【正文】 ： 1) 每月 10 日前報出上月財務報表，報送物業(yè)總經(jīng)理、總公司 及開發(fā)商財務部，并留存開發(fā)商簽收作為報表呈送依據(jù) 。 2) 每月 20 日發(fā)送本月的催款單，通知客戶如不付款將要采取計收滯納金和采取強制措施。 3) 其他 30 收費管理制度 ： 1) 物業(yè)管理費：實行上收費的原則，即本月的月中或月底收取下月的管理費，收費標準見附表 。 7) 其他 工程材料的供應商需要有品種齊全、貨源充足的產(chǎn)品提供，項目維修材料的供應商大致可以范圍三個檔次，即高等檔次，能夠提供高檔次各類維護維修材料及各種世界知名品牌；中等檔次，能夠提供各類國內(nèi)知名品牌同時確保產(chǎn)品的質(zhì)量；低檔次，能夠提供普通居民使用的易耗產(chǎn)品，僅僅滿足大廈的臨時需要。 3) 辦公設(shè)備維保，辦公設(shè)備主要是項目辦公使用的電腦、打印機、復印機、傳真機等定期維護保養(yǎng)，以及電腦的應急服務等，另外，公司的網(wǎng)絡系統(tǒng)維護和電子郵件系統(tǒng)維護也屬于設(shè)備維護范疇。 12) 供水、供熱外網(wǎng)管道維護（政府指令）。 9) 衛(wèi)星電視系統(tǒng)，此系統(tǒng)主要側(cè)重的式公寓項目，其包括：境內(nèi)外電視節(jié)目的接收、系統(tǒng)設(shè)備維護、系統(tǒng) 線路維護等，由于境外電視節(jié)目屬于國家限制接收范疇，所以，需要進行特別的申請。 7) 給排水系統(tǒng)，此系統(tǒng)包括冷水、熱水、直飲水、中水處理系統(tǒng)以及相關(guān)的輔助系統(tǒng)，此系統(tǒng)的供應商為單一的政府 壟斷服務，但是，相關(guān)的服務輔助系統(tǒng)的供應服務商可以進行相應的選擇，例如：水箱清洗、化糞池清洗等。 6) 消防系統(tǒng)，消防系統(tǒng)屬于特種專業(yè)技能范疇，所有的消防設(shè)備的維護保養(yǎng)，按照國家政府相關(guān)部門的要求，必須是持有政府相關(guān)部門核發(fā)專業(yè)資質(zhì)的公司提供，消防系統(tǒng)的架構(gòu)發(fā)生變化時需要專業(yè)的公司進行設(shè)計和申報審批。 3) 中控系統(tǒng)，專業(yè)公司的服務可以使系統(tǒng)保持穩(wěn)定，并且可以及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)潛在的問題，充分發(fā)揮系統(tǒng)的功效。同時，專業(yè)公司的現(xiàn)場維護人員，必須是持證上崗，有良好的服務意識。 8) 清運生活垃圾，建議由環(huán)衛(wèi)局承擔。 4) 電梯操作，主要針對的是工程未全部完工或者客戶提出特別的要求，需要此項服務。選聘了專業(yè)的保潔服務公司，可以不需要單獨購買各類保潔設(shè)備及承擔設(shè)備折舊 、不需要支付人員招聘成本進而降低成本；由于保潔公司為每一個項目在提供服務期間上了責任保險，所以，在每一個項目由于保潔服務人員過失造成的損失，由保潔服務公司承擔，這樣就分攤和降低了運營風險。 ，分析其消耗的合理性，按時填 報“汽車耗油量分析表”，并及時反饋信息給大廈總物業(yè)經(jīng)理及總公司。 26 汽車加油 IC 卡管理制度 鑒于現(xiàn)在項目使用的車輛不斷增加，為了能夠更好的為公司提供服務，減輕每位司機墊付資金的壓力，同時，加強公司的車輛管理、完善項目報銷管理制度，便于從總量上控制汽車日常耗油情況，財務部結(jié)合北京市規(guī)定取消油票使用的規(guī)定，建議每個有車輛的項目購買車輛加油 IC 卡，司機 以按月充值的形式加油。 5) 車場管理員每天要到財務部結(jié)算當天的收費金額，同時領(lǐng)取相應的定額發(fā)票。 3) 未租賃停車位的每月管理費由產(chǎn)權(quán)人承擔，管理公司直接向其收取管理費。此種方式包括兩種情況，一是租金中包含車位管理費；二是租金中不包含車位管理費。 24 停車場收費管理制度 本規(guī)定僅適用于北京仲量聯(lián)行物業(yè)管理服務有限公司所管理的物業(yè)項目，此項規(guī)定的前提為，停車場的硬件環(huán)境已經(jīng)達到收費條件；停車場的實際情況已經(jīng)在相關(guān)部門備案，并且得到符合經(jīng)營條件的批復；收費標準已經(jīng)對外公示。 賬單的發(fā)送清單（明細到每一個單元）。 與應付款項相關(guān)的合同或協(xié)議以及采購申請（要有合同清單）。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。 