【正文】 第八章 小組練習(xí) ：審核檢查表 本練習(xí)的目的是編制對本公司采購活動進行審核的檢查表。 不論審核員選擇使用哪種策略，檢查表都應(yīng)與其策略相適應(yīng)，否則它的作用就會受到限制。 以上每一階段分配的時間是不同的，幾分鐘、一小時或更多，都是適宜的。這將涉及對程序、規(guī)范、校準、培訓(xùn)和文件控制的進一步交叉檢查。這樣，審核就僅僅是驗證質(zhì)量管理體系文件的符合性。 ? 確定審核過程 沒有這一步驟審核就不會成功。 因此，審核員應(yīng)該關(guān)注： ? 輸入 ? 輸出 ? 控制 ? 機制 ? 結(jié)果 審核過程的 6 個階段 ? 創(chuàng)造審核氣氛 每次訪問 /審核新的區(qū)域時，都要保持簡短的非正式的介紹和解釋，使受審核方不致緊張。 ” 作為一名審核員，我們必須進行過程審核，審核管理體系的橫向流程和縱向流程。 ２． 橫向流程－通過追蹤產(chǎn)品的實現(xiàn)過程來展開（“始于顧客終于顧客”的過程）。 6. 審核步驟： 開展審核活動時，需要對管理體系的過程進行驗證。如果檢查表是用來記錄審核發(fā)現(xiàn)，并保存記錄作為將來評審用的，那么 ，表上寫下的評論，更能讓人看出當(dāng)時的審核是怎樣進行的。但要盡可能使用開啟性提問，避免使用封閉式提問（即只要求回答是 /否的問題），評審體系及其有效性。編制檢查表時，不僅要考慮上述要點，而且要考慮關(guān)鍵的管理控制活動。 ? 在該區(qū)域里，工作人員的培訓(xùn) /經(jīng)驗 /資歷，以及相關(guān)人員對所執(zhí)行的程序的理解； ? 對程序的有效和正確執(zhí)行； ? 達到規(guī)定的質(zhì)量標準要求； ? 設(shè)備的校準（如適用）； ? 文件 /表格得到正確地使用期和分發(fā)； ? 文件、表格和其他質(zhì)量記錄 是否得到正確歸檔、保管和便于查閱。 雖然，審核范圍不應(yīng)隨意變更，但如果在審核過程中發(fā)現(xiàn)，需要根據(jù)實際情況增加額外的審核活動時，不應(yīng)對此加以限制。雖然使用新的檢查表是可行的，但從盡可能利用現(xiàn)有資源的角度來看，是不太好的。這樣，很可能造成無端的限制，并扼殺審核員的創(chuàng)造性。建議審核前編制內(nèi)審檢查表。但基 本要求是，審核員用起來順手，可以按照個人風(fēng)格進行設(shè)計。通常包括檢查表、以及用來報告不合格項或觀察結(jié)果的標準表格。此階段的商談為審 核奠定了基礎(chǔ)，并會影響被審部門對本次審核及以后審核的協(xié)助和合作。 6） 審核的各個階段可能會涉及的人員。 4） 審核進展時間 安排（適用于某些情況），例如如果同時審核幾個部門。 2） 開始的地點和時間。不管如何安排這樣的會談，審核員必須按照自己的程序進行，例如使用備忘錄、正式通知、訪問等等。 我是否有做此項工作的經(jīng)驗 /知識？ 在此階段，閱讀程序是很有用的，以確保清楚地了解情況，特別是自上次審核后所做的更改。 準備檢查表所需的時間（與分 配的時間是否合適？） 在此審核員應(yīng)考慮： 通過閱讀，全面地評價下列文件： 1） 受審核區(qū)域的質(zhì)量手冊和程序文件； 2） 特別適用于受審核區(qū)域的法規(guī)性文件、規(guī)范等； 3） 該區(qū)域上次的審核發(fā)現(xiàn)，以及該區(qū)域有關(guān)的適用工作文件（例如檢查表）； 4） 與該區(qū)域有關(guān)的糾正措施分析記錄。除了在準備階段就審核范圍達成共識外，敲定審核計劃是個好主意 請看本章后半部。如果他們在最初階段不參與，那么在審核時出現(xiàn)誤解和問題的可能性就大大增加。這看似常識，但是，清楚理解審核范圍是非常重要的，否則將影響審核計劃的全面性。 審核前的主要活動 1. 確定審核范圍 審核員必須明白，哪些區(qū)域或程序需要他們?nèi)徍?。