【正文】 檔案查詢系統(tǒng)（圖四） ii. 查看原件： 單擊“查看原件”按鈕，在新打開。若不是，則需要 向檔案管理員提交借閱申請。 ? 檔案查詢： 檔案查 詢系統(tǒng)（圖二） 注： 普通密級的級別：普通密級（公開） 高密級的級別：秘密，機密，絕密 檔案查詢分為兩類，一類是不需要進行審批檔案的查閱，另一類是需要進行審批檔案的查閱，我們分別進行一下介紹： 1) 不需進行審批檔案的查閱 首先從 IE 瀏覽器進入“檔案查詢”模塊，（步驟如檔案系統(tǒng)中所敘述的步驟）單擊頁面中“檔案查詢”頁面中的各檔案文件標題，系統(tǒng)將彈出新窗口進行檔案相關信息的顯示。 其次，我們再介紹一下檔案的密級： 檔案密級主要分為四類： 普通、秘密、機密、絕密 。 ? 實體文檔： 該文檔是紙質文件檔案，用戶借閱這類檔案時需要在政務系統(tǒng)“檔案查詢”系統(tǒng)中，向檔案管理員提出申請，由管理人員經過審批通過后，方可發(fā)放紙質檔案文件實物。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 54 檔案查詢系統(tǒng)（圖一） . 檔案的查詢 檔案查詢模塊是提供給用戶一個查閱內部檔案文件的模塊，該處檔案的來源主要是來自于公文處理模塊中歸檔并通過檔案管理人員進行收集、歸納、分類后的電子公文，檔案管理人員在系統(tǒng)后臺將檔案進行分門別類的管理，方便各處室人員進行借閱。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 53 公文處理系統(tǒng)（圖 四十八 ） 5. 檔案查詢系統(tǒng) 登陸電子政務網后，在頁面上邊的模塊菜單中選擇進入“公文處理”模塊。 . 編號信息 用戶在編號時可以看到一個“查看編號信息”的按鈕，如下圖所示： 公文處理系統(tǒng)（圖 四十六 ） 點擊該按鈕，可以查看系統(tǒng)中所有已編號文件的記錄。 . 蓋章日志 擁用蓋章權限的用戶可以看到自己所管理圖章的蓋章記錄，其中包括蓋章文件的標題，圖章名，蓋章時間，蓋章人以及蓋章時機器的 IP 地址。 公文處理系統(tǒng)（圖 四十三 ） 公文處理系統(tǒng)（圖 四十四 ） 6）刪除用戶 如果用戶編組的人員已調出，需要將調出人員刪除。 5）修改用戶 如果用戶編組的人員或者手機號碼發(fā)生了變化，要及時對用戶進行修改。 在 用戶編組 左邊的窗口選中所要添加信息的分類， 如 “ 市州林業(yè)局辦公室 ” ， 在右邊窗口點擊“添加用戶”， 左 邊出現“添加用戶”按鈕，點擊此按鈕，系統(tǒng)彈出分發(fā)公文一樣的用戶對話框，將同組用戶全部添加到右邊框內，點擊“確定”按鈕，這樣該用戶編組就建立完畢。 公文處理系統(tǒng)（圖三十 八 ） 公文處理系統(tǒng)（圖 三十 九 ） 3）刪除分類 在 用戶編組 左邊窗口選中所要刪除的分類，在右邊窗口點擊“刪除” 按鈕 ，在彈出的確認窗口中點“確定”就可以刪除該分類了。 填完以上項目 后， 點擊“添加”按鈕就完成了新分類的添加。 . 用戶編組 用戶編組 主要用來對常用的公文分發(fā)或短信發(fā)送對象進行分類管理，以提高公文分發(fā)和短信發(fā)送的速度。 6) 對于本系統(tǒng)中送來的文件，可以在“收文登記”中直接點擊該文件后面的“登記”兩字，這樣文件無需掃描就可直接進入收文處理流程。 4) 辦理： 領 導批示完畢后，由辦公室按照領導的批示內容將公文進行辦理。 3) 領導批示： 領導收到該收文后，單擊該收文標題進入公文處理編輯器，在收文處理收文登記 存檔 辦公室意見 領導批示 辦理 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 48 單的“領導批示” 欄中填入領導批示及批示時間。當登記用戶進入公文處理編輯器后，在處理箋下方的空白部分插入該收文圖片，調整好寬度與高度，保存后送后續(xù)“主管領導意見”處理操作，完成收文的登記操作。 收文正文一般為紙質收文的掃描版。 公文處理系統(tǒng)（圖三十二） 公文處理系統(tǒng)（圖三十三） 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 47 . 收文處理 類似于“發(fā)文處理”，此處集中對收文進行處理。通過此表，可以 追蹤文件接收人員是否閱讀處理該文。 9) 其它操作 除了以上公文流轉必不可少的功能外，系統(tǒng)還提供了許過輔助功能，以便于用戶可以更好的使用系統(tǒng)。 8) 存檔： 文件存檔視為辦結操 作，科室檔案員打開該公文，進入公文處理編輯頁面，單擊“存檔”按鈕，系統(tǒng)提示“文件存檔成功”，則該文檔轉入檔案管理部分的待歸檔檔案，檔案管理人員進行歸檔操作。 