【正文】 歸還日期 移交人簽字 　　 軟盤形式的會計檔案保管理期限必須在兩年以上，其中：會計科目和總帳數(shù)據(jù)（包括年度和月度數(shù)據(jù)）必須永久保存。 　　 對于硬盤上的會計數(shù)據(jù)和做為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)不得直接進行非會計系統(tǒng)許可的任何操作。帶有“查詢”字樣的會計憑證，會計帳簿待會計核算資料不能做為正式的書面檔案資料保存。用做備份的軟盤必須妥善保管。 　　 磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理 　　存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。在檢查無誤后，按時間順序加封面后裝訂成冊。卷脊上必須寫上“***年度****帳”，以便保存利用。檢查打印的會計帳簿是否按序號打印，是否有殘缺，有遺漏。年度和月份要寫全，匯總本號要寫清從第***號至第***號；是本月的第***本以及連續(xù)的第***號都要填寫清楚。 　　 首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集完全，按憑證順序序號和本號檢查是否有短缺，剔除不屬于會計檔案范圍和不必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。所以加強數(shù)字化管理的檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。 　　三、軟件系統(tǒng)的安全與保護 　　◆ 操作人員運行的會計軟件必須是經(jīng)過編譯的程序；會計數(shù)據(jù)文件存放的子目錄必須加密碼。確需增刪改的，需報批準，并做相應的并帳、分 　　 帳、撤帳等處理。 　　 ◆由于憑證填制或錄入錯誤而導致會計帳簿數(shù)據(jù)的錯誤只能通過憑 　　 證更正方法進行數(shù)據(jù)的修正，不得通過維護操作給予修正。維護人員實施數(shù)據(jù)更正與恢復必須作好詳細記錄。 　　 上機必須遵照以下順序： 　　首先開UPS電源，其次開打印機、第三開顯示器、第四開主機；下機順序相反。 　　 機房內(nèi)的一切電器設備必須經(jīng)過用電技術(shù)管理部門同意后能安裝。 　　四） 硬件系統(tǒng)的安全與保護 　　 組織操作人員對計算機，鍵盤和打印定期進行全面的檢查，清洗計算機和打印機。 　　為了避免計算機染上病毒，所有軟盤必須進行病毒檢測，若有病毒殺毒后才可進行其他操作。 　　一） 硬件設備配置 　　數(shù)字化管理設備是指專門用于計算機及其配套設備，包括計算機主機、顯示器、打印機等。 操作員 　　 　　ERP系統(tǒng)的維護制度 　　目前ERP系統(tǒng)已投入運行，為及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題，滿足財務管理適應工作的變動，進一步增進系統(tǒng)的功能等，必須加強對系統(tǒng)的維護。 　　附錄七： 　　會計報表系統(tǒng)業(yè)務流程圖 　　填制記帳憑證 　　 錄入 　　記帳（記帳憑證） 　　 帳中取數(shù) 　　取損益表的數(shù)據(jù) 　　填制轉(zhuǎn)帳憑證 　　 錄入 　　記帳（轉(zhuǎn)帳憑證） 　　 帳中取數(shù) 　　資產(chǎn)負債表 　　資產(chǎn)負債表（續(xù)） 　　 應上交及應彌補表 　　 表中取數(shù) 　　財務狀況變動表 　　工業(yè)企業(yè)指標表 　　附錄八： 　　備份數(shù)據(jù)登記簿 　　備份日期備份次每月不得少于一次。 　　四、內(nèi)部基層單位上報的會計報表應將所屬單位的報表數(shù)據(jù)輸入機器進行匯總，保證表與表之間的勾稽嚴密，數(shù)據(jù)一致。 　　二、內(nèi)部管理的會計報表，根據(jù)公司管理需要經(jīng)主管會計審核設定。 　　其他應收款、應收帳款： 　　 按制定的標準摘要正確錄入； 　　 隨時進行目錄維護，并每月整理一次，于月終28日前交部門目錄管理員； 　　 輸入單據(jù)時或在一定時期內(nèi)對應收帳款余額進行核銷； 　　 根據(jù)管理的需要，每月進行一次帳齡分析，關(guān)及時交部門領(lǐng)導（包括清理欠款單位的及時核銷）； 　　 隨時與銷售部門核對應收及預收貨款，及時、準確提供欠款單位及金額； 　　 必須進行參照錄入，嚴格控制往來單位分戶； 　　 屬普通帳，統(tǒng)一打印。 　　預付帳款、應付帳款、其它應付款：（收付款系統(tǒng)） 　　 按制定的標準摘要正確錄入； 　　 隨時對新增單位進行目錄維護，并每整理一次，每月28日前交部門目錄管理員； 　　 記帳完畢后，定期（每月一次）對單位往來帳進行核銷； 　　 根據(jù)管理的需要，對欠帳單位，用款部門，金額大小，提供有關(guān)數(shù)據(jù)，經(jīng)常通知公司內(nèi)有關(guān)部門和人員清理債權(quán)債務。 　　 