員。 (三 )文件交辦 經(jīng)辦部門(mén)主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入 收 (發(fā) )文登記單 第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件 交經(jīng)辦人辦理。