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行政、人資管理制度匯編(參考版)

2025-04-21 01:45本頁面
  

【正文】 第五條(網管權責) 網絡管理員是物流股份所有計算機的管理員,責任是:(一)每月 5 日對所有計算機進行病毒清理,并對其重要文件和重要業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一備份加密;(二)受理計算機故障維修申請,及時處理并在 24 小時內排除故障;(三)進行常規(guī)性的計算機業(yè)務指導、培訓和上機前的輔導;(四)管理整個網絡,保證整個網絡的良好運行;(五)負責計算機硬件及軟件的升級;33 / 237(六)編制簡單程序,并參與引進外來軟件的技術論證;(七)購置計算機前對計算機進行等級定位和價格確認并進行質量驗收;(八)駐外公司計算機的病毒清理、資料備份、故障排除由物流股份網絡管理員指導完成或應邀現(xiàn)。超級密碼由網絡管理員設置,普通密碼由使用者本人設置。第四條(保密管理)(一) 計算機內的重要文件和重要業(yè)務數(shù)據(jù),每月 5 日由網絡管理員備份加密,統(tǒng)一交檔案管理員存檔。第二條(領用及維護)計算機使用人辦理領用手續(xù),使用人即該計算機的維護人,職責范圍:(一)愛護機器,保持清潔;(二)使用后,務必關機并切斷電源;(三)不得借予他人使用;(四)不得拆卸計算機,損壞或丟失照價賠償;(五)不得增刪硬盤上的應用軟件和系統(tǒng)軟件。30 / 237附件 3: 出 差 申 請 審 批 單 姓名 崗位所在單位 出差事由出差起止時間本部門負責人意見 簽字 : 日期:辦公室/管理部意見 簽字: 日期:子(分)公司 /物流股份總經理意見 本制度經總經理辦公會議研究通過并頒布實施,辦公室主任/管理部負責人為第一責任人。若因特殊情況包干費不夠者,經部門負責人批準可與住宿費標準合并調劑使用,但不得超過此兩項標準之和;(三)凡參加各類會議由主辦單位派車接送的以及各類培訓人員和自備有交通工具者不予發(fā)放市內交通包干費;(四)出差人員乘坐的火車、汽車時間在 4 小時以上的,可以按全天出差標準享受途中的伙食費補助;(五)按規(guī)定乘坐火車、汽車的、本人要求乘坐飛機的,其費用超標部分由個人承擔;(六)機票憑購票前由公司總經理簽批的《機票申批單》 (表格后附)進行報銷(乘坐飛機應盡量提前申請,以便盡可能的辦理最低折扣標準的機票,并謹慎確定出票盡量避免退票或換票) ;(七)如確因工作需要超標的差旅費經總經理批準,按實報銷。第六條 (長途交通費報銷原則)(一)長途交通費憑票實報實銷,但必須是直達路線。其計發(fā)天數(shù)按出差的實際日歷天數(shù)計算。第四條 (住宿費報銷原則)(一)按標準憑票限額報銷,同行人按不同標準合并使用,不得超報、重報;(二)員工出差若住宿朋友或親戚家,無住宿發(fā)票,本人可書面說明情況,經批準,按其標準數(shù)減半核報;(三)凡由接待單位免費或代付住宿費的出差人員,不能報銷住宿費;(四)住宿費的包干天數(shù),按出差的日歷天數(shù)減返回當天、非因公工作天數(shù)和享受臥鋪待遇或享受臥鋪補助的天數(shù)后計算。第三條 (例外原則)出差途中除因病或遇意外災害,或因工作實際需要,經電話聯(lián)系,請示批準延時外,不得因私事或借故延長出差時間,否則除不予報銷旅差費外,并按曠工處理。董事長(副董事長):(一)批準物流股份總經理省外 5 天以上出差;(二)批準國外出差;(三)批準大型的外出考察活動。第二條 (審批權限)盡量減少外出考察,參加會議,行業(yè)評比等出差活動。出差期限由派遣負責人視情況需要,事前予以核定;(二)出差人憑核準的《出差申請單》向財務部暫借所需差旅費,返回后五個工作日內結清暫借款。26 / 237 出差管理制度第一條 (出差申請程序)(一)出差前應填寫《出差申請單》 。對于檢舉、揭發(fā)泄密行為效果顯著的部門或員工,物流股份給予獎勵。第六條 (保密補救) 管理人員一旦發(fā)現(xiàn)保密文檔已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取緊急補救措施,并及時報告物流股份辦公室主任及總經理,最大限度地減少損失。所有調閱均須辦理調閱手續(xù),并在一日內歸還。