【正文】 假如你認(rèn)為某個(gè)下屬工作不力，不要對(duì)其它下屬說，更切忌把他作為反面的榜樣。上下級(jí)之間的溝通也往往有類似的情況。假設(shè)銷售部與市場(chǎng)部出現(xiàn)矛盾，按照以上所講的“與當(dāng)事人溝通”的原則，應(yīng)該由肖經(jīng)理與史經(jīng)理直接溝通。企業(yè)成員、部門之間總會(huì)發(fā)生一些沖突和矛盾，處理這類問題的基本原則是與當(dāng)事人溝通。溝通對(duì)象的選擇良好溝通的第一步就是選擇正確的溝通對(duì)象?！颈局v重點(diǎn)】溝通對(duì)象溝通渠道選擇溝通對(duì)象與溝通渠道的要領(lǐng)【心得體會(huì)】________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________明確這兩種溝通的范圍十分重要，避免把人際溝通的態(tài)度帶進(jìn)組織溝通中。溝通不暢的常見障礙是：身份、地位不平等產(chǎn)生的距離感影響溝通順利進(jìn)行；自以為是和偏見是溝通不暢的兩種原因；傾聽和反饋是溝通中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，不善于傾聽、缺乏反饋使溝通無法進(jìn)行；溝通需要講究技巧，缺乏技巧使溝通不能順利進(jìn)行。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________他們會(huì)找出各種理由來搪塞。但是現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)大多都存在許多溝通的障礙。又如，私下議論公司的規(guī)章制度、部門的愛莫能助人和事等等，這些行為都不應(yīng)該發(fā)生在組織內(nèi)。人際溝通概念比組織溝通更為寬泛，人際溝通既發(fā)生在組織內(nèi)部，也發(fā)生在組織外部。再如，一些公司有內(nèi)部意見的溝通機(jī)制，像設(shè)置內(nèi)部意見箱，或者舉行不定期的員工座談會(huì)等。例如，有些企業(yè)有很好的會(huì)議制度，通過會(huì)議進(jìn)行有效的溝通。所謂組織溝通指企業(yè)按照組織程序進(jìn)行的溝通。組織溝通與人際溝通技巧是指有效溝通的方式，目的是消除因方法不當(dāng)引起的溝通障礙。為了消除誤解，溝通雙方必須要有反饋。反饋包含了這樣的信息：有沒有傾聽，有沒有聽懂，有沒有全懂，有沒有準(zhǔn)確理解。溝通的一個(gè)重要環(huán)節(jié)是傾聽，溝通不可能是一個(gè)人的事情，當(dāng)有一方在表達(dá)時(shí)，另一方必須專注傾聽才能達(dá)到溝通的效果。溝通中的雙方有一方對(duì)另一方存在偏見，或相互有成見，這會(huì)影響溝通的順暢。這種自以為是的傾向是構(gòu)成溝通的障礙因素之一。例如，與上司交流時(shí)，下屬往往會(huì)產(chǎn)生一種敬畏感，這就是一種心理障礙。這類障礙是由身份、地位不平等造成的。第8講 為什么溝而不通養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣是職業(yè)化的要求，有助于提高工作效率。4除非萬不得已才召開會(huì)議。4盡量將無用的文件處理掉。4文件柜或辦公桌整潔、條理清楚。4有效利用零星時(shí)間。4明確生活和工作目標(biāo)。4使授權(quán)成為一種工作風(fēng)格和管理方式。4排出每周工作的優(yōu)先順序。4有書面日計(jì)劃、周計(jì)劃和月度計(jì)劃。如果你有上述一些不良習(xí)慣，就要想辦法消除，修正自己的習(xí)慣、性格以至于某些習(xí)以為常的觀念，痛下決心加以改正，逐漸養(yǎng)成好的習(xí)慣?！醪簧朴诶昧闼闀r(shí)間?！跽J(rèn)為下屬多請(qǐng)示匯報(bào)才有權(quán)威。□經(jīng)常被電話、不速之客干擾，延誤工作，晚上加班干?！鯐r(shí)間觀念差，工作時(shí)磨磨蹭蹭。即規(guī)定每一段時(shí)間，堅(jiān)持一種做法的次數(shù)。