【正文】 報(bào)銷流程按本內(nèi) 控制度第四章第五節(jié)執(zhí)行。 采購(gòu)人員要經(jīng)常的收集市場(chǎng)相關(guān)信息，發(fā)展?jié)撛诘慕?jīng)銷商并加強(qiáng)對(duì)目前和未來(lái)供需狀況的了解，并從質(zhì)量、服務(wù)、費(fèi)用和能力方面對(duì)經(jīng)銷商加以分析和評(píng)估，及時(shí)充實(shí)更新經(jīng)銷商名單。 所采購(gòu)物品的使用部門要在請(qǐng)購(gòu)單上對(duì)采購(gòu)需要做出描述，解釋其目的和用途。 37 第九章、機(jī)關(guān)部門采購(gòu)流程 一、 機(jī)關(guān)部門采購(gòu)制度 機(jī)關(guān)部室采購(gòu)物品要嚴(yán) 格按照國(guó)際公司的采購(gòu)制度和流程進(jìn)行，填寫(xiě)國(guó)際公司統(tǒng)一的機(jī)關(guān)請(qǐng)購(gòu)單和訂購(gòu)單。如果沒(méi)有報(bào)價(jià)書(shū)，則指定代理人應(yīng)在請(qǐng)購(gòu)單上注明口頭向供貨商詢到的價(jià) 格。并在上面注明訂單已在緊急參考號(hào)之下履行。若干天之后，采購(gòu)員應(yīng)向供貨商發(fā)送一份書(shū)面的采購(gòu)訂單。 指 定負(fù)責(zé)人通知供應(yīng)商要求立即發(fā)貨。數(shù)量 。供貨商名稱和聯(lián)系人 。應(yīng)包括如下內(nèi)容： 定貨日期 。 當(dāng)緊急采購(gòu)超出了被授權(quán)人個(gè)人核決權(quán)限時(shí)，被授權(quán)人應(yīng)取得總經(jīng)理的口頭或電子郵件批準(zhǔn)。 基本物資的供貨商必須符合“供貨商預(yù)審資格”。 35 第八章 緊急采購(gòu) 一、目的 設(shè)立此制度即 為滿足因安全、環(huán)保和工程相關(guān)的關(guān)鍵物資或服務(wù)，此后仍然應(yīng)該補(bǔ)辦適當(dāng)?shù)氖掷m(xù)。 如發(fā)生預(yù)算外人工費(fèi)的支出，或單位工時(shí)工資標(biāo)準(zhǔn)超出預(yù)算畸高，須提交特別情況說(shuō)明，并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，方可付款。這樣就可以在一定程度上避免民工閑滯情況出現(xiàn)，降低人工成本。 在工程開(kāi)工后，要嚴(yán)格控制勞動(dòng)力定額，出勤率，加班加點(diǎn)等問(wèn)題；及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決人員安排不合理，派工不恰當(dāng)，時(shí)緊時(shí)松，窩工、停工等問(wèn)題。根據(jù)民工使用成本目標(biāo)向生產(chǎn)副 總通告人工費(fèi)撥款計(jì)劃。 消耗性材料 預(yù)算內(nèi) 項(xiàng)目部應(yīng)提交憑據(jù)： 1）請(qǐng)購(gòu)單 2）工程進(jìn)度表 應(yīng)標(biāo)明所處工程的進(jìn)度及標(biāo)段、根據(jù)預(yù)算此階段應(yīng)耗費(fèi)的材料定額 3）兩家以上供貨商的報(bào)價(jià)單 4）發(fā)票或其他原始憑證 預(yù)算外的材料采購(gòu)程序同“設(shè)備” 人工費(fèi)的支付 在施工開(kāi)始前，不僅要排施工進(jìn)度計(jì)劃，也應(yīng)該據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃排出每道工序民工用工計(jì)劃，根據(jù)用工計(jì)劃計(jì)算人工費(fèi)。預(yù)算部門和進(jìn)出口部門據(jù)此掌握和控制燃料的耗用進(jìn)度和價(jià)格情況。 燃料的采購(gòu) 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算部門應(yīng)預(yù) 計(jì)出燃料總量，進(jìn)出口部門則應(yīng)根據(jù)近期國(guó)際原油價(jià)格的波動(dòng)和對(duì)項(xiàng)目所在國(guó)的汽油價(jià)格的了解做出測(cè)算。 5）進(jìn)出口部門事后，須對(duì)項(xiàng)目部提供的供應(yīng)商進(jìn)行常規(guī)的審核，并補(bǔ)足一家以上的供應(yīng)商計(jì)入數(shù)據(jù)庫(kù)。 項(xiàng)目部應(yīng)提交下列手續(xù)： 1)請(qǐng)購(gòu)單 2)發(fā)生預(yù)算外采購(gòu)的詳細(xì)情況說(shuō)明 3）提供至少兩家以上的供應(yīng)商的簡(jiǎn)介及報(bào)價(jià) 33 4）生產(chǎn)部門對(duì)上述材料審核后，轉(zhuǎn)入進(jìn)出口部和財(cái)務(wù)部。設(shè)備購(gòu)進(jìn)后，項(xiàng)目部的報(bào)賬員應(yīng)先登記固定資產(chǎn)卡片，然后將支票存根、發(fā)票、運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)單據(jù)、實(shí)物驗(yàn)收單、固定資產(chǎn)卡片等原始票據(jù)從網(wǎng)上傳送給公司總部財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在審核后據(jù)以入賬。