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正文內(nèi)容

工程項目溝通管理ppt課件(參考版)

2025-01-13 01:40本頁面
  

【正文】 ? 溝通渠道分正式溝通渠道與非正式溝通渠道兩種。小 結(jié) 69? 項目中幾種重要的溝通是內(nèi)部人際關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部內(nèi)部供求關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部與發(fā)包人之間的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部與監(jiān)理機構(gòu)關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部與設(shè)計單位關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部與材料供應(yīng)人關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)、項目經(jīng)理部與其他單位關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)。? 溝通是有效解決各方面矛盾的重要手段。風(fēng)險分析方法包括風(fēng)險估計方法與風(fēng)險評價方法。風(fēng)險識別的方法有頭腦風(fēng)暴法、德爾菲法、訪談法、 SWOT技術(shù)、檢查表(核對表)、流程圖法、因果分析圖、項目工作分解結(jié)構(gòu)等。? 風(fēng)險識別是風(fēng)險管理的基礎(chǔ)。風(fēng)險因素分為實質(zhì)性風(fēng)險因素、道德風(fēng)險因素和心理風(fēng)險因素。這種溝通方式最為普遍。? ④ 集束式,又稱群集傳播式。? ③ 隨機式,又稱機遇傳播式。? ② 饒舌式,又叫閑談傳播式。國外一些管理專家如戴維斯經(jīng)過調(diào)查研究,把非正式溝通渠道分為四種形式 : 項目溝通管理 66? ① 單線式。這種溝通模式有利于建立濃厚的民主氣氛和合作精神。? ⑤ 全通道式溝通模式。 Y式溝通模式是指在四個層次的逐級溝通中,兩位領(lǐng)導(dǎo)通過一個人或一個部門進行溝通,這個人或部門成為溝通的中心。該種溝通模式能提高群體成員的士氣。 環(huán)式溝通渠道中的成員依次聯(lián)絡(luò)溝通。這種方式集中化程度高,解決問題的速度快,中心人員的預(yù)測程度高,而溝通的渠道少,組織成員滿意程度低,士氣低落。 項目溝通管理 63? ② 輪式溝通渠道。鏈式溝通渠道的優(yōu)點是信息傳遞速度快,適用于班子龐大、實行分層授權(quán)控制的項目信息傳遞及溝通。 在項目組織系統(tǒng)中,鏈式溝通渠道相當于一個縱向溝通渠道,信息按高低層次逐級傳遞,信息可以自上而下也可以自下而上地交流。不同的溝通渠道產(chǎn)生的信息交流效率是不同的。 項目溝通管理 61? 溝通的渠道? 溝通渠道分正式溝通渠道與非正式溝通渠道兩種。體語溝通是利用動作、表情、姿態(tài)等非語言方式(形體)進行的。其優(yōu)點是傳遞消息較為準確,溝通比較靈活、速度快,雙方可以自由交換意見。其優(yōu)點是可以作為資料長期保存,反復(fù)查閱,溝通顯得正式和嚴肅。但是,溝通的速度較慢。 項目溝通管理 58? 與單向溝通相對應(yīng),雙向溝通中發(fā)送者和接收者之間的位置不斷交換,且發(fā)送者是以協(xié)商和討論的姿態(tài)面對接收者,信息發(fā)出以后還需及時聽取反饋意見,必要時雙方可進行多次重復(fù)商談,直到雙方共同明確和滿意為止,如交談、談判等。雙方無論是在情感上還是在語言上都不需要信息反饋,如做報告、發(fā)布指令等。這兩種溝通都跨越了部門,脫離了正式的指揮系統(tǒng),但只要在溝通前得到直接領(lǐng)導(dǎo)者的允許,并在溝通后把任何值得肯定的結(jié)果及時向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報,這種溝通便值得積極提倡。? 平行溝通是指組織中部門之間的信息交流。一般以命令方式傳達上級組織或上級所決定的政策、計劃等。上行溝通有兩種形式:一是層層傳遞,即依據(jù)一定的組織原則和組織程序逐級向上反映;二是越級反映,它指的是減少中間層次,讓項目最高決策者與一般員工直接溝通,信息技術(shù)的發(fā)展為越級反映提供了條件。項目經(jīng)理應(yīng)采取某些措施鼓勵向上溝通,如調(diào)查情況、開征求意見座談會、設(shè)意見箱等。? 在很多情況下,來自非正式溝通的信息反而易于獲得接收者的重視,因為這種溝通一般是采取口頭方式,有許多在正式溝通中不便于傳遞的信息卻可以在非正式溝通中透露。非正式溝通的優(yōu)點是溝通方便,溝通速度快,且能提供一些正式溝通中難以獲得的信息。它的溝通對象、時間及內(nèi)容等都是未經(jīng)計劃和難以辨別的。缺點是溝通速度慢。 項目溝通管理 53? 溝通的方式? ( 1)正式溝通與非正式溝通? 