【正文】 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理辦公會通過且簽字之日起實(shí)施，修改時亦同。九、檔案的銷毀對需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案管理人填寫《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。公司行政辦公室在每年12月對公司檔案進(jìn)行一次檢查。（使用人歸還的檔案發(fā)生損壞、丟失的，或歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的由使用人承擔(dān)全部責(zé)任）。檔案歸還：檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。六、檔案的整理檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。收集時要保證檔案的質(zhì)量。五、檔案的收集由各部門指派專人，每周對其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。四、歸檔份數(shù)原件或復(fù)印件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。其他類：供應(yīng)商檔案；各種領(lǐng)貨單、入庫單、盤點(diǎn)表等單據(jù)、登記本及上級領(lǐng)導(dǎo)交代需要?dú)w檔的資料等。合同類：訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、廣告合同、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)合同、貸款（銀行承兌）合同、擔(dān)保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等財(cái)務(wù)類：申請單、報(bào)賬單、票據(jù)、文件、原始憑證、計(jì)帳憑證、帳簿報(bào)表、納稅申報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)資料等有參考價(jià)值的原始資料和電子文檔。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復(fù)印件；在企業(yè)文化建設(shè)和社會活動中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、視頻、光盤、錄音等形式的歷史記錄。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)；各類證照、證書。二、歸檔范圍行政類：行政法規(guī)性文件。本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。第十節(jié) 其他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。第九節(jié) 檔案銷毀一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。第八節(jié) 檔案調(diào)閱一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項(xiàng)目方案；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。第五節(jié) 保存期限檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：一、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要；公司證照；各級批文；印鑒；公司經(jīng)營計(jì)劃；公司經(jīng)營總結(jié)；財(cái)務(wù)報(bào)表；技術(shù)資料；1不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；1人事資料；1大型活動圖片、音像資料；1其他核定須永久保存的文書。第四節(jié) 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。機(jī)密檔案包括：財(cái)務(wù)資料；公司重要會議紀(jì)要；公司經(jīng)營情況；人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；技術(shù)資料；金額在10萬100萬元的合同。第三節(jié) 機(jī)要檔案一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。第二節(jié) 檔案分類及編號一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：行政類財(cái)務(wù)類人事類經(jīng)營類工程類二、機(jī)要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機(jī)密、秘密。第一節(jié) 檔案范圍公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。第四篇：檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。4．相關(guān)文件：《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 《珠拉公司檔案管理流程》 《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單： 文件清單/移交清單 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）； 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）； 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。B．要求：a．準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。c．復(fù)印：a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫。 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。，規(guī)格為 30cm21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。（采用打號機(jī)，正面右上角，背面左上角）。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。 整理上架： ：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價(jià)值的文件材料。h）對外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動計(jì)劃、外送文件、外來文件等。，但向檔案室移交檔案時，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。各竣工決算工計(jì)終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時間偶數(shù)年的6月底，個月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時填寫文件清單。：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價(jià)值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。：即在公司經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的會計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會計(jì)核算專業(yè)材料。3．流程： ：：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個人。要對所有檔案室的人員實(shí)施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。七、副礦長以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