【正文】 附件：《會務手冊》 。以供總經理和參會人員參考）l 根據紀要在限定的任務時間內進行跟蹤推進，及時向總經理通報進展，并將推進結果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。 參考模板附件：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請函等 第五部分 會議支持1. 例會、業(yè)務會議l 根據議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給總經理l 確定需參加的人員、時間、地點。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修正。216。216。 日期應當寫具體的年、月、日。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據與目的（2） 概述有關情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識（5） 直接點明結論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準或轉發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 216。216。l 撰擬文稿216。 調查研究收集材料。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復而只適用于向領導反饋信息、提供參考。216。 確定主題。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內容，在與總經理相互溝通中，準確領會領導意圖，并據此進行寫作。 秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等 程序：準備——撰擬——審核修改、發(fā)布l 準備216。l 有固定的格式——格式為內容服務，要有相對的穩(wěn)定性。l 時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或將要出現的問題。l 具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。第四部分 文字支持秘書不僅要領會領導的指示， 而且要能貫徹領導的指示。 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調，顯示自己的職業(yè)和職位。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產生莫大的好感。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。秘書經常與總經理出現于各種場合，更應注意禮節(jié)。 舉止。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產生愿意同你交往。表情中最主要的因素是眼神和微笑。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現自己的缺點并改正，善于發(fā)現別人的優(yōu)點欣賞和學習。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權限，既要積極地配合工作，又不能干預領導的決策和下屬或其它部門的工作。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向對方說明情由以得到他人的諒解。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。 公正客觀。四、 秘書禮儀素質的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應從以下幾方面加強對自身素質的培養(yǎng)。（2） 對外交往要真誠情切，秘書要很好地領會和把握總經理的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提醒總經理率先垂范，以身作則。4． 協助總經理樹立行為感化形象。3． 協助總經理樹立行為激勵形象。 2．協助總經理樹立行為合作形象。1． 語言形象 總經理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。 秘書和秘書部門是為總經理服務的，領導對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務水準。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實踐，要當好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關、協調的工作。（2） 經常了解全局情況，取得按時保質完成各類任務的主動權。 參與實踐，協助總經理推進工作。第二， 要站在領導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。其中要把握三點：第一， 要有觀察力，跟蹤了解總經理的思維軌跡，敏于捕捉領導的思想火花。其次是超前搞好調研，多提供決策預案。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調查研究。一個好的秘書既是領導的助手又是領導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領導進行決策，同時還要輔助領導樹立良好的公眾形象。以促進彼此的了解與進一步的合作。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應在征求總經理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關系。l 尊重合作伙伴和供應商，要注意多方了解與業(yè)務相關的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。二、外部溝通 外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務禮儀。準確理解總經理的授意、做好上情下達的工作。同時一定要向對方保證可以寫信或發(fā)給總經理，而且總經理一定會看。如果對方愿意，可以推薦對方與部門其他負責人聯系，同時告訴對方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴總經理； 在總經理方便時告知來訪情況，根據總經理授意進行后續(xù)安排。（二）參與支持的大型活動： 部門時序總經理秘書總經理征求總經理意見總經理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據總經理授意跟進工作結束根據錄音整理講話稿整理業(yè)務資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協助總經理準備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經理的意見；l 如果總經理同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期l 參加分工會，明確總經理和自己的職責，了解其他人職責，將總經理日程細化落實； 如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；l 幫助總經理準備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經總經理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；l 參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練； 活動當天l 參加外部活動時，秘書應著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；l 活動中配合演示PPT，做好錄音；l 活動中配合接待公司或外部領導，活動期間要保持在總經理的視線之內，在關注自己總經理需求的同時也關注其他總經理的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關注自己總經理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務人員的工作； 活動后l 整理業(yè)務資料和名片；l 根據錄音整理講話稿；l 總經理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。 對記者的界面要非常友好。采訪準備（采訪前一周）l 落實品推采訪陪同人和記者的聯系方式，出現意外情況時可進行聯系；l 配合品推幫助總經理整理采訪問題的答案，呈送總經理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應該有所備份并及時更新；l 了解記者需求并進行準備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版；采訪準備（采訪前一天）l 幫助總經理準備好采訪提綱和問題答案；l 對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經理著裝和發(fā)型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；如果采訪在公司外進行要事先定車； 如果采訪在公司內進行要事先預定會議室，并根據采訪需要注意采光電源；采訪當天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯系，落實采訪時間；l 如果是電話采訪需要檢查會議設備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經理撥通記者電話；l 如果采訪在公司外應該及時提醒總經理出發(fā)；l 如果采訪在公司內應該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內，記者到后應由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當后請總經理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結束l 與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；l 通知總經理收看，或收集采訪報紙呈送總經理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― Interpreter