【正文】 （ 5）、通報(bào)表?yè)P(yáng)。 （二）、各部門檔案范圍 行政人事部行政 （ 1）、通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。 人事調(diào)動(dòng)。 五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情 形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。 第二條 歸集整理： 一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理，通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理，其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。 三、違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行 政處分，造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。 九、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應(yīng)事先填寫印章使用單，載明事項(xiàng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。 五、公司總經(jīng)理對(duì)公司所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。 第三節(jié) 印章地使用 一、公司各級(jí)人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將 其與所需印的文件一并逐級(jí)上報(bào)，經(jīng)公司有關(guān)人員審核。 第二節(jié) 印章地領(lǐng)取和保管 一、公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 十三、當(dāng)電腦出現(xiàn)無(wú)法啟動(dòng)關(guān)閉等故障，影響正常使用時(shí) ，應(yīng)及時(shí)交由電腦專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行維修檢查，保證數(shù)據(jù)的完整和系統(tǒng)的安全。 十、外帶軟盤、光盤、 U 盤等工作時(shí)，必須先執(zhí)行殺毒程序。 七、工作時(shí)間不使用電腦時(shí)，電腦一律轉(zhuǎn)入休眠狀態(tài)，本人離開工作場(chǎng)地應(yīng)關(guān)閉電腦。 三、電腦采用專人使用維護(hù)，未經(jīng)允許任何人不得擅自使用電腦。 七、舊報(bào)紙、書刊及廢舊物品等應(yīng)統(tǒng)一交給行政人事部集中處理。 三、領(lǐng)取物品時(shí)，雙方清點(diǎn)物品和數(shù)量是否與《領(lǐng)料單》內(nèi)容相符。臨時(shí)需借用物品，應(yīng)出示借條，并規(guī)定借用期限，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可借用。離庫(kù)前須關(guān)好門窗、電源。及時(shí)建立健全物資登記帳冊(cè)，做好物資進(jìn)、出明細(xì)帳登記，做到帳物相符。 六、 購(gòu)物發(fā)票要符合財(cái)務(wù)報(bào)銷要求，明確第一 免費(fèi)管理資料下載基地 第一 免費(fèi)管理資料下載基地 購(gòu)物單位名稱、物品名稱、數(shù)量、單價(jià)等項(xiàng)內(nèi)容的填寫，不得擅自個(gè)人更改發(fā)票。 四、未經(jīng)同意，不得私自采購(gòu)物資，第一 免費(fèi)管理資料下載基地 第一 免費(fèi)管理資料下載基地 否則不給予財(cái)務(wù)報(bào)銷，采購(gòu)時(shí)要嚴(yán)格按計(jì)劃采購(gòu)，嚴(yán)禁盲目采購(gòu)。 三、物資只限于內(nèi)部管理服務(wù)使用，私人物品不得納入此管理范圍。 “諾”是指員工在提供管理和服務(wù)時(shí)不允許說(shuō)“不知道”、“不清楚”或干脆大包大攬，要樹立“一諾千金”、“信 譽(yù)良好”的服務(wù)形象。 （四）、尊重業(yè)主的隱私權(quán)習(xí)慣。 （四）、我需要尊重。 （六）、不允許在任何場(chǎng)合以任何借口頂撞、諷刺、議論住戶。 （二）、不允許模仿他人的語(yǔ)言、聲調(diào)和談話。 （二）、對(duì)住戶的投訴、意見、咨詢要細(xì)心聆聽，不允許有不耐煩的表現(xiàn)。 