2) 總物業(yè)經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見 。定期保管期限為 10 年、 15 年兩類。如有特殊需要，經(jīng)財務部經(jīng)理批準，方可代查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。 項目每年形成的會計檔案由財務部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊 ,并編制會計檔案保管清冊。具體包括： 1) 會計憑證類 :原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證 。 對開據(jù)的收款憑證應加蓋現(xiàn)金收訖專用章，報銷的發(fā)票應加蓋現(xiàn)金付訖或銀行支付章。 基金使用管理 維修基金的使用由物業(yè)公司提出年度計劃，經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主大會 /業(yè)主委員 會審定后實施，且使用時不能超出審批限額，如若超出需要單獨向發(fā)展商 /業(yè)主大會 /業(yè)主委員會申請。 2) 應急及不可預測費用的結(jié)余部分將作為以后大廈應急事件的準備金。 2) 應急及不可預測費用不單獨設(shè)立專戶儲存，但賬務處理時，單獨列示反映。 3) 每年度管理費開支原則上應按照預算項目執(zhí)行； 4) 凡發(fā)生與會計制度和稅法相違背的費用支出嚴禁在管理費中列支； 5) 財務部負責對每年度管理費支出用途進行審核和監(jiān)督。 18 管理費支出管理規(guī)定 管理費的支出應體現(xiàn)管理費“取之于客戶，用之于客戶”的原則。 工作程序 1) 先服務后收費 a 管業(yè)部對客戶所需維修項目的相關(guān)內(nèi)容詳細填寫記錄并輸入電腦，根據(jù)物業(yè)管理公司的有償服務價目表標準計費后填入維修單 。管理公司將按發(fā)票上的財務章的名稱作為付款支票的抬頭。 代供應商收取的費用 為了嚴格遵守北京市稅務局關(guān)于發(fā)票的使用和管理規(guī)定，對管理公司的各項代收款項進行有效的管理，現(xiàn)對管理公司的代收款 項的條件做出明確規(guī)定： 1) 收款人必須是與管理公司簽訂合同的分包商或者與管理公司簽訂正式的委托代收款合同，否則，將不予代收。如果超過財務部確認的付款期限而且沒有合理書面的逾期付款理由，財務部將要按照應收款項管理規(guī)定，進行相應的處理和措施，對于 60 天內(nèi)仍不交納電話費或所欠電話費超過電話押金者，物業(yè)管理公司將強行切斷電話，并責成欠費者墊付兩個月押金，從該電話押金中抵補未收回的電話費。作為物業(yè)管理公司確認應收款項的依據(jù)。 方案 B：以物業(yè)管理公司獨立的銀行賬戶作為托收的基本賬戶。同時，發(fā)展商財務部確認此托收費用為應收物業(yè)管理公司款項； 3) 物業(yè)管理公司財務部依據(jù)發(fā)展商財務部提供的資料確認應付款項； 4) 物業(yè)管理公司財務部根據(jù)每月客戶的讀表數(shù)計算實際消耗量，乘以相應的收費標準，確認應向客戶收取的公共事業(yè)費用。 以上時間安排均遇節(jié)假日提前。 餐補發(fā)放時間：人事部保證物業(yè)財務部于每月 13 日前往取得誤餐補明細單，經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理簽字確認后及時送回，物業(yè)財務部將于每月 15 日發(fā)放員工餐補。 2) 施工出入證押金退還管理 a 施工人員憑完好無缺的施工出入證及有關(guān)申請表退還押金； b 管理公司應根據(jù)審查后的施工證件，在申請表上簽署意見后轉(zhuǎn)交財務部辦理退款手續(xù)。 b 財務部根據(jù)工程部、管理部及保安部簽署的驗收合格及退還保證金的意見，核實其保證金繳交情況，簽署意見。 13 存入保證金管理 為規(guī)范對客戶所繳交的押金、保證金的管理，正確反映其變動狀況，特制定本管理規(guī)定。財務部負責賬務核算工作，做到賬、表、物相符，每年末進行一次清點、核對，并及時調(diào)整賬目 。 12 固定資產(chǎn)管理制度 固定資產(chǎn)的范圍和分類： 1) 物業(yè)管理機械、設(shè)備、大型專用工具或單價在 2， 000 元以上并且耐用年限在二年以上的非專用機械設(shè)備 、工具等； 2) 固定資產(chǎn)分為安全設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公家具、工程設(shè)備、交通工具、通訊設(shè)備等。