【正文】 關(guān)會議、公出等公務(wù) 活動，須通過簽報形式，事先向秘書長請示；會議及公出活動結(jié)束后，應(yīng)向秘書長報告。必要時由秘書長向會長請示報告。內(nèi)蒙古小額信貸協(xié)會協(xié)會公文運行管理辦法為加強(qiáng)內(nèi)蒙古小額信貸協(xié)會協(xié)會(以下簡稱協(xié)會)公文管理，規(guī)范確保公文處理及文書工作規(guī)范化、制度化，提高協(xié)會機(jī)關(guān)公文工作效率，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和《內(nèi)蒙古小額信貸協(xié)會內(nèi)控制度》的要求，特制定本辦法。第一條 協(xié)會的公文是指傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，頒布規(guī)章制度，指導(dǎo)和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告情況、制定計劃、交流總結(jié)工作經(jīng)驗的公務(wù)文書。第二條 本制度所稱公文處理，是指包括公文擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第三條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。第四條 秘書處辦公室負(fù)責(zé)協(xié)會公文的歸口管理。第一節(jié) 協(xié)會公文常用種類第五條 協(xié)會公文分以下八種:（一）決定：指會員大會、理事會、秘書長會議對重要事項或重大行動做出決策的文件。（二）公告：用于向內(nèi)蒙古范圍內(nèi)外宣布的重要事項或者法定事項。（三）通知：指轉(zhuǎn)發(fā)上級主管部門和不相隸屬單位的公文；發(fā)布行業(yè)公約、規(guī)則和規(guī)章制度；部署工作，要求會員單位辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。（四）通報：“通報”適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,告知情況。（五）報告、請示：“報告”適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復(fù)上級單位的詢問?！罢埵尽边m用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)：適用于答復(fù)請示事項。（七）函：適用于不相隸屬的機(jī)構(gòu)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向平級主管部門請示批準(zhǔn)事項、報告情況、報送材料和辦理報備事宜和答復(fù)審批事宜；也適用于請會員單位協(xié)助工作。（八）會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。第二節(jié) 協(xié)會公文類別第六條 協(xié)會的公文類別主要包括：（一）協(xié)會發(fā)文協(xié)會正式發(fā)文：主要用于向內(nèi)蒙古金融辦和自治區(qū)各有關(guān)部委、主管部門請示、報告工作；向各會員單位印發(fā)決定、規(guī)章、制度、辦法等重要文件。其文種為決定、通知、通報、報告、請示、意見等。協(xié)會發(fā)函：主要用于與各會員單位等平行單位以及不相隸屬單位商洽、溝通有關(guān)事項。會議紀(jì)要：主要用于記載會長辦公會議、秘書長辦公會議等會議的議定事項或決議。（二）秘書處發(fā)文協(xié)會秘書處正式發(fā)文：是協(xié)會發(fā)文的補(bǔ)充形式。主要用于對內(nèi)蒙古金融辦交辦事項的回復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)構(gòu)的文件及協(xié)會各專業(yè)工作會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話(摘要)、工作要點；與自治區(qū)有關(guān)政府部門、各會員單位商洽工作、批復(fù)問題、協(xié)會內(nèi)部需要以公文形式協(xié)調(diào)處理的事項等。主要文種為通知、通報、請示、報告、批復(fù)。秘書處發(fā)函：主要用于與各會員單位等平行單位以及不相隸屬單位商洽、溝通有關(guān)事項或回復(fù)意見，答復(fù)有關(guān)建議等。第三節(jié) 公文格式第七條 協(xié)會公文格式一般包括以下內(nèi)容: 秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附注說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、內(nèi)部發(fā)送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。第八條 密級劃分。公文的秘密等級分為三級：絕密、機(jī)密、秘密。對涉及保密事項的公文，應(yīng)根據(jù)《中國人民銀行國家秘密范圍和管理規(guī)定》，確定秘級和保密期限，并標(biāo)注在稿頭紙的右上角，其中“絕密”、“機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。第九條 緊急程度。對涉及緊急事宜的公文，應(yīng)根據(jù)公文送達(dá)的時間要求在稿頭紙的右上角標(biāo)注緊急程度。緊急公文應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明：“特急”、“急件”兩級。公文緊急程度確定由主辦部門提出意見，由綜合部確認(rèn)。第十條 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。