七、敬禮 （一）秩序維護(hù)干部、秩序維護(hù)員工作見面時(shí)相互敬禮； （二）秩序維護(hù)干部、秩序維護(hù)員對(duì)外行使職責(zé)權(quán)利時(shí)先行敬禮； （三）秩序維護(hù)干部、秩序維護(hù)員與公司經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)工作見面時(shí)敬禮； （四）對(duì)出入小區(qū)的車輛進(jìn)行敬禮 ； （五）對(duì)前來(lái)住宅參觀、檢查的客人敬禮，當(dāng)來(lái)人數(shù)較多或車隊(duì)參觀時(shí)，敬禮應(yīng)至客人完全通過(guò)。 （四）、工作進(jìn)行中若有住戶走過(guò)工作區(qū)域應(yīng)暫停工作，并面帶微笑等住戶走過(guò)后再繼續(xù)。 五、維修操作 （一）、進(jìn)行室外可能影響到住戶的工作、生活的工作時(shí)，應(yīng)擺放警示牌。 （五）、接聽電話時(shí)，聲調(diào)要自然清晰、柔和、親切，不要裝腔作勢(shì)，聲量不要過(guò)高，亦不要過(guò)低，以免對(duì)方聽不清楚。拿起電話，應(yīng)清晰報(bào)道：“您好，清華物業(yè)”。發(fā)覺(jué)自己有失誤時(shí)，應(yīng)立即說(shuō)：“對(duì)不起，我不是那個(gè)意思”。 （十四）見住 戶搬出大宗物品時(shí)，應(yīng)先主動(dòng)打招呼：“先生 /小姐（女士），您好！”然后再履行手續(xù)，“對(duì)不起，請(qǐng)出示放行條?。ㄖ刃蚓S護(hù)專用）”當(dāng)住戶搬運(yùn)物品有困難時(shí)，要主動(dòng)幫忙，住戶表示謝意時(shí)，用“不用謝或不客氣，沒(méi)關(guān)系”回答。事后應(yīng)對(duì)住戶的幫助或協(xié)助表示感謝。 （九）、在與住戶對(duì)話時(shí)，如遇另一住戶有事相求，應(yīng)點(diǎn)頭示意打招呼或請(qǐng)對(duì)方稍等，不能視而不見，同時(shí)盡快結(jié)束談話招呼住戶。對(duì)沒(méi)聽清楚的地方要禮貌地請(qǐng)對(duì)方重復(fù)一遍。 （三）、 嚴(yán)禁與住戶玩笑、打鬧或取外號(hào)。 （七）、如果要找的人不在或不想見時(shí)，應(yīng)禮貌地對(duì)對(duì)方說(shuō)“對(duì)不起他現(xiàn)在不在，您能留 （八）、 當(dāng)來(lái)訪人員離開時(shí)，應(yīng)說(shuō)“歡迎您再來(lái)，再見！”。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 3 頁(yè) 共 6 頁(yè) 第五節(jié) 禮儀場(chǎng)景 一、 對(duì)來(lái)訪人員： （一）、主動(dòng)說(shuō)：“您 好，請(qǐng)問(wèn)您找哪一位”或“我可以幫助您嗎？”，“請(qǐng)您出示證件”（保安專用） （二）、 確認(rèn)來(lái)訪人要求后，說(shuō)“請(qǐng)稍等，我?guī)湍摇辈⒓皶r(shí)與被訪人聯(lián)系，并告訴來(lái)訪人“他馬上來(lái)，請(qǐng)您先 等一下，好嗎？” （三）、當(dāng)來(lái)訪人員不理解或不愿出示證件時(shí)，應(yīng)說(shuō)“對(duì)不起，先生 /小姐（女士），這是公司規(guī)定，為了住戶的安全，請(qǐng)理解！”（保安專用）。 六、道謝語(yǔ)：謝謝、非常感謝。 二、歡迎語(yǔ) ：歡迎來(lái)我們住宅小區(qū)、歡迎您入住本樓、歡迎光臨。 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0204 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容： 禮儀管理制度 第 2 頁(yè) 共 6 頁(yè) 二、行走： （一）、行走時(shí)不允許把手放入衣、褲袋里，也不允許雙手抱胸或背手走路； （二）、在工作場(chǎng)合與他人同行時(shí)，不允許勾肩搭背，不允許同行時(shí)嘻戲打鬧； （三）、行走時(shí)，不允許隨意與 住戶搶道穿行；特殊情況下，應(yīng)向住戶示意后方可越行； （四）、走路動(dòng)作應(yīng)輕快，非緊急情況不應(yīng)奔跑、跳躍； （五）、手拿貨物行走時(shí)不應(yīng)遮住自己的視線； （六）、盡量靠路右側(cè)行走； 第一 免費(fèi)管理資料下載基地 第一 免費(fèi)管理資料下載基地 （七）、與上司或住戶相遇時(shí)，應(yīng)主動(dòng)點(diǎn)頭示意。 （四）、保持眼、耳清潔，不允許殘留眼屎、耳垢。 