【正文】 。檔案材料書(shū)寫(xiě)時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。不準(zhǔn)無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。除轉(zhuǎn)正定級(jí)、黨團(tuán)、調(diào)資升級(jí)、獎(jiǎng)懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可歸檔。（七）檔案員守則認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防丟失。對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。（五）檔案的轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)公司機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。外單位查閱應(yīng)持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁(yè)、損壞等情況時(shí)，應(yīng)立即追查責(zé)任。借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當(dāng)面點(diǎn)清材料份數(shù)和頁(yè)數(shù)，登記簽名。借閱檔案要如期歸還。檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。調(diào)動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續(xù)后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門。對(duì)國(guó)家和單位有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號(hào)）有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。檔案按姓氏或拼音字母編號(hào)等方法進(jìn)行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊(cè)。嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。其中第一類，應(yīng)將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁(yè)（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。不屬于歸檔的材料，應(yīng)登記造冊(cè)，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續(xù)完備。對(duì)遺失的檔案應(yīng)積極查找，確實(shí)查找不到的應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補(bǔ)建。1材料內(nèi)容混在一起無(wú)法按上述分類的，按其主要內(nèi)容確定歸類。包括崗位工種變動(dòng)審批表、工齡改變證明、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資變更審批表、調(diào)資升級(jí)表、調(diào)動(dòng)工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險(xiǎn)福利待遇審批表、出國(guó)、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動(dòng)合同證明等材料；其他可供組織參考的材料。如先進(jìn)生產(chǎn)者、勞動(dòng)模范、三八紅旗手、模范黨團(tuán)員及立功材料；處分材料。包括加入黨團(tuán)組織和民主黨派的申請(qǐng)書(shū)、志愿書(shū)、轉(zhuǎn)正材料，退出黨團(tuán)組織和民主黨派的材料等；獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料；政審材料。是指自己撰寫(xiě)的傳記材料；鑒定、考核、考察材料。三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定（一）工人檔案的內(nèi)容和分類：履歷材料。負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理工人檔案材料。負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況負(fù)責(zé)定期向本單位檔案室移交檔案。負(fù)責(zé)辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。第二十三條本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。（四）接收單位收到檔案后，應(yīng)在員工人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單上簽收蓋章，并將回執(zhí)單盡快寄回公司，以確保員工人事檔案轉(zhuǎn)遞無(wú)誤。（二）按照公司程序?qū)D(zhuǎn)遞人員人事檔案進(jìn)行核對(duì)，用公司封條（見(jiàn)附件5）進(jìn)行密封，并在封條上規(guī)定地方進(jìn)行簽章，密封完轉(zhuǎn)遞前填寫(xiě)員工人事檔案轉(zhuǎn)遞登記表（見(jiàn)附件6），詳細(xì)登記快寄單號(hào)，聯(lián)系電話等信息，方便隨時(shí)查詢轉(zhuǎn)遞情況。第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞第二十條 員工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，工作交接并辦清所有手續(xù)后，如無(wú)特殊情況，檔案室應(yīng)將其人事檔案封存好，待其持調(diào)檔函（見(jiàn)附件3）后轉(zhuǎn)入新單位。其中，檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，要從嚴(yán)從重處理，并不得繼續(xù)從事人事檔案工作，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。（四）檔案管理人員、員工本人，任何人不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料；不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕歸檔；不準(zhǔn)將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。（三）人事檔案除特殊情況外一般不借出查閱。第六章 檔案的提供和利用第十九條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）查閱人事檔案應(yīng)填寫(xiě)審批表，按規(guī)定程序逐級(jí)審批，方可查閱。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。第十七條 檔案卷皮、目錄和檔案盒的樣式、規(guī)格應(yīng)統(tǒng)一使用中組部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。材料須經(jīng)公司審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。第十五條 員工進(jìn)入公司、人力資源部對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料等要及時(shí)收集，整理歸檔，保持檔案的完整。第十三條 檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)（184X260毫米）規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、純蘭或紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。（三）每卷檔案內(nèi)容的歸類，詳見(jiàn)人事檔案管理辦法第九條，共分十類進(jìn)行整理。第十二條 檔案材料編號(hào)和目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認(rèn)真進(jìn)行編寫(xiě)，具體要求如下：（一）每卷檔案編號(hào)采用“年份+入職次序”的形式，按照同一時(shí)間進(jìn)入公司的員工姓氏升序進(jìn)行排列（排名不分先后，僅用于檔案編號(hào)）。第四章 檔案的整理第十條 整理員工人事檔案，必須做到檔案材料認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確，材料齊全，編排有序，目錄清楚，達(dá)到每卷檔案完整、真實(shí)、條理、實(shí)用的要求。（七）辦理其他相關(guān)事宜。（六）根據(jù)員工人事檔案工作情況，制定各項(xiàng)規(guī)章制度及工作流程。（四）貫徹執(zhí)行國(guó)家及上級(jí)主管部門檔案管理工作的方針、政策及有關(guān)條例，管理好公司員工人事檔案，接受上級(jí)的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）熱愛(ài)本職工作，忠于職守，熟練掌握員工人事檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。第七條 員工解除勞動(dòng)合同、辭職、自動(dòng)離職、除名、辭退等原因，其檔案滯留在本公司的，可由本公司檔案室暫時(shí)代為管理。第二章 機(jī)構(gòu)和職責(zé)第五條 員工人事檔案管理工作在人力資源部指導(dǎo)下，由專職或以人事檔案工作為主的兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)日常管理，同時(shí)接受公司上級(jí)組織、人力資源部門的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。第三條 人事檔案必須按照相關(guān)法律、規(guī)定，做好員工人事檔案的管理工作；必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案保密、保管的制度和法規(guī)，確保人事檔案的安全與完整。第二條 員工人事檔案是公司、人力資源部等部門在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等工作中形成的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)以及工作變動(dòng)等情況的有關(guān)材料。四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。查、借閱檔案注意事項(xiàng)、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。三、檔案相關(guān)規(guī)定基礎(chǔ)管理：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類整理。二、檔案管理內(nèi)容員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。第十六條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)討論通過(guò)，自頒布之日起執(zhí)本制度解釋權(quán)在人力資源部。