【正文】 隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應(yīng)使用全稱。（六）正確使用標點符號。（七）正確使用順序號[一、（一）、（1）]。五、要符合保密制度的要求。公文的種類公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》將國家行政機關(guān)的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復(fù)、函。這些文種近視眼行文關(guān)系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：上行文──下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請求、報告。平行文──平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復(fù)等。延華集團和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。請示和報告一、請示。請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區(qū)別：請示是要求上級機關(guān)給予答復(fù)的文件，而報告則是不要求答復(fù)的文件。（一）什么事情應(yīng)該請示？一般而言，凡向上級請示的問題，應(yīng)屬于以下幾種情況：屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準才能辦理的事項。對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復(fù)才能辦理的事項。工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。按上級明文規(guī)定，完成一個任務(wù)，需報請上級審核的有關(guān)事項。（二）撰寫請示需掌握的三個要領(lǐng)：詳細、準確地寫明請示事由。不僅應(yīng)在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復(fù)。明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復(fù)。具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快答復(fù)，甚至務(wù)請在什么時限內(nèi)答復(fù)；提請上級批復(fù)時需要注意或強調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復(fù)前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批復(fù)，但行文中切勿使用要挾的言辭。二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報告、綜合報告、總結(jié)報告；按時間可分為報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：一、情況；二、經(jīng)驗；三、問題；四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：一、情況；二、原因；三、責(zé)任；四、處理情況和意見。通知通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級機關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機關(guān)知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。二、會議通知。上級機關(guān)要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關(guān)單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。三、任免通知。上能機關(guān)在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關(guān)、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。不論哪種類型的通知，都應(yīng)該注意以下幾點：一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發(fā)文機關(guān)、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關(guān)簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應(yīng)盡量避免，更不應(yīng)提倡。二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當?shù)?。三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。通報通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關(guān)單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的經(jīng)驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn)，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓(xùn)進行科學(xué)地總結(jié)，使人得到教益。通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。函函，即信；公函即公務(wù)信件。它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。公函大體有以下幾種用法：一、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜，或上級機關(guān)答復(fù)或催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜。二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜，三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。四、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可。機關(guān)公文的制發(fā)程序凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：制發(fā)文件單位擬稿 送機關(guān)辦公室核稿 呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) 機要員登記編號 打字校對付印裝訂 機要員用印留存 發(fā)文單位發(fā)出文件1998年1月22日辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)無論什么機關(guān)的辦公室主任，都是那個機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任，應(yīng)該具備以下素質(zhì)：一、具有正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力。領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，以便準確地上傳和下達領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示。二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會議通知、材料準備、會場布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節(jié)的事情都必須安排得十分周到，否則就會貽誤工作。三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因為辦公室主任有時候是代表領(lǐng)導(dǎo)者處理事務(wù)的，所以，無論是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導(dǎo)沒有交辦的機關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當而損害領(lǐng)導(dǎo)的形象。四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話文稿、審核并修改以機關(guān)名義發(fā)文的各類文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著機關(guān)的形象。因此，辦公室主任應(yīng)該具備很強的駕馭語言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫作水平。五、要有很強的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調(diào)職能的機構(gòu)，很多時候都代表領(lǐng)導(dǎo)者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調(diào)工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導(dǎo)者的立場和角度做好全局各項工作。六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來訪人員和來客，領(lǐng)導(dǎo)不在場要接待得十分得體；領(lǐng)導(dǎo)在場時，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導(dǎo)者到外面辦事，要想方設(shè)法克服一切困難，千方百計把事情辦成。七、要有超前的預(yù)測和參謀能力。某些事預(yù)計領(lǐng)導(dǎo)會想到，要提前作好準備；某些事領(lǐng)導(dǎo)暫時還沒有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導(dǎo)；領(lǐng)導(dǎo)辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方法，設(shè)身處地想想這件事要是由自己來處理該怎么處理，必要時還可為領(lǐng)導(dǎo)當參謀，出主意。