電子文件概述ppt課件(參考版)
2025-05-04 18:11本頁面
【正文】 2022/5/29 電子文檔、電子文件 文件 （會議文件） 文檔 （會議記錄） 編碼 （ word) 編碼 （ PDF） 編碼 （ PDF) 文檔 （演講） 包含了多個文檔和編碼的一份文件 。 2022/5/29 電子文檔、電子文件 電子文檔與電子文件的關(guān)系，如同記錄與文件管理的關(guān)系一樣。檔案是非現(xiàn)行文件，檔案是具有保存價值且已經(jīng)歸檔保存的文件。文件的結(jié)構(gòu)是指文件的格式以及構(gòu)成文件各個要素之間的有機聯(lián)系，文件的背景即文件創(chuàng)建、接收以及使用的業(yè)務(wù)背景。因此，文件屬于一種特別的記錄，即恒定的記錄（ fixed record)。 2022/5/29 記錄、文件、檔案 形成目的 來源 記錄 （ 1）為證明和支持各項活動提供證據(jù)； （ 2）以記錄與備查為目的； （ 3）保存以作為活動或行為的證據(jù)； 組織或個人 信息 任意性、多元性 任意、廣泛的來源 記錄與一般信息的區(qū)別 2022/5/29 記錄、文件、檔案 形成者 形成過程 保管者 保管要求 文件 組織或個人 在履行其法定義務(wù)或開展業(yè)務(wù)活動過程中形成與接收的記錄。當 “ 記錄 ” 作為名詞使用時，它的解釋更多地帶有 “ 證據(jù) ” 、 “ 憑證 ” 與 “ 為日后查考 ” 等意思。記載下來的材料也稱為 “ 記錄 ” 。 ?數(shù)字化可以使檔案館更有效地管理館藏與提供服務(wù) ?數(shù)字化可以滿足用戶對檔案的多種需求，提高利用率。 結(jié)構(gòu)信息（ structureinformation) ?是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式。 2022/5/29 本章思考題 什么是數(shù)字化？數(shù)字化有何作用與意義？ 哪些種類的館藏應(yīng)該成為數(shù)字化的對象？ 電子文件的特點決定了它與紙質(zhì)檔案在管理方面有哪些不同？ 如何理解電子文件的信息與載體的可分離性的特點？ 電子文件和電子檔案有什么不同？ 2022/5/29 內(nèi)容信息、背景信息與結(jié)構(gòu)信息 內(nèi)容信息（ contentinformation) ?是指文件所包含的表達作者意圖的信息。 2022/5/29 七、信息的可操作性 第一，由于信息的易變性，可以方便地改變其存在狀態(tài)。影像、聲音等各種信息形式加以有機組合，這種文件稱為“多媒體文件”。 ?第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。 ?電子文件中的信息是可流動的，具有相對獨立性 2022/5/29 四、信息的易變性 造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有： ?第一，在以往的文件中，載體不僅是信息的承載物，它一旦與特定信息結(jié)合為一體，還具有一種對信息的固化作用，信息的原有順序、本來面貌都被凝固在特定的載體上邊，不能改變。 2022/5/29 二、系統(tǒng)依賴性 電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動都必須借助于計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，不兼容的計算機和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。 ?二是載體上信息記錄密度極高。 他認為他的這種“模型”打破了原來文件生命周期理論中階段之間截然分開的界限，取而代之的是 連續(xù)保管模型 。 2022/5/29 四、電子文件的生命周期 澳大利亞檔案學者弗蘭克 根據(jù)目前的認識，電子文件生命周期理論的基本思想主要有如下方面： ?（ 1）電子文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，這個過程可以納入統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)之中； ?（ 2）這一過程依電子文件的功能和價值形態(tài)的變化可以劃分為若干階段（如現(xiàn)行期、半現(xiàn)行期、非現(xiàn)行期），不同階段之間沒有明確的界限，處于后階段的電子文件有向前階段轉(zhuǎn)化的可能； ?（ 3）電子文件在每一階段因其特定的功能和價值形態(tài)而具有不同的服務(wù)對象和服務(wù)方式，但電子文件的階段性與其物理位置、保存場所沒有對應(yīng)關(guān)系； ?（ 4）對電子文件生命全程的管理和監(jiān)控措施應(yīng)該向前延伸到電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計之中。其中設(shè)計階段是指電子文件系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)和安裝階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環(huán)境中產(chǎn)生出來的過程；維護階段則是指對于形成后的電子文件的技術(shù)維護和保管。 2022/5/29 四、電子文件的生命
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