【正文】 （四）有關(guān)會(huì)議的執(zhí)行情況由各承辦部門以書面形式報(bào)辦公室備案。 （二）各分管領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)業(yè)務(wù)會(huì)議決定的事項(xiàng)，由具體承辦部門負(fù)責(zé)執(zhí)行；各分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)調(diào)度、指揮、督促檢查。 七、會(huì)議執(zhí)行 要加強(qiáng)對(duì)會(huì)議落實(shí)情況的督促檢查，切實(shí)把會(huì)議精神落到實(shí)處，確保工作取得實(shí)效。 （四）領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議由辦公室負(fù)責(zé)簽到；全院性會(huì)議由組織人事處負(fù)責(zé)簽到；業(yè)務(wù)會(huì)議由相關(guān)承辦部門負(fù)責(zé)簽到。 （三）要遵守會(huì)議紀(jì)律，保持良好會(huì)風(fēng)，做到“六不準(zhǔn)”：不準(zhǔn)隨意離開(kāi)會(huì)場(chǎng)、不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)內(nèi)吸煙、不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)來(lái)回走動(dòng)、不準(zhǔn)隨意交頭接耳或接聽(tīng)電話、不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)打瞌睡、不做與會(huì)議無(wú)關(guān)的其他事情。無(wú)故遲到、早退、缺席的，學(xué)院按有關(guān)規(guī)定予以處理。因故不能出席會(huì)議的，會(huì)前要向主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。 （二）由各分管領(lǐng)導(dǎo)或職能部門組織召開(kāi)的業(yè)務(wù)會(huì)議，由相關(guān)承辦部門負(fù)責(zé)備案。 。 。主要工作如下： ，事先送達(dá)與會(huì)有關(guān)部門或上傳到校園網(wǎng)上。 。 。 ，事先做好溝通、協(xié)調(diào)工作。主要工作如下： 、匯總。 50 （三）分管領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門組織的業(yè)務(wù)會(huì)議如與全院性會(huì)議或?qū)W院臨時(shí)性緊急會(huì)議發(fā)生沖突的，應(yīng)服從學(xué)院安排，及時(shí)調(diào)整會(huì)議時(shí)間。一般不編發(fā)會(huì)議紀(jì)要。沒(méi)有列入計(jì)劃的會(huì)議原則上不開(kāi)，如有特殊情況需要追加會(huì)議的，必須提前按相關(guān)規(guī)定程序報(bào)批。 （六）各部門需要提交黨委會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)議或院長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議研究的事項(xiàng)，必須提 前 3天上報(bào)議題給分 管領(lǐng)導(dǎo)，填寫《議題申請(qǐng)表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后報(bào)辦公室，黨委會(huì)議議題由書記確定、黨政聯(lián)席會(huì)議議題由書記和院長(zhǎng)確定，院長(zhǎng)辦公會(huì)議題由院長(zhǎng)確定。每周五 全院實(shí)行“無(wú)會(huì)日”制度，除特殊需要外，原則上不安排會(huì)議。會(huì)議有關(guān)材料能上 傳到校園網(wǎng)上的，一律提前上傳到校園網(wǎng)上（涉密的除外），減少印發(fā)紙質(zhì)材料。 （四）注重節(jié)約。 （三）壓縮時(shí)間。要本著減少數(shù)量、控制規(guī)格、控制規(guī)模的原則， 49 大力精簡(jiǎn)各類會(huì)議。決策性會(huì)議會(huì)前要認(rèn)真調(diào)研，充分溝通，會(huì)上以決策為主，不作過(guò)多討論；傳達(dá)貫徹上級(jí)會(huì)議或文件精神的會(huì)議，有材料的要按照材料傳達(dá)，沒(méi)有材料的要盡量保持原貌，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)結(jié)合實(shí)際貫徹落實(shí)的意見(jiàn)和要求；工作部署性會(huì)議要圍繞中心，突出重點(diǎn)，明確要求，注重務(wù)實(shí)。 二、會(huì)議原則 （一）講求實(shí)效。 （二）全院性會(huì)議：黨代會(huì)、教代會(huì)、全體中層干部會(huì)議、教職工大會(huì)等。 附件： 46 附件 1 學(xué)院行政發(fā)文辦理程序 部門辦文秘書擬 部門負(fù)責(zé)人核稿 副主任修稿 院辦會(huì)稿、校對(duì) 院辦主任審批 登 記 院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 復(fù)合、繕印 用 印 分 發(fā) 歸 檔 47 附件 2 院屬部門公文處理 流程 辦公室按領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)分送承辦單位 分管領(lǐng)導(dǎo)批辦 院屬公文 辦公室審核 辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由 48 廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院會(huì)議工作規(guī)范 （修訂） 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)院作風(fēng)建設(shè)，改進(jìn)會(huì)風(fēng)，結(jié)合我院實(shí)際，制定本規(guī)范。 第二十六條 本規(guī)定由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)解釋。 第二十五條 沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。 第二十三條 以學(xué)院名義發(fā)的公文，原件由學(xué)院辦公室立卷，以部門名義發(fā)的公文，原件由發(fā)文部門立卷歸檔，其中幾個(gè)部門聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門立卷，其他部門保存復(fù)印件。學(xué)院辦公室和各部門應(yīng)認(rèn)真做好公文的立卷工作。 第二十二條 公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷，并依內(nèi)容的重要程度確定案卷的保管年限。各處室要做好本處室的公文歸檔工作。 45 第十九條 凡代表學(xué)院出外開(kāi)會(huì)的人員，會(huì)后要及時(shí)把會(huì)上所發(fā)的文件、資料交學(xué)院辦公室文秘人員登記保管。 