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正文內(nèi)容

辦公常用文書寫作格式(參考版)

2024-11-15 12:48本頁面
  

【正文】 我的方法是:先理清各種關(guān)系,列出所有需要做的事情,并且將所有的事情都列出一個(gè)清單,按事情名稱、采取方案、具體措施、實(shí)際操作與配合人等列出工作計(jì)劃表;知道自己要做什么,重點(diǎn)是什么,哪些是可以暫緩的,如果不是自己職責(zé)范圍的,不能因?yàn)檫^于聽從老板的安排(私企中的慣例)而使自己職責(zé)不清,管理工作與具體事務(wù)工作要分清進(jìn)行;如果身任總經(jīng)理助理,相當(dāng)于副總,手下總會(huì)有幾個(gè)兵,理順工作程序與要點(diǎn)后,不要過多的親力親為,要懂得授權(quán),這樣既可以減輕自己的負(fù)擔(dān),又可以調(diào)動(dòng)屬下的工作積極性。但你必須務(wù)實(shí)。少提理論和宏觀,多做具體實(shí)際和補(bǔ)充。對(duì)他們的工作積極支持,同時(shí)又防止走進(jìn)他們的死路。清楚職位有那些工作內(nèi)容協(xié)助總經(jīng)理制定戰(zhàn)略計(jì)劃、經(jīng)營計(jì)劃及各階段工作目標(biāo)分解; 起草公司各階段工作總結(jié)和其他正式文件;協(xié)助總經(jīng)理對(duì)公司運(yùn)作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系,尤其是業(yè)務(wù)部門間的日常工作關(guān)系以及事務(wù)處理,必要時(shí)可單獨(dú)召集業(yè)務(wù)溝通會(huì)議或工作會(huì)議;配合總經(jīng)理處理外部公共關(guān)系(政府、重要客戶等);跟蹤公司經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成情況,提供分析意見及改進(jìn)建議;在公司經(jīng)營計(jì)劃、銷售策略、資本運(yùn)作等方面向總經(jīng)理提供相關(guān)解決方案;撰寫和跟進(jìn)落實(shí)公司總經(jīng)理會(huì)議、專題研討會(huì)議等公司會(huì)議紀(jì)要;協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行公司企業(yè)文化、企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的規(guī)劃,配合管理辦開展企業(yè)文化工作;完成其他臨時(shí)交辦的任務(wù)。有的消息,事實(shí)寫完,文章就止住了,結(jié)尾就在事實(shí)之中。闡明消息所述事實(shí)的意義,使讀者對(duì)消息的理解、感受加深,從中得到更多的啟示。背景材料一般有三類:一是對(duì)比材料,即對(duì)事物進(jìn)行前后、正反的比較對(duì)照,以突出事件的重要性;二是說明性材料,即介紹政治背景、地理位置、歷史演變、生產(chǎn)面貌、物質(zhì)條件等;三是詮釋性材料,即人物生平的說明,專業(yè)術(shù)語的介紹,歷史典故的解釋等,以幫助讀者理解消息的內(nèi)容。要恰當(dāng)?shù)貏澐侄温?,有條不紊地展開敘述,安排層次有以下幾種順序:一是時(shí)間順序,按事情的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的先后順序安排層次;二是邏輯順序,就是根據(jù)事物的內(nèi)在聯(lián)系來安排層次;三是時(shí)間順序和邏輯順序相結(jié)合,這樣寫嚴(yán)密而有條理,活潑而不紊亂。導(dǎo)語提出什么問題,主體就要回答什么問題,這樣才能緊扣中心,突出重點(diǎn)。內(nèi)容充實(shí)。消息的主體是主干,典型材料要用在主干上。它承接導(dǎo)語,闡述導(dǎo)語所揭示的主題,或回答導(dǎo)語中提出的問題,對(duì)消息事實(shí)作具體的敘述與展開。是對(duì)所報(bào)道的事實(shí)先作出評(píng)論性結(jié)論,然后再用具體事實(shí)來闡明。對(duì)富有特色的事實(shí)或有意義的一個(gè)側(cè)面,用簡練的筆墨進(jìn)行形象描繪,給讀者以鮮明的印象。把消息中要解決的問題或要介紹的經(jīng)驗(yàn)、做法以設(shè)問的形式提出,然后再用事實(shí)作答。簡明扼要地寫出主要事實(shí)、經(jīng)驗(yàn),或?qū)θ聦?shí)材料進(jìn)行綜合概括,揭示主要內(nèi)容。平常所說的消息的結(jié)構(gòu)是“倒金字塔”式,原因就在于此。消息的導(dǎo)語,就是消息的第一段或第一句話。(2)單行標(biāo)題。出現(xiàn)在報(bào)刊上有如下幾種情況:(1)多行標(biāo)題。尊敬的___________:您好!