【正文】 合同管理系統(tǒng)的這一特點毫無疑問將有效地約束規(guī)范管理行為，從而 有效提高分局現(xiàn)代化管理水平。 . 實現(xiàn)合同管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化 ISO9000 標(biāo)準(zhǔn)有一個根本的基礎(chǔ)，就是企業(yè)管理工作的規(guī)范性。合同管理采用網(wǎng)絡(luò)信息化管理后，將成倍提高管理工作效率。 . 極大提高辦公效率。系統(tǒng)實施之后各單位能夠在分局專用網(wǎng)上直接對系統(tǒng)進行訪問，通過標(biāo)準(zhǔn)的操作接口接收分局下達的合同管理指令，并進行諸如網(wǎng)上審查、會簽等信息流轉(zhuǎn)。因此，在此次設(shè)計中考慮 法律事務(wù)所內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)，并接入分局網(wǎng)絡(luò)。該系統(tǒng)自投入運行兩年以來，沒有出現(xiàn)與分局現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺不匹配的現(xiàn)象。 本系統(tǒng)硬件通道模式為服務(wù)器 — 客戶端網(wǎng)絡(luò)模式，這種模式對網(wǎng)絡(luò)平臺的要求較低，靈活性好，擴展空間大。系統(tǒng)的擴展非常容易，只要能上網(wǎng)，再由系統(tǒng)管理員分配一個用戶名和密碼，就可以使用了。還有，系統(tǒng)軟件升級時，每一臺客戶機 需要重新安裝，其維護和升級成本非常高。這種方式遠程訪問需要專門的技術(shù)，同時要對系統(tǒng)進行專門的設(shè)計來處理分布式的數(shù)據(jù)。該結(jié)構(gòu)模式下 客戶機上只要安裝一個瀏覽器（ Browser），如 Netscape Navigator 或 Inter Explorer，服務(wù)器安裝 Oracle、 Sybase、 Informix 或 SQL Server 等數(shù)據(jù)庫。 為了進一步說明情況，我們對比一下 C/S 和 B/S 結(jié)構(gòu)之間的差異： C/S 又稱 Client/Server 或客戶 /服務(wù)器模式。如果采用 C/S 結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)必須 耗費大量時間處理不同計算機之間的數(shù)據(jù)同步問題。 考慮合同管理的重要性，合同數(shù)據(jù)應(yīng)該也應(yīng)該經(jīng)常性地進行一些份處理工作，備份之后數(shù)據(jù)，還需要定期進行刻盤存儲，建議每次刻盤都保存 3 份，且放置于不同地點，防止意外時間發(fā)生。 . 維護 系統(tǒng)的維護集中由分局指定系統(tǒng)管理員施行。對基層單位來說，本單位合同管理人員只能查詢 本單位的合同及相關(guān)文件，不能查閱到其他單位合同信息。經(jīng)過特殊審批，可在結(jié)束流轉(zhuǎn)后將合同文件作廢。錄入以用戶登錄身份為準(zhǔn)，與計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備物理位置無關(guān)。 文檔記錄權(quán)利：對各基層單位來說，由其合同管理人員錄入自己的合同及其相關(guān)文件的原始信息，需要上傳審批的合同或其他相關(guān)文件還需設(shè)定上報的單位名或負責(zé)接收人名。系統(tǒng)的每一個注冊用戶都將擁有一個通過嚴(yán)格權(quán)限限制的系統(tǒng)操作使用范圍。 當(dāng)用戶為承辦人時， 功能 如下圖 ： 點擊簽收任務(wù)后，任務(wù)狀態(tài)轉(zhuǎn)換為 已簽認待處理 點擊回復(fù)任務(wù)時 ,如下圖： 填入回復(fù)內(nèi)容后，系統(tǒng)會自動記錄回復(fù)的時間，并調(diào)整狀態(tài)為已回復(fù)，此任務(wù)會返回到發(fā)出人的待辦任務(wù)中。 評定分數(shù)，表示對此任務(wù)的最終量化評價，直接反映在圖表中。 承 辦 人： 相關(guān)的任務(wù)接收人，有義務(wù)在規(guī)定的時間內(nèi)正確回復(fù)任務(wù)的處理情況 將各項內(nèi)容填完后，點擊 發(fā)送 ，就可以直接將任務(wù)發(fā)送給承辦人處理。