第十八條 密碼電報(bào)、絕密級(jí)文件不準(zhǔn)復(fù)印。務(wù)必確保公文及時(shí)報(bào)送、發(fā)放。 （七）文件的發(fā)放：對(duì)外公文和以學(xué)院名義發(fā)文統(tǒng)一由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)安排報(bào)送或發(fā)放。使用前必須經(jīng)學(xué)院辦公室同意。先打印樣稿，由學(xué)院辦公室蓋印后，再印制發(fā)放。由學(xué)院辦公室加蓋公章裝封后報(bào)出。 、復(fù)核，確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤的文稿 ,方可登記進(jìn)行印制。 文正式印制前 ,以學(xué)院名義發(fā)文，由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)復(fù)核；以部門名義發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)核，確保公文質(zhì)量。 ，以學(xué)院辦公室名義發(fā)的文件，由擬稿部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)校對(duì) 。聯(lián)合行文的發(fā)文字號(hào)， 44 只標(biāo)主辦單位一家的字號(hào)。 （五）編制發(fā)文字號(hào)。以學(xué)院名義發(fā)文一般由學(xué)院辦公室送分管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要公文如報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告等或以學(xué)院名義印發(fā)校內(nèi)的重要決定、發(fā)布的規(guī)章制度、人事任免等，必須經(jīng)學(xué)院黨政一把手簽發(fā)。審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫上姓名和審批時(shí)間。 ，字跡不清，自造簡(jiǎn)化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。 學(xué)院辦公室對(duì)下列文稿予以退回重辦： 。以學(xué)院名義發(fā)文，公文送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)先由學(xué)院辦公室進(jìn)行審核。公文起草后，擬稿部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真核稿并簽名，行文內(nèi)容涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門，必須履行會(huì)簽手續(xù)。 ，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。日期應(yīng)當(dāng)盡可能寫具體的年、月、日。 、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。向上級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告和對(duì)外答復(fù)問(wèn)題，必須以學(xué)院統(tǒng)一制定的公文或數(shù)字為依據(jù)，必要時(shí)須引用發(fā)文號(hào)和文件標(biāo)題。 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： ，符合學(xué)院的有關(guān)規(guī)定。凡擬制公文，必須使用學(xué)院統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙。由辦公室工作人員歸檔保存，一年內(nèi)移交檔案室。 （四）各部門上報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示或報(bào)告，一般由辦公室統(tǒng)一登記送領(lǐng)導(dǎo)，遇急件或其他特殊情況，各部門可直接送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱或?qū)徟?。同時(shí)要 在《文件呈批閱辦箋》上完整的寫清楚辦理結(jié)果。 （三）承辦公文包括對(duì)文件的執(zhí)行、辦理和撰文答復(fù)。要件和急電，應(yīng)立即送領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)處室閱辦，其他來(lái)件一般應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)清理分送。 （一）拆封、登記、編號(hào)，填寫“廣州科技貿(mào)易職業(yè)學(xué)院文件辦理登記表”，由學(xué)院辦公室主任簽發(fā)。 第十四條 公文辦理分為收文和發(fā)文。特殊情況除外。 第十三條 各部門上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的或以學(xué)院名義對(duì)外報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等公文，必須先送交學(xué)院辦公室審核，由學(xué)院辦公室登記后，代為轉(zhuǎn)送院領(lǐng)導(dǎo)閱批。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)被越級(jí)單位。 第九條 部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如 擅自行文，學(xué)院有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。公文用印要端正、清晰、“騎年蓋月”。 （十 二 ）蓋?。簩?duì)外發(fā)文一律由學(xué)院辦公室在文件原件上加蓋學(xué)院公章后才對(duì)外報(bào)送。 41 （十 一 ）上報(bào)的重要公文，應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)文件標(biāo)題的右上方（或發(fā)文字號(hào)右下方、橫線的右上方）印注簽發(fā)人姓名。秘密等級(jí)、保密期限用 3號(hào)黑體字打 印。用 3號(hào)仿宋體字。如“ 2020年 11月 9日”。但是，有些正式會(huì)議通過(guò)的文 件（決議、會(huì)議紀(jì)要等），發(fā)文時(shí)間則寫在標(biāo)題下面，有時(shí)還必須寫明是什么會(huì)議通過(guò)的，然后用圓括號(hào)括起來(lái)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；如果是正式會(huì)議通過(guò)的文件，則一般以會(huì)議通過(guò)時(shí)間為準(zhǔn)。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。如：“附件 1”?