第四條 (調閱權限) 絕密文檔限董事長及總裁調閱,機密文檔限總經理級以上人員調閱,秘密文檔限經理級以上人員調閱。絕密文檔不得摘錄、復制,機密和秘密文檔的使用、摘錄和復制須經物流股份辦公室部長批準。第三條 (保密措施) 保密文檔統(tǒng)一交物流股份檔案室管理。第二條 (密級確認) 保密文檔的密級確認由辦公室主任/管理部負責人、各子(分)公司總經理提出意見,交總經理核定。秘密文檔:憲章、各項制度、工作流程、人事安排、員工檔案、情報信息等企業(yè)經營活動中比較重要的文檔。絕密文檔:核心技術和管理成果、招投標資料、股東會或董事會重大決策及會議紀要等在企業(yè)經營發(fā)展中直接影響企業(yè)權益的特別重要的文檔。第三條 (辦公室八不準)(一)不準在辦公室接待與工作無關的客人超過 10 分鐘;(二)不準在室內吸煙,吃檳榔和其它食品;(三)不準在工作時間串崗、娛樂;(四)不準在辦公室閑聊、說粗話、大聲喧嘩;(五)不準用電腦上網聊天、游戲;(六)不準在辦公室無人時開燈、開空調;(七)不準下班后無故逗留辦公室;(八)不準在工作場所做與工作無關的事情;第四條 (附則)本制度經總經理辦公會議研究通過并頒布實施,辦公室主任/管理部負責人為第一責任人。駐外子(分)公司于每月 6 日至 10 日將《檔案管理制度》和《貴重物品管理制度》規(guī)定的上存資料及實物送交集團檔案室;(二) 辦公設施實行定置管理,辦公桌上用品擺放整齊,抽屜內不雜亂,電線用綁帶扎起;(三) 辦公室墻面掛物按企業(yè)視覺識別系統(tǒng)(VIS)定位布置;(四) 盆景定位擺放,作好標識,明確養(yǎng)護責任人;(五) 辦公室內地面、辦公設施等由責任人每日上班前清掃,墻壁、天花板、門窗于每周六下午 4 時前大掃除,確保無塵、無味、無雜物,各公司辦公室主任/管理部負責人應組織檢查大掃除情況。第二條(具體要求)(一)每月 5 日前各職員必須整理辦公室資料和物品,定期處理無用資料和物品,保留有用資料和物品,并將其分為自存和上存兩類,分別填入《自存資料和物品臺帳》及《上存資料和物品臺帳》 。 用印人登記印章保管員簽字用印人簽字審批人簽字印管人員備注登記印管人員收回印章審批人同意審批人不同意用印人不得使用印章重要資料存檔24 / 237 辦公室 5S 管理制度 第一條 (目的) 本制度所指的 5S 是指整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)。本移交書簽字之日前發(fā)生的印章保管使用責任由甲方承擔,簽字之日起印章的保管使用責任由乙方承擔。本協(xié)議一式兩份,甲乙雙方各執(zhí)壹份,自簽訂之日起生效。附件:印章保管使用協(xié)議印章移交書印章使用登記表印章使用流程圖20 / 237附件 1: 印 章 保 管 使 用 協(xié) 議甲方:(印章單位名稱)乙方:因工作需要,甲方的         印章交由乙方保管,乙方必須按甲方的《印章管理制度》保管使用印章。請各單位接此通知后,對本單位印章保管和使用情況進行一次認真檢查,確保公司印章保管和使用安全。第八條 (罰則) 凡因公司領導不力,不按《印章管理制度》規(guī)定保管使用印章,造成公司損失的,予以當事人 100200 元經濟處罰,對總經理予以通報,并處以 300 元的經濟處罰,情節(jié)特別嚴重的,除根據(jù)合同簽訂金額的 50%賠償外,同時還要追究相關人員行政責任。19 / 237 第七條(印章刻制和更換) 公司設立時憑工商局介紹信刻制公章,公章刻制后應及時將印鑒交工商局和物流股份有限公司辦公室檔案室備案。除銀行授信合同、鋼廠合同、長期合作大型客戶、稅務報表、總經理授信額度以內的合同不需報審批外,其余重要合同簽訂,必須經過物流股份職能中心審定,物流股份總經理審批流程后,方可使用印章。一般不得在空白介紹信和空白紙上加蓋公章。使用提貨專用章由出納員負責,使用材質專用章由計劃員負責。第五條 (審批權限) 使用行政公章必須經公司總經理簽字批準,墊資合同必須報總公司審批同意后才可簽訂蓋章;子(分)公司簽訂的所有合同必須報總公司備案;使用財務專用章由財務負責人審批,使用發(fā)票專用章由主管會計審批。印章保管人員都必須同公司總經理簽訂《印章保管使用協(xié)議》 。第三條 (印章保管) 行政公章和合同專用章由各公司指定辦公室主任/管理部負責人保管,財務專用章、發(fā)票專用章由財務金融中心總經理保管,法人代表私章和銀行印鑒私章委托出納員保管。