離異遵循禮貌、熱情、友善、樂(lè)觀、主動(dòng)、平等“十二字”方針 第二節(jié) 儀容儀表 一、服飾著裝： （一）、上班時(shí)間必須著裝整潔，鈕扣要扣齊，不允許敞開外衣、非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上，服裝口袋不裝過(guò)大過(guò)厚物品，袋內(nèi)物品不外露； （二）、上班統(tǒng)一著裝、統(tǒng)一佩戴工號(hào)牌，工號(hào) 牌應(yīng)端正戴在左胸襟處； （三）、鞋襪穿戴整齊清潔，鞋帶系好，不允許穿鞋不穿襪，非工作需要不允許打赤腳或穿雨鞋到處走，工作完畢應(yīng)在工作場(chǎng)所將鞋擦干凈再走； （三）非特殊情況不允許穿背心、短褲、拖鞋； （四）男女員工均不允許戴有色眼鏡。 （二）、內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，宣傳語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。 （八）、附件 ：有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚 （九）、落款成文時(shí)間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“ O”，相互對(duì)稱；加蓋 紅色印章居中下壓成文時(shí)間，如果落款頁(yè)沒(méi)有正文，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。 （四）、排版規(guī)格：標(biāo)題文用 4 黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小 4 號(hào)，副標(biāo)題加粗，一般每面排 38 每行 32 個(gè)字。 簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。 （十）、會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用 會(huì)議紀(jì)要 。 （六）、通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用 通知 。 （二）、報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用 報(bào)告 。 六、文印室對(duì)送來(lái)打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。 三、私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公 司的正常工作。 九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理 第二節(jié) 文書打印 一、服務(wù)中心的文件，有打印必要時(shí)方予打印。 六、外來(lái)的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 第一 免費(fèi)管理資料下載基地 第一 免費(fèi)管理資料下載基地 公司管理制度體系文件 文件編號(hào)： Q/QHPM— GLZD— 0203 文件名稱：日常辦公管理制度 版本號(hào)：第 1 版 修改次數(shù)： 0 章節(jié)內(nèi)容：文件處理管理制度 第 1 頁(yè) 共 2 頁(yè) 文件處理管理制度 第一節(jié) 文件收發(fā) 一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。 第五條 服務(wù)工具管理 一、服務(wù)工具由部門物資保管機(jī)構(gòu)統(tǒng)一造冊(cè)，責(zé)任到人。 三、室內(nèi)物品分類放置、堆放整齊 ，通風(fēng)良好，防潮防霉，地面無(wú)垃圾，室內(nèi)無(wú)異味，定期清除廢棄物，每天下班前整理一次辦公環(huán)境。 九、愛護(hù)保管好公共財(cái)產(chǎn)，公共財(cái)產(chǎn)不能挪作私用，勤儉節(jié)約，不浪費(fèi)鋪展，節(jié)約用水用電，注重重視防火、防盜和安全生產(chǎn)。 五、講究禮貌，注重儀容，熱情、周到、主動(dòng)、高效服務(wù)住戶，依靠法規(guī)嚴(yán)格妥善管理，絕不可粗暴、冷漠、置之不理，始終體現(xiàn)物業(yè)管理良好的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力。 二、員工應(yīng)自覺(jué)遵守服務(wù)中心作息時(shí)間，嚴(yán)格執(zhí)行勞動(dòng)紀(jì)律，上班不遲到、不早退、不準(zhǔn)中間私自離崗，外出辦公說(shuō)明去向。 （七）、當(dāng)換班時(shí)間已到，但接班人尚未來(lái)時(shí)，不得離崗。 （四）、各部門每日安排一名管理員值班，主要負(fù)責(zé)辦公環(huán)境整理，崗位服務(wù)和小區(qū)環(huán)境監(jiān)督。 （四）、請(qǐng)假期間的工資按公司工資管理制度執(zhí)行。 （四）、未按時(shí)間上下班的按照遲到和早退處理，無(wú)故離開工作崗位的，按照曠工處理。 