【正文】 ，檔案管理員歸檔保存。 員工離開本公司時，應(yīng)歸還所借用的圖書資料。 購回的圖書等資料由 人事行政部 專人負責(zé)登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。 檔案遺失或不完整的，視檔案密級和緊急程度，給予經(jīng)辦人及其直接領(lǐng)導(dǎo)通報批評一次，并各扣罰 300－ 1000 元。銷毀檔案需二人以上監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。 檔案的銷毀 a) 任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。 d) 調(diào)閱檔案須與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案卷，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。有關(guān)合同檔案按合同管理辦法執(zhí)行，原則上不予調(diào)閱已歸檔合同。 c) 在檔案室當(dāng)場調(diào)閱本部門檔案者，可免填“調(diào)用單”，但仍須經(jīng) 人事行政部 負責(zé)人批準(zhǔn)。 e) 嚴格執(zhí)行《保密管理制度》所要求的保密措施，保證檔案信息的安全。 安全措施 a) 科學(xué)選擇檔案用房（即不在最底層，也不在頂層，）并與辦公用房隔 離，檔案室須安裝保險鎖。 文件整理的原則 a) 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文件則以左方裝訂為原則； b) 右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢； c) 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 d) 檔號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。任何部門和個人不得隨意修改。 b) 各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使 用視案件多少，及增長情形斟酌決定。如果因案件較多，二級分類不夠應(yīng)用時須在第二級之后增設(shè)第三級“小類”。 檔案移交公司的流程 a) 經(jīng)辦部門檔案管理員檢查文件或檔案，編制移交清單； b) 公司檔案管理員根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核 對； c) 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份； d) 檔案管理員按公司檔案保管要求整理建檔。 c) 短期保存（ 15 年以下）：（ 1）期滿或解除之合約；（ 2）其他經(jīng)核定保存的文書；（ 3）結(jié) 案后無長期保存必要者。 d) 每周備份公司 OA 系統(tǒng)和服務(wù)器的數(shù)據(jù)，每半年歸檔一次。 檔案資料的歸檔時間 即時歸檔 下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔： a) 公司規(guī)定的密級文件； b) 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等； c) 合同、協(xié)議書等正本及過程資料 ； d) 公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料； e) 其他認為需要即時歸檔的資料。 承辦部門負責(zé)承辦工作或會議的材料、紀要、聲像檔案和電子檔案（如有）等會議文件的收集歸檔。 各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復(fù)印件或影印本。 其他具有利用和保存價值的文件資料。 檔案銷毀 對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門 分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。 b) 機密類： 機密檔案需經(jīng)人事行政部分管領(lǐng)導(dǎo)及常務(wù)副總批準(zhǔn) 。 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。 工作程序 檔案資料的收集 各部門檔案管理人員負責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目 錄》。 編制檢索工具，編輯檔案參考資料，開發(fā)檔案信息資料，提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通； 負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。 術(shù)語和定義 檔案：指 公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。/ 檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔/ 檔 檔 檔 檔 檔YY檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔檔 檔檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔檔 檔檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔 檔檔 檔檔 檔檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔檔 檔 檔 檔NN 目的 加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和 方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。 檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。 各職能部門 負責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、 標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔； 負責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知 人事行政部 ； 向 人事行政部 移交合同或文件資料原件或復(fù)印件； 財務(wù)管理 部負責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料； 運營管理部負責(zé)管理質(zhì)量管理體系相關(guān)記錄 。 各部門文件資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向檔案室移交。 電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬 盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。 c) 普通類：普通檔案借閱屬于本部門的，由本部門經(jīng)理批準(zhǔn)；借閱其他部門的檔案除本部門經(jīng)理批準(zhǔn)外，還需其他部門經(jīng)理批準(zhǔn)。 執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由人事行政部經(jīng)理和行政兼檔案管理員組成的監(jiān)銷人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。 檔案資料的歸檔要求 歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、印本和底稿、正式稿和過程稿、正文和附件等必須齊全。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，檔案室以影印本 歸檔。 檔案資料的歸檔主體 人事行政部 負責(zé)公司服務(wù)器數(shù)據(jù)的備份和歸檔，指導(dǎo)公司其他部門的電子聲像的歸檔管理。 承辦部門負責(zé)搜集和匯總由多個部門參與的工作所形成的檔案資料。 定期歸檔 a) 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交檔案室； b) 部門每年 3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司檔案室； 電子聲像檔案的歸檔 a) 重要電子聲像檔案 應(yīng)實時進行 、 隨辦隨歸。 e) 每周備份個人電腦文件，每年歸檔一次。 d) 各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 檔案交接審核要求 審查卷次號、目次號是否與清單相符，若沒有立卷，應(yīng)檢查文件標(biāo)題、編號是否與清單相符： a) 正本及過程資料是否完整，如有短缺，應(yīng)立即補齊； b) 文件的辦理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦； c) 與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 c) 同一“類”（或小類）的案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，并于類別之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。 c) 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照“檔案分類編號表”（ 待編 ），將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 三、 案卷編號 a) 新檔案，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。 e) 建立“歸檔案卷目錄”（附件 五 ）存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。 檔卷清理 a) 檔案管理人員應(yīng)隨時維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 b) 嚴禁在檔案室吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品，保持室內(nèi)、走廊暢通無阻，必須配備適用的滅火器，對室內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災(zāi)。 檔案利用 檔案開發(fā) a) 公司檔案管理員負責(zé)根據(jù)檔案建檔保管要求，匯總編制并每月更 新公司檔案目錄，同時在公司部門負責(zé)人及以上人員內(nèi)共享該目錄。 d) 檔案歸還時，經(jīng)檔案員核對無誤后，注銷該卷“調(diào)用單”或在登記簿 上予以核銷。 b) 調(diào)卷人員不得擅自涂改、抽換、增損或轉(zhuǎn)借調(diào)閱檔案，如