【正文】 分為溝通協(xié)調(diào)組、接待服務(wù)組、安全保衛(wèi)組。溝通協(xié)調(diào)組負(fù)責(zé)對口接待、嘉賓與領(lǐng)導(dǎo)的接待、媒體的溝通與協(xié)調(diào)，會議主持人也可以劃入這個(gè)組；接待服務(wù)組負(fù)責(zé)準(zhǔn)備視聽設(shè)備、禮儀與簽到、引導(dǎo)入座、分發(fā)材料與禮品、安排就餐、照相攝影等；安全保衛(wèi)組負(fù)責(zé)會議的場地與人員的安全保衛(wèi)。三是“分工負(fù)責(zé)原則”。在策劃案里就作到分工明確，職責(zé)分明，避免互相推諉的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時(shí)，隸屬分工與橫向協(xié)作也要明確；四是“扁平原則”。一般在大型的新聞發(fā)布會中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的新聞發(fā)布會中不宜層級太多，以保證靈活機(jī)動(dòng)，人員不要太多，要精干、高效。五是“制度原則”。盡管新聞發(fā)布會的管理是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)該受規(guī)章制度的約束。就管理的內(nèi)容而言，可以從人員管理、材料管理、時(shí)間管理、流程管理和溝通管理5個(gè)方面進(jìn)行，從管理的形式來看，可分為會前管理、會中管理、收場管理三個(gè)階段，一個(gè)成功的新聞發(fā)布會，一定是實(shí)現(xiàn)了內(nèi)容與形式的完美結(jié)合：一、會前管理按照策劃方案的要求，新聞發(fā)布會的統(tǒng)籌負(fù)責(zé)人與各小組人員要提前至少兩至三個(gè)小時(shí)到達(dá)新聞發(fā)布會的現(xiàn)場。到達(dá)現(xiàn)場以后，會前管理分四個(gè)步驟開展工作，首先要布置現(xiàn)場、然后作全面檢查、同時(shí)可以進(jìn)行主持人與言人的彩排、最后，各就各位開始接待工作。第一、現(xiàn)場布置。現(xiàn)場布置從場外開始，布置場外橫幅、豎幅、漂浮氣球、拱形門等。在酒店一樓大廳、轉(zhuǎn)彎處布置顯眼的指引牌。在會場門口可以布置X展架之類的宣傳物。在會場門口布置簽到臺，準(zhǔn)備好簽到薄與筆，簽到薄上設(shè)計(jì)姓名、單位、人數(shù)、聯(lián)系方式欄目，并備好會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關(guān)資料。同時(shí)，在簽到臺上準(zhǔn)備好“請賜名片”盒。場內(nèi)現(xiàn)場布置從主題背景板開始，背景板內(nèi)容包括主題、會議日期、會議召開的城市，顏色、字體要美觀大方，顏色可以用組織VI為基準(zhǔn)。布置新聞發(fā)言人用的桌子，常用帶白色的臺布、藍(lán)色或紅色的圍臺，桌面擺放臺花，把寫有發(fā)言人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)名字的桌卡擺放在策劃案擬定的位置，放好音響、話筒，最好每個(gè)桌卡前擺一只話筒，再給記者準(zhǔn)備兩只。布置電視或投影儀，試播放碟片，看效果是否正常。有些時(shí)候作為新聞發(fā)音的補(bǔ)充，錄象資料甚至實(shí)物可以對記者起到增加感性認(rèn)識的作用布置臺下座位。把握“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”的原則。一、二排坐貴賓與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，三排以下為記者席，攝影記者盡量安排在前面正中位置，組織一般人員坐后面或旁邊。布置VIP休息室，冬天要準(zhǔn)備好熱茶水，夏天要準(zhǔn)備好瓶裝礦泉水，準(zhǔn)備幾包高檔香煙，放好打火機(jī)與煙灰缸。第二、現(xiàn)場檢查。檢查工作可以從外到內(nèi)，從高到低，從全面到重點(diǎn)，一些細(xì)節(jié)一定要把握好。按照前面布置的順序，檢查從場外的橫幅開始，沿來賓的前進(jìn)路線，檢查指引牌、X展架、簽到臺是否準(zhǔn)備好。在檢查簽到臺時(shí)要注意檢查會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關(guān)資料是否足夠。如果是新產(chǎn)品上市，新聞發(fā)布會上還要準(zhǔn)備發(fā)放產(chǎn)品研制過程或介紹產(chǎn)品功用的文字材料?？梢园押灥脚_當(dāng)成后勤物資、資料的儲存點(diǎn)。檢查在背景板，再次核實(shí)文字是否有誤，如果有誤要及時(shí)補(bǔ)救。