公司文件管理規(guī)定(參考版)
2024-10-25 15:35本頁面
【正文】 四、文件范本：附后五、文件回收：文件傳閱后應(yīng)歸回綜合管理部歸檔。公司文件文頭為“天津市鑫視界電子出版物制作有限公司文件”。三、公司行文文頭、文尾、文號的編制：屬于公司級文件或上級下發(fā)文件其文號為：“津鑫電字（）年第（）號”,簽發(fā)人轉(zhuǎn)發(fā)人為總經(jīng)理。二、公司文件密級：絕密文件屬于高級技術(shù)或商業(yè)秘密，文件絕對不可外傳，否則將會給公司造成無法挽回的損失（包括政治、經(jīng)濟損失），這類文件只在高級管理人員間傳閱。公司級文件要由公司綜合管理部起草由總經(jīng)理簽發(fā)并決定下發(fā)那一級閱辦?！豆倦娮游募w檔及管理規(guī)定》，歡迎閱讀公司電子文件歸檔及管理規(guī)定。第二十一條檔案館應(yīng)定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。第二十條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后實施。第十九條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件。（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。第十五條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；（3）存放時應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃20℃，相對濕度控制范圍為3545。第十二條電子文件的檢驗應(yīng)包括以下項目：（1）載體有無劃痕、是否清潔等；（2）有無病毒；（3）核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續(xù)；（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；（5）對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)軟件、版本、操作手冊等是否完整；第十三條檔案室按照檢驗要求對進館電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作。第十條各電子文件形成單位應(yīng)在運行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量，安全的專用存儲器，存放處理完畢應(yīng)當歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。第八條電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件，與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者互聯(lián)。第五條電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，即時向單位檔案部門歸檔。第四條凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。第二條電子文件，是以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。其他文件編制、歸檔時，在文件封面注明編號。2．各部門/單位進行合同蓋章時，在申請單上注明合同號，辦公室備案。到項目驗收完畢，將所有此文件編碼產(chǎn)生的文件一同進行歸檔處理，并同時報備人力資源部，然后將項目移交給客服部，客服再根據(jù)此編碼建立售后服務(wù)體系。文件類別代號：ZD制度文件LC流程文件BD表單文件HT合同文件MB模板文件日期代號日期代號由年月組成，如2011年九月產(chǎn)生的文件則寫：1109其他分項子文件代號各部門可自行規(guī)定，報行政人事中心備案。主文件號部分部門代號：用字母表示GMO總經(jīng)辦HRD人力資源部 流水號FIN財務(wù)部SOM運營管理中心R
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