標(biāo)明公文制發(fā)機(jī)關(guān)的字樣，應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。第十一條 發(fā)文字號。發(fā)文字號一般包括機(jī)關(guān)代字、年份、順序號。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。協(xié)會發(fā)文、協(xié)會秘書處發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號，協(xié)會秘書處發(fā)文編號樣式自行編號。上行文應(yīng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)注明聯(lián)系人的姓名和電話。第十二條 標(biāo)題。公文標(biāo)題由相關(guān)介詞（如“關(guān)于”、“對”）、內(nèi)容摘要和文種詞構(gòu)成。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡練地概括公文的主要內(nèi)容。正確規(guī)范公文種類，一般不用標(biāo)點符號，但標(biāo)題中的法規(guī)、規(guī)章名稱要加書名號。第十三條 閱知范圍。閱知范圍包括主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)和內(nèi)部發(fā)送單位。主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理對象，即需按照公文內(nèi)容答復(fù)事項、辦理工作的單位。抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外需執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其它單位或主送機(jī)關(guān)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或管理機(jī)關(guān)。公文有兩個以上的主送機(jī)關(guān)或抄送機(jī)關(guān)時，主送機(jī)關(guān)或抄送機(jī)關(guān)應(yīng)按照級別高低或與公文內(nèi)容聯(lián)系的緊密程度順序排列。內(nèi)部發(fā)送單位為公文制發(fā)機(jī)關(guān)內(nèi)部需要了解公文內(nèi)容的單位。公文閱知單位的名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十四條 附件。公文的附件是隨公文正文發(fā)出的文字材料及表格。公文如有附件，應(yīng)依次注明附件順序和名稱。第十五條 印章。公文除“會議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。公文印章應(yīng)上不壓正文，下壓成文年、月、日中的47個字，蓋出的印章要端正、清晰。第十六條 成文日期。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。第十七條 主題詞。主題詞是用于文獻(xiàn)的分類和檢索的標(biāo)識符號。公文主題詞由表現(xiàn)公文內(nèi)容歸屬、主題內(nèi)容的詞或詞組和表現(xiàn)公文形式特點的詞或詞組構(gòu)成。標(biāo)引公文主題詞要按照“先內(nèi)容后形式”的順序排列詞目。由類別詞、內(nèi)容詞、文種詞、歸屬詞組成。每一公文標(biāo)引主題詞的數(shù)量一般不超過5個詞或詞組。其中只有一個文種詞，一個歸屬詞。平行文或下行文歸屬詞可以省略，簡報、信息等文獻(xiàn)資料沒有文種詞。第十八條 公文中各組成部分的標(biāo)識，按照《中國人民銀行公文格式》執(zhí)行。公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm197mm）,左側(cè)裝訂，張貼公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四節(jié) 公文辦理和運行程序第十九條 協(xié)會的公文辦理流程分為收文、發(fā)文和歸檔三部分。其中收文過程一般分為簽收、登記、審核、分辦、承辦、傳遞、催辦和傳閱等程序；發(fā)文過程包括擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、校對、用印、封發(fā)等環(huán)節(jié)。第二十條 收文辦理和運行程序協(xié)會秘書處各部門凡是收到的各級、各類文件和電報、傳真（包括個會員單位報送的正式文件和各類舉報信件）等所有收文工作，均由協(xié)會秘書處辦公室進(jìn)行收文辦理。（一）簽收。簽收公文時應(yīng)當(dāng)逐件核對公文的名稱、號碼、件數(shù)、附件等。如有不符，要及時向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件應(yīng)注明簽收的具體時間。（二）登記。公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進(jìn)行記載。對于主管部門、相關(guān)部委的批示件，各會員單位抄送協(xié)會 30 的機(jī)密級以上文件都應(yīng)登記。登記時間應(yīng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項填寫清楚。（三）審核。收到需要辦理的公文，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本單位辦理；是否適合行文規(guī)則；涉及其他部門職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（四）分辦。綜合部根據(jù)公文種類和內(nèi)容，結(jié)合協(xié)會各部門分工，對公文提出初步分辦意見。