主辦會計審核完所有的會計憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費用、成本，形成本月利潤，輸出內(nèi)部報表（如：費用表，成本表，現(xiàn)金流量表等）。 　　一般操作流程如下： 　　月初：輸出上月財務報表，報稅，上繳利潤。 姓 名 　　1 系統(tǒng)管理員 系統(tǒng)管理 閻勇 　　2 系統(tǒng)維護員 系統(tǒng)維護 閻勇 　　3 數(shù)據(jù)管理員 數(shù)據(jù)管理 閻勇 　　4 財務主管 稽核員 張經(jīng)理 　　5 主辦會計 復核、錄入、操作 張經(jīng)理 　　6 出納 錄入、操作 張文靜 　　7 往來會計 錄入、操作 張文靜 　　8 存貨會計 錄入、操作 吳寶剛、梅沖 　　9 銷售管理員 錄入、操作 張淑京 　　具體職責參看《數(shù)字化系統(tǒng)崗位責任制》。 　　本制度包括帳務系統(tǒng)人員組織、操作管理、業(yè)務管理工作標準等內(nèi)容。 　　（九） 檔案管理崗： 　　 嚴格按照《檔案管理制度》要求進行日常工作； 　　 對會計核算結(jié)果的歷年資料要保存三份，分別存放在不同地點； 　　 對購置或自制開發(fā)的會計軟件，要作為會計檔案妥善保管，并負責督促計算機憑證、帳薄、報表的裝訂歸檔； 　　 注意查看《檔案移交登記表》，對接收的計算機檔案資料負責。 　?。ㄎ澹?數(shù)據(jù)錄入： 　　 執(zhí)行系統(tǒng)管理對崗位工作的具體指揮、要求； 　　 及時、準確地按規(guī)定標準輸入手工記帳憑證、生成機制憑證及帳表； 　　 通過系統(tǒng)管理員及時準確地為領(lǐng)導提供所需數(shù)據(jù)； 　　 系統(tǒng)管理員給本崗位設置的口令不得告知其他任何人； 　　 正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項規(guī)定； 　　 發(fā)現(xiàn)問題，及時向系統(tǒng)管理員及財務主管負責人反映； 　?。?數(shù)據(jù)復核崗： 　　 對輸入計算機憑證質(zhì)量把關(guān)，保證手工憑證與機制憑證的一致性； 　　 對已錄入的憑證及時復核，最遲不得超過次日復核完畢； 　　 發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，分析責任原因，通知有關(guān)崗位人員進行修改，復核人員不得擅自修改； 　　 填好上機操作及其有關(guān)事項登記表，發(fā)現(xiàn)問題通知有關(guān)人員協(xié)調(diào)處理； 　　 按日整理復核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進行匯總、打印匯總憑證； 　　 復核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對審核結(jié)果負責。 　　（三） 系統(tǒng)管理維護崗： 　　 參與制定本廠財務數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度； 　　 執(zhí)行對操作人員的管理和計算機檔案管理職能，對會計軟件進行日常維護，保證計算機軟件、硬件財產(chǎn)安全可靠； 　　 及時了解計算機故障情況，并采取相應處理措施，遇到重大的系統(tǒng)運行故障必須根據(jù)故障的發(fā)展，處理情況填寫故障報告單并及時報給數(shù)字化主管人員； 　　 正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作； 　　 開發(fā)的軟件應充分利用本公司已經(jīng)應用的信息系統(tǒng)、報表系統(tǒng)的功能，并應以易接受、易掌握為原則； 　　 未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準的開發(fā)項目，不得上機； 　　 保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實施。 　　附錄二： 　　上機操作記錄 　　上機時間 操作員姓名 操作內(nèi)容 運行時間 運行情況 備注 　　 　　數(shù)字化管理崗位責任制 　　為使我公司數(shù)字化管理工作進程不斷加快，保障數(shù)字化工作正常開展，確保此項工作的合法性、準確性、安全性，特制定數(shù)字化管理崗位責任性。 　　四、系統(tǒng)維護員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法，處理結(jié)果都應有明確記載，對于嚴重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另行填寫故障報告單。 　　三、每次關(guān)機后再一次開機應間隔一至三分鐘； 　　四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開； 　　五、停電后UPS不間斷電源會發(fā)出警告，要及時將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操 　　 作步驟； 　　六、