規(guī)范化數(shù)字檔案室ppt課件(參考版)
2025-01-13 11:56本頁面
【正文】 實(shí)物檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 常見問題 ? 常見問題 ?如何保證文書類紙質(zhì)檔案與相應(yīng)電子檔案的一一對(duì)應(yīng) ? 原先只有紙質(zhì)檔案和電子目錄的操作 ? 首先需要對(duì)原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工 (分辨率=200dpi,格式為 JPEG、 TIFF，完整、清晰、無錯(cuò) ) ? 對(duì)生成的電子文件命名方式 ? 全宗號(hào) 年度 期限 件號(hào) ? 數(shù)據(jù)掛接，建立電子文件與電子目錄的一一對(duì)應(yīng) 常見問題 ? 常見問題 ?如何保證文書類紙質(zhì)檔案與相應(yīng)電子檔案的一一對(duì)應(yīng) ? 目前有電子檔案又有紙質(zhì)檔案的操作 ? 電子檔案文件名規(guī)范化 ? 全宗號(hào) 年度 期限 件號(hào) ? 數(shù)據(jù)掛接，電子檔案與電子目錄的掛接 常見問題 ? 常見問題 ?如何保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案數(shù)字化工作 ? 建議使用中介方式服務(wù)外包 常見問題 ? 電子文件的利用？ ? 本單位自己的發(fā)文形成的電子稿 ? 政府 OA中收到的電子文件 ? 其他 謝謝大家 ！ 。 音像檔案數(shù)字化時(shí)必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)等外部干擾。 音像檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ② 錄像帶 錄像帶數(shù)字化的數(shù)據(jù)傳輸率應(yīng)不低于 4mb/s。 存檔的重要的照片要用 600dpi 一般使用的要用 200dpi或 300dpi 僅限于提供網(wǎng)上查詢利用用 72dpi 3 錄音、錄像檔案 ① 錄音帶 錄音帶數(shù)字化應(yīng)選用 （頻率） 作為采樣標(biāo)準(zhǔn)（ CD的標(biāo)準(zhǔn)）。 ③ 掃描后的照片建議采用 JPEG格式 ④ 掃描圖像縮放比應(yīng)為 100％ 照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ⑤ 對(duì)于所掃描的照片，以常見 5寸照片大?。? *）為參照，統(tǒng)一采用 600pdi。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ④ 對(duì)于圖紙檔案建議用大型掃描儀掃描，分辨率建議選擇 ≥200dpi 若用小型掃描儀掃描所得圖象，處理后 應(yīng)保持與原件的一致性 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ⑤ 掃描圖像縮放比應(yīng)為 100％ ⑥ 對(duì)于印件、定稿為同一份的文件， 只需掃描印件 2 、照片檔案 照片檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ① 照片檔案數(shù)字化采用掃描方式進(jìn)行。如果材料較差并且尺寸較小，可以適當(dāng)提高線數(shù)；如果材料清晰或幅面較大，可以考慮減少線數(shù)。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ③ 紙質(zhì)檔案的掃描儀光學(xué)分辨率一般建議選擇 ≥150dpi。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) ② 掃描的圖像應(yīng)保存為 TIFF或 JPEG格式。 Ⅳ 去污 對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。 紙質(zhì)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) Ⅲ 糾偏 對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾編處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。 需要注意的幾個(gè)問題： Ⅰ 掃描方式一定要根據(jù)不同檔案材質(zhì) 來選擇，不能一概而論。 小結(jié) 紙質(zhì)檔案 ① 用掃描儀數(shù)字化時(shí)，掃描類型建議采用“黑白”和“灰度”兩種方式，如果要保留紅頭文件和印章可以選用“彩色模式”，采用哪種模式的標(biāo)準(zhǔn)是以掃描出來的文件要清晰，不失真為準(zhǔn)，也要考慮載體的容量問題。 ? 應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。合格率＝抽檢合格文件數(shù) /抽檢文件總數(shù) 100%。圖像文件的命名必須與條目檔號(hào)相一致，一致率要 100%；掃描圖像完整性要求 100%正確，完整性包括不準(zhǔn)缺頁、漏頁。合格率＝抽檢合格文件數(shù) /抽檢文件總數(shù) 100% 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收 ? 以多個(gè)目錄為單位，隨機(jī)抽查 5%的條目數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)的圖像數(shù)據(jù)，對(duì)圖像數(shù)量及其圖像內(nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 10. 數(shù)據(jù)驗(yàn)收 ? 目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收 ? 以全宗的一個(gè)或多個(gè)目錄為單元，隨機(jī)抽查 5%的數(shù)據(jù)，對(duì)條目數(shù)量及其著錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容的準(zhǔn)確性進(jìn)行逐條檢查。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的批量、快速掛接。一般單位沒有用到，需要的單位單獨(dú)向市檔案局商討、待定。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 檔案室編件號(hào)是歸檔文件的流水號(hào)，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如 “ 0002”表示第 2個(gè)文件。 ? 年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“ 2022”表示 2022年。命名標(biāo)準(zhǔn)其組成格式簡(jiǎn)單表述如下： 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 全宗號(hào) — 目錄號(hào) — 案卷號(hào) — 頁號(hào) ? 4位 3位 3位 3位 ? 0001001001001 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 另注：末份文件夾內(nèi)文件命名部分名字長(zhǎng)度為：全宗號(hào) 4位；目錄號(hào) 3位；案卷號(hào) 3位；頁號(hào) 7位（不足以上位數(shù)的以 “ 0”補(bǔ)齊）。如有特殊情況需向余姚市檔局（館）協(xié)商處理。 ? 存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)按全宗、目錄、案卷分級(jí)建文件夾存儲(chǔ)，其中的每一份文件也需要單獨(dú)創(chuàng)建文件夾。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? 圖像文件的命名 ? ? 每份檔案文件與其圖像文件通過檔號(hào)和圖像文件名的一致性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮模式的選擇，應(yīng)以保證畫面質(zhì)量無損的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則，建議選擇 LZW壓縮模式。 ? 圖像拼接 ? 對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。 ? 去污 ? 去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)。 ? 糾偏 ? 對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，圖像偏度不得大于 3度。 ? ，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 ? ? 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn) ? 糾偏 ? 去污 ? 圖像拼接 ? 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn) ? 、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。 ? 200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。
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