【正文】 分別進(jìn)行處理。 公務(wù)接洽管理 7． 1 公務(wù)接洽定義 公務(wù)接洽指企業(yè) 外部人員來公司聯(lián)系公務(wù)，由辦公室人員負(fù)責(zé)接待并將來人公務(wù)內(nèi)容形成書面文件，交公司辦公室進(jìn)入行文及文件管理程序。 6． 3． 7 任何人不準(zhǔn)將機(jī)密文件帶出公司外，公司領(lǐng)導(dǎo)確因工作需要帶回家的，要妥善保存，不準(zhǔn)家屬翻看，凡外出開會(huì)使用，要嚴(yán)密看管，不得丟失。 6． 3． 5 管理文件的機(jī)要人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得將秘密文件給任何人閱讀，不得私自將文件帶出辦公室，不準(zhǔn)為個(gè)人需要，摘引秘密文件內(nèi)容。 6． 3． 4． 1 公司領(lǐng)導(dǎo)借用必須登記、退回注銷。 6． 3． 3 不列入上交范圍的文件，或保留、或銷毀，公司文件一律為機(jī)密以上級(jí)別，凡銷毀文件必須交公司辦公室進(jìn)行登記，統(tǒng)一銷毀，不得泄露機(jī)密，各部門不得私自處理，個(gè)人不得銷毀文件，嚴(yán)禁向廢品收購(gòu)站變賣一切文件、刊物和資料。 6． 3 暫存公文管理的要求 6． 3． 1 文件必須分類存放在文件柜內(nèi)，隨手上鎖，以便于查找并防止丟失、泄密。整理造冊(cè)要求和移交手續(xù)見《檔案管理制度》。整理結(jié)束后放入固定文 件夾內(nèi)。 暫存公文管理 6． 1 暫存公文定義 暫存公文指公司接收文件和上、下行文件在辦理結(jié)束之后，整理歸檔之前，在公司辦公室處暫時(shí)存放，存放時(shí)間為一年，在每年一月底之前，由辦公室整理、分類、登記后移交檔案室存檔或清退、銷毀。 5． 3 發(fā)文處理的要求 5． 3． 1 凡以公司名義發(fā)出的文件，均須履行審批手續(xù)。 文件審閱下發(fā) 由辦公室經(jīng)理對(duì)待發(fā)文件進(jìn)行最后審閱，確認(rèn)無誤后下發(fā)。 文稿打、復(fù)印 由發(fā)文部門人員持經(jīng)簽字后的打、復(fù)印審批單，將待發(fā)文稿交打制成文件。如財(cái)字（ 1999）第 8 號(hào)。 辦理發(fā)文登記 公司辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)同意發(fā)文的意見辦理發(fā)文登記，登記內(nèi)容見專用發(fā)文登記表。 文稿格式 正式文件格式主要包括：版頭、發(fā)文字號(hào)、印制順序號(hào)、秘密等 級(jí)、緩急時(shí)限、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印刷版記等，辦公室要對(duì)以上內(nèi)容認(rèn)真審核，確保文稿格式符合要求。 文稿簽字 由發(fā)文部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)待發(fā)文稿并簽署同意意見。文稿一律打印。 完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖。 向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，不可同時(shí)向公司內(nèi)各子公司、部門發(fā)送，向公司內(nèi)部門行文，可抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 發(fā)文件管理 行文規(guī)則 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文是上行文，向各部門的行文是下行文。 閱辦后的公文，承辦人應(yīng)在“文件處理簽 ” 上簽署承辦情況，限期上報(bào)的文件，應(yīng)注明已于某年某月某日?qǐng)?bào)出，然后退公司辦公室存檔。 兩個(gè)或兩個(gè)以上部門閱辦的文件，要確定主辦部門，主辦部門接文后應(yīng)主動(dòng)與會(huì)辦部門協(xié)商，在限期內(nèi)擬辦處理，如主、會(huì)辦部門意見不一致時(shí)，應(yīng)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指示處理，不得拖延。 收文處理的要求 承辦部門或人員要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和文件內(nèi)容、性質(zhì)，抓緊處理。 存檔 由公司辦公室將文件及傳閱結(jié)果按檔案管理要求存檔。檔案管理要求見《檔案管理制度》。 審查 由辦公室經(jīng)理對(duì)文件執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行審查，審查內(nèi)容為是否達(dá)到文件要求及主管領(lǐng)導(dǎo)批示要求。 重要文件處理程序 重要文件進(jìn)入催辦、督辦程序，該程序按《催辦、督辦及結(jié)果報(bào)告制度》執(zhí)行。 登記批示內(nèi)容 由辦公室將主管領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)、完整登記后，交承辦部門。 呈送主管領(lǐng)導(dǎo) 由辦公室根據(jù)經(jīng)理批 示，將文件送交總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批示。登記后附上公司專用文件處理標(biāo)簽，完整填寫有關(guān)內(nèi)容（內(nèi)容要求見專用標(biāo)簽），交由公司辦公室經(jīng)理批轉(zhuǎn)。 為保證工作落實(shí)，遇有任務(wù)緊急、時(shí)間性強(qiáng)的文件，可越級(jí)傳閱，即先送與落實(shí)文件指定任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和部門然后送其 他領(lǐng)導(dǎo)傳閱。 接收文件管理 凡外來行政公文、重要電文、刊物、傳真等文件，除要求公司領(lǐng)導(dǎo)親啟外，一律由公司辦公室簽收。 責(zé)任部門及領(lǐng)導(dǎo) 公司文件管理工作由公司辦公室統(tǒng)一歸口管理，受公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。 十一、附件：集團(tuán)各分子公司各部門存檔及備案范圍 關(guān)于 管理部 文件管理規(guī)定 本制度適用于公司收、發(fā)文件，公司文件的保存、銷毀，以及公司文件的保密管理。 各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。 十、附則 本制度自 2020 年 9 月 1 日生效。 檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責(zé)任。 集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第 6 項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。 九、罰則 集團(tuán)各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款 100 元～ 500元，并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。 檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷毀。 八、檔案的鑒定與銷毀 集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。 各分子公司辦公室主任（集團(tuán)行政人事部 經(jīng)理）即為電腦檔案管理責(zé)任人。 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理 ）批準(zhǔn)。 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團(tuán)行政人事部經(jīng)理）批準(zhǔn)。 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團(tuán)行 政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。 有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。 （ 3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。 確定集團(tuán)檔案保管期限的原則 （ 1）凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。 四、 檔案保管期限 文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。 （ 5）按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容 的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。 （ 3）卷內(nèi)文件 材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； （ 4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)： （ 1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。 各分子公司向集團(tuán)行政 人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。 三、立卷歸檔要求 集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團(tuán)行政人事部提交備份。 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料； 資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等） 政府、項(xiàng)目批文、合同； 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程 、公司決定等）； 工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙； 各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及