xxxx股份有限公司內(nèi)部控制制度(參考版)
2024-11-11 11:58本頁(yè)面
【正文】 （ 3）定期對(duì)供應(yīng)商優(yōu)化，將不合格供應(yīng)商剔出供應(yīng)商清單。 生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購(gòu)、保管、財(cái)務(wù)部門 （ 1）制訂選擇主要供應(yīng)商 評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，包括： ①供貨歷史； ②供貨能力和頻率； ③產(chǎn)品質(zhì)量及質(zhì)量控制能力； ④服務(wù)水平； ⑤財(cái)務(wù)及信用狀況； ⑥管理規(guī)范； ⑦來(lái)自其他客戶的評(píng)價(jià)。 選擇供應(yīng)商 采購(gòu)員 （ 1）尋找供應(yīng)商以保證： ①供應(yīng)物料順暢； ②進(jìn)料品質(zhì)穩(wěn)定； ③交貨數(shù)量符合； ④交貨期準(zhǔn)確； ⑤各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)。 采購(gòu) 作業(yè)計(jì)劃 采購(gòu)計(jì)劃員 （ 1）根據(jù)物料管理系統(tǒng)采購(gòu)提示和月度物資 月度 計(jì)劃，編制采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃； （ 2）按授權(quán)報(bào)審批人批準(zhǔn)后，將 采購(gòu)作業(yè)單下達(dá)采購(gòu)員； （ 3）采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃分送倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門。 月度采購(gòu)計(jì)劃 物流公司 計(jì)劃員 （ 1）依據(jù)物資需求計(jì)劃及倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)量編制月度采購(gòu)計(jì)劃。 物流公司 計(jì)劃員 （ 1）每月 5 日前匯總各 子（分）公司 物資需求計(jì)劃。 監(jiān)督檢查部門應(yīng)當(dāng)向總經(jīng)理或 財(cái)務(wù)總監(jiān) 報(bào)告 采購(gòu)與付款事項(xiàng)業(yè)務(wù) 內(nèi)部控制監(jiān)督檢查情況和有關(guān)部門的整改情況。 （二）監(jiān)督檢查內(nèi)容 采購(gòu)與付款 業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況 ， 重點(diǎn)檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象； 采購(gòu)與付款 業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況 ， 重點(diǎn)檢查授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批行為； 物資采購(gòu)是否嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，有無(wú)預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目 ； 付款有無(wú)付款計(jì)劃，采購(gòu)預(yù)付款控制情況 ； 會(huì)計(jì)核算制度的執(zhí)行情況 ， 重點(diǎn)檢查 采購(gòu)與付款記錄 是 否真實(shí)、完整、及時(shí)。 （四） 在物流公司沒有成立的時(shí)間內(nèi)，各子公司采購(gòu)計(jì)劃按上述時(shí)間報(bào)集團(tuán)公司供銷部，由供銷部匯總平衡后，提 交集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審批。 （二）計(jì)劃報(bào)送時(shí)間 子（分）公司 月度物資需求計(jì)劃必須在每月 3 日前報(bào)送 物流公司 ； 追加計(jì)劃在計(jì)劃確定后 2 日內(nèi)由 子（分）公司 供應(yīng)部門及時(shí)報(bào)送 物流公司 ； 上海市國(guó)康路 46號(hào)同濟(jì)科技大廈 1308室 (202092) T / 0216598 9959 F / 6598 0171*814 E / 19 物流公司匯總平衡后，提交集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審批； 特需計(jì)劃要在集團(tuán)公司批復(fù)后，按照集團(tuán)公司批復(fù)要求由供應(yīng)部門 3 日內(nèi)報(bào)送 物流公司 。 第十 三 條 集中采購(gòu)控制 措施 集團(tuán)公司成立 物流 公司，統(tǒng)一對(duì)下述物資進(jìn)行集中采購(gòu)與管理： （一）生產(chǎn)常用物資； （二）生產(chǎn)通用物資； （三）大型大批量物資； （四）貴重物資（金額超 萬(wàn)元的）； （五）其他特殊物資。 