同時，可以生成績效報表，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策分析。 . 律師包保情況 本模塊對各個包保律師的包保情況進行分配登記。模塊還提供檢索修訂功能。 . 重要經(jīng)濟活動和招投標(biāo)工作 本功能模塊將對分局律師參與重要經(jīng)濟活動進行記錄，當(dāng)律師參如談判等重要經(jīng)濟工作，該活動將被建立起臺帳。 . 普法工作 本功能模塊將為分局范圍類的普法工作實現(xiàn)臺帳管理，提供更新查詢等 功能，并提供對部分數(shù)據(jù)的分系統(tǒng)統(tǒng)計功能。 從授權(quán)自身性質(zhì)上劃分，可以按照合同年度授權(quán)、合同一次性授權(quán)、勞動合同授權(quán)、其他授權(quán)等等，其中合同一次性授權(quán)還將按照標(biāo)的額區(qū)段劃分。這部分數(shù)據(jù)也將用于下面的授權(quán)統(tǒng)計分析工作。本功能模塊主要服務(wù)于勞動合同授權(quán)。 . 法律事務(wù) . 合同年度授權(quán) 對于分局下轄單位，必須每年辦理年度授權(quán)，本模塊將對年度授權(quán)進行管理。 本模塊律師回答問題之后，會自動提醒提問單位相關(guān)人員，提醒方式可以包 括通過計算機網(wǎng)絡(luò)通知和手機短信通知。 考慮到本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)由不同人員和不同時段分別采集的情況，還需要形成合成案件臺帳表。 從合同單位單位性質(zhì)上劃分，可以分為全分局、主業(yè)系統(tǒng)、多元系統(tǒng)，其中主頁系統(tǒng)還需要劃分成為車務(wù)、電務(wù)、工務(wù)、教育等多個子系統(tǒng)，同時還需要支持單位內(nèi)部統(tǒng)計。 . 案件處理過程 案件經(jīng)辦人收到案件信息之后，進入案件處理過程。 對于報送人提交的材料如法院傳票、應(yīng)訴通知書、法人授權(quán)證明等材料受理人需一一記錄，并給予報送人回執(zhí)。 分局包保律師通過本模塊查閱問題整改表，并對每條意見進行 復(fù)查，填 寫復(fù)查時間和復(fù)查意見，在最終確定問題得到整改之后，進行問題整改消號。意見條目嚴(yán)格按照合同檢查考核表的條目進行編號。 從統(tǒng)計結(jié)果的表現(xiàn)形式上看，可以分為針對不同的統(tǒng)計結(jié)果采取不 同的傳統(tǒng)圖表、曲線圖或餅圖等形式。 . 合同統(tǒng)計分析 本模塊對所有合同進行統(tǒng)計分析，涵蓋授權(quán)合同和無需授權(quán)合同。 . 合同糾紛 當(dāng)合同發(fā)生糾紛的時候，包保律師通過該模塊填寫糾紛情況及相關(guān)處理結(jié)果，需包保律師填寫的內(nèi)容包括糾紛原因、解決方式、結(jié)果、承辦人信息，這些信息將入庫，備統(tǒng)計分析使用。 如果發(fā)現(xiàn)問題，律師可以通過督辦系統(tǒng)把更正要求發(fā)給合同單位。 在合同授權(quán)完畢之后，操作人員執(zhí)行授權(quán)操作，授權(quán)時間將進入合同條目，同時標(biāo)志該合同授權(quán)狀態(tài)。 當(dāng)合同審查完畢之后，包保律師在該模塊中結(jié)束審查操作，標(biāo)志審查工作結(jié)束，這時系統(tǒng)將相應(yīng)合同文本進行處理，形成 PDF 文件，傳送給用戶。 包保律師通過該模塊可以看到所有待其審查的合同條目，然后通過靈活方式定位相應(yīng)合同，并通過該模塊填寫審查意見，審查意見將作為合同過程中的數(shù)據(jù)存儲起來，其中的審核條目將成為統(tǒng)計數(shù)據(jù)。宏觀上來說分為合同簽訂前跟蹤、合同簽訂及執(zhí)行過程的跟蹤及合同執(zhí)行完畢的相關(guān)情況跟蹤（如有無合同糾紛或訴訟案件發(fā)生、其處理方式及結(jié)果如何等）。 合同模板定義：用戶定義合同文件的格式，作為新建合同的格式模板；用戶也可以根據(jù)實際需求自由定義。