【正文】 也說明進(jìn)入奴隸社會(huì)后，我國秘書工作者的鼻祖史官，已開始將文書、檔案工作作為重要業(yè)務(wù)。先識覽》載，夏桀荒淫昏暴，國危在即，太史令終古取出宮藏圖法展示于桀，對桀哭諫。說明孔子時(shí)有關(guān)夏朝或直接屬夏朝的文件檔案不少，這些當(dāng)是夏朝的官方文書。 　　唐張懷《書斷》云：大道衰而有書，利害萌而有契。 　　從考古成果來看，登封王城崗遺址出土的陶文，就其形體結(jié)構(gòu)而言，已較大汶口發(fā)現(xiàn)的陶文前進(jìn)了一大步，它已經(jīng)是真正的文字，它上承仰韶文化和大汶口文化的陶文，下啟殷商甲骨文，其產(chǎn)生時(shí)間正處于夏代，因此，可以推斷，夏代已經(jīng)有了自己的文字。 　　這樣，秘書工作產(chǎn)生的又一標(biāo)志文書也出現(xiàn)了。宋人所制《三墳書》，將其中的《乾坤篇》作為黃帝時(shí)的典籍。傳說中三皇五帝的典籍有：三墳、五典、人索、九丘，簡稱墳典，是傳說中我國最古的典籍。祭掃志》載?quot。史官的出現(xiàn)，就是秘書工作起源的一個(gè)標(biāo)志。才即能讀寫原始文字，具有社會(huì)、宗教、天文、歷法、記時(shí)等知識，是當(dāng)時(shí)最高的文化程度，史官就是從這類德才兼?zhèn)湔咧羞x拔出來的。選賢與能、講信修睦。《漢書古今人表》中說他是黃帝的史官，執(zhí)掌記錄言行。史官這一名稱始見于商，黃帝設(shè)史官，可能是后人將當(dāng)時(shí)的官職套用于黃帝時(shí)期，但這類人員的出現(xiàn)，標(biāo)志著秘書人員的誕生。解蔽篇》還說，當(dāng)時(shí)，好書者眾矣，而倉頡獨(dú)傳者壹也。 　　我國部落聯(lián)盟的昌盛階段約自黃帝起，至夏朝建立迄，經(jīng)歷了數(shù)百年之久。傳于異地、在時(shí)間上不能傳于異時(shí)的局限性影響了管理，必須運(yùn)用文字，借助書面材料以代替語言，才能實(shí)施管理。為了適應(yīng)管理的需要，黃帝設(shè)置了官職，即六相，分管各方面工作，由此形成了部落聯(lián)盟的領(lǐng)導(dǎo)部門，黃帝成為此領(lǐng)導(dǎo)部門中的核心人物?！　∈献鍨榱吮ＷC其社會(huì)勞動(dòng)和生活的正常進(jìn)行，需要建立一定的社會(huì)秩序，這種秩序是通過推選出來的首領(lǐng)實(shí)施管理而形成的。 　　人類最早的社會(huì)組織是原始人群。 　　我國文字的源頭當(dāng)是距今約六千年的仰韶文化中的原始陶文，在此后的三千年間，經(jīng)歷了萌芽、創(chuàng)制、演進(jìn)、發(fā)展為殷商甲骨文的漫長過程，伏羲造字、倉頡造字、大汶口文化的陶文、谷封王城崗遺址中的陶文，分別標(biāo)志著原始文字進(jìn)化過程中的一個(gè)個(gè)躍進(jìn)階段。因此，探尋秘書工作的起源，必須從追溯文字的出現(xiàn)和有領(lǐng)導(dǎo)部門的社會(huì)組織的出現(xiàn)及國家的出現(xiàn)入手，在這兩個(gè)條件都具備的時(shí)期，一旦發(fā)現(xiàn)有公務(wù)文書或秘書人員，就能判定這是秘書工作的啟端。由于管理國家比管理人類早期的社會(huì)組織要復(fù)雜得多，因此，秘書人員出現(xiàn)了不同的層次、不同的分工，進(jìn)而設(shè)置了秘書工作機(jī)構(gòu)，并逐步形成了秘書工作制度。公務(wù)文書需要有人擬制、處理、保管，由此產(chǎn)生了秘書人員和秘書工作。兩河流域的蘇美爾人創(chuàng)制出楔型文字后，才產(chǎn)生了泥版文書，尼羅河畔的古代埃及人創(chuàng)制出圖形文字后，才產(chǎn)生了紙草文書。問題是社會(huì)分工所決定的出力方式是有差別的。結(jié)果影響了領(lǐng)導(dǎo)，影響了同事，從而引起他人的反感，盡管這里面可能有有意和無意之分。秘書屢屢有意發(fā)生這種行為，他就會(huì)視之為危險(xiǎn)人物，對其處處警惕，事事留心，利用各種辦法和力量來制約。所以，領(lǐng)導(dǎo)從工作出發(fā)，一般是不允許秘書越位的。首先從工作上看，領(lǐng)導(dǎo)和秘書是兩個(gè)擔(dān)負(fù)著不同分工職能的社會(huì)角色，盡管二者需密切合作和配合，但畢竟職責(zé)和與職責(zé)相應(yīng)的工作方式和工作方法不同。從秘書角度來說，有的人是屬于心理品質(zhì)有問題，不把領(lǐng)導(dǎo)放在眼里，認(rèn)為自己比領(lǐng)導(dǎo)高明，因此凡事好為領(lǐng)導(dǎo)先。這點(diǎn)，我們在處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系時(shí)，很有必要借鑒。而有的人明明缺乏這種權(quán)威，卻擅自答復(fù)，這也是越位。哪些工作應(yīng)由誰干，這里面有時(shí)也有幾分奧妙。