【正文】 人們都習(xí)慣于堅持自己的想法，而不愿接受別人的觀點。另外，上司和下屬所掌握的信息是不對等的，這也使溝通的雙方發(fā)生障礙。溝通雙方身份平等，則溝通障礙最小，因為雙方的心態(tài)都很自然。溝通障礙【本講重點】溝通障礙組織溝通與人際溝通【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________養(yǎng)成好習(xí)慣一般要經(jīng)過四個階段：不良習(xí)慣的無意識階級、發(fā)現(xiàn)不良習(xí)慣、有意識地改變不良習(xí)慣、養(yǎng)成好習(xí)慣的無意識階段?！颈局v總結(jié)】本講針對浪費時間的不良習(xí)慣展開論述。4養(yǎng)成常年使用工作效率手冊的習(xí)慣。4使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂。4在固定的時間里處理往來的函件。4招聘得力的秘書或充分利用電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備。4保證一天內(nèi)有一段時間不受干擾。4學(xué)習(xí)并運用對付干擾的方法。4集中精力完成重要工作。4讓下屬了解你的工作習(xí)慣。下面是一些建議：4每天花30分鐘做計劃?！醪粫菹?，不會娛樂，沒有空閑?！鯖]有目標，沒有計劃?！跏裁词虑槎荚敢夤?，認為忙才好?！趺济右话炎?，找不到主次?！咀詸z】對照一下，你自己是否有以下的不良習(xí)慣：□工作效率低，辦事拖拉。經(jīng)過多次重復(fù)，就自覺接受了這種做法，習(xí)慣成了自然。要達到這個境界，可以采用的有效辦法是“間隔重復(fù)”。正所謂“無招勝有招”，良好習(xí)慣的真正養(yǎng)成是在其不再被意識到的時候。如果你把內(nèi)部的人當作客戶，也就會自然而然按上述三點進行溝通了。在與組織之外的人進行溝通時，一般都很注意上述三點?！籼岢鰷贤ǖ闹黝}。在進行面對面溝通時，至少要做到以下三點：◆在約定的時間到達。這一階段，決心改變不良習(xí)慣，開始培養(yǎng)好的習(xí)慣。有時候，不良習(xí)慣是很難發(fā)現(xiàn)的，可以借助一些測試手段來發(fā)現(xiàn)。養(yǎng)成好習(xí)慣的四個階段不良習(xí)慣必須改變【忠告】時間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成。第7講 養(yǎng)成好習(xí)慣工作分類可以按兩種標準劃分，一是重要性，二是緊急性。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項應(yīng)為：圖62 “四象限”實例解析下屬請示工作、電話、會議、來訪等基本上也屬于這一象限。然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。根據(jù)這兩個方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類【舉例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費用預(yù)算計劃制定部門招聘計劃拜訪重要客戶工作報告總結(jié)下達指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品報銷差旅費顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后。【案例】某銷售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。工作的兩種劃分【本講重點】四象限的工作分類第二象限工作法【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________依據(jù)這兩個標準，可以把工作劃分為四種類型，職業(yè)經(jīng)理應(yīng)把重心放在第二象限的工作，也就是優(yōu)先處理重要但不緊急的事項?！颈局v總結(jié)】本講介紹如何運用“四象限”分析法對各項工作進行排序。【自檢】運用“四象限”分析法，對你一天時間內(nèi)的工作進行排序。【事例】肖經(jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導(dǎo)下屬工作、與財務(wù)經(jīng)理談銷售費用的預(yù)算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。Ⅳ象限：不緊急和不重要的事項不要為既不緊急也不重要的事而花費寶貴的時間與精力。由于對時間沒有計劃性，沒有按優(yōu)先原則排序，所以經(jīng)常把一些緊急的事當成重要的事來處理，顛倒了主次。：緊急但不重要的事項銷售經(jīng)理解決客戶投訴，上司找你了解工作等等都是緊急的事。一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內(nèi)完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由于每天忙于瑣碎事務(wù)，經(jīng)常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結(jié)果做了次要的事反而將重要的事拖到最后一刻，不僅時間倉促，質(zhì)量和效果也不能令人滿意。：重要但是不緊急的事項例如銷售經(jīng)理制定下屬員工獎金提成及發(fā)放規(guī)定，新聘的銷售人員的培訓(xùn)等雖然非常重要，但可以拖一段時間。需要職業(yè)經(jīng)理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結(jié)果接受和滿意。Ⅰ象限：既緊急又重要的事項緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項?！八南笙蕖钡墓ぷ鞣诸愃械墓ぷ鞫技扔芯o急程度的不同，又有重要程度的不同。重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優(yōu)先順序的原則，緊急的事排在前。四象限的工作分類第6講 第二象限工作法【心得體會】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________這是職業(yè)經(jīng)理進行時間管理的重要方法。【本講總結(jié)】本講主要介紹時間分析的方法?！咀詸z】選擇你認為最適合的分析方法，對你的時間利用方式進行分析。