授權(quán)用戶還可以根據(jù)統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)特點，利用系統(tǒng)提供 的工具通過表格、曲線圖、餅狀圖等不同表現(xiàn)形式來顯示統(tǒng)計分析結(jié)果。資格證書及聘用單位聘書復(fù)印件需要歸檔入庫，以備分局調(diào)閱。在存檔同時，還需要建立關(guān)鍵字系統(tǒng)。 當(dāng)合同簽署之前，合同管理人員通過該模塊提供的合同列表，選定需要合同專用章的合同，在該合同條款中的合同專用章欄目中錄入合同專用章在 此處的使用情況，需要上傳分局的數(shù)據(jù)包括：合同名稱、對方當(dāng)事人、鑒定時間、承辦人、主管領(lǐng)導(dǎo)、蓋章時間、蓋章個數(shù)、蓋章人簽名、備注信息。 當(dāng)變更、轉(zhuǎn)讓、解除情況多次發(fā)生的時候，每次 信息都通過該模塊進行入庫，入庫信息將被累積。 . 合同履行基礎(chǔ)工作 當(dāng)合同履行正常完畢之后，合同單位通過該模塊填寫履行情況。 簽約完畢之后，合同單位需要將簽約信息進行入庫操作。 授權(quán)需要上報的信息包括合同文本、相關(guān)單位簽字、各級領(lǐng)導(dǎo)簽字信息、相關(guān)人員信息。 考慮到將來有關(guān)部門查閱，合同的各個環(huán)節(jié)的材料都需要歸檔備查，所以各個負責(zé)人簽字過后的合同審查表需要通過掃 描儀將其掃描，并通過本模塊提供的功能進行歸檔。 報審單位通過本模塊在收到審查反饋意見之后，根據(jù)意見修正，然后可以將修訂后的材料通過該模塊再次上報分局相關(guān)部門。 在履行過程中如果合同發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、解除等事項，合同管理員也需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通過本模塊向分局相關(guān)合同管理部門提交審查。 需要強調(diào)一點，考慮到將 來有關(guān)部門查閱，合同的各個環(huán)節(jié)的材料都需要歸檔備查，所以各個負責(zé)人簽字過后的會簽表需要通過掃描儀將其掃描，并通過本模塊提供的功能進行歸檔。 在履行過程中如果合同發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、解除等事項，合同管理員也需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通過本模塊向分局相關(guān)合同管理部門提交會簽情況。 該模塊將根據(jù)以上數(shù)據(jù)在分局數(shù)據(jù)庫上建立對應(yīng)的合同條目。 . 合同登記 該模塊是合同管理基礎(chǔ)工作的非常重要的部分，合同管理員必須認真使用該模塊。合同管理員申報表首先需要上報：合同管理員姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、專業(yè)、參加工作時間、工作單位、所屬部門、職務(wù)、技術(shù)職稱、聯(lián)系方式、個人簡歷、工作表現(xiàn)、合同管理的起始截止時間（另：合同管理人員單位意見由分局下屬單位填寫，分局合同管理部門意見由分局相關(guān)部門填寫）；合同管理員填寫協(xié)管員情況表；每次培訓(xùn)完畢之后合同管理人員還需要填寫法制培訓(xùn)情況表：培訓(xùn)項目、時間、人數(shù)。在一個年度內(nèi)填報單位名稱、負責(zé)人及填報人信息會發(fā)生變化。授權(quán)用戶還可以根據(jù)統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)特點，利用系統(tǒng)提供的工具通過表格、曲線圖、餅狀圖等不同表現(xiàn)形式來顯示統(tǒng)計分析結(jié)果 . 合同管理機構(gòu) 該模塊主要目的是為了了解分局下轄站段和多元公司在合同管理機構(gòu)設(shè)置及人員配備方面的情況，同時方便分局各級領(lǐng)導(dǎo)隨時了解下轄單位在在合同管理機構(gòu)設(shè)置及人員配備方面的表現(xiàn)，比如人員數(shù)量和相關(guān)成員的文化程度及職稱情況。 