超越身份，胡亂表態(tài)，是不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，是無效的。在辦事過程中，有些決策可以由秘書做出，有些決策則必須由領(lǐng)導(dǎo)做出。努力做到出力而不“越位”我們強(qiáng)調(diào)，要準(zhǔn)確地認(rèn)知自己的社會(huì)角色，擺正自己的社會(huì)位置，目的是為了防止和克服越位現(xiàn)象，找到一個(gè)穩(wěn)妥的出力方式。2永遠(yuǎn)不要讓人看到你醉醺醺的樣子。1能夠改變世界的絕妙主意往往來自于獨(dú)立工作的人。1保守秘密。1多看看別人的眼睛。如果一場戰(zhàn)役的失敗會(huì)為你贏來整個(gè)戰(zhàn)爭的勝利，不要猶豫，果斷地放棄。不要在雇工們工作沒有完成的時(shí)候就付酬金。對方聽到這樣的話，肯定會(huì)覺得你是一個(gè)體貼入微的人，自己要是換個(gè)位置，也會(huì)希望得到同樣的關(guān)心，他不會(huì)生你的氣，你反會(huì)給他留下為人很細(xì)心的印象?！钡牵膽B(tài)度充分表達(dá)了不能讓對方久等的迫切心情，給我留下了非常誠實(shí)的印象。突然，她站起來說：“哎呀，實(shí)在對不起，你談得太有意思了，以致我忘記了時(shí)間。”我理解此刻對方的尷尬處境：，而如果他不找給你錢，有貪小便宜的嫌疑，這讓他很為難。中午的時(shí)候，大家到樓下的飯店點(diǎn)了幾個(gè)菜，實(shí)行AA制。小額借款的還債法”其實(shí)人與人在面對面交談時(shí)，情形與此類似。你一定有過這樣的感受：在電話里和別人交談時(shí)，如果對方長久地一聲不吭，你會(huì)在心里暗暗猜疑：對方是不是在聽我講話？他也許根本就沒有把我的話當(dāng)成一回事吧？復(fù)述領(lǐng)導(dǎo)的指令這時(shí)，經(jīng)理剛剛喝下半杯水，還沒有發(fā)言。舉例說明：我們公司新來了一個(gè)女秘書，她在分發(fā)一份會(huì)議資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己少復(fù)印了兩份，忙紅著臉向那兩個(gè)同事道歉：“對不起。改正錯(cuò)誤就改正錯(cuò)誤唄，怎么還要“準(zhǔn)確”地改正呢？準(zhǔn)確地改正錯(cuò)誤正是這些細(xì)節(jié)，在某種程度上造就著你在同事心中的形象，決定著你在領(lǐng)導(dǎo)眼中的位置；因此，這些細(xì)節(jié)對于職場新人來說尤其重要。信息寫好以后，不要急于發(fā)稿，應(yīng)對內(nèi)容再認(rèn)真核對，這一環(huán)節(jié)，是信息編發(fā)的最后一道“關(guān)卡”，差之毫厘，失之千里，稍有差錯(cuò)就會(huì)帶來工作失誤。　?。ㄋ模懞眯畔⒅黧w部分。在這則信息中，時(shí)間順序與邏輯順序是交叉運(yùn)用的　?。ㄈ┚闹谱鳂?biāo)題。結(jié)構(gòu)合理，信息就會(huì)中心突出，條理清晰。因?yàn)樾畔⒌闹黝}范圍越小，就越有利于把事情和問題說清楚，說透徹?！　∪懶畔⒁畔⒕帉懙囊I(lǐng)　　政務(wù)信息要求主題突出、中心明確、層次清楚、文字精煉，盡可能做到簡明扼要、深入淺出。如：一條有價(jià)值的信息因沒能及時(shí)編發(fā)而延誤，變成“昨日黃花”?！　?zhǔn)，是指準(zhǔn)確無誤地收集、整理信息。　　新，是指在時(shí)間上是最近的，在內(nèi)容上是新鮮的或獨(dú)特的，如剛剛出現(xiàn)的新情況、新問題、新傾向、新動(dòng)態(tài)，還在萌芽狀態(tài)的新事物新經(jīng)驗(yàn)、新見解等。而政務(wù)信息則更為廣泛，如政府工作和人民群眾的生活、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展，上級和基層單位，本級和外地之間的情況幾乎無所不及。從篇幅上看，公文雖然也力求簡短，但由于內(nèi)容要求，相對來說篇幅服從公文?！　。ǘ慕Y(jié)構(gòu)上。如何編發(fā)、采寫好高質(zhì)量的“政務(wù)信息”稿，適應(yīng)新形勢下政務(wù)工作的要求，筆者結(jié)合多年工作實(shí)際，談一下粗淺的認(rèn)識。　?。ㄈ┳⒅爻绦?，堅(jiān)持逐級請辦　　做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認(rèn)真地進(jìn)行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學(xué)的請辦方式和程序，使領(lǐng)導(dǎo)對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。3．不邀利。復(fù)命時(shí)要注意三點(diǎn)：1．不失真?！　∶貢藛T完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作之后，要進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)，標(biāo)準(zhǔn)有三：l．