第二條 (使用范圍) 行政公章用于對外報告、申報材料、公函、勞動合同、銀行借貸及必須加蓋行政公章的其它文件。附件:辦公會議召開流程 說明: 總經理交擬秘書起草通知并簽字,交由秘書轉交給辦公室/管理部部長; 辦公室/管理部部長向秘書室主管安排相關工作事宜,由行政主管復印會議通知并向與會人員分發(fā)通知; 與會人員簽收會議通知單,并準備會議資料,將會議通知會議主持人,參加會議; 會議主持人可根據(jù)會議通知安排座次,會議開始后,與會人員匯報工作并對相關問題進行討論;記錄員作好會議記錄; 在會議結束時,主持人對會議進行總結,并布置任務;記錄人員對會議記錄進18 / 237行整理,形成會議經要并呈交主持人,由主持人對紀要進行簽發(fā); 會議要素:時間、地點、人員、議題、議程、決議。第八條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第六條 本制度適合物流股份所屬各單位。次嚴格執(zhí)行處罰(確有重要事件需聯(lián)系,可短信告知對方,17 / 237復印分發(fā)總經理秘書 總經理總經理秘書辦公室/管理部部 長記錄員總經理交擬 起草會議 審閱簽字通知必要時記錄轉交行政主管安排有關工作通知與會人員 主持人與會人員會議簽收參加宣布開會安排座位主持人記錄員布置任務、總結宣布散會主持人整理記錄形成會議紀要紀要簽發(fā)程序匯報討論簽到會后再電話聯(lián)系);(四)會議參加人員需按規(guī)定保守會議秘密;(五)對無故缺席人員要予以通報批評,對遲到人員要設遲到席。 第五條 (會風管理)(一)會議必須準時召開,無特殊理由不得拖延或推遲;(二)原則上會議應集中于規(guī)定議題,不得跑題;(三)嚴禁接打電話,互相閑談。(四)涉及職工切身利益的問題: 擬訂的公司基本工資制度和工資標準、年度職工工資收入水平、內部分配形式和方案、工資調整方案; 其他事項。(二)關于公司的重要規(guī)章制度: 審定的公司基本管理制度; 審定公司具體規(guī)章; 審定部門管理制度。物流股份辦公會議決議以公司文件形式下發(fā)執(zhí)行,同時須報公司董事會、監(jiān)事會備案;(六)物流股份辦公會議成員必須認真負責地行使職權,遵守保密紀律,維護公司領導班子的團結;(七)物流股份辦公會議的議題及有關材料,會議討論情況和會議記錄為公司核心機密,一切有關人員不得泄露,違者依照有關法規(guī)追究責任。如遇特殊情況需取消或者改期,將由辦公室另行提前通知;總經理月度工作會議、半年度工作會議、年度計劃工作會議等重大會議,一般提前一周下達通知,會議議題及有關材料將傳達至參會人員;(五)物流股份辦公會議討論決定問題實行民主集中、多數(shù)一致、總經理負責的原則,由總經理歸納出席會議成員的多數(shù)意見后作出決議,對經會議討論尚不宜作出決議的議題,總經理有權決定下次再議。第三條(議事規(guī)定)(一)物流股份辦公會議必須按時并根據(jù)具體情況由總經理組織召開;(二)物流股份辦公室負責公司所有辦公會議議題的整理收集、會議安排、會議記錄、紀要整理和會議資料的保管等工作,并負責監(jiān)督、檢查會議決議的落實情況;(三)物流股份月度工作會議、半年度工作會議、年度計劃工作會議等辦公會議議題由物流股份總經理決定;或由物流股份副總經理在工作分工范圍內提出,交物流股份辦公室報物流股份經理審定。特別要求的專業(yè)會議邀請公司董事長參加并指導工作;(六)總經理辦公會議由總經理主持,物流股份有關部門負責人以上人員參加會議;(七)總經理特別辦公會議,由總經理主持,并由總經理指名的有關人員參加會議。專業(yè)會議的召開時間和參會人員,以及是否采用視頻會議的形式另行見具體會議通知;(八)總經理特別辦公會議:視處理特別工作需要不定期的召開總經理特別辦公會議。會議內容為:總結上周工作,安排布置本周工作;(二)總經理周中早會:定于每周周三上午 8:30 召開;(三)物流股份月度視頻工作會議:集中長沙區(qū)域各單位負責人統(tǒng)一在物流本部召開,省內和省外其他子(分)公司,則采取視頻會議形式在所在單位視頻會議室參會。 14 / 237 第二部分 行政管理制度
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