該模塊的原始數(shù)據(jù)由各個站段或各個多元公司通過網(wǎng)絡(luò)按照統(tǒng)一界面進行錄入，需要傳輸?shù)臄?shù)據(jù)包括填報單位、單位負責(zé)人、填報人、填報日期、合同管理制度名稱、發(fā)文字號、發(fā)文時間、實施情況、備注信息及合同制度文本。 1系統(tǒng)采用高度縝密的安全技術(shù)防護措施，有效防止非法侵入，保證數(shù)據(jù)安全。 系統(tǒng)目標(biāo)： l、 分局下屬 各 級合同管理機 構(gòu) 的信息能夠 通過分局網(wǎng)絡(luò) 及時準(zhǔn)確地傳輸?shù)?上級 決策部門 和管理部門 ； 全分局合同可實現(xiàn)動態(tài)化管理，各級領(lǐng)導(dǎo)能有效對合同各個環(huán)節(jié)進行有效控制； 對合同履行過程中的一些重要環(huán)節(jié)及時間期限能實現(xiàn)自動警示功能，實現(xiàn)合同履行監(jiān)管的智能化； 各單位或部門在其職能權(quán)限范圍內(nèi)對系統(tǒng)的訪問和操作具有 相 對 獨立 性 ； 提供友好的用戶界面，使用方便，功能齊全、清晰而靈活； 合同在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中實現(xiàn)筆跡跟蹤。 系統(tǒng)還提供了一些功能方便職能部門加強各級單位的法制觀念，提高分局法律工作的效率。該系統(tǒng)通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實現(xiàn)具有鐵路特點的合同信息化規(guī)范管理，將極大地提高分局對分局范圍內(nèi)發(fā)生的合同的監(jiān)管力度。主要表現(xiàn)為：一由于每年簽署的合同類型多、數(shù)量大，導(dǎo)致對合同簽訂、審核和履行情況進行跟蹤控制的難度大；二是管理基本依靠手工作業(yè)，統(tǒng)計分析效率低下，無法對各類合同建立風(fēng)險評估機制，難以提前采取措施，防范風(fēng)險的發(fā)生。在這種復(fù)雜情況下，如果對相關(guān)管理工作不夠細致必然會導(dǎo)致漏洞出現(xiàn)，所以對合同和法律相關(guān)事務(wù)加強管理和監(jiān)督是 XXXX 非常重要和迫切的工作之一。 XX 行業(yè)的各類合同不僅是這種互動關(guān)系的規(guī)范表現(xiàn)，也是對這種互動關(guān)系進行約束的手段。 XXXX合同及法律事務(wù)管理信息系統(tǒng) 可行性報告 目 錄 1. 項目背景 .............................................................................................................................. 5 2. 項目概述 .............................................................................................................................. 6 . 項目簡介 ...................................................................................................................... 6 . 建設(shè)目標(biāo) ...................................................................................................................... 7 3. 功能簡介 .............................................................................................................................. 9 . 合同管理基礎(chǔ)工作 ...................................................................................................... 9 . 合同管理制度 ...