【正文】 第六十二條 實施與修改 本辦法經(jīng)營決策委員會通過后實施，修改時亦同。 (四 )簽呈以簽呈專用紙。 (二 )關系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以 業(yè)務接洽便函 為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 第六十條 文書用紙 (一 )對關系企業(yè)外機構之行文以公文用紙為之。 (二 )處理日數(shù)計算標準 ：自總收 文之日起至復文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實際處理日數(shù)。 (六 )文件分辦傳遞時，未以 文件傳遞記錄卡 記載或未于分辦當日下班 (或完工 )時收回 (繳回 )妥藏者。 (四 )調(diào)卷 逾期拒不歸還而不申述理由者。 (二 )原案被污損、抽換、涂改或遺失者。 第五十七條 副本 機密文件需影、復印時，應呈經(jīng)理以上主管 (專業(yè)性者呈廠處長以上主管 )核準后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于 機密文件保管備查簿 ；副本 (含復印件 )視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。 (二 )保管人員接到經(jīng)核準之 調(diào)卷單 ，應即開立 文件傳遞記錄卡 一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后， 文件傳遞記錄卡 由保管人員留存。 (三 )機密文件應單獨成立檔卷，與其他一般文件分開保管。并于每年年底清理檔卷，將認為已無需繼續(xù)保管或已消失機密性質的文件，造具 機密文件銷毀表 呈報總經(jīng)理 (專業(yè)性者呈經(jīng)理 )核準后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。 (二 )內(nèi)部自行建立之機密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長核定保存期限后，應將文件類別、內(nèi)容摘要、預定保存 期限等填入 機密文件送件單 ，隨文件送交保管人員編定檔號并簽收后， 機密文件送件單 退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號登入 機密文件保管備查簿 。 (四 )經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應于到期前簽呈交辦之主管核準延長處理期限并聯(lián)絡保管人員延緩稽催。 (二 )經(jīng)辦人不得請托他人代抄、代描機密文件，非經(jīng)經(jīng)理級以上主管核準者，亦不得擅自復制。 (二 )前款各項機密文件的經(jīng)辦部門應于每月底編制翌月的 工作計劃表 寫明交辦的特定業(yè)務工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。 (四 )密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。 (三 )主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分派其所屬人員辦理時，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時間、用途由經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。唯其遞送均應親自為之，不得假手他人。 (四 )各保管部門應指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 (總管理處由總經(jīng)理核定 )，負責機密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務。 (二 )屬技術、開發(fā)、工務、營業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機密文件，應以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。 (四 )其他經(jīng)廠處長以上主管認為有必要列入機密文件管理之一切資料。 (二 ) 技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗資料，國外現(xiàn)場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。 (四 )調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。 (二 )調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管 檔人員負二責處理。 調(diào)卷單 由管檔人員留存?zhèn)洳椤? (三 )于檔案室當場借閱者，得免填 調(diào)卷單 。 (二 )管檔人員接到 調(diào) 卷單 經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于 調(diào)卷單 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 (二 )保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。 第四十六條 檔卷清理 (一 )管檔人員應 隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 (四 )1 年保存：結案后無長期保存必要者。 (二 )10 年保存： 、決算書類； ； 料； 10 年的文書。 (二 )檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 (四 )檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 (二 )案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。 (五 )檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 (三 )檔案分類各級名稱經(jīng)確定 后，應編制 檔案分類編號表 ，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 第四十二條 檔案名稱及編號 (一 )檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (五 )檔號之表示方式如下 為經(jīng)辦部門代號， 為大類號， 為小類號。 (三 )同一 小類 (或細類 )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類 )之后增設 卷次 編號，以便查考。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級 細類 。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。 第四十條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理： (一 )中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 (四 )與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認。 (二 )各公司檔卷分類目錄及編號原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。 □ 檔案管理 Ⅰ. 管理部門 第三十八條 管理部門 (一 )文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應稽查一次。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負完全責任。 第三十六章 印信繳銷 (一 )廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應由監(jiān)印人員填具 繳銷印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門 撤銷。 (四 )印信增刊的申請 ， 但如因業(yè)務需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。 ，以資區(qū)別。 于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 第三十五條 印信申請 (一 )印信制發(fā)的申請 因業(yè)務需要或組織變更，由主辦部門填具 請 (制 )發(fā)印信申請表 一份，送會印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請核定后由管理部門制發(fā)。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長的職銜簽字章、特定業(yè)務之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。 Ⅲ. 印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門 (一 )公章