第十一條 崗位輪換控制措施 對(duì)辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員定期 （建議 3 年） 進(jìn)行崗位輪換，防范采購(gòu)人員利用職權(quán)和 工作便利收受商業(yè)賄賂、損害企業(yè)利益的風(fēng)險(xiǎn)。 第九條 崗位制衡 控制 措施 （一）請(qǐng)購(gòu)與審批 崗位進(jìn)行分離 ； （二）詢價(jià)與確定供應(yīng)商 崗位進(jìn)行分離 ； （三）采購(gòu)合同的訂立與審核 崗位進(jìn)行分離 ； （四）采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄 崗位進(jìn)行分離 ； （五）付款的申請(qǐng)、審批與執(zhí)行 崗位進(jìn)行分離 。 （二）采購(gòu)與付款 會(huì)計(jì)記錄 財(cái)務(wù)部門按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，對(duì) 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù) 及時(shí)核算，正確反映 采購(gòu) 金額 和付款金額 ； 財(cái)務(wù)部門定期與 采購(gòu) 部門核對(duì) 采購(gòu)明細(xì)賬及供應(yīng)商明細(xì) 賬，核對(duì)不符，及時(shí)查明原因，并報(bào)告處理。 （ 四 ）授權(quán)批準(zhǔn)管理 審批人根據(jù) 采購(gòu)與付款 授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越權(quán)限 審批 ； 經(jīng)辦人在職責(zé)范圍內(nèi)，按照 權(quán)限 人的批準(zhǔn)意見辦理 采購(gòu)與付款事項(xiàng) ； 對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕并應(yīng)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)?上海市國(guó)康路 46號(hào)同濟(jì)科技大廈 1308室 (202092) T / 0216598 9959 F / 6598 0171*814 E / 17 批人的上級(jí)授權(quán)部門報(bào)告。 采購(gòu)合同 董事會(huì) 金額以上 總經(jīng)理 金額以上或工程合同 其它被授權(quán)人 授權(quán)金額以內(nèi) 戰(zhàn)略性采購(gòu) （儲(chǔ)備性物資） 董事會(huì) （ 1）重大金額審批； （ 2）授權(quán)總經(jīng)理審批。 上海市國(guó)康路 46號(hào)同濟(jì)科技大廈 1308室 (202092) T / 0216598 9959 F / 6598 0171*814 E / 16 （二）權(quán)限劃分 項(xiàng) 目 審批人 審批權(quán)限 采購(gòu)政策 董事會(huì)或授權(quán)董事長(zhǎng) （ 1） 審批采購(gòu)制度 ； （ 2）閉會(huì)期間授權(quán)董事長(zhǎng)審批 月度采購(gòu)計(jì)劃 總經(jīng)理或授權(quán) 分管副總 （ 1）以總經(jīng)理辦公會(huì)議 形式審批或授權(quán) 分管副總 審批。 第六條 防范公司采購(gòu)與付款的風(fēng)險(xiǎn)，減少公司損失，提高資金運(yùn)營(yíng)效率。 第二章 內(nèi)部控制目標(biāo) 第四條 規(guī)范 采購(gòu)與付款管理 行為，理順 采購(gòu)與付款管理 程序。 第二條 本規(guī)范所稱 采購(gòu)與付款 ， 是指 企業(yè) 外購(gòu)商品或勞務(wù)并支付價(jià)款的行為 。 銷售處 ，及時(shí)識(shí)別資金來(lái)源與歸屬。 （ 4）記賬，及時(shí)編制 記帳 憑證。 （ 2）稽核 員，及時(shí)獲取對(duì)賬單，及時(shí)對(duì)賬，準(zhǔn)確編制余額調(diào) 節(jié)表送領(lǐng)導(dǎo)審閱。 （三）權(quán)限指引 銷售 財(cái)務(wù)部門，分析應(yīng)收賬款賬齡、督促業(yè)務(wù)人員回款；及時(shí)處理回款憑證；及時(shí)編制資金報(bào)表報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。 憑證復(fù)核 結(jié)算中心 復(fù)核員 （ 1）憑證是否及時(shí)處理； （ 2）憑證資金是否正確； （ 3）科目使用是否正確； （ 4）及時(shí)向各公司編制收款或資金上劃通知書。 結(jié)算中心 （ 1）記賬員，負(fù)責(zé) 審核委托付款書 ， 經(jīng)辦或核查 憑證 ， 整理和 裝訂 資金憑證； （ 2） 稽核 核員，
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