辦公室日常管理職責(參考版)
2025-04-20 07:44本頁面
【正文】 19 / 19。 原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領(lǐng)導(dǎo)批準，方可限期外借。 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應(yīng)放在專用架內(nèi)，嚴禁擠壓堆放，并避開磁場源。 ■照片的自然張應(yīng)由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。 文字說明的編寫要求： ■基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。 ■將相應(yīng)的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 歸檔要求： ■把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱使用。 ■電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。 收集、積累方法： ■及時按照要求制作電子文件備份。 ■用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。 ■在“無紙化”計算機辦公中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。當正式文件是紙質(zhì)時，可根據(jù)實際條件或需要，確定電子文件是否保留。 文件檔案紙張的規(guī)格以A4紙為標準，特殊類型的紙張經(jīng)整理后達到210mmx297mm尺寸標準。 檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，均需公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集、保管、整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。按先后順序整齊存放，并填寫《竣工檔案登記明細表》，檔案號一竣工時間一工程名稱一專業(yè)一順序號。 定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并上報公司領(lǐng)導(dǎo)。借閱完畢后按原樣及時送回檔案室。 檔案借閱時填寫《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可借閱。 ■歸檔的文件資料，必須是原件，原件出于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的，辦公室保存復(fù)印件。 ■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》，連同原文件一并存檔、備案。 歸檔要求： ■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔；工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整理后，拷貝在耐久保存的介質(zhì)中，連同相應(yīng)的文字性說明一起于年終時向檔案室移交；聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔，對于會議形成的聲像歸檔，會議結(jié)束后半個月歸檔。 工程檔案（工程技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案）列為永久保存；人事檔案列為長期保存；會計類檔案資料保存期應(yīng)按會計制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 檔號編制方法 ■檔號基本結(jié)構(gòu)組成是由公司標志、分類號、（一級分類、二級分類）年度號和案卷號組成。 企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按檔案管理規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準后，由辦公室監(jiān)銷。 公司檔案資料不許外部人員借閱。 借用存檔文件資料時，檔案員應(yīng)視借閱文檔的密級，要求借閱人填寫《檔案借閱登記簿》等相應(yīng)記錄，認真完善各種借閱手續(xù)。 任何人不得拒絕歸檔，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱藏和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。 借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。 會計類檔案將由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管，以方便財務(wù)核對和審批工作。 檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，對文件、材料等的安全性、保密性負責，并且忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案卷目錄，合理分類存放，便于利用和歸檔。 各部門負責各內(nèi)部的檔案管理工作——收集、整理、保管本部門的檔案資料，并建立檔案目錄，以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日后查找復(fù)核工作。 辦公室負責監(jiān)督，指導(dǎo)公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。 辦公室對公司各部門上交的檔案進行管理。 公司檔案工作實行二級管理。 本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項建筑施工、經(jīng)營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。 檔案管理制度 為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理制度，全面加強公司各部門之間的檔案、文件
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1