【正文】 第 3 章 辦公用品的購買 第 6 條 辦公事務(wù) 組 統(tǒng)一購買 辦公用品 ， 如有特殊情況，允許各部門在提出 “ 辦公用品 訂 購審批單 ”的前提下就近采購， 由 辦公事務(wù) 組 審核，并且把審核結(jié)果連同 “ 審批單 ” 一起交付監(jiān)督檢查部門保存，作為日后 《 辦公用品 使用情況報(bào)告 書 》 的審核與檢查依據(jù)。 第 2 條 適用范圍 本制度適用于 公司所有辦公用品的發(fā)放 和 管理 工作 。 第 25 條 公司辦公事務(wù) 組 對違規(guī)使用 辦公設(shè)備的 人員有提請?zhí)幜P的 權(quán) 力 。 第 7 章 其他辦公設(shè)備使用管理 第 21 條 公司所有辦公設(shè)備都要指定專人 管理 ，其他人員必須經(jīng)設(shè)備主管人員批準(zhǔn) 后 方可 使用 。 第 6 章 傳真機(jī)使用管理 第 17 條 傳真機(jī)由專人 負(fù)責(zé) 保管，其他人員不得自行使用。 第 5 章 打印機(jī)、 復(fù)印 機(jī)使用管理 第 14 條 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。 第 11 條 各種外線電話須配置 “ 長途電話記錄表 ” ，逐次錄使用人、受話人、起止時(shí)間、聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)及交涉結(jié)果。 2． 定期（每月末）對電腦內(nèi) 的 資料進(jìn)行整理，做好備份 并 刪除不必要的文件資料，保證電腦 有足夠 的的 運(yùn)行空間。 5． 各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保 電腦 及外設(shè)始終處于整潔和良好的狀態(tài)。 第 8 條 硬件保護(hù) 1． 除負(fù)責(zé)硬件維護(hù)的人員外，任何人不得隨意拆卸 電腦 設(shè)備。 3． 所有 電腦 不得安裝游戲軟件。 2． 不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤 、光盤 ，防止 公司電腦“感染” 病毒。 第 4 條 對于臨時(shí) 需要 的辦公設(shè)備 ， 要經(jīng)總經(jīng)理審批 通過后 方可 購買 。 職責(zé)1 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草似各項(xiàng)辦公事務(wù)管理制度，并監(jiān)督、檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況 統(tǒng)一協(xié)調(diào)、購買公司辦公物資，并對其進(jìn)行登記、造冊、盤點(diǎn)、維護(hù)和保養(yǎng) 協(xié)助辦公事務(wù)主管嚴(yán)格控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶? 協(xié)助辦公事務(wù)主管做 好 公司重要 會議 籌備 、 重要來賓 接待 等 工作 負(fù)責(zé)管理公司計(jì)算機(jī)信息資料 ，確保信息資 料準(zhǔn)確無誤 提出辦公事務(wù) 方面的 合理化建議，不斷改進(jìn)工作 負(fù)責(zé) 登記、歸檔和 管理公司圖書、合同等 資料 監(jiān)督檢查其他部門的辦公事務(wù)性工作， 對 不符合辦公 事務(wù)管理 規(guī)定 的行為 提出修改建議 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 職責(zé)8 22 圖 33 行政辦公 秘書崗位職責(zé) 第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度 一 、辦公設(shè)備管理制度 以下是某公司 辦公設(shè)備管理制度 ，供讀者參考。 圖 31 辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) 二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) 辦公事務(wù)專員作為辦公事務(wù)主管的主要助手，是 公司 日常辦公事務(wù)的主要執(zhí)行者，負(fù) 責(zé)職責(zé)1 組織制定公司辦公用品、固定資產(chǎn)、資料和檔案管理等制度，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后嚴(yán)格執(zhí)行 擬訂辦公事務(wù)季度、月度發(fā)展計(jì)劃，送交部門經(jīng)理審核后，組織實(shí)施并監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行 組織做好辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制成本費(fèi)用等工作 負(fù)責(zé) 公司的各種 公章證照 、文書檔案資料的登記、管理工作 負(fù)責(zé)做好本部門的安全、衛(wèi)生 和 消防等 各 項(xiàng)工作 負(fù)責(zé)向行政 部 經(jīng) 部經(jīng) 理提請對 辦公事務(wù) 人員績效考核的建議 組織做好公司往來信件、傳真 和 郵件等 相關(guān) 資料的處理 工作 職責(zé)2 職責(zé)3 職責(zé)4 職責(zé)5 職責(zé)6 職責(zé)7 職責(zé)8 按照公司經(jīng)費(fèi)預(yù)算，嚴(yán)格監(jiān)督和控制辦公費(fèi)用支出，并確認(rèn)費(fèi)用分?jǐn)偡秶? 21 辦公用品、辦公設(shè)備 和檔案管理等工作。 第 14 條 本制度自公布之日起實(shí)行。 第 12 條 電話用語應(yīng)文明、禮貌，電話內(nèi)容要簡明、扼要。不過， 如果 電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)， 接聽人員 應(yīng) 請 客人稍等，然后繼續(xù)通話。 2． 請問有什么可以幫到您 ？ 3． 請問您找哪位 ？ 4． 請稍等 。 2．代接電話 （ 1）代接電話時(shí)，對方如有留言， 接聽人員 應(yīng)用紙筆記錄。如遇對方撥錯(cuò)號碼， 接聽人員 不可大聲怒斥或用力掛電話，應(yīng)禮貌告知對方。 ” 2． 電話鈴響時(shí)，如果 接聽人員 正在與客人交談 ,應(yīng)先向客人打聲招呼，然后再去接電話。 制度 名稱 前臺電話接聽管理制度 編 號 YN0003 執(zhí)行部門 全體員工 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為規(guī)范 接待人員 接、打電話 的 禮儀和行為， 為客戶提供優(yōu)質(zhì) 、 高效的服務(wù)，展示 公司 良好的形象 ，特制定本制度。 第 8 條 如果采訪人員 未預(yù)約， 接待人員 應(yīng)首先明確對方姓名， 委 婉 詢問對方來意 ，并初步 判斷能否讓他與 相關(guān)人員 見面 。 3．對于面試人員， 如果 會議室 條件 允許， 應(yīng) 盡量安排在會議室接待。 上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人 的 安全 在電梯的引導(dǎo)方法 引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員 應(yīng) 先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門 ； 到達(dá)時(shí)， 由 接待人員按 “ 開 ” 鈕， 請 客人先走出電梯 客廳里的引導(dǎo)方法 當(dāng)客人走入客廳，接待人員 應(yīng) 用手指示，請客人坐下 ； 看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開。 