________單位將于__年__月__日在________地,舉辦___________活動(dòng),特邀您參加,謝謝。在國際交往以及日常的各種社交活動(dòng)中,這類書信使用廣泛。標(biāo)題寫明發(fā)文機(jī)關(guān)的,這里可不再署名,但需加蓋單位公章,成文時(shí)間年月日。3)結(jié)語。這部分內(nèi)容要單一,只宜請(qǐng)求一件事。主要說明請(qǐng)求事項(xiàng)。原因講的客觀、具體,理由講的合理、充分、上級(jí)機(jī)關(guān)才好及時(shí)決斷,予以有針對(duì)性的批復(fù)。主要交代請(qǐng)示的緣由。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成。每件請(qǐng)示只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式:一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。在明確了工作任務(wù)以后,還需要根據(jù)主客觀條件,確定工作的方法和步驟,采取必要的措施,以保證工作任務(wù)的完成。根據(jù)需要與可能,規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。制定計(jì)劃前,要分析研究本部門工作現(xiàn)狀,充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的,是依據(jù)什么來制定這個(gè)計(jì)劃的。(二)工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般包括工作的目的和要求,工作的時(shí)間、內(nèi)容,實(shí)施的步驟和措施等,也就是為什么做、做什么怎么做、做到什么程度。內(nèi)容包括訂立計(jì)劃部門的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素。這種格式具有層次分明,重點(diǎn)突出的特點(diǎn)。這種格式具有結(jié)構(gòu)緊湊,內(nèi)容連貫的特點(diǎn)。貫通式:貫通式是圍繞主題對(duì)工作發(fā)展的全過程逐步進(jìn)行總結(jié),要以各個(gè)主要階段的情況,完成任務(wù)的方法以及結(jié)果進(jìn)行較為具體的敘述。后一部分是結(jié),主要講經(jīng)驗(yàn),教訓(xùn)。這種格式有靈活,方便的特點(diǎn)。工作總結(jié)格式:條文式:條文式也稱條款式,是用序數(shù)詞給每一自然段編號(hào)的文章格式。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見。(三)發(fā)言提要法。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述,內(nèi)容相對(duì)全面,問題也說得比較細(xì),常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析,以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。(二)分項(xiàng)敘述法。這種寫法多用于召開小型會(huì)議,而且討論的問題比較集中單一,意見比較統(tǒng)一,容易貫徹操作,寫的篇幅相對(duì)短小。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同,大致可以有以下幾種寫法:(一)集中概述法。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會(huì)議概況,包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等。寫通知一般采用條款式行文,可以簡明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照?qǐng)?zhí)行。布置工作的通知,要寫清所通知事件的目的、意義以及具體要求和作法。正文因內(nèi)容而異。(有時(shí),因通知事項(xiàng)簡短,內(nèi)容單一,書寫時(shí)略去稱呼,直起正文。②稱呼:寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱??芍粚憽巴ㄖ倍郑绻虑橹匾蚓o急,也可寫“重要通知”或“緊急通知”,以引起注意。在完成這些工作之后,才能定稿向上報(bào)送或發(fā)表。(五)修改報(bào)告報(bào)告起草好以后,要認(rèn)真修改。要根據(jù)已經(jīng)確定的主題、選好的材料和寫作提綱,有條不紊地行文。也可以將這兩種提綱結(jié)合起來制作提綱。調(diào)查報(bào)告的提綱有兩種,一種是觀點(diǎn)式提綱,即將調(diào)查者在調(diào)查研究中形成的觀點(diǎn)按邏輯關(guān)系一一地列寫出來。