在相同的條件下，對相同的工作進行審核，不同的審核員應(yīng)得出相似的結(jié)論。 7. 審核管理 需要采取適當(dāng)?shù)姆椒?，對審核員的工作表現(xiàn)進行監(jiān)督。 5. 審核員的素質(zhì)： 下列表格列出了審核員應(yīng)有和不應(yīng)有的品質(zhì)： 應(yīng)具有： 不應(yīng)具有 嚴肅認真 漫不經(jīng)心 公正 帶有偏見 開朗愉快的 害羞 簡明扼要 冗長繁瑣 自律 散漫 善于表達的 沉默寡言 耐心 心胸狹窄 積極 消極 6. 審核組成員的選擇： 在選擇審核組成員時，應(yīng)考慮幾個因素，以確保最大限度地利用資源和保持可信性。 4. 審核員的個人品質(zhì) 審核員應(yīng)該開朗成熟，具有良好的判斷能力、分析問題能力和應(yīng)有的堅持性，具有客觀的觀察能力，和從廣闊的角度來分析復(fù)雜問題的能力，同時還應(yīng)理解每個部門在整體組織機構(gòu)中的地位和作用。為此應(yīng)賦予他權(quán)力對執(zhí)行審核作最終的決定。” 3. 審核組長職責(zé) 如果審核是由一組審核員進行，那么其中一人應(yīng)起到組長或“主任審核員”的作用。最后得到的審核結(jié)果是很充分的，但缺少較深入的檢查。 審核組成員的職責(zé)是：（參見 ISO 100111:1993） ? 遵守相應(yīng)的審核要求 ? 交流和理解審核要求 ? 有效地策劃和完成安排的任務(wù) ? 寫觀察報告 ? 報告審核結(jié)果? 驗證所采取的糾正措施的有效性（當(dāng)委托方要求時） ? 保存與審核有關(guān)的文件： ? 按要求提交這些文件 * 確保這些文件的保密性 * 謹慎處理特殊的信息 ? 配合并支持審核組長的工作 審核組員應(yīng)：（參見 ISO 100111:1993） ? 在確定范圍內(nèi)進行審核 ? 保持客觀性 ? 收集并分析與被審核的質(zhì)量體系有關(guān)的、足以得出結(jié)論的證據(jù) ? 對于證據(jù)中能夠影響到審核結(jié)果和可能需進行更廣泛審核的跡象保持警覺 ? 能夠回答如下問題： “被審核方是否都了解和會使用相關(guān)的程序、文件或其他資料”？；“用于描述質(zhì)量體系的所有文件和其他資料，是否足以滿足所規(guī)定的質(zhì)量目標的需要”？ ? 始終遵守職業(yè)道德 注：你必須熟悉你自己公司審核 體系的要求。 1. 審核員的職責(zé)： 在考慮組織和執(zhí)行內(nèi)部審核前，應(yīng)當(dāng)了解審核員的職責(zé)和執(zhí)行審核時的態(tài)度。 ISO 100112 質(zhì)量體系審核員的評定準則 這組標準由下列三個標準組成： 審核后 時間： 15 分鐘 注：可以使用所附的空表；每兩人完成一份職責(zé)指導(dǎo)書，教師將組織全體討論。 審核前 請與你的同伴一起復(fù)習(xí)本章學(xué)員手冊中的內(nèi)容，寫一份內(nèi)審員的職責(zé)指導(dǎo)書。 ? 確 定‘ 何時’ 審核，需考慮下面重要因素： ? 審核員可獲得 ? 受審方可獲得 ? 過程的時間性和季節(jié)性（過程可能發(fā)生在指定的時間） ? 被審方方便（如：年底審核財務(wù)部） ? 過程的：＊ 狀態(tài) ＊ 重要性 ＊ 已往審核的歷史 當(dāng)挑選審核員時（ ＂誰＂ ），應(yīng)考慮： ? 可獲得 ? 經(jīng)過培訓(xùn) , 具備資格 ? 公正性 ? 受審區(qū)域過程知識 3 審核員之間交流反饋： 審核方案并非一 成不變，可以根據(jù)審核的情況及時調(diào)整．如果審核中遇到問題，比如，由于審核方案已定，無法審核部門之間的接口，這樣需要及時報告，以便調(diào)整方案。以 ISO9001 為基礎(chǔ)的 ISO/TS16949 標準要求我們有一個基于ＱＭＳ的過程，并且需要有效地貫徹和保持過程．