【正文】 詞表治理 (一)本詞表由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局負(fù)責(zé)治理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。“主題詞＂三字之后用。上行文，必須嚴(yán)格按照上級(jí)公文主題詞表及其要求擬制公文主題詞，不可使用上級(jí)公文主題詞表中沒(méi)有羅列的或者廢止的類別、類屬詞；下行文，可使用自定的公文主題詞表中任何類別詞、類屬詞。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料價(jià)格以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知），先標(biāo)引類別詞“農(nóng)業(yè)”，但在序號(hào)為“04A農(nóng)業(yè)”類別中找不到“資料、物價(jià)、管理”方面的類后詞，這時(shí)可使用序號(hào)為“01 經(jīng)濟(jì)管理”類別中的“資料、物價(jià)、管理”類屬詞進(jìn)行組配，組配后的主題詞為：’‘農(nóng)業(yè) 資料 物價(jià) 管理 通知”。如（國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知），先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。第二層（類別詞）和第三層（類屬詞）統(tǒng)稱為主題詞，用于文件主題詞的標(biāo)引。（國(guó)務(wù)院公文主題詞表）分三個(gè)層次列表。主題詞的使用，目的之一是方便公文檢索。如：（關(guān)于分解落實(shí)（政府工作報(bào)告）提出的2001年主要任務(wù)的通知》的主題詞是這樣標(biāo)引的：“政府 工作 任務(wù) 落實(shí) 通知”，其中“任務(wù)”、“落實(shí)”這兩個(gè)詞目在（XX省政府主題詞表》中找不到，又沒(méi)在兩個(gè)詞目后加注“凸”符號(hào)，就屬生造詞目。主題詞的標(biāo)引要求：一份文件，除類別詞外，最多不超過(guò)5個(gè)主題詞目，但有的竟達(dá)6個(gè)以上。如某市下發(fā)的（關(guān)于做好商品流通工作的通知》主題詞“貿(mào)易 商品 流通 通知”中，就把 “貿(mào)易”這一區(qū)域詞作為類別詞使用了，這里正確的主題詞標(biāo)引應(yīng)是“商業(yè) 商品 流通 通知”。 二是類別不分。 但由于主題詞表的使用從上至下沒(méi)有實(shí)施細(xì)則，加之主題詞的應(yīng)用、制作在不斷完善、規(guī)范的過(guò)程之中，故在各級(jí)公文主題詞應(yīng)用和制作中出現(xiàn)很多問(wèn)題，筆者歸納為五大問(wèn)題。審核的主要任務(wù)：一是公文主題概念的提煉是否全面、準(zhǔn)確，有無(wú)遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題標(biāo)引細(xì)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標(biāo)引記錄是否有遺漏。由主題分析而確定的主題概念是自然語(yǔ)言形式的詞，須依照公文主題標(biāo)引細(xì)則，將主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。不同的標(biāo)引方式?jīng)Q定公文主題標(biāo)引的不同深度。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對(duì)公文主題主要成分的說(shuō)明以及主要成分所處的時(shí)間、空間，所屬文件類型等。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題。主要通過(guò)審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標(biāo)題、摘要或按語(yǔ)、關(guān)鍵性的句子、結(jié)論性的意見(jiàn)，來(lái)了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題（即中心思想），并用精煉的一句話或幾句話表述出來(lái)。二、標(biāo)引程序（一）主題分析。標(biāo)引的地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞后、文種之前。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在10個(gè)以內(nèi)。選用人物、年代、組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標(biāo)引時(shí)，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯?dāng)?shù)字，組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不加“△”標(biāo)記。（六）若仍無(wú)合適直接上位主題詞進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，方可選用本詞表以外的適當(dāng)詞（稱自由詞）進(jìn)行標(biāo)引。組配標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系。中辦秘書(shū)局《公文主題詞表》使用方法20070406根據(jù)《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》（GB3860—83）和《文獻(xiàn)工作—文獻(xiàn)審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞 的方法》（IS05963），結(jié)合黨委系統(tǒng)公文特點(diǎn)，對(duì)本詞表的使用方法介紹如下：一、標(biāo)引細(xì)則（一）要直接、準(zhǔn)確、客觀地反映公文論述的主題。選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作△標(biāo)記。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。 （四）自由詞標(biāo)引 自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語(yǔ)言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。 作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。標(biāo)題即主題詞三個(gè)字，用黑體字頂格加冒號(hào)，其后為主文。 （5）明確主題詞的位置。 （2）堅(jiān)持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，如果沒(méi)有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。 切實(shí)做好結(jié)合文章。 （三）在公文主題詞標(biāo)注中應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 必須熟悉各自的《公文主題詞表》。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。 “三不” 一是不能使用表外詞。 （二）主題詞標(biāo)引“三要”、“三不” “三要” 一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對(duì)公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，（1）在主題分析過(guò)程中對(duì)公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（2）對(duì)分析出來(lái)的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。如國(guó)務(wù)院辦公廳頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文主題詞表》中所列之詞。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。以能表達(dá)公文的主要內(nèi)容為原則。對(duì)這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來(lái)，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。位置因素包括國(guó)家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱；時(shí)間因素是從時(shí)間上對(duì)主體因素進(jìn)行限定，把主題對(duì)象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問(wèn)題。一般來(lái)說(shuō)，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。 為什么要標(biāo)引公文主題詞 (一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。 信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過(guò)主題詞