其次,要經(jīng)過鑒別,精選材料,不僅使每一材料都能有用,而且能以一當(dāng)十。因此,確定主題要注意:報(bào)告的主題應(yīng)與調(diào)查主題一致;要根據(jù)調(diào)查和分析的結(jié)果,重新確定主題;主題宜小,且宜集中;要盡量與標(biāo)題協(xié)調(diào)一致,避免文題不副。其次,我們要把握調(diào)查報(bào)告的寫作程序。(五)落款調(diào)查報(bào)告的落款要寫明調(diào)查者——單位名稱和個(gè)人姓名,以及完稿時(shí)間。(四)結(jié)尾結(jié)尾的內(nèi)容大多是調(diào)查者對(duì)問題的看法和建議,這是分析問題和解決問題的必然結(jié)果。這三種結(jié)構(gòu),以縱橫式結(jié)構(gòu)常為人們采用。正文的結(jié)構(gòu)有不同的框架。(三)正文正文是調(diào)查報(bào)告的主體。三、交代式導(dǎo)語。二、概括式導(dǎo)語。常見的導(dǎo)語有:一、簡介式導(dǎo)語。(二)導(dǎo)語導(dǎo)語又稱引言。所謂雙標(biāo)題,就是兩個(gè)標(biāo)題,即一個(gè)正題、一個(gè)副題。公文標(biāo)題為“事由+文種”構(gòu)成,如《浙江省農(nóng)村中學(xué)語文教學(xué)情況的調(diào)查報(bào)告》。所謂單標(biāo)題,就是一個(gè)標(biāo)題。根據(jù)這些內(nèi)容所形成的調(diào)查報(bào)告的結(jié)構(gòu),就包括標(biāo)題、導(dǎo)語、正文、結(jié)尾和落款。首先,我們來看調(diào)查報(bào)告在結(jié)構(gòu)上有什么特點(diǎn)。人們可以通過它了解和認(rèn)識(shí)某些事物和問題的客觀現(xiàn)實(shí)情況,以作為其它認(rèn)識(shí)活動(dòng)的依據(jù)或參考。(六)現(xiàn)實(shí)情況型調(diào)查報(bào)告。這是根據(jù)需要以歷史情況為對(duì)象進(jìn)行調(diào)查而形成的調(diào)查報(bào)告。這是由于實(shí)際工作需要而寫的調(diào)查報(bào)告,其主要內(nèi)容是為預(yù)測、決策、制定政策、處理問題等進(jìn)行調(diào)查所獲得的材料及有關(guān)的建議。這是以學(xué)術(shù)研究為目的而撰寫的報(bào)告,它以收集、分類、整理資料并提出問題、報(bào)告結(jié)論為特點(diǎn),大多發(fā)表在學(xué)術(shù)刊物上,或載于學(xué)術(shù)著作中。它使讀者可以從報(bào)告中看到事物的相對(duì)完整的“鳥瞰圖。具有全面、系統(tǒng)、深入和篇幅較長的特點(diǎn)。(二)綜合型調(diào)查報(bào)告。這是針對(duì)某個(gè)事情或問題撰寫的調(diào)查報(bào)告。調(diào)查報(bào)告調(diào)查報(bào)告亦有別稱,像考察報(bào)告、調(diào)研報(bào)告及調(diào)查等都是常見的。那么調(diào)查報(bào)告是怎樣一種文章體裁呢?調(diào)查報(bào)告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫出的反映客觀事實(shí)的書面報(bào)告。如是報(bào)刊雜志或簡報(bào)刊用的交流經(jīng)驗(yàn)的專題總結(jié),應(yīng)在標(biāo)題下方居中署名。結(jié)尾 作為總結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進(jìn)意見或表示決心信心等語作結(jié),要求簡短利索。所謂縱式結(jié)構(gòu),即按主體內(nèi)容從所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等逐層展開。主體 應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評(píng)價(jià)、經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)、問題或教訓(xùn)等。正文前言 一般介紹工作背景、基本概況等,也可交待總結(jié)主旨并作出基本評(píng)價(jià)。雙行式標(biāo)題 即分別以文章式標(biāo)題和文件式標(biāo)題為正副標(biāo)題,正題揭示觀點(diǎn)或概括內(nèi)容,副標(biāo)題點(diǎn)明單位、時(shí)限、性質(zhì)和總結(jié)種類。文章式標(biāo)題 以單行標(biāo)題概括主要內(nèi)容或基本觀點(diǎn),不出現(xiàn)總結(jié)字樣,但對(duì)總結(jié)內(nèi)容有提示作用。