在第三個(gè)階段，對(duì)良好習(xí)慣的意識(shí)，容易受到其它事情的干擾，從而導(dǎo)致對(duì)習(xí)慣的放棄。而在與內(nèi)部的人溝通時(shí)，則很少有人注意到。可以通過其它渠道了解到的情況，溝通時(shí)就無需談起?！魧?duì)溝通所需的時(shí)間進(jìn)行預(yù)算。就時(shí)間管理而言，可以按照前面講過的第二象限法來建立高效利用時(shí)間的習(xí)慣。已經(jīng)意識(shí)到居然有這么不好的習(xí)慣，而且這個(gè)習(xí)慣給工作帶來如此大的危害，或者存在極大的隱患。這個(gè)階段還沒有意識(shí)到已經(jīng)有某種不良的習(xí)慣，也沒有意識(shí)到這個(gè)不良習(xí)慣給工作帶來的危害。職業(yè)經(jīng)理要管理一批人，不良習(xí)慣不僅影響個(gè)人的工作效率，也會(huì)對(duì)下屬產(chǎn)生負(fù)面的影響。現(xiàn)代經(jīng)理人必須具備職業(yè)化的素質(zhì)，有效的時(shí)間管理是職業(yè)化的一項(xiàng)要求?！颈局v重點(diǎn)】不良習(xí)慣必須改變養(yǎng)成好習(xí)慣的四個(gè)階段工作分類可以按兩種標(biāo)準(zhǔn)劃分，一是重要性，二是緊急性。按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項(xiàng)應(yīng)為：圖62 “四象限”實(shí)例解析下屬請(qǐng)示工作、電話、會(huì)議、來訪等基本上也屬于這一象限。然而一旦這些重要的事項(xiàng)沒有在限定的時(shí)間內(nèi)完成，等到要上交或?qū)嵤r(shí)才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。但是，如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產(chǎn)品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務(wù)水平是否降低？例如銷售部經(jīng)理要處理客戶投訴。根據(jù)這兩個(gè)方面，可以將工作分成四類，如下圖所示：圖61 四象限的工作分類【舉例】銷售部經(jīng)理的某一天工作的重要程度劃分：重要工作不重要工作銷售費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃制定部門招聘計(jì)劃拜訪重要客戶工作報(bào)告總結(jié)下達(dá)指示一些文件和資料的查詢文件歸檔應(yīng)付無關(guān)人員領(lǐng)用物品報(bào)銷差旅費(fèi)顯然，優(yōu)先順序原則就是重要的排在前，不重要的排在后?！景咐磕充N售經(jīng)理某天工作緊急程度劃分：緊急不緊急緊急處理客戶投訴意外事故的緊急排除客戶拜訪確定明天的廣告接待質(zhì)檢人員 工作總結(jié)修改工作流程處理同事的一些誤解輔導(dǎo)下屬工作安排下一步工作與同級(jí)部門間的協(xié)調(diào)銷售政策的修改有些事不太緊急或不緊急，可以往后推一推，根據(jù)優(yōu)先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在后面。工作的兩種劃分【本講重點(diǎn)】四象限的工作分類第二象限工作法感到特別忙亂的時(shí)候，運(yùn)用不同的時(shí)間分析方法對(duì)時(shí)間進(jìn)行分析，以幫助職業(yè)經(jīng)理獲得利用時(shí)間的合理模式。________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________你一定要清楚，誰(shuí)對(duì)你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友，還是你自己？（3）在突發(fā)性干擾中，最需要克服的是“突然約見”。（2）在拖延性干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產(chǎn)生良好結(jié)果的是克服“缺乏自律”。