財(cái)務(wù)部復(fù)核簽字手續(xù)齊備后，在網(wǎng)上向項(xiàng)目部發(fā)出允 許付款通知單。 （四）項(xiàng)目部實(shí)施國(guó)外采購(gòu)的具體流程 本流程是在國(guó)際公司建立的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)控制下的環(huán)境中進(jìn)行的。為節(jié)約成本、加強(qiáng)國(guó)外項(xiàng)目監(jiān)督管理、和日后制定標(biāo)準(zhǔn)定額建立基礎(chǔ)?？煞譃樵O(shè)備類、原材料及燃料、日常生活用品、人工費(fèi)等進(jìn)行編制。然后，根據(jù)以往施工項(xiàng)目的實(shí)際情況，編制必須在國(guó)外采購(gòu)的材料 、設(shè)備、及人工實(shí)需計(jì)劃明細(xì)表。 二、 流程細(xì)則 （一）、預(yù)算與計(jì)劃 國(guó)際公司的計(jì)劃部門在公司簽訂分包合同后，應(yīng)根據(jù)工程量和標(biāo)準(zhǔn)定額編制工程預(yù)算。對(duì)于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求有關(guān)業(yè)務(wù)人員按國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制 度及內(nèi)部管理制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充，待手續(xù)完備后，再予以辦理。 完整性審核 即審核原始憑證內(nèi)容是否完整，填寫(xiě)的項(xiàng)目是否齊全，填寫(xiě)方式是否正確，有關(guān)簽證是否具備等。 合規(guī)性審核 即指審核原始發(fā)票是否符合有關(guān)規(guī)定。 合法性審核 即指審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。一旦交易發(fā)生，應(yīng)當(dāng)從供應(yīng)商的貨款中扣回預(yù)付款或定金。預(yù)付款或定金應(yīng)該再簽訂供貨合同中寫(xiě)明，合同沒(méi)有明確規(guī)定的不應(yīng)預(yù)付貨款或定金。 28 在商品交易中有時(shí)供應(yīng)商會(huì)要求預(yù)付貨物定金，防止毀約而造成損失。 應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬按月結(jié)帳，并且互相核對(duì)，出現(xiàn)差異時(shí)應(yīng)查明原因進(jìn)行調(diào)整。 財(cái)務(wù)部門應(yīng)將收到的購(gòu)貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購(gòu)貨訂單、購(gòu)貨合同等進(jìn) 行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合 規(guī)性、完整性和正確性。 收到貨物并驗(yàn)收后，應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告必須以序編號(hào)，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告副本應(yīng)及時(shí)送交采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門。健全有效的采購(gòu)付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度應(yīng)包括以下內(nèi)容。 三、收貨單格式 一式四聯(lián)，第一聯(lián)留給生產(chǎn)部，第二聯(lián)存進(jìn)出口部，第三聯(lián)存財(cái)務(wù)部，第四聯(lián)存收貨部門。 單位驗(yàn)收部門應(yīng)使用順序連續(xù) 的收貨驗(yàn)收單記錄收貨，對(duì)無(wú)對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單的貨物，不得簽收。對(duì)于直接由使用者接受的商品，控制程序就應(yīng)規(guī)定由使用者根據(jù)其提出的請(qǐng)購(gòu)單和供應(yīng)商的發(fā)票來(lái)填制收貨報(bào)告單，并由部門主管簽字，使用部門直接填制領(lǐng)料單后加以使用。 將送交的貨物放在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，未檢驗(yàn)和已檢驗(yàn)的貨物要分開(kāi)放。 （ 3）數(shù)量和質(zhì)量確認(rèn)無(wú)誤后 ，收料員填制收貨單（入庫(kù)單）收料單必須由驗(yàn)收員和收料員共同簽字，以明確驗(yàn)收和入庫(kù)的責(zé)任。所以，應(yīng)建立嚴(yán)格的取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。 （ 2）建立健全取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)?！胺忾]式”檢驗(yàn)就是要求進(jìn)出口部門、供貨單位未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)實(shí)驗(yàn)室，避免人為的因素的干擾，確保分析人員在不受外界干擾的情況下按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和判斷。在質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程中，對(duì)于特殊商品需要具有較高的專業(yè)知識(shí)或者必須經(jīng)過(guò)儀器或?qū)嶒?yàn)才能進(jìn)行的情況下，質(zhì)量檢驗(yàn)就必須有質(zhì)量管理部門完成，通常采用抽樣的方法，將樣品送交專家或?qū)嶒?yàn)室， 由分析人員簽署質(zhì)量驗(yàn)收意見(jiàn)。檢驗(yàn)的方法很多，如將送交收貨部門的購(gòu)貨訂單副本中的數(shù)量 資料刪去，促使收貨人獨(dú)立核算貨物的數(shù)量，防止收貨人不經(jīng)檢驗(yàn)就根據(jù)訂貨單上的數(shù)量來(lái)填制收獲報(bào)告單；要求兩個(gè)收貨人同時(shí)在收發(fā)報(bào)告單上簽字，通過(guò)相互制約來(lái)防止差錯(cuò)的發(fā)生。但根據(jù)國(guó)際公司的實(shí)際情況，一般是由項(xiàng)目部提出請(qǐng)購(gòu)并驗(yàn)收，其業(yè)務(wù)流程要經(jīng)歷以下環(huán)節(jié)： 一、流程 （一）執(zhí)行部門及人員 由生產(chǎn)部門 憑證審核 收貨部門將貨物到達(dá)單位時(shí)附有的裝箱單、交貨通知單或貨運(yùn)單與訂貨單與購(gòu)貨 合同對(duì)照，檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。 1對(duì)于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給與相應(yīng)的處分；觸犯刑律的，交司法 機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。 1工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)情報(bào)和機(jī)密。記錄資料必須妥善保存。 需要招標(biāo)或詢價(jià)的項(xiàng)目，必須通過(guò)討論確定招標(biāo)、詢價(jià)的對(duì)象。公司設(shè)立設(shè)備引進(jìn)小組，由總工程師任組長(zhǎng)，總工程師辦公室、 進(jìn)出口部、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部具體承辦。 設(shè)備引進(jìn)工作要在總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。堅(jiān)持綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)”五個(gè)方面，要競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。 采購(gòu)設(shè)備必須遵循上級(jí)主管單位及本公司的有關(guān)規(guī)定。 訂單格式 訂購(gòu)單 訂購(gòu)單編號(hào) : 訂購(gòu)日期 : 年 月 日 序號(hào) 物資名稱 單位 規(guī)格 數(shù)量 單價(jià) 金額 要求到貨日期 備注 請(qǐng)購(gòu)單編號(hào) : 合計(jì) 說(shuō)明 賣方 買方 價(jià)格審核 進(jìn)出口部主任 經(jīng)辦人 審批簽字加蓋公章 審批簽字加蓋公章 注 : 一式四聯(lián) ①供應(yīng)商 ②進(jìn)出口部門 ③生產(chǎn)部門 ④財(cái)務(wù)部門 二、設(shè)備采購(gòu)管理制度 為了保證我公司設(shè)備采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，使引進(jìn)工作正?；?、規(guī)范化、特制訂本制度。 按單位審批權(quán)限的規(guī)定，不同的訂單有不同的管理層批準(zhǔn)；合同的特殊條款必須由專門的律師或法律顧問(wèn)把關(guān)，以保證沒(méi)有重大紕漏。由采購(gòu)訂單之外的專門人員負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)格的審核，所有超過(guò)規(guī)定的價(jià)格必須要經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人的特殊審批。要將價(jià)格同過(guò)去的標(biāo)準(zhǔn)或市場(chǎng)平均價(jià)格相對(duì)照，以保證訂單價(jià)格的合理性。 （ 5）由專人復(fù)查購(gòu)貨訂單的編制過(guò)程和內(nèi)容。 （ 3）訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn) 后的請(qǐng)購(gòu)單。 