工作質(zhì)量，是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的限制條件，有沒有潛在的問題和漏洞；2．工作速度，有沒有超過工作時(shí)限，有沒有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形；3．對社會(huì)和群眾的影響，辦事全過程對社會(huì)、群眾有沒有不良影響?！　。ㄈ┌盐蘸棉k事三形式　　領(lǐng)導(dǎo)交辦工作任務(wù)，大體都有三要素：一是內(nèi)容辦什么事；二是時(shí)限什么時(shí)間完成；三是要求工作質(zhì)量，　注意事項(xiàng)等等。出于拋磚引玉的想法，試就辦事的學(xué)問作一番探討。試談辦事的學(xué)問一旦條件成熟，就果斷地脫離原來單位，到新的工作崗位上施展才華。很顯然，領(lǐng)導(dǎo)處在各種矛盾的焦點(diǎn)上，也有自己的難處，領(lǐng)導(dǎo)是人不是神，也會(huì)有自己的缺點(diǎn)和不足。　　所以，最好的辦法是三緘其口，藏而不露。千萬不要在背后批評領(lǐng)導(dǎo)下屬如果確實(shí)看不慣領(lǐng)導(dǎo)的某些行為，不妨與家人或親密好友談?wù)?，但一定不要在你的同事面前誹議領(lǐng)導(dǎo)，表示自己的不滿?！　〔粷M上司的待遇：一般情況下，新上司都會(huì)認(rèn)為自己是外來者，故意孤立他會(huì)令他不安，為了自衛(wèi)，他可能采取強(qiáng)硬措施?！　“艳k公室當(dāng)作私人場所：辦公室里的禁忌以為所有的工作都貶低了你：所以，保持適當(dāng)?shù)木嚯x，往往可以起到一種意想不到的效果?！　?shí)際上，讓上級過于了解自己也并非是一件好事。如果你的工作性質(zhì)與上級不是直接聯(lián)系，沒必要經(jīng)常找上級匯報(bào)，以免招惹人們的猜疑，以及領(lǐng)導(dǎo)本人的一些想法。當(dāng)自己的工作已經(jīng)取得了初步的成績，達(dá)到了一定的階段，并有了新的開始。而且，也容易給同事們一個(gè)喜歡走上層路線的壞印象?！　〉谌⒁鈭龊?。俗話說：言多必失。因?yàn)檎f得過火或過于渲染，涉及領(lǐng)導(dǎo)的尊嚴(yán)與權(quán)威，尺度掌握不準(zhǔn)，搞得不好就會(huì)有嘲諷、犯上之嫌，被領(lǐng)導(dǎo)誤以為心懷不滿，另有所措。領(lǐng)導(dǎo)對越是為社會(huì)和他人所禁錮、保密的信息越是想知道。用微笑面對他人。而不要針對個(gè)人。你只需具備一定的職業(yè)和道德水準(zhǔn)就行了。理解參與精神并付諸實(shí)踐。因此，每一名職員在工作環(huán)境中都要進(jìn)行兩項(xiàng)工作。盡管如此，大部分人還是會(huì)盡量避免與同事發(fā)生正面沖突。因此，專家提示人們，不要回避這“游戲，但前提是要清楚怎樣玩。為了融入工作環(huán)境，一定要弄清楚游戲規(guī)則。這些矛盾會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)重的損害。秘書碰上了就不能說不管，管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決?？剖抑g、秘書之間一般都有分工，這對加強(qiáng)責(zé)任心底取扯皮和無人負(fù)責(zé)現(xiàn)象是非常必要的。對上級的語言基調(diào)則是多用請示報(bào)告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。也要有耐力。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項(xiàng)，要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理；如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時(shí)又找不著，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導(dǎo)，有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告；二是屬于職能部門管理的事項(xiàng)，協(xié)助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項(xiàng)，應(yīng)以開會(huì)方式解決為好，就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會(huì)，召集有關(guān)方面人員參加，統(tǒng)一安排布置，妥善處理。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對來者都要熱情接待，給