由于職業(yè)經(jīng)理角色的特殊性，會(huì)遇到上、下、左、右全方位的干擾。每次不要多，但求找出干擾最大的因素，堅(jiān)決克服掉。（2）對(duì)干擾因素排序通過對(duì)干擾因素的排序，每次找出排在前三位的干擾因素加以克服。表56 干擾因素分析表姓名： 日期： 年 月 日運(yùn)用《干擾因素分析表》。分析哪些因素干擾了正常的時(shí)間安排，以便尋求治理的措施。（4）嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。（3）事先準(zhǔn)確通知參會(huì)人員，即使是部門里只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人。（2）職業(yè)經(jīng)理自行主持召開的會(huì)議主要有“部門例會(huì)”、“業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)”、“專題討論會(huì)”等。4會(huì)議必要性評(píng)估。（1）分析會(huì)前準(zhǔn)備情況會(huì)議分析（5）特別注意對(duì)“重要”的工作事項(xiàng)進(jìn)行分析。（3）重要的工作事項(xiàng)所占時(shí)間越多，時(shí)間管理就越合理。（3）統(tǒng)計(jì)“時(shí)間”。（2）統(tǒng)計(jì)“頻次”。在重要性的四格中選擇“252。時(shí)間頻次表54 工作重要性分析表姓名： 日期： 年 月 日重要性工作事項(xiàng)非常重要(絕對(duì)要做)重要(應(yīng)該做)不很重要(可做可不做)不重要(可不做)運(yùn)用《工作重要性分析表》。分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根據(jù)重要程度安排工作的用時(shí)。(5)除“非常緊急”之外，要分析所謂“緊急”事項(xiàng)是否真的那么急。(3)“緊急事項(xiàng)”越多，時(shí)間管理問題越大。(1)統(tǒng)計(jì)你每日、每周、每月最緊急的是哪三項(xiàng)工作？(2)非常緊急的工作事項(xiàng)，如果頻繁發(fā)生，即應(yīng)考慮授權(quán)式管理。即完成不同緊急程度的工作事項(xiàng)所占用的時(shí)間。即不同緊急程度的工作事項(xiàng)各占多少（每天或每周或每月）。（1）將工作事項(xiàng)的緊急性分為四檔：非常緊急，馬上要做；緊急，短時(shí)間內(nèi)要做（一般是當(dāng)天要做的）；不很緊急，可從長(zhǎng)計(jì)議（可以納入計(jì)劃中做）；不緊急。在緊急性的四格中選擇“252。時(shí)間頻次表53 工作緊急性分析表姓名： 日期：年 月 日緊急性工作事項(xiàng)非常緊急(馬上要做)緊急(短時(shí)間內(nèi)要做)不很緊急(可從長(zhǎng)計(jì)議)不緊急(無時(shí)間要求)運(yùn)用《工作緊急性分析表》。分析每天（每周、每月）的工作緊急程度，根據(jù)緊急程度安排工作的先后順序。只要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時(shí)間里取得更高的效益。如果得6080分，表明你基本上能夠有效支配時(shí)間，只在某些方面仍須改進(jìn)，可參考測(cè)試結(jié)果對(duì)照檢查。（1）你是否一到公司便列出當(dāng)日工作安排？（2）你是否在固定的時(shí)間里處理往來函件，如上午或下午？（3）你是否將無用的文件處理掉，而不是機(jī)械地歸檔？（4）你是否能避免各種浪費(fèi)時(shí)間與精力的“瑣事”？（5）你能使每項(xiàng)工作都善始善終，避免頭緒多而亂嗎？（6）你能注意縮短用餐、飲茶時(shí)間嗎？（7）你只歡迎那些實(shí)在的、對(duì)公司有益的推銷員或顧問嗎？（8）你除非萬不得已才召開會(huì)議嗎？（9）你只參加那些對(duì)本部門的工作有直接影響的會(huì)議嗎？（10）你收到函件后是否閱后立即處理？（11）你阻止別人給你寄發(fā)各種無用資料嗎？（12）你閱讀報(bào)刊雜志時(shí)是否瀏覽大意后，再細(xì)讀重點(diǎn)章節(jié)？