【正文】 。十、其他說(shuō)明本規(guī)定由行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。八、檔案保管與檢查公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)按要求分類歸檔管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人檢查無(wú)誤后在《檔案使用登記薄》登記。七、檔案使用與歸還檔案使用：公司員工需要使用檔案時(shí)在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準(zhǔn)使用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。由檔案管理人員定期到各部門(mén)對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。使用頻繁的檔案，各使用部門(mén)應(yīng)復(fù)印留存自用。三、歸檔時(shí)間公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。人事類：?jiǎn)T工基礎(chǔ)資料、照片、崗位證書(shū)、考評(píng)、晉升、獎(jiǎng)懲記錄、員工培訓(xùn)、工作總結(jié)、考勤資料、保險(xiǎn)資料、住房公積金、人事任命、勞動(dòng)糾紛、部門(mén)職責(zé)、崗位職責(zé)、操作規(guī)程、員工手冊(cè)、員工合同等。工程類：設(shè)計(jì)文件、圖紙、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理（變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法等。包括章程、法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書(shū)等；各類固定資產(chǎn)資料。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由行政部統(tǒng)一管理。六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案第五篇：檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定一、總則為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和使用檔案，特制訂本規(guī)定。四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》（附表5）。二、需銷毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤Ｈ?、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。第七節(jié) 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。第六節(jié) 保管部門(mén)一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。四、一年保存：部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告；完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。二、十五年保存：會(huì)計(jì)憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。秘密檔案包括：重要項(xiàng)目資料；項(xiàng)目合同協(xié)議。其中：二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》（附表1）。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。公司檔案管理流程方法第一條管理部門(mén)文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存印本。c．檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。 銷毀：A．流程：圖書(shū)檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報(bào)圖書(shū)檔案室檔案員將確員每?jī)赡陮?duì)已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊(cè)》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷毀。b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門(mén)主管同意后，方可借出；c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。B．開(kāi)展查借服務(wù)： a．借閱：a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù)；b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)主管同意后方可借閱；c）借閱者必須愛(ài)護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁(yè)；d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。：，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所； ，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。?，以防因檔案外借時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。 保管： ：、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無(wú)關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)的活動(dòng)；庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架； ，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房，確需進(jìn)庫(kù)的（如維修庫(kù)房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對(duì)濕度 5065；，特別注意檢查易于生蟲(chóng)的部位；同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)；，包括擦洗密集架、地面、門(mén)窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲(chóng)滋生；，并注意檢查庫(kù)房門(mén)窗的緊閉性；。B．要求：。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。客戶服務(wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。a）總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書(shū)、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門(mén)送交的文件、外來(lái)文件、外送文 件、大事記等；b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書(shū)如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等；d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見(jiàn)第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來(lái)文件等；f）經(jīng)營(yíng)銷售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等；g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書(shū)、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說(shuō)明、各項(xiàng)目往來(lái)文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說(shuō)明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來(lái)文件等。，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫(xiě)件、圓珠筆書(shū)寫(xiě)件或傳