（4）都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，可能會有不同的順序。因為在拖延性干擾中，許多因素你可能無法把握，但是，你應(yīng)當可以把握你自己。（1）通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。研究表明，干擾者順序為：（4）羅列出干擾所帶來的后果（5）尋求對策尋求前三位干擾因素的對策，其他則可以緩一步。（3）對突發(fā)性干擾的分析突發(fā)性事件是職業(yè)經(jīng)理工作時間的最大干擾因素。甚至可以找出排在第一位的干擾因素加以克服。（1）列出干擾因素干擾因素可以分為兩大類：一類是實發(fā)性干擾，一類是拖延性干擾。電話干擾不速之客無效會議計劃不周條理不清經(jīng)?！熬然稹碑斚孪敫傻氖绿嗤蝗患s見職責(zé)混淆不會說不拖延文件雜陳分析干擾因素干擾者排序后果對策缺乏自律干擾因素分析（5）參加別人召集的會議，可請求召集人確認會議規(guī)則，以免浪費時間。最好養(yǎng)成以簡明的書面形式的通知大家會議計劃，而不要簡單一句“下午開會”就把大家召集起來。對于自己可以決定是否召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。（1）根據(jù)統(tǒng)計，職業(yè)經(jīng)理用于會議的時間約占工作時間的20%，如何利用好這20%的時間，是時間管理的重要環(huán)節(jié)。以上三步分析，主要用于對浪費時間嚴重的“馬拉松”會議或嚴重?zé)o效會議的詳細分析。4有無會議計劃、目標、議程，時間安排？4時間和地點是否恰當？4參加人是否適當和必須？（2）分析會議過程4是否準時開會？為什么？4是否跑題？4是否按計劃進行？4秩序是否正常？4是否有人中途出去？4是否按時結(jié)束？（3）會后分析：4會議紀要有沒有？發(fā)給與會者沒有？4會議決議的執(zhí)行情況。表55 會議分析表姓名： 日期： 年 月 日日期會議名目會議倡議計劃用時實際用時原因分析會議必要性評估必須的目的明確的目的不明確的可不開的運用《會議分析表》。分析會議的必要性及其浪費、拖延的原因，尋求相應(yīng)的解決辦法。（4）一定要消除“不重要”的工作事項，通過授權(quán)壓縮“不很重要”的工作事項。（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三項工作？（2）非常重要的工作，如果很緊急，則與時間管理無關(guān)。即完成不同重要程度的工作事項所占用的時間。即不同重要程度的工作事項各占多少（單位：日、周、月）?！奔纯桑?）將工作事項的重要性分四檔：非常重要，絕對要做（即其他事情都可以不做，也要做的事項）；重要，應(yīng)該做（不做就要出問題）；不很重要，可做可不做（做比不做好一點）；不重要，可不做（做也不見得好）。工作重要性分析(4)“緊急”和“非常緊急”和“不緊急”事項，時間比重越大，時間管理問題越大。制度、營銷策略、產(chǎn)品品質(zhì)等重大問題，與時間無關(guān)。（3）統(tǒng)計“時間”。（2）統(tǒng)計“頻次”?！奔纯晒ぷ骶o急性分析如果得30分以下，那表明你面臨嚴重的問題或?qū)⒈唤饴?，除非你立即全力以赴提高效益。如果?060分，表明由于做事計劃性差、效率低，增加了很多工作壓力，你的問題集中在三個方面：主次不分；不能充分相信下屬，不放權(quán)；精力分散，易受不速之客干擾。如果得80100分，表明你能最充分地利用自己的時間，不必因不能完成任務(wù)而加班或?qū)⒐ぷ鲙Щ丶摇Ｕ垎柎稹笆恰被颉胺瘛?。?）浪費時間等于浪費金錢用上面的兩種方法計算一下時間價值，并牢牢記?。豪速M了多少時間時，就是浪費了多少錢。（2）錢是一分一分掙來的錢是通過每一分鐘、每一小時、每一天的努力工作掙來的。（1）每一天、每一小時、每一分鐘都有很大價值時間就是金錢，浪費時間，就意味著增加了成本，減少利潤。表51 成本價值計算年薪（元）每天的價值（元）每小時的價值（元）每分鐘的價值（元）1500025000350004500055000650007500085000100000（2）收入價值法。每周工作五天，每年就是242個工作日，合1694小時。（1）成本價值法。時間分析方法【忠告】浪費時間的根本原因還在于自己！4樂于做熟悉和喜歡做的事，對棘手問題過于拖延，只有通過加班來完成。4沒有輕重緩急和主次之分，甚至本末倒置。4事必躬親，為許多不需要處理的文件而耽誤時間。4喜歡下屬事事請示匯報的官僚作風(fēng)，浪費了許多時間。4會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。晚上又得加班了。4：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)已經(jīng)影響到了工作，會議不僅沒有達到預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到5:00。14:00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管不放心，本應(yīng)是他的職責(zé)，任經(jīng)理又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等都由任經(jīng)理自己確定，這項工作又占去兩個小時。11:00處理文件報告等，到12:00，還有一部分沒有過目。10:00正準備工作，又有電話詢問有關(guān)新員工薪資的問題，解釋了20分鐘?！臼吕咳肆Y源部任經(jīng)理為人誠懇、工作勤奮，但總覺得沒有做自己應(yīng)該做的事情，每天都忙，卻忙的不是地方。作為職業(yè)經(jīng)理，要和下屬進行交流，不良習(xí)慣就會影響到很多人，甚至影響部門的工作。對于不良習(xí)慣，可能自己沒有意識到，但實際上浪費了很多時間。不良習(xí)慣有的人把大量時間浪費在不良習(xí)慣上。溝通沒有了效果，我們稱之為“溝而不通”。問題不是有沒有溝通，而是溝通的效果如何?；撕芏鄷r間，卻沒有達成有效溝通，也就是用于溝通的時間沒有效率。如果員工能夠與你進行有效溝通，就不需要花費時間去處理私下議論帶來的負面影響了。例如，某員工對公司有一些看法，正確的做法是他向你或有關(guān)部門提出意見，但是，這位員工卻私下議論，或者透露給客戶，一傳十，十傳百，員工的個人看法在眾多員工和客戶中傳開，給公司形象帶來消極影響。溝通不善前面說過，企業(yè)70%的問題是溝通障礙引起的?？傊幌蛳率跈?quán)往往會吃力不討好。自己忙得不可開交，結(jié)果不但家人報怨，上司和下屬也不覺得你好?？傉J