(二)總結(jié)的寫法標(biāo)題文件式標(biāo)題 一般由單位名稱、時(shí)限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。專題總結(jié)是對(duì)某項(xiàng)工作或某方面問題進(jìn)行專項(xiàng)的總結(jié),尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗(yàn)為多見。(一)總結(jié)的種類從性質(zhì)、時(shí)間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié),從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。落款 在正文右下方署名署時(shí)即可。時(shí)限與步驟 工作有先后、主次、緩急之分,進(jìn)程又有一定的階段性,為此在計(jì)劃中針對(duì)具體情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各項(xiàng)工作的完成時(shí)限及責(zé)任人。這既需要熟悉實(shí)際工作,又需要有預(yù)見性,而關(guān)鍵在于有實(shí)事求是的精神。辦法與措施 以什么方法,用什么措施確保完成任務(wù)實(shí)現(xiàn)目標(biāo),這是有關(guān)計(jì)劃可操作性的關(guān)鍵一環(huán)。目標(biāo)與任務(wù) 首先要明確指出總目標(biāo)和基本任務(wù),隨后應(yīng)根據(jù)實(shí)際內(nèi)容進(jìn)一步詳細(xì)、具體地寫出任務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量指標(biāo)。前言文字力求簡明,以講清制訂本計(jì)劃的必要性、執(zhí)行計(jì)劃的可行性為要,應(yīng)力戒套話、空話。如《市19年再就業(yè)工程實(shí)施方案(討論稿)》。(二)計(jì)劃的寫法標(biāo)題 計(jì)劃標(biāo)題一般由四個(gè)部分組成:計(jì)劃的制訂單位名稱、適用時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)及計(jì)劃名稱。安排 是短期內(nèi)要做的,且范圍不大、內(nèi)容單一、布置具體的一類計(jì)劃。意見 屬粗線條計(jì)劃,它適用于上級(jí)向下級(jí)布置工作任務(wù)并提供基本的思路、方法,交待政策,提出要求等。方案一般適合專項(xiàng)性工作,其實(shí)施往往須經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)。例:《局19年工作要點(diǎn)》。例《學(xué)校爭創(chuàng)文明校園的打算》。打算 也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計(jì)劃。相對(duì)來講,其適用時(shí)限較長。例:《市2000年經(jīng)濟(jì)發(fā)展綱要》。綱要 和規(guī)劃相同,它們都是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)戰(zhàn)略方針,為實(shí)現(xiàn)總體目標(biāo)對(duì)某個(gè)地區(qū)或某一事項(xiàng)作出長遠(yuǎn)部署。規(guī)劃 是一種時(shí)間跨度長(三年以上),范圍廣,內(nèi)容較為概括的計(jì)劃。從形式分有以下三種:文件式計(jì)劃,分目標(biāo)、要求、措施、步驟等環(huán)節(jié),寫作嚴(yán)謹(jǐn)具體,內(nèi)容重大并有一定篇幅;條文式計(jì)劃,以列出任務(wù)為主,較少涉及措施、步驟等;表格式計(jì)劃,通常用于項(xiàng)目較多又具共性的內(nèi)容,有時(shí)輔之適當(dāng)文字說明,使計(jì)劃簡潔明了。計(jì)劃與總結(jié)的寫作一、計(jì)劃的寫作計(jì)劃是單位或個(gè)人對(duì)未來一定時(shí)間內(nèi)要做的工作從目標(biāo)、任務(wù)、要求到措施預(yù)先作出設(shè)計(jì)安排的事務(wù)性文書。報(bào)道體、匯篇體類消息結(jié)構(gòu)往往前有導(dǎo)語,后有主體、背景等;總結(jié)體可完整地將“總結(jié)”刊于簡報(bào);轉(zhuǎn)引體則因所引文章不同,正文或可能是片斷章節(jié),也可能是整篇文稿。如是一組文章,則須在報(bào)頭下設(shè)計(jì)“目錄”一欄,將各篇文章標(biāo)題先印于此,然后依次刊出每篇文章。動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的內(nèi)容多采用單行
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