正式溝通是組織內(nèi)部的規(guī)章制度所規(guī)定的溝通方法,主要包括組織系統(tǒng)正式發(fā)布的命令、指示、文件,組織召開的正式會議,組織正式頒布的法令規(guī)章、手冊、簡報、通知、公告,組織內(nèi)部上下級之間和同事之間因工作需要而進行的正式接觸。對于利益沖突性爭執(zhí),如果不能通過雙方溝通與協(xié)調(diào)解決,則應(yīng)交由上級領(lǐng)導(dǎo)出面裁決,使得爭執(zhí)雙方都獨立于利益體之外,從而盡快解決爭執(zhí),保證組織工作的順利進行。對于涉及雙方共同利益的爭執(zhí),可采取互謙互讓、加大合作面,形成利益互補或利益共同體,從而化解爭執(zhí)。領(lǐng)導(dǎo)者要有效地管理爭執(zhí),有意識地引起爭執(zhí),通過爭執(zhí)引起討論和溝通;通過詳細的協(xié)商,以求平衡和滿足各方面的利益,達到項目目標的最優(yōu)解決。 項目溝通管理 51? 正確的處理方法不是宣布不許爭執(zhí)或讓爭執(zhí)自己消亡,而是通過爭執(zhí)發(fā)現(xiàn)問題,暴露矛盾,從而獲得新的信息,然后通過積極的引導(dǎo)和溝通達成一致,化解矛盾。通常,爭吵是爭執(zhí)的表現(xiàn)形式。在項目實施的整個過程中,項目經(jīng)理要花大量的時間處理爭執(zhí)并進一步解決,這已成為項目經(jīng)理的日常工作。 如組織間的利益爭執(zhí)、行為的不協(xié)調(diào)、合同中存在矛盾和漏洞,以及權(quán)力的爭執(zhí)和互相推卸責(zé)任,項目經(jīng)理部與職能部門之間的界面爭執(zhí)等。 如決策、計劃、控制之間對問題處理的方式和方法之間的矛盾。 如企業(yè)任命總工程師作為項目經(jīng)理,他既有項目工作,又有原部門的工作,常常以總工程師的立場和觀點看待項目、解決問題。 如對工藝方案、設(shè)備方案、施工方案存在不一致看法,建筑造型與結(jié)構(gòu)之間的矛盾等。 項目組織成員各有自己的目標和打算,對項目的總目標缺乏了解或共識;項目的目標系統(tǒng)存在矛盾,如同時過度要求壓縮工期、降低成本、提高質(zhì)量標準等。項目組織是多爭執(zhí)的組織,這是由項目和項目組織的特殊性決定的。? ( 10) 發(fā)包人或企業(yè)經(jīng)理不斷改變項目的范圍、目標、資源條件和項目的優(yōu)先等級(即順序)。一個新的項目經(jīng)理要很長時間才能被企業(yè)、管理部門和項目組織接受和認可。? ( 8) 使用矩陣式組織,但人們并沒有從直線式組織的運作方式上轉(zhuǎn)變過來。? ( 6) 溝通與協(xié)調(diào)會議主題不明,項目經(jīng)理權(quán)威性不強,或不能正確引導(dǎo);與會者不守紀律,使溝通與協(xié)調(diào)會議成為聊天會;有些職能部門領(lǐng)導(dǎo)過強(年齡過大、工齡長、經(jīng)驗豐富、資格老)或個性放縱,存在不守紀律、沒有組織觀念的現(xiàn)象,甚至拒絕任何批評和干預(yù),而項目經(jīng)理無力指責(zé)和干預(yù)。 項目溝通管理 44? ( 4) 管理信息系統(tǒng)設(shè)計功能不全,信息渠道、信息處理有故障,沒有按層次、分級、分專業(yè)進行信息優(yōu)化和濃縮。項目經(jīng)理部內(nèi)工作含混不清,職責(zé)沖突,缺乏授權(quán)。參加者來自不同的國度、不同的專業(yè)領(lǐng)域、不同的部門,有不同的習(xí)慣、不同的概念和理解,甚至不同的法律參照系,而在項目初期沒有統(tǒng)一解釋文本。項目管理者沒能及時做出統(tǒng)一解釋,使目標透明。項目前期溝通太少,如在招標階段給承包商編制投標文件的時間太短。在制訂計劃時及制訂計劃后,項目經(jīng)理沒有與相關(guān)職能部門協(xié)商,就指令技術(shù)人員執(zhí)行。 項目溝通管理 42? 通病產(chǎn)生的原因? ( 1) 項目開始時或當某些參加者介入項目組織時,缺少對目標、責(zé)任、組織規(guī)則和過程統(tǒng)一的認識和理解。 項目溝通管理 41? ( 6) 項目實施中出現(xiàn)混亂,人們對合同、指令、責(zé)任書理解不一致或不能理解,特別在國際工程以及國際合作項目中,由于不同語言的翻譯造成理解的混亂。? ( 4) 項目經(jīng)理部中沒有應(yīng)有的爭執(zhí),但它在潛意識中存在,人們不敢或不習(xí)慣將爭執(zhí)提出來公開討論。? ( 2) 項目經(jīng)理部經(jīng)常討論不重要的事務(wù)性問題,溝通與協(xié)調(diào)會議經(jīng)常被一些言非正傳的職能部門領(lǐng)導(dǎo)打斷、干擾或偏離了議題。如果有些環(huán)節(jié)不好溝通與協(xié)調(diào),項目經(jīng)理部應(yīng)充分利用中介機構(gòu)和社會管理機構(gòu),及時疏通關(guān)系,加強溝通。? 項目經(jīng)理部與遠外層關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)在嚴格守法、遵守公共
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