【正文】 ；公司下發(fā)的紅頭文件、下發(fā)文件材料、公司重要會議材料、外來重要文件由公司檔案室歸檔；根據(jù)資料性質結合檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的檔案分類管理；檔案資料的借閱、移交和銷毀，按照檔案管理辦法規(guī)定流程辦理。第四十四條 檔案的歸檔、組卷要求會計檔案和技術檔案分別由財務和業(yè)務部內(nèi)部自行存檔；檔案歸檔原則上每年年末歸檔一次，重要資料或不適宜個人長期保管的資料可隨時歸檔。凡歸檔的文件材料，必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿或裝訂好的原始記錄，文件、圖紙和軟件（盤）同存時，應保持一致。歸檔文件紙張應優(yōu)良，字跡、圖樣清晰，裝訂整齊、堅固，無生銹金屬物，對軟盤、光盤、聲像、圖片等資料，歸檔時要有保護措施，包裝良好，封面書寫及編號清晰，無涂改、劃痕。檔案案卷名稱應能準確概括卷內(nèi)文字內(nèi)容，用不易褪色的材料書寫。檔案各承辦部門移交檔案時，填寫《歸檔登記表》，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對。對不完整、不準確或不符合存檔要求的檔案，檔案室有權要求歸檔部門完善達到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項目的成套資料在歸檔時要有資料目錄。歸檔的文件如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。歸檔的文件材料應準確地反映企業(yè)經(jīng)營活動中真實情況和歷史過程。不同年份的文件材料，一般不得放在一起組卷。但跨的請求與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的在請示年立卷。卷內(nèi)文件材料應按照排列順序，依次編寫頁碼；裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁正面的右上角、背面的左上角編寫頁碼；不裝訂的案卷應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編寫檔號。1保管期限規(guī)定的案卷，必須按規(guī)定的要求填寫，卷內(nèi)文件目錄應置于卷首。1有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，應填寫在備考表內(nèi)，其次在備考表上簽上立卷人和檢查人及立卷日期，備考表應置卷尾。1案卷封皮按規(guī)定填寫，案卷標題簡明、確切在反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般應包括責任者、內(nèi)容提要和名稱。第四十五條 檔案的管理移交各類檔案在歸檔前由各部門相關負責人預立卷。需要進行移交的檔案，需由檔案室編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。移交前，按照清單清點；移交后，在清單上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。因業(yè)務需要借閱檔案時，應在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案需由其部門負責人出示書面借閱申請單。經(jīng)常需要外借的資料檔案室需將文件制作成電子版，以電子版形式外借。以光盤、軟盤為介質的文件資料不外借。檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。借閱人不得轉借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)行政人事部負責人批準。借閱人應于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。借閱檔案最長不得超過兩個月；非本部門文件不得超過兩周。借閱期滿后，如需續(xù)借，可持檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不歸還者，除停止其借閱權外，還將向其所在部門進行通報。凡公司員工調(diào)離公司前，應清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學習或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。第四十六條 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《文件銷毀清單》，報公司負責人審核批準，由檔案室統(tǒng)一進行銷毀。檔案文件銷毀前，按照清單清點；銷毀后，在清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人?！稒n案銷毀清單》需永久保管。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。第四十七條（檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的具有保存價值的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作，任何無關人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第四十八條 檔案管理人員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。第四十九條 愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。第五十條 檔案庫房做到“七防”工作，即：防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲。保持庫房溫、濕度的要求，定期擦拭檔案柜，做好清潔衛(wèi)生工作。要定期檢查檔案庫房存放情況，發(fā)現(xiàn)破損和變質檔案應及時修補，做到帳物相符。第五十一條 檔案的利用編制檔案目錄，并輸入計算機管理系統(tǒng)，為查找利用檔案提供方便；建立檔案借閱制度，做好借閱、利用登記；借閱檔案時嚴禁拆卷、涂改、勾劃、閱案時嚴禁吸煙、確保檔案完整無損；規(guī)定檔案資料機密性，可分為機密、秘密、無密級三個級別。機密級檔案資料有嚴格的查閱限制，其復制和借閱需經(jīng)公司主管領導批準。公司的重要文件、技術資料列入機密級檔案管理。秘密級檔案資料有查閱限制，復制借閱要經(jīng)歸檔部門負責人同意，檔案室領導批準。對公司較重要的文件、技術和項目資料列入秘密級別管理。無密級檔案資料，公司內(nèi)部員工可以查閱、復制、借用，但需向檔案員進行登記備案。第六章 印章管理第五十二條 保證公司印章管理的合法性、規(guī)范性、嚴肅性，防范風險，維護公司利益，公司印章的使用嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。第五十三條 印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。第五十四條 印章的使用實行“誰使用誰負責”的管理規(guī)則，需用印部門負責人對其印章使用操作規(guī)范進行界定和指導。第五十五條 以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領導批準后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰）。第五十六條 違反印章規(guī)定造成嚴重后果的，公司按照管理規(guī)定對相關人員進行處罰。情節(jié)嚴重造成法律后果的，追究相關人員的法律責任。第五篇：辦公秩序規(guī)范辦公秩序規(guī)范為規(guī)范公司辦公秩序，加強管理，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍和對外形象，特制定本規(guī)范。員工工作時間著裝要求大方、整潔、得體；儀容端莊自然,女性不化濃妝，頭發(fā)梳理整齊,不穿奇裝異服、不染彩色頭發(fā),不戴夸張的飾物。保持個人工作區(qū)域衛(wèi)生清潔，所有文具用品、文件等要擺放整齊、井井有條。尊重他人勞動，保持辦公和公共場所衛(wèi)生整潔，辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙。辦公區(qū)域用語規(guī)范，盡量用“請”、“麻煩您”，態(tài)度和藹、語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩。辦公電話只能用于工作用途，打電話時，用語應盡量簡潔、明確、長話短說。牢固樹立費用意識，禁止利用公司資源撥打與工作無關的電話，一經(jīng)核實，費用由個人承擔。員工在工作時間內(nèi)手機一律調(diào)振動，接打私人電話要在非辦公區(qū)域進行，并嚴格限制私人電話的通話時間，每次通話不超過3分鐘。使用水電等能源應本著節(jié)約的原則，人走燈滅，關閉所有電器設備。對于文具包括紙張等在內(nèi)的低值易耗品，應在不影響工作的前提下盡量節(jié)約。公司員工接待外來客人，由前臺以電話或通傳的方式通知，會客安排在接待室和前臺沙發(fā)處，或根據(jù)領導指示安排在指定辦公室，非重要來客不允許進入辦公區(qū)。來賓進入領導辦公室，需由前臺負責導引，并負責接待服務。辦公區(qū)域員工飲用水統(tǒng)一在前臺及其他業(yè)務辦公室接用，禁止在總裁辦公室接用。離開辦公區(qū)域，椅子全部推入，以示主人外出。1長時間離開崗位,應通知部門負責人，負責人不在，需知會部門同事。此規(guī)定自發(fā)布之日起實行。行政保障部二00八年一月十日