；匦袝r(shí)與冒號(hào)后的內(nèi)容（有序號(hào)的與序號(hào)后的內(nèi)容）對(duì)齊，內(nèi)容后無(wú)需標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。若有多個(gè)附件，則應(yīng)注明附 40 件順序和名稱。 （四）正文：用仿宋體 3號(hào)字打印。采用紅頭文件公文稿紙時(shí)發(fā)文字號(hào)位于紅線上方，不空行。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。 （三）發(fā)文字號(hào)：包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。用小標(biāo)宋體 2號(hào)字打印。 （二）公文標(biāo)題：應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，由發(fā)文單位、事由、文種三部分構(gòu)成。 第七條 公文格式一般包括發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、收文單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、等。 （九）函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。 （七）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。 （五）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 （三）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情 39 況。 第六條 學(xué)院常用的公文有以下幾種： （一）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。 第四條 公文處理工作，必須按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則進(jìn)行，各部門應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)分管 ，并有專人具體管理本部門的日常公文處理工作。 第三條 本規(guī)定適用于全院各部門。 第二條 行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作報(bào)告情況交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。 第十五條 本規(guī)則由辦公會(huì)議討論通過(guò)，自公布之日起施行。 第十三條 對(duì)重大突發(fā)事件和緊急重要情況，來(lái)不及召開(kāi)辦公會(huì)議的，院長(zhǎng)可臨機(jī)處理，事后應(yīng)及時(shí)向辦公會(huì)議報(bào)告。對(duì)會(huì)議決定 在執(zhí)行中因故需要變更的，應(yīng)及時(shí)向院長(zhǎng)報(bào)告。各部門執(zhí)行辦公會(huì)議的情況列入部門考核內(nèi)容。避免等待會(huì)議紀(jì)要再執(zhí)行工作現(xiàn)象。 第十二條 辦公會(huì)議會(huì)務(wù)工作由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)，必須有專人和完整記錄，并按有關(guān)規(guī)定歸檔保存。 37 第十一條 參加會(huì)議人員必須遵守會(huì)議紀(jì)律，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)、有效發(fā)言、會(huì)風(fēng)端正，提倡開(kāi)短會(huì)，努力提高會(huì)議效率和質(zhì)量。會(huì)后由會(huì)議主持人或指定人員向其通報(bào)會(huì)議情況。辦公會(huì)議的參會(huì)人數(shù)不少于應(yīng)到會(huì)人數(shù)的三分之二。涉及議題被通知列席的人員，在討論到該議題時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，介紹該議題內(nèi)容，待研究議題完畢即告退席。 第八條 辦公會(huì)議成員由院長(zhǎng)、副院 長(zhǎng)組成，黨委書記參加會(huì)議。辦公會(huì)議必須圍繞原定議題進(jìn)行，不得臨時(shí)動(dòng)議。會(huì)議出現(xiàn)重大意見(jiàn)分歧時(shí)，應(yīng)留待進(jìn)一步調(diào)查研究后再作決定。 第五條 學(xué)院有關(guān)部門可以提出議題，但須經(jīng)充分調(diào)研論證，提出書面意見(jiàn)，經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)審查，明確簽署提交辦公會(huì)議討論的意見(jiàn)，并提前一周向?qū)W院辦公室提交書面材料和院長(zhǎng)辦公會(huì)議議題單。會(huì)前分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)就議題中涉及的有關(guān)內(nèi)容與院長(zhǎng)充分溝通。 第四條 辦公會(huì)議議題主要由院長(zhǎng)或副院長(zhǎng)醞釀提出，由學(xué)院辦公室匯總，由院長(zhǎng)審定。 36 （八）學(xué)院年度預(yù)算外資金的立項(xiàng)和使用，具有一定額度的投資、貸款或引資建設(shè)項(xiàng)目。 （六）學(xué)院教學(xué)、科研成果，行政先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人的表彰。 （四）師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃，教學(xué)和專業(yè)發(fā)展規(guī)劃，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)建設(shè)規(guī)劃，年度教學(xué)和科研工作計(jì)劃，教育教學(xué)工作評(píng)估。 （二）學(xué)院章程、行政規(guī)章制度，處室及具有行政管理職能部門的職責(zé)范圍。 第二條 院長(zhǎng)辦公會(huì)議是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子研究、審議、決定學(xué)院行政工作方面重要問(wèn)題的會(huì)議，以下簡(jiǎn)稱辦公會(huì)議。 第十六條 本規(guī)則由學(xué)院黨委會(huì)討論通過(guò)，自下發(fā)之日起開(kāi)始執(zhí)行。 第十四條 對(duì)重大突發(fā)事件和緊急重要情況，來(lái)不及召開(kāi)黨委會(huì)的，書記或副書記可臨機(jī)處理，事后應(yīng)及時(shí)向黨委會(huì)報(bào)告。會(huì)議必須有專人記錄，決定事項(xiàng)黨委辦公室及時(shí)編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要由黨委書記簽發(fā)。學(xué)院黨委辦公室按照會(huì)議督辦制度定期開(kāi)展督查督辦，并及時(shí)向書記匯報(bào)。