因此，我們需要通過審核進行驗證． 注：過程可能牽涉到許多部門，有時，過程的有效性不能在原部門進行測量，需要牽涉到其他部門，如：原料采購過程可牽涉到采購部辦公室、原料儲存、采購活動和進貨檢驗等。質(zhì)量目標 () QMS 滿足質(zhì)量方針和質(zhì)量目標的要求嗎 ? c) QMS總要求 () 確保 QMS 的有效貫徹和保持 , 以持續(xù)改進 . d) 文件控制 () 內(nèi)審程序是受控版本文件嗎 ? e) 質(zhì)量記錄的控制 () 存在記錄嗎 ? * 審核記錄 * 糾正措施記錄 * 跟蹤結(jié)果記錄 f) 糾正措施 () 是否有效的采 取并評審糾正措施 , 以消除不合格的原因 , 防止不合格的再發(fā)生 ? g) 人力資源 () 內(nèi)審員勝任嗎 ? h) 管理評審 () 最高管理層評審了審核結(jié)果嗎 ? i) 持續(xù)改進 () 組織利用審核結(jié)果有效改進嗎 ? 第五章 編制審核計劃 1. 介紹 本節(jié)闡述了編制審核計劃，需要考慮的問題。然而不應(yīng)該孤立地理解該條款，因為該條款與標準的每個要素和組織的質(zhì)量管理體系密切相關(guān)。因此， 審核員需要理解和證實： ? 顧客和法規(guī)要求； ? 組織的方針和目標； ? 過程和流程； ? 過程的能力、符合性和有效性。 ? 增強顧客滿意，通過： ＊ 體系的有效應(yīng)用 ＊ 應(yīng)用持續(xù) 改進的過程 ＊ 保證符合顧客與適用的法律法規(guī)要求 因此標準要求組織策劃并實施所需的監(jiān)測、測量、分析和改進過程，以便： ? 證實產(chǎn)品的符合性； ? 確保質(zhì)量管理體系的符合性； ? 持續(xù)改進質(zhì)量管理體系的有效性。 注： 可以使用活頁紙和筆；請準備 4 分鐘的演講，并準備回答現(xiàn)場提問，以支持你的論點。 （注意： 老師將告訴你聽眾對象是什么人） 3． 請設(shè)想聽眾中可能會提出相反意見，要準備好論據(jù)支持你的論點。 因此，你必須說服你的聽眾進行內(nèi)部審核的必要性以及內(nèi)部審核所能帶來的好處。 背景介紹 你在一家已經(jīng)建立文件化質(zhì)量體系多年的公司工作，公司一直在執(zhí)行內(nèi)部質(zhì)量審核。 以上提到的審核被分別稱為第一方、第二方和第三方審核。 3) 審核目的 審核通常是為下列一種或多種目的而進行的： ? 確定質(zhì)量體系要素是否符合規(guī)定的要求； ? 確定現(xiàn)行的質(zhì)量體系實現(xiàn)規(guī)定質(zhì)量目標的有效性； ? 為受審核方提供改進其質(zhì)量體系的機會； ? 滿足法規(guī)要求； ? 使得受審核組織的質(zhì)量體系能被注冊。必須知道，適宜地審核體系（包括 使用經(jīng)過良好培訓(xùn)和有經(jīng)驗的審核員）是成功的鑰匙。 雖然對內(nèi)部審核持批評意見，但是潛在的好處更多。這也使審核員學(xué)習(xí)從該部門的角度看待問題，加強相互合作理解。進行 內(nèi)部審核的價值在于，其體系有效性的貢獻程度，要超出其成本費用； ? 審核要求是獨立的，審核由其他部門 /區(qū)域的人員執(zhí)行，這將影響審核的有效性； 這個潛在的弱點可以通過選擇合適的審核員和進行充分地準備來消除。 下面列舉了內(nèi)部質(zhì)量審核作為監(jiān)督活動的 潛在好處 ： ? 向公司管理層提供了信任，體系正以規(guī)定的方式運行； ? 提供了一種手段，證明公司的質(zhì)量方針已被理解和貫徹； ? 提供了一種正式的和結(jié)構(gòu)化的手段，用來發(fā)現(xiàn)體系存在的缺陷、采用糾正措施和跟蹤驗證其有效性； ? 使得體系的 弱點得以暴露，避免潛在的問題影響產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)