第 2 條 適用范圍 本制度適用于 公司 所有前臺接待人員。 第 7 條 經(jīng)多次批評、罰款仍屢教不改者 ， 公司可視情節(jié)嚴(yán)重程度給予 辭退處理。 這 些 手勢 也有一定的規(guī)范要求，具體規(guī)定如 下表 所示。 （ 2） 身 體 重心在腳掌前部， 盡量 走在一條直線上 。 （ 5） 移動(dòng)位置時(shí)，應(yīng)先把椅子 搬到相應(yīng)位 置 ，然后再坐 下 。 2．坐姿要求 （ 1） 肩部放松 ，雙 手自然下垂，交握 于 膝上，五指并攏，或一 只 手放在沙發(fā)或椅子扶 手 上，另一只手放在膝 蓋 上 。 第 2 章 前臺接待儀態(tài)規(guī)范 第 3 條 前臺接待儀表 要求 前臺接待 人員應(yīng) 注重儀表，工作期間一律著職業(yè)裝，具體 要求如下 表 所示 。其具體崗位 職責(zé)如圖 22 所示。 其具體職責(zé)如圖 14 所示。 5 圖 11 行政部組織結(jié) 構(gòu) 示例 第二節(jié) 行政部責(zé)權(quán) 一、行政部職責(zé) 行政部 負(fù)責(zé) 管理公司的日常行政事務(wù)，做好上傳下 達(dá) 、 溝通聯(lián)系和綜合協(xié)調(diào)工作 ， 確保公司各項(xiàng)工作正常運(yùn) 行 。 4． 服務(wù)職能。 2． 溝通職能。 二、 接待文員 崗位職責(zé) ..................................................................................... 10 第二節(jié) 前臺接待管理制度 ..................................................................................... 11 一、前臺接待禮儀規(guī)范 ..................................................................................... 11 二、來訪人員接待管理制度 .............................................................................. 13 三、前臺電話接聽管理制度 .............................................................................. 15 第三節(jié) 前臺接待管理表格 ..................................................................................... 17 一、客人來訪登記表 ........................................................................................ 17 二、函件收發(fā)登記表 ........................................................................................ 18 三、前臺接待日志表 ........................................................................................ 19 第三章 辦公 事務(wù)管理 ................................................................................................... 20 第一節(jié) 辦公事務(wù)崗位職責(zé) ..................................................................................... 20 一、辦公事務(wù)主管崗位職責(zé) .............................................................................. 20 二、辦公事務(wù)專員崗位職責(zé) .............................................................................. 20 三、行政辦公秘書崗位職責(zé) .............................................................................. 21 第二節(jié) 辦公事務(wù)管理制度 ..................................................................................... 22 一、辦公設(shè)備管理制度 ..................................................................................... 22 二、辦公用品管理制度 ..................................................................................... 25 三、辦公文書管理制度 ..................................................................................... 29 七、圖書資料管理制度 ..................................................................................... 32 第三節(jié) 辦公事務(wù)管理表格 ..................................................................................... 34 一、辦公設(shè)備登記表 ........................................................................................ 34 二、辦公用品領(lǐng)用表 ........................................................................................ 34 三、辦 公文書會簽單 ........................................................................................ 34 四、檔案借閱審批表 ........................................................................................ 36 五、信件領(lǐng)取登記表 ........................................................................................ 36 六、印章使用登記表 ........................................................................................ 37 七、圖書資料借閱表 ........................................................................................ 37 第四章 行政人事管理 ................................................................................................... 39 第一節(jié) 行政人事崗位職責(zé) .....................