檢查桌子、音響，調(diào)試每只話筒，調(diào)試到清晰無嘯叫。檢查電視或投影儀，要確認(rèn)用哪個(gè)電腦，而且要備一個(gè)電腦，以防會議進(jìn)行中電腦出故障。檢查VIP接待室的茶水、煙等。要檢查主要發(fā)言人的發(fā)言稿是否準(zhǔn)備妥當(dāng)。攝影師檢查照相機(jī)、攝像機(jī)電量是否充足，腳架是否支好，角度是否對好。負(fù)責(zé)保安的人員要對現(xiàn)場進(jìn)行安全檢查，特別注意是否存在不安全隱患，譬如：消防通道不暢通，電源線亂糟糟，甚至有壞椅子等等。如果有空調(diào)，要把溫度調(diào)到適度。第三、彩排。主持人與新聞發(fā)言人根據(jù)會議議程進(jìn)行“彩排”，既練習(xí)配合，也練習(xí)對內(nèi)容與現(xiàn)場的把握。特別是新聞發(fā)言人是會前“彩排”很重要，發(fā)言人要認(rèn)真準(zhǔn)備，再次對鏡整理衣著，要熟悉發(fā)言稿的內(nèi)容，制定并演練如何回答常規(guī)和刁鉆的問題，對自己的準(zhǔn)備工作進(jìn)行核對與評估，尤其是對以下問題應(yīng)當(dāng)有充分的準(zhǔn)備：這場發(fā)布會的重要意義何在？其新聞價(jià)值何在？我的3個(gè)主要觀點(diǎn)是什么？是否有充足材料支持我的信息發(fā)布？如果記者要求核實(shí)，是否很容易就能做到？誰是所發(fā)布信息的權(quán)威信源？誰的話可以被媒體引用？等等。第四．接待。提前30分鐘，禮儀小姐在會場作好接待準(zhǔn)備。對于重要的領(lǐng)導(dǎo)，還要安排在大廳的專人接待。背景音樂開始播放，攝影師進(jìn)入工作狀態(tài)。嘉賓簽到后，禮儀小姐帶嘉賓到VIP休息室休息，服務(wù)人員及時(shí)把茶水送上，需要配戴鮮花的由禮儀小姐為嘉賓認(rèn)真的配戴好。負(fù)責(zé)VIP接待的人員要核對已到位領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓情況，會務(wù)負(fù)責(zé)人要親自為領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓送禮金或禮品，如果有的重要領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)不能來，會務(wù)負(fù)責(zé)人要及時(shí)安排主持人更改講話內(nèi)容，同時(shí)要安排服務(wù)人員把不能到的人員名字牌撤掉。記者簽到后，工作人員為記者發(fā)放會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關(guān)資料，媒體負(fù)責(zé)人安排、協(xié)調(diào)各媒體的簽到記者，要保持熱情和細(xì)致。記者入座以后，進(jìn)入媒體等候階段，這段時(shí)間不宜超過10分鐘，音響師播放視頻資料和CD。會議開始前三分鐘左右，請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、組織高層等進(jìn)入會場，在前排就坐，會議準(zhǔn)備開始。二、會中管理從會議開始到結(jié)束，時(shí)間應(yīng)控制在30分鐘以內(nèi)，較重大的新聞發(fā)布，也不要超過60分鐘，一些敏感話題的提問，媒體負(fù)責(zé)人要提前跟記者溝通好，避免出現(xiàn)特別刁難的提問，避免出現(xiàn)尷尬的場面。有些新聞發(fā)布會，臺上只有新聞發(fā)言人一個(gè)人，他獨(dú)自成為媒體的焦點(diǎn)；有些新聞發(fā)布會，臺上有領(lǐng)導(dǎo)在新聞發(fā)言人旁邊點(diǎn)綴，對新聞發(fā)言人的壓力會有一定的緩解作用；有些新聞發(fā)布會，發(fā)言人在臺上就坐，站在講話臺后面發(fā)言。在會議中，主持人與新聞發(fā)言人都擔(dān)當(dāng)著新聞發(fā)布會的主要角色，因此對他們的要求很高。主持人一般應(yīng)由具有較高公關(guān)專業(yè)能力的人來擔(dān)任，他的作用在于把握主題范圍，掌握會議進(jìn)程，控制會場氣氛，促成會議順利進(jìn)行。此外，在必要的時(shí)候還承擔(dān)著消除過分緊張的氣氛、化解對立情緒、打破僵局等特殊任務(wù)。因此，主持人的表現(xiàn)應(yīng)當(dāng)活躍，談吐具有幽默感和親切感，不要給人生硬、冷漠的距離感。代表組織形象的新聞發(fā)言人對公眾認(rèn)知產(chǎn)生重大影響，一般由組織的高級領(lǐng)導(dǎo)來擔(dān)任。現(xiàn)代傳播方式?jīng)Q定了今天的新聞發(fā)言人既直接面對媒體，也同時(shí)直接面對受眾。