省廳公文處理與短信系統(tǒng)進行了集成 （ 已開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)的市州縣 林業(yè)局 短信系統(tǒng) 軟件 也已同時 開發(fā) ， 只要添加一個短信發(fā)送器 和一張短信發(fā)送卡 就可以實現公文和短信的聯(lián)動 ）， 在分發(fā)公文的同時，短信系統(tǒng) 會同時給收文人員的手機發(fā)送一條提示短信。 點擊“用戶分組”按鈕，系統(tǒng)彈出用戶編組，如省廳給市州林業(yè)局辦公室和辦公室主任兩個 用戶 組分發(fā)公文， 在辦公室和辦公室主任兩個用戶組前面的小方框打上鉤，然后點擊“確定”按鈕，這樣辦公室和辦公室主任兩個組的所有用戶會自動添加到右邊的分發(fā)人員列表中，系統(tǒng)彈出“本次添加 28 個用戶”對用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 44 話框，點擊“確定”按 鈕，關閉用戶編組。 各 市州縣林業(yè)局分發(fā)電子公文 具體 要求，由各市州縣自行決定 。 目前 ，按照 體制和文件完整性要求，省廳 分發(fā)到市州縣林業(yè)局的公文， 必須 要給 市州縣 /局機關 /辦公室 /辦公室（市區(qū)縣） 用戶分發(fā)一份 。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 43 公文處理系統(tǒng)（圖二十六） 分發(fā) 公文有 兩種方式，第一種是對部門所有人員分發(fā)公文。 中間 為樹型結構，可以層層展開，直至看到每個人員的姓名。網頁對話框列舉了全省所有林業(yè)電子政務網用戶名單。 蓋章人 將 文件發(fā)送 擬稿人進行分發(fā)。蓋章同時，需要套打 3 分紙質文件用于存檔 。 ） 、 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 42 公文處理系統(tǒng)（圖二十五） 當蓋章人員輸入正確的蓋章密碼時，公章就會置于鼠標所在位置。（ 注意：為了保障蓋章的安全性，系統(tǒng)給每個公章賦予各自的蓋章密碼 。 將該文件保存 后 ，送辦公室 套打和 蓋章。 整理 人員將該公文的發(fā)文稿紙部分 先 刪除，然后 點擊“接受所有修改”按鈕， 系統(tǒng)會自動將文件已刪除的內容全部清除，插入的內容自動添加到文檔中，然后按照 國家對 公文的字體、字形、字號要求，對文件的版面進行調整。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 40 公文處理系統(tǒng)（圖二十二） 整理 頁面分為上下兩部分，上面部分為公文原稿 部分，只能進行查看 ，不能進行修改 。 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 38 公文處理系統(tǒng)（圖十 九 ） 公文處理系統(tǒng)（圖 二十 ） 如果統(tǒng)計文種為空，統(tǒng)計結果為單位某一年度的所有文件。 公文處理系統(tǒng)（圖十八） ? “查看編號信 息”可以對某一文種進行統(tǒng)計，如要統(tǒng)計“湘林辦” 2021 年發(fā)文，選擇統(tǒng)計年度為 2021 年，統(tǒng)計文種為“湘林辦”，點擊“統(tǒng)計”按鈕，“ 公文編號情況統(tǒng)計 ”就會把“湘林辦” 2021 年發(fā)文 全部列表出來，包括文號、文件標題、成文時間。編號以后的文件將被 徹底 鎖定， 形成只讀文件， 任何人 都不能再對該文件進行篡改 。 公文處理系統(tǒng)（圖十六）用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 37 公文處理系統(tǒng)（圖十 七 ） 填寫完“文件編號”后，點擊保存按鈕，在發(fā)文稿紙 “ 發(fā)文號 ” 欄 會 自動 添加發(fā)文號信息 。如果是第一次進行文件編號，需要在空白處填寫文件字號，以后可以通過對話框的黑色三角行進行選擇，系統(tǒng)會在前一次 編號的基礎上遞加 1 號。 4) 編號： 辦公室負責編號的人員 在 “待辦公文”中打開需要編號的文件，首先填寫好封發(fā)時間，然后 單擊“編號”按鈕， 系統(tǒng)彈出“公文編號”對話框。 操作 完成后，點擊“保存文檔”按鈕保存文檔，可以 使用“回退” 或者“送后續(xù)處理人” 按鈕 ， 將處理完畢的文檔 退回給 前一操作人 ， 或者送下一步操作者。如果 要查看每一位修改者修改的內容，點擊“顯示痕跡”按鈕，就可以看到文稿每一處修改的地方。 