訂單的控制 要求 （ 1）根據(jù)《合同法》以及相關(guān)法規(guī)與供應(yīng)商簽訂正式訂單。 3）自行估價(jià)：自己成立估價(jià)小組，由采購(gòu)、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的低價(jià)資料。一個(gè)合適的、公允的價(jià)格可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)： 1）多渠道詢價(jià)：多方打聽(tīng)市場(chǎng)行情，包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)等。 辦公用品、低值易耗品 詢價(jià)采購(gòu) 采購(gòu)人員選取信用可靠的廠商將采購(gòu)條件講明，并詢問(wèn)價(jià)格或寄詢價(jià)單請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)，比較后進(jìn)行采購(gòu)。 比價(jià)采購(gòu) 將數(shù)家廠商提供的物資的價(jià)格、質(zhì)量、供貨期等進(jìn)行比較，在不影響質(zhì)量的前提下，向成本最低者采購(gòu)。 招標(biāo)采購(gòu) 詳見(jiàn)“招標(biāo)文件范本” 定價(jià)采購(gòu) 在預(yù)算時(shí)，直接指定該種類的采購(gòu)方式。 21 （ 6）、進(jìn)出口部應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，健全合格供應(yīng)商資料檔案。 （ 4）決定評(píng)審項(xiàng)目。評(píng)審小組成員如下： 小組組長(zhǎng)： 韓 強(qiáng) 副組長(zhǎng) ： 李曉東 南宮孝 楊建立 組 員 ： 劉志平 王 勇 廉 鋼 楊素梅 王艷陽(yáng) （ 3）評(píng)審會(huì)議召開(kāi)時(shí)間。 （ 2）對(duì)請(qǐng)購(gòu)單提請(qǐng)審議的項(xiàng)目需成立評(píng)審小組。 招標(biāo)采購(gòu)（詳見(jiàn)招標(biāo)文件范本） 緊急采購(gòu)（在第節(jié)有專門論述） 供貨對(duì)象的控制 進(jìn)出口部門在正式填制購(gòu)貨訂單前，必須向不同的供應(yīng)商索取供應(yīng)物品的質(zhì)量、價(jià)格、折扣供貨期和付款條件等資料，并據(jù)以選擇對(duì)單位最有利的供應(yīng)商。這種方式適用于采購(gòu)數(shù)個(gè)量較大、金額較大需要選擇可靠供應(yīng)商的物資。國(guó)際公司對(duì)小型工具設(shè)備、大宗物資可采用此方式。國(guó)際公司對(duì)低值易耗品、辦公用品 類物資可采用此種購(gòu)買方式。 采購(gòu)方式的控制 直接采購(gòu) 進(jìn)出口部門直接向供應(yīng)商詢價(jià)，并向最低報(bào)價(jià)單位購(gòu)買，雙方不需要簽訂書(shū)面采購(gòu)合同，往往是即時(shí)結(jié)清。 20 第二節(jié) 購(gòu)買流程 一、采購(gòu)實(shí)施的控制 采購(gòu)數(shù)量的控制 審查請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。 （二）、核決權(quán)限 裝飾性材料 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在 50 萬(wàn)元以下，由主管財(cái)務(wù)副總核批； 請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在 50 萬(wàn)以上，由總經(jīng)理核決； 其他設(shè)備及物資審批權(quán)限參照“裝飾性材料” （三）進(jìn)出口部門在接到各部門請(qǐng)購(gòu)單及材料物資實(shí)需單后，應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檢查請(qǐng)購(gòu)書(shū)上申請(qǐng)項(xiàng)目是否與計(jì)劃相符，各明細(xì)項(xiàng)目是否填列齊全。 四、請(qǐng)購(gòu)的審批 （一）原則 對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行嚴(yán)格審批是通過(guò)請(qǐng)購(gòu)單控制物資請(qǐng)購(gòu)的關(guān)鍵。 首先應(yīng)設(shè)置專業(yè)的計(jì)劃預(yù)算管理部門執(zhí)行計(jì)劃、預(yù)算的職能。 三、對(duì)于請(qǐng)購(gòu)物資的預(yù)算管理 預(yù)算是公司的目標(biāo)及其資源配置和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃的數(shù)量說(shuō)明，并用貨幣形式進(jìn)行具體的、系統(tǒng)的反映。請(qǐng)購(gòu)單須由使用部門主管審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員審核簽字后。格式如下 原材料計(jì)劃（預(yù)算）實(shí)需統(tǒng)計(jì)表 項(xiàng)目部：