【正文】 ；公司下發(fā)的紅頭文件、下發(fā)文件材料、公司重要會(huì)議材料、外來重要文件由公司檔案室歸檔；根據(jù)資料性質(zhì)結(jié)合檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的檔案分類管理；檔案資料的借閱、移交和銷毀，按照檔案管理辦法規(guī)定流程辦理。第四十四條 檔案的歸檔、組卷要求會(huì)計(jì)檔案和技術(shù)檔案分別由財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部內(nèi)部自行存檔；檔案歸檔原則上每年年末歸檔一次，重要資料或不適宜個(gè)人長期保管的資料可隨時(shí)歸檔。凡歸檔的文件材料，必須是定稿后的正式印本及必要的文件原稿或裝訂好的原始記錄，文件、圖紙和軟件（盤）同存時(shí)，應(yīng)保持一致。歸檔文件紙張應(yīng)優(yōu)良，字跡、圖樣清晰，裝訂整齊、堅(jiān)固，無生銹金屬物，對軟盤、光盤、聲像、圖片等資料，歸檔時(shí)要有保護(hù)措施，包裝良好，封面書寫及編號(hào)清晰，無涂改、劃痕。檔案案卷名稱應(yīng)能準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文字內(nèi)容，用不易褪色的材料書寫。檔案各承辦部門移交檔案時(shí)，填寫《歸檔登記表》，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對。對不完整、不準(zhǔn)確或不符合存檔要求的檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達(dá)到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項(xiàng)目的成套資料在歸檔時(shí)要有資料目錄。歸檔的文件如有保密要求和查閱限制的，由歸檔部門與檔案室擬定保密級別和限制查閱使用范圍。歸檔的文件材料應(yīng)準(zhǔn)確地反映企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中真實(shí)情況和歷史過程。不同年份的文件材料，一般不得放在一起組卷。但跨的請求與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的在請示年立卷。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照排列順序，依次編寫頁碼；裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁正面的右上角、背面的左上角編寫頁碼；不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編寫檔號(hào)。1保管期限規(guī)定的案卷，必須按規(guī)定的要求填寫，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)置于卷首。1有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，應(yīng)填寫在備考表內(nèi)，其次在備考表上簽上立卷人和檢查人及立卷日期，備考表應(yīng)置卷尾。1案卷封皮按規(guī)定填寫，案卷標(biāo)題簡明、確切在反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者、內(nèi)容提要和名稱。第四十五條 檔案的管理移交各類檔案在歸檔前由各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人預(yù)立卷。需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案室編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。移交前，按照清單清點(diǎn)；移交后，在清單上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室做借閱登記，對有保密要求的檔案需由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱申請單。經(jīng)常需要外借的資料檔案室需將文件制作成電子版，以電子版形式外借。以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。借閱檔案最長不得超過兩個(gè)月；非本部門文件不得超過兩周。借閱期滿后，如需續(xù)借，可持檔案到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)，僅限續(xù)借一次。對逾期不歸還者，除停止其借閱權(quán)外，還將向其所在部門進(jìn)行通報(bào)。凡公司員工調(diào)離公司前，應(yīng)清還從檔案室借閱的檔案資料，由檔案室在調(diào)離手續(xù)單上簽字后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外借工作半年以上的員工，在離開公司前也必須清還所借檔案。第四十六條 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《文件銷毀清單》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。檔案文件銷毀前，按照清單清點(diǎn)；銷毀后，在清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清單》需永久保管。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。第四十七條（檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的具有保存價(jià)值的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作，任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第四十八條 檔案管理人員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。第四十九條 愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。第五十條 檔案庫房做到“七防”工作，即：防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲。保持庫房溫、濕度的要求，定期擦拭檔案柜，做好清潔衛(wèi)生工作。要定期檢查檔案庫房存放情況，發(fā)現(xiàn)破損和變質(zhì)檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，做到帳物相符。第五十一條 檔案的利用編制檔案目錄，并輸入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，為查找利用檔案提供方便；建立檔案借閱制度，做好借閱、利用登記；借閱檔案時(shí)嚴(yán)禁拆卷、涂改、勾劃、閱案時(shí)嚴(yán)禁吸煙、確保檔案完整無損；規(guī)定檔案資料機(jī)密性，可分為機(jī)密、秘密、無密級三個(gè)級別。機(jī)密級檔案資料有嚴(yán)格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的重要文件、技術(shù)資料列入機(jī)密級檔案管理。秘密級檔案資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人同意，檔案室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對公司較重要的文件、技術(shù)和項(xiàng)目資料列入秘密級別管理。無密級檔案資料，公司內(nèi)部員工可以查閱、復(fù)制、借用，但需向檔案員進(jìn)行登記備案。第六章 印章管理第五十二條 保證公司印章管理的合法性、規(guī)范性、嚴(yán)肅性，防范風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益，公司印章的使用嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。第五十三條 印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。第五十四條 印章的使用實(shí)行“誰使用誰負(fù)責(zé)”的管理規(guī)則，需用印部門負(fù)責(zé)人對其印章使用操作規(guī)范進(jìn)行界定和指導(dǎo)。第五十五條 以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰）。第五十六條 違反印章規(guī)定造成嚴(yán)重后果的，公司按照管理規(guī)定對相關(guān)人員進(jìn)行處罰。情節(jié)嚴(yán)重造成法律后果的，追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。第五篇：辦公秩序規(guī)范辦公秩序規(guī)范為規(guī)范公司辦公秩序，加強(qiáng)管理，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍和對外形象，特制定本規(guī)范。員工工作時(shí)間著裝要求大方、整潔、得體；儀容端莊自然,女性不化濃妝，頭發(fā)梳理整齊,不穿奇裝異服、不染彩色頭發(fā),不戴夸張的飾物。保持個(gè)人工作區(qū)域衛(wèi)生清潔，所有文具用品、文件等要擺放整齊、井井有條。尊重他人勞動(dòng)，保持辦公和公共場所衛(wèi)生整潔，辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙。辦公區(qū)域用語規(guī)范，盡量用“請”、“麻煩您”，態(tài)度和藹、語氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。辦公電話只能用于工作用途，打電話時(shí)，用語應(yīng)盡量簡潔、明確、長話短說。牢固樹立費(fèi)用意識(shí)，禁止利用公司資源撥打與工作無關(guān)的電話，一經(jīng)核實(shí)，費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。員工在工作時(shí)間內(nèi)手機(jī)一律調(diào)振動(dòng)，接打私人電話要在非辦公區(qū)域進(jìn)行，并嚴(yán)格限制私人電話的通話時(shí)間，每次通話不超過3分鐘。使用水電等能源應(yīng)本著節(jié)約的原則，人走燈滅，關(guān)閉所有電器設(shè)備。對于文具包括紙張等在內(nèi)的低值易耗品，應(yīng)在不影響工作的前提下盡量節(jié)約。公司員工接待外來客人，由前臺(tái)以電話或通傳的方式通知，會(huì)客安排在接待室和前臺(tái)沙發(fā)處，或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示安排在指定辦公室，非重要來客不允許進(jìn)入辦公區(qū)。來賓進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室，需由前臺(tái)負(fù)責(zé)導(dǎo)引，并負(fù)責(zé)接待服務(wù)。辦公區(qū)域員工飲用水統(tǒng)一在前臺(tái)及其他業(yè)務(wù)辦公室接用，禁止在總裁辦公室接用。離開辦公區(qū)域，椅子全部推入，以示主人外出。1長時(shí)間離開崗位,應(yīng)通知部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人不在，需知會(huì)部門同事。此規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)行。行政保障部二00八年一月十日