主管部門的正式文件、批示件，加“文件處理單”，辦公室根據(jù)文件的重要程度提出初步意見，報協(xié)會秘書長閱批，有批示后，按批示辦理。各會員單位請求協(xié)會答復(fù)、商談工作的公文，加“文件處理單”，辦公室提請秘書長提出意見，然后進(jìn)入公文審核和簽批程序；特殊情況可先報協(xié)會秘書長批示。各會員單位主送給協(xié)會的報告，由辦公室加注處理意見后，分送協(xié)會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)有批示后，按批示辦理。相關(guān)部委和各會員單位抄送協(xié)會的文件，送協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)參閱。簡報、參閱資料、信息材料和情況反映等，呈送秘書長閱示后，按其內(nèi)容分送相關(guān)部門參閱。（五）承辦承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)當(dāng)及時按“文件處理單”的要求辦理，并將辦理過程、時間等填寫在“文件處理單”上，不得延誤、推諉。辦結(jié)后要妥善保管好原件，以備存檔。特急件按要求時限辦理；急件應(yīng)在3個工作日內(nèi)辦完；一般件應(yīng)在5—7個工作日內(nèi)辦完。辦理難度大和涉及幾個單位的，應(yīng)積極主動，盡早完成；確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。各會員單位口頭或電話向協(xié)會相關(guān)部門商洽工作的事項，屬主管部門職責(zé)范圍可以答復(fù)的事項，承辦部門可直接答復(fù)各會員單位。凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理。凡以協(xié)會名義答復(fù)的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)提出意見并代擬文稿，送秘書長審閱，視情況履行請示或?qū)徟掷m(xù)。承辦部門對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本部門辦理的公文，應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人及時簽注意見，退回辦公室。承辦部門的辦理意見首頁，統(tǒng)一用“內(nèi)蒙古小額信貸協(xié)會”文頭紙，減少“白頭文”現(xiàn)象。（六）傳遞辦公室對公文提出初步分辦意見后，分送協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門（登記收文簿）。承辦部門將呈報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)的“簽報”送辦公室，辦公室登記編號后送協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)或秘書長的批示（辦公室要登錄領(lǐng)導(dǎo)批示）分送相關(guān)部門。公文傳遞過程中均應(yīng)履行登記、簽字手續(xù)。（七）催辦。辦公室對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。對重要的批辦件和要求限時辦結(jié)的急件，要及時了解情況，適時催辦。（八）傳閱。辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示、部門分工和公文內(nèi)容，將公文送有關(guān)部門閱知。辦理公文的傳閱，應(yīng)限定傳閱時間，隨時掌握去向，避免漏傳、誤傳和延誤。第二十一條 發(fā)文處理和運行程序（一）擬稿。公文的草擬一般由協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)、秘書長批示意見后，由辦公室交主辦部門負(fù)責(zé)執(zhí)筆處理公文事辦公室核稿、核批手續(xù)。擬寫公文應(yīng)做到情況準(zhǔn)確、條理清楚、層次分明、文字通順、33 書寫工整、標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。擬寫公文中的人名、地名、數(shù)字要準(zhǔn)確、規(guī)范。要求上級單位批轉(zhuǎn)的公文，應(yīng)代批轉(zhuǎn)公文的上級單位擬寫批轉(zhuǎn)文摘。公文中同一人員、機(jī)構(gòu)、地點的稱謂要前后一致，使用簡稱的，一般先用全稱,并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語等作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文的日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。公文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“（一)”,第三層為“1”,第四層為“（1）”。次序為第一層和第三層的序數(shù)后有標(biāo)點，第二層和第四層的序數(shù)后沒有標(biāo)點。擬稿后，公文主辦單位應(yīng)按規(guī)定填寫發(fā)文稿紙。（二）會簽。公文的內(nèi)容如涉及其它單位的業(yè)務(wù),應(yīng)辦理會簽。會簽單位如對文稿有不同意見應(yīng)附以說明。經(jīng)會簽單位領(lǐng)導(dǎo)簽字或加蓋會簽單位公章后，會簽意見方具有效力。（三）核稿。以協(xié)會名義的發(fā)文，由秘書處各承辦部門交辦公室文秘崗進(jìn)行核稿，修改后再交綜合部負(fù)責(zé)人審核，需要再進(jìn)行修改的，由承辦人修改后經(jīng)秘書長核簽。要嚴(yán)格遵循“先核稿后簽發(fā)”的原則，不得