公司文書管理規(guī)則-wenkub.com
2025-04-04 20:22 本頁面
【正文】 第六十二條 實(shí)施與修改本辦法經(jīng)營決策委員會(huì)通過后實(shí)施，修改時(shí)亦同。(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以業(yè)務(wù)接洽便函為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。 (二)處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。機(jī)密文件保管備查簿；副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。第五十六條 調(diào)卷(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具調(diào)卷單注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。第五十五條 檔案整理(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更機(jī)密文件增列表呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管(專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長)核準(zhǔn)后為的。第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。(四)其他經(jīng)廠處長以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。調(diào)卷單由管檔人員留存?zhèn)洳?。?二)管檔人員接到調(diào)卷單經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于調(diào)卷單上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。第四十六條 檔卷清理(一)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。(二)10年保存：、決算書類；；；。(四)檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。(五)檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對照表，以免混淆。第四十二條 檔案名稱及編號(hào)(一)檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。(三)同一小類(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)卷次編號(hào)，以便查考。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。第四十條 文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 (二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。□ 檔案管理Ⅰ.管理部門第三十八條 管理部門(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。 第三十七條 印信管理(一)各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。(四)印信增刊的申請，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請。，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具蓋用印信申請單一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于蓋用印信申請單正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請各公司總經(jīng)理核定后任用。如為不得對企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注對內(nèi)專用之字樣。(二)職章：〖ZK(〗、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的寄送中心登記轉(zhuǎn)送。，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入內(nèi)部信封予以遞送，內(nèi)部信封僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。 (二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以文書催辦單一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注擬完成日期及遲延原因經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。。、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。第二十二條 電報(bào)處理電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請用印。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。第十八條 信函處理(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。 □ 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告：以主旨依據(jù)公告事項(xiàng)三段式斟酌運(yùn)用。(二)收文受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載收(發(fā))文編號(hào)登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。(二)以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。第十三條 主動(dòng)發(fā)文(一)擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附收(發(fā))文登記單一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時(shí)：①如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。(三)文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收(發(fā))文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。。、室、中心由總管理處總
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