（13）你肯放手讓部下獨(dú)立工作嗎？能不頻繁檢查或干擾他們嗎？（14）你鼓勵(lì)部下遇到問題時(shí)開動(dòng)腦筋，提出獨(dú)立見解嗎？（15）你手邊有重要工作處理時(shí)，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒絕嗎？（16）你能充分利用電話提高效率，不在工作時(shí)間煲“電話粥”嗎？（17）你每天下班之前是否將未完成的工作列入第二天的計(jì)劃？（18）你能充分利用電腦、復(fù)印機(jī)提高效率嗎？（19）當(dāng)你遇到非得靠專門知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)才能解決的問題時(shí)，你是否請(qǐng)教專家協(xié)助，而不是單槍匹馬地蠻干？（20）你在召開重要會(huì)議時(shí)是否吩咐秘書不轉(zhuǎn)電話，不會(huì)見未約來訪者？回答“是”，得5分；回答“否”，得0分。時(shí)間支配能力分析請(qǐng)回答下列問題，測(cè)試一下你對(duì)時(shí)間的支配能力。（4）時(shí)間需要規(guī)劃規(guī)劃時(shí)間，以便使寶貴的、有限的時(shí)間用在可以產(chǎn)生最大收益的活動(dòng)上。一天浪費(fèi)（不管什么原因）1—2小時(shí)，意味著在其他時(shí)間中掙錢的效率要提高10—30%，顯然，這是十分困難的。浪費(fèi)的時(shí)間，無論如何也彌補(bǔ)不了。表52 收入價(jià)值計(jì)算銷售額（萬元）每天的價(jià)值（萬元）每小時(shí)的價(jià)值（萬元）每分鐘的價(jià)值（萬元）100005000100002000050000即銷售目標(biāo)（年銷售額或年利潤(rùn)額）與工作時(shí)間之比。即年薪（或年度人工成本總額）與工作時(shí)間之比。時(shí)間價(jià)值的計(jì)算你的時(shí)間（單位可以是小時(shí)，也可以是天）值多少錢？進(jìn)行時(shí)間價(jià)值的計(jì)算，可以幫助你理解時(shí)間意味著什么？【自檢】分析一下自己的工作時(shí)間，你是如何處理職責(zé)和事務(wù)的？看看你對(duì)時(shí)間是如何控制的？________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________4不會(huì)說“不”，對(duì)隨機(jī)事件不加控制，浪費(fèi)了許多時(shí)間。4工作沒有目標(biāo)和程序，就沒有主動(dòng)性。4對(duì)下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天都在處理事務(wù)性的工作。4上司不定期召見使時(shí)間具有很大的隨意性。仔細(xì)分析一下，任經(jīng)理的時(shí)間為什么不夠用？4電話干擾——對(duì)公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，是薪酬主管的職責(zé)。已經(jīng)沒有時(shí)間寫報(bào)告，只好把未寫完的報(bào)告和需要處理的文件帶回家。16:00剛要寫公司人力資源規(guī)劃報(bào)告，一個(gè)下屬又進(jìn)來請(qǐng)示工作，順便聊了一會(huì)私事和公司最近的傳聞。吃過午飯，看了一會(huì)報(bào)紙，聊了一會(huì)天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報(bào)告還沒有完成，就急忙趕到辦公室。10:20給下屬布置招聘工作，中間不斷有人進(jìn)來請(qǐng)示匯報(bào)工作，一直到11:00。讓我們來分析一下任經(jīng)理某一天的活動(dòng)：8: 30上司找任經(jīng)理談?dòng)嘘P(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，一直到10:00。如果是普通員工，不良習(xí)慣只會(huì)影響一個(gè)人。例如，喜歡在電話里聊天