三、對(duì)違反相關(guān)制度的，將按照員工獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行處罰。 二、愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持清潔，會(huì)議結(jié)束后要整理好會(huì)場(chǎng)。 八、遲到、早退、缺席按正?？记谥贫忍幚恚ㄖ藛T未通知到位同樣予以考勤處理 第六條 會(huì)議記錄： 一、各類會(huì)議原則上由辦公負(fù)責(zé)記錄。 四、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。 六、會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作； 會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì) 議所需的各種設(shè)施、用品等； 公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 二、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無(wú)調(diào)整的，不再另行通知，由中心 /部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人； 三、屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知： 未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議； 雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明； 其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。 五、每周例會(huì) —— 每周五 2： 30 由部門負(fù)責(zé)人組織召開例會(huì)，提出對(duì)各部門的工作安排及各部門匯報(bào)一周工作情況，布置下周工作安排。 第三條 會(huì)議安排 一、行政事務(wù)會(huì) —— 總評(píng)當(dāng)月行政工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。 （三）、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。 三、部門工作會(huì)：各部門召開的工作會(huì)由各部門負(fù)責(zé)人決定召開并負(fù)責(zé)組織。 二、會(huì)議管理制度旨在增強(qiáng)會(huì)議的規(guī)范性和操作性，提供會(huì)議質(zhì)量和效果。 目標(biāo)分解為： 第一步 跟隨九華碧水灣一期項(xiàng)目 施工進(jìn)度，做好現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和物業(yè)形象展示，完成九華碧水灣各項(xiàng)接管籌備和前期介入工作，完成物業(yè)公司組建和九華碧水灣一期接管運(yùn)作及二期前期介入籌備等全部工作，使物業(yè)管理服務(wù)成為九華碧水灣樓盤品牌創(chuàng)建與整體銷售不可或缺的服務(wù)支撐。 八、加強(qiáng)物業(yè)管理的高科技投入，提高管理自動(dòng)化水平，建立以中小型計(jì)算機(jī)為主體的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在各職能部門配備操作終端，實(shí)現(xiàn)管理資源共享，同時(shí)引進(jìn)高水平、多功能的物業(yè)管理軟件，實(shí)現(xiàn)辦公及日常管理工作自動(dòng)化。 六、制定嚴(yán)格與高標(biāo)準(zhǔn)的員工培訓(xùn)制度與考核制度，使員工的整體素質(zhì)得到提高。 二、實(shí)行 ISO9002 質(zhì)量體系，保證物業(yè)管理及各項(xiàng)服務(wù)工作的質(zhì)量與正常標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。 清華物業(yè)深知服務(wù)永無(wú)止境，十分重視對(duì)員工服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)和教育，要求員工做到“樹立服務(wù)意識(shí)、端正服務(wù)態(tài)度、掌握服務(wù)技能、提高服務(wù)質(zhì)量”，力求“管理無(wú)盲區(qū)，服務(wù)無(wú)缺陷，工作無(wú)差錯(cuò)，客戶無(wú)怨言”，著眼于做得“更 細(xì)致、更周到、更標(biāo)準(zhǔn)”，努力爭(zhēng)取持續(xù)超越客戶期望，贏得更多客戶滿意。 第一 免費(fèi)管理資料下載基地 第一 免費(fèi)管理資料下