并且將結(jié)果送交總物業(yè)經(jīng)理和財務部，以便財務部進行記賬和核對。 d 材料的入庫和領(lǐng)用要有工程部主管以上人員簽字確認。 c 供貨商將材料送達項目后，應第一時間通知工程部經(jīng)理，工程部經(jīng)理親自或責成相關(guān)人員進行驗收入 庫。 d 除特殊情況外，所有維修材料應盡可能從公司指定供應商處購買。 2) 根據(jù)采購合同的性質(zhì)不同，簽訂合同的代表人也有所不同，比如：需要動用大 廈的維修基金的需要經(jīng)過業(yè)主委員會或者發(fā)展商的同意，項目日常運營分包合同必須由總公司的 MS 部門負責人簽署。 d RMB10,000RMB100,000 的采購至少需要四家報價。 10 庫存管理制度 供貨商選擇的原則 1) 采購前的準備工作：第一要填寫商品 /物料采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理確認后報大廈總物業(yè)經(jīng)理批準。 對惡意拖欠費用 的業(yè)戶，堅決采取相應的法律措施。財務部將酌情向公司申請適當延長付款人的付款期限。每月有關(guān)部門將準確無誤的相關(guān)數(shù)據(jù)13 日下午五時前送到財務部。 公共事業(yè)費及相關(guān)雜費的收取原則：實行下收費的原則，即每月發(fā)送出的賬單是上月的電費、水費、煤氣費等實際消耗量發(fā)生的金額。 2) 網(wǎng)上銀行操作程序 a 操作員收到經(jīng)亞洲區(qū)董事簽字確認的付款申請后，即可登陸 ICBC 網(wǎng)站進行網(wǎng)上銀行支付操作，并按照畫面指引填寫相應必輸項目，提交操作后等待（亞洲區(qū)董事）授權(quán)。 b 計算應交稅金金額及應撥付至北京中央托收賬戶的租金金額。 3) 報銷單需經(jīng)申請人所在部門經(jīng)理、大廈 總物業(yè)經(jīng)理簽字確認，并由財務部出納對發(fā)票的合法性進行初步審核； 4) 報銷明細單經(jīng)總公司物業(yè)財務部、物業(yè)部副董事及總公司物業(yè)部負責人簽字批準后由出納通知報銷人領(lǐng)款； 5) 當月費用盡量當月報銷； 項目每月向總公司申請的零用現(xiàn)金，包括：日常零用現(xiàn)金、誤餐補助、離職員工工資等，每月定期支付日期是 15 日和 25 日，并且所有的申請匯總后，直接通過銀行劃轉(zhuǎn)至項目總物業(yè)經(jīng)理賬戶，然后，項目出納從總物業(yè)經(jīng)理的賬戶提取現(xiàn)金支付員工的各項報銷。 對超 過現(xiàn)金收付限額以上的收付款項，必須通過銀行結(jié)算。 嚴格按照國家有關(guān)現(xiàn)金管理制度的規(guī)定管理現(xiàn)金，嚴格分清收支兩條線。 經(jīng)財務經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，由出納通知借款人領(lǐng)取現(xiàn)金。 5 借款管理制度 借款僅限于支付本物業(yè)的運行費用，不得為其他項目 /物業(yè)墊付。 2) 費用支出部門詳細提供過往 12 個月財務資料； 3) 客戶資料管理部門詳細提供過往 12 個月電費和水費統(tǒng)計表的明細資料。維修基金的來源有兩種， 所有同業(yè)主按照國家規(guī)定的比例繳納的資金； 管理公司運行的盈余。 經(jīng)營狀況與財務報表公開化 1) 每月 20 日給發(fā)展商 /業(yè)主委員會報送財務報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、應收賬款分析、現(xiàn)金流量表等。 3) 物業(yè)管理公司對客戶有償服務收費標準，在執(zhí)行前，將要向所有的客戶公示。 4) 年度預算報表須經(jīng)發(fā)展商 /業(yè)主委員會審批后，方可執(zhí)行。 2 財務公開監(jiān)督制度 制定財務管理公開監(jiān)督制度，是為增加財務管理的透明度，真正體現(xiàn)物業(yè)管理的公開、公平、公正的市場競爭機制。 管理費收取標準確定的原則：仲量聯(lián)行管理的項目，管理費收取的標準采取以支定收的原則，根據(jù)項目每年所做出的運營預算來確定管理費收取的價格。 項目核算適用的會計制度為：外商投資企業(yè)會計制度 。 佳程廣場管理處 財務部管理制度匯編 目錄 財務基本原則 1 財務公開監(jiān)督制度 2 財務預算制定 4 借款管理制度 5 現(xiàn)金管理制度 6 銀行管理制度 7 應收賬款管理規(guī)定