單擊“保存”按鈕，保存完畢后，送后續(xù)處理人進行下步操作。 用戶單擊 “ 確定 ”按鈕， 關閉提示框 ，即可對該公文進行操作 。單擊文件標題進入該公文的處理 編輯 頁用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 35 面。 部門 領導核稿： 部門 領導進入 公文處理 ，點擊“公文管理”按鈕（進入公文處理默認狀態(tài)就是“公文管理”列表內容，此步可省略，如在公文處理作其他操作， 然后需要審核公文， 則需要點擊“公文管理”按鈕） ，在 “ 待辦公文 ”列表 中， 可以看到需要辦理的公文。 公文處理系統(tǒng)（圖十三） ? 收回： 如果公文 已送后續(xù)處理人 ， 而后續(xù) 處理人 又沒有打開該文件，用戶需要對該文件作進一步修改或者后續(xù)處理人不能 及時處理該文件，委托其他人處理， 用戶可以利用已辦公文中的“收回”按鈕 ， 將該公文進行收回， 重新修改后再送后續(xù)處理人操作，或者另選 被委托用戶，將該文送其 審核。在“已辦公文”列表中，選擇已辦文件標題，可以對該公文進行實時追蹤。 公文處理系統(tǒng)（圖十一） 公文處理系統(tǒng)（圖十二） 單擊“送后續(xù)環(huán)節(jié)”按鈕， 如果“選擇后續(xù)操作名稱”沒有內容，可以在空白欄填寫需要進行操作的名稱，填寫一次后，“選擇后續(xù)操作名稱”會記 住 該名稱，下次做同樣的操作時，可以通過黑色三角形下拉列表選擇。 公文處理系統(tǒng)（圖十） 起草公文 用戶 完成文件的起草后，需要 將該公文遞交部門核稿操作，單擊“送后續(xù)用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 33 處理人”按鈕，彈出一個送后續(xù)處理人選擇對話框。 如果文件帶有表格之類的附件，先填寫 完主辦單位和擬稿人、公文標題、主送單位、抄送單位、附件、打印份數、密級、公文 正文等內容 ，保存后點擊“附件” 按鈕 ，系統(tǒng)彈出插入附件對話框，瀏覽附件位置，選定附件，點擊“添加”，關閉插入附件對話框，然后再點擊“保存文件”按鈕，公文立刻保存到服務器數據庫，在“草稿箱” 中即刻可以看到已保存的公文 。 如果編輯文件已保存成 Microsoft Word 文檔，可以 點擊“插入”按鈕，選擇“文件”，將保存在本機的 Microsoft Word 文檔內容 直接導入 紅線下方鼠標指定的地方 。另一個部分是正文部分，擬稿人保存 操作按鈕 公文模板 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 31 在題頭的紅線下方填寫公文的正文部分。 現以一個發(fā)文為例，舉例說明其流程 和操作 : 用戶操作手冊 湖南宏創(chuàng)科技有限公司 30 1) 擬稿： 擬稿人登陸岳陽林業(yè)電子政務系統(tǒng)后，進入公文處理模塊，單擊新建公文按鈕，出現 選擇 公文類型對話框， 點擊黑色三角形， 可以看到 發(fā)文、發(fā)函、便箋等公文類型， 如下 圖 ： 公文處理系統(tǒng)（圖 六 ） 選擇完畢后，單擊“確定”按鈕進入所選模版的公文編輯系統(tǒng)。 ? 電子圖章： 公文處理系統(tǒng)（圖 五 ） 蓋章人員必須準確無誤的通過多重安全檢查，才能蓋章。 ? 隨機 產生 的 字體 顏色能區(qū)別每個人修改、刪除的 內容 ，讓人一目了然。 分發(fā) 歸檔： 文件起草人 將文件 分發(fā)后送檔案管理員 進行歸檔處理，發(fā)文自動進入檔案管理系統(tǒng)。 套打蓋章： 根據當前檔案管理的要求，需要紙質和電子檔案并存。 發(fā)文編號： 領導 簽 發(fā) 完成后的文件，由辦公室根據編號規(guī)則生成文 號。 辦公室核稿：辦公室負責核稿人員收到文件后，修改和簽署辦理意見后送部門領導會簽或直接送領導簽批。 部門領導核稿 ：審核者收到文件，需要時可對正文進行必要的修改，系統(tǒng)可保留所有的修改痕跡；簽署審核意見，發(fā)送給 有關部門會簽或辦公室審批 。其強大而靈活的流程管理及維護功能是系統(tǒng)的主要特色，并且系統(tǒng)在開發(fā)過程中還很好地解決了修改痕跡保留、電子圖章等關鍵問題。系統(tǒng)中流程允許用戶自定義，使系統(tǒng)可以適應各種公文流程需求。 發(fā)文管理可實現以下功能：發(fā)文擬稿 、會簽、核稿、領導審批、承辦等；可做公文狀態(tài)查詢、收回、簽收、修改、提交、傳閱、歸檔、刪除等操作。 “幫助文檔”鏈接的是辦公自動化系統(tǒng)的操作手冊。 “收文登記”首先要明確收文人員，然后給收文人員授予“收文登記”權限，具有收文登記權限的收文人員 進入公文