在會議管理過程中，要求發(fā)言人舉止要端莊，言行要規(guī)范，尺度要適當(dāng)，要有一定的專業(yè)素質(zhì)和較高的政策水平。會議議程一般是這樣的：主持人宣布新聞發(fā)布會開始，介紹領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓，簡單介紹會議的主題與概要。在有必要的情況下，主持人請先領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，但是，要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備好發(fā)言稿，發(fā)言內(nèi)容不宜太長，三分鐘既可。主持人請新聞發(fā)言人詳細(xì)發(fā)言。新聞發(fā)言人發(fā)布新聞。發(fā)揚(yáng)人要表現(xiàn)得自信而親切，生動(dòng)而專業(yè)?！靶侣劙l(fā)言人是一種制度，是溝通媒體、社會公眾和組織的橋梁。新聞發(fā)言人背后有一個(gè)團(tuán)隊(duì)在工作著”，所以，發(fā)言人的言不代表個(gè)人，而代表組織，言之有物、真實(shí)客觀是其生命。發(fā)言人的口頭語言、肢體語言和圖片、多媒體等影象的輔助對調(diào)整演講節(jié)奏、控制場面有很好的作用。主持人請現(xiàn)場記者對新聞發(fā)言人提問。不管誰發(fā)言或提問，要有專人負(fù)責(zé)遞、收話筒。提問要有序，內(nèi)容控制在提綱約定的范圍以內(nèi)。主持人應(yīng)注意掌握節(jié)奏、控制現(xiàn)場氣氛，現(xiàn)場氣氛根據(jù)不同的主題，嚴(yán)肅與活潑的傾向不一樣，現(xiàn)場氣氛應(yīng)該與主題匹配。發(fā)言人在回答記者提問時(shí)要注意八個(gè)“不要”不要說“無可奉告”。這是最重要的一點(diǎn)，2003年非典期間，國家相關(guān)機(jī)構(gòu)召開新聞發(fā)布會，把這一點(diǎn)作為對新聞發(fā)言人的強(qiáng)制要求。不要說謊。新聞發(fā)言人不是代表自己，他是代表企業(yè)，只有實(shí)話實(shí)說，才能守住企業(yè)信用的低線。不要說“我不知道”。確實(shí)遇到不知道的情況，要學(xué)會巧妙的應(yīng)變，不要生硬的說不知道。不要目中無人，自說自話。這主要是要體現(xiàn)對記者的尊重。同時(shí)，還要記?。翰灰c記者為敵；不要有“應(yīng)付記者”、“利用記者”的想法；不要給記者留下猜測的空間；不要給記者壞印象。新聞發(fā)言人在現(xiàn)場要表現(xiàn)出自信、熱情、專業(yè)，言之有物，言而有信。三、收場管理主持人根據(jù)會議的時(shí)間安排，結(jié)合現(xiàn)場記者提問的進(jìn)展情況，正式發(fā)言與答記者問，一般控制在30分鐘以內(nèi)，不宜超過60分鐘，適時(shí)做出簡要的總結(jié)，并宣布新聞發(fā)布會結(jié)束。根據(jù)不同的新聞發(fā)布會要求，主持人還要作以下安排：請禮儀小姐引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓離場。會務(wù)負(fù)責(zé)人與對口接待的人員要親自送領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓，甚至到車上，以示禮貌。請記者對發(fā)言人進(jìn)行采訪。雖然，不是正規(guī)的“答記者問”，但是，會后的采訪也不能疏忽，要注意以下幾點(diǎn)：充分準(zhǔn)備應(yīng)答自如；緊抓主題巧妙回避；注意身份莫失語態(tài)；形象端正儀態(tài)良好；表現(xiàn)謙卑尊重記者；對記者的提問要盡力而為；多提供一些與采訪主題有關(guān)的資料。請攝影記者拍照。如果會議還有新聞人物，更應(yīng)該拍一些照片。媒體負(fù)責(zé)人要送記者離開，并保持熱情。如果安排有餐宴，就要有服務(wù)人員引導(dǎo)與會者入席，但是，我建議一般不宜安排就餐，確實(shí)要安排就餐，也以自助餐為宜，便于記者與組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行深入的溝通。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，保安組的人員負(fù)責(zé)維持好秩序，隨送領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓與記者，要保證與會人員安全、愉快的離開。服務(wù)人員收拾現(xiàn)場道具、資料與常用物品，移交給行政后勤和負(fù)責(zé)媒體傳播的人員，新聞發(fā)布會的傳播管理工作就開始了。