歸檔文件整理規(guī)則20xx-wenkub.com
2025-10-03 16:26 本頁面
【正文】 存儲(chǔ) ?電子文件存儲(chǔ)包括電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)和電子文件元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，一般情況下電子文件內(nèi)容存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤或磁盤陣列中，電子文件元數(shù)據(jù)保存在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中 ?脫機(jī)存儲(chǔ)依據(jù) 18894的要求。 ?（ 1）將電子文件及其對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)組合打包成一個(gè)文件，便于對(duì)電子文件及其對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)進(jìn)行查看和瀏覽。 ?全宗文件夾一般按照檔案管理的慣例以全宗號(hào)命名（沒有全宗號(hào)的單位可以使用其他代碼代替，只要能區(qū)分開不同的立檔單位即可）， 用于存放電子文件及其元數(shù)據(jù) 。 ?各單位在實(shí)際工作中，一般應(yīng)通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過系統(tǒng)自動(dòng)獲取和手工著錄等方式，在電子文件形成、辦理或收集過程中自動(dòng)捕獲有關(guān)電子文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理過程的元數(shù)據(jù)。 ?在電子文件形成過程中應(yīng)該由業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如 OA系統(tǒng)）自動(dòng)記錄電子文檔的特征和結(jié)構(gòu)；更重要的是（也是最容易遺漏的）應(yīng)該關(guān)注記錄電子文件的背景信息，尤其是記錄背景信息中能夠表達(dá)文件管理過程方面的信息。 ?電子文件格式轉(zhuǎn)換一般是選擇在電子文件歸檔時(shí)進(jìn)行 ?實(shí)行文檔一體化的單位，可以在辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的歸檔接口中集成文件格式轉(zhuǎn)換服務(wù)，對(duì)不符合歸檔格式要求的歸檔的電子文件自動(dòng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。 PDF/A標(biāo)準(zhǔn)主要是為了滿足兩方面的需要：一是為電子歸檔工作尋找一個(gè)能夠長期、安全保存文件內(nèi)容的方式；二是在將來檢索時(shí)，能夠保證文件擁有始終如一的顯示效果。 OFD文件也存在應(yīng)用描述較少，全新標(biāo)準(zhǔn)、有待擴(kuò)充和推廣等缺點(diǎn)。 ? 3. RTF文件 ? RTF（ Rich Text Format，多文本格式文件，也稱富文本格式）RTF格式較為通用，有很好的兼容性，大多數(shù)的文字處理軟件都能讀取和保存 RTF文檔。 文書類電子文件的格式要求： ?文書類歸檔電子文件的格式：電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以 OFD、 PDF、 PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，并支持向同級(jí)國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉(zhuǎn)換。 ?也可以修改為： 編目： ?電子文件應(yīng)按照 《 規(guī)則 》 要求的格式，依據(jù)檔號(hào)順序編制電子文件目錄。 ? 電子文件命名 ?文件名：檔號(hào) +擴(kuò)展名 ? ?可以使用“子件號(hào)”區(qū)分一件電子文件包含的若干計(jì)算機(jī)文件。 即以件為單位編制檔號(hào) 。 ?電子文件分類方案一般應(yīng)設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)中，通過計(jì)算機(jī)和文件辦理人員的協(xié)同方式，對(duì)電子文件進(jìn)行自動(dòng)（半自動(dòng)）分類，實(shí)現(xiàn)在電子文件辦理時(shí)期，即可對(duì)電子文件進(jìn)行價(jià)值判斷，明確電子文件的 承辦機(jī)構(gòu)、 歸檔年度和保管期限。 ?如發(fā)文類的電子文件，一 “件 ”原則上應(yīng)包含版式文件發(fā)文稿紙、版式文件正本和流式文件留痕稿；收文類電子文件原則上應(yīng)包含版式文件收文處理單和版式文件正本。 ?e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。 ?盒號(hào)進(jìn)館時(shí)填寫 全宗號(hào) 年度 保管期限 *機(jī)構(gòu)（問題） 起止 件號(hào) 盒號(hào) 編制備考表：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期 ?a）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。 ?A4紙，橫向設(shè)置，用軟件或者電子表格 ?歸檔文件目錄需要紙質(zhì)和電子兩種版本。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。 e）題名：文件標(biāo)題。2020YBGS0002 〔 2011〕 9號(hào) 局 館室司 局 關(guān)于進(jìn)行數(shù)字檔案室試點(diǎn)工作的批復(fù) [及請(qǐng)示 ] 20200806 9 ?a）序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。 ?如果歸檔文件過厚，或者存在其他不宜編制頁碼情況的，經(jīng)同級(jí)國家檔案行政管理部門同意，也可以保持原有頁碼不變。 ? d）機(jī)構(gòu)（問題）代碼：機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用 3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“ BGS” 等。 ? b）檔案門類代碼 年度 保管期限 件號(hào)） ?。 ?保管期限分類法：永久、 30年、 10年 ?機(jī)構(gòu)（問題）分類法：形成或承辦機(jī)構(gòu)，涉及多個(gè)機(jī)構(gòu)的歸入主辦機(jī)構(gòu) 制定分類方案 ?一般采?。? ? 年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） ? 年度 機(jī)構(gòu)（問題） 保管期限 ?也可以采取兩級(jí)分類：年度 保管期限 ?具體文件材料分類歸檔 （三）排列 ?排列是指歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。例如 1995年形成的 《 1996—— 2020年工作規(guī)劃 》 ，應(yīng)歸入 1995年度； 1997年形成的《 1996年機(jī)關(guān)工作總結(jié) 》 ，應(yīng)歸入 1997年； 1998年制定， 1999年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入 1998年 ?跨年度形成的文件 ? 機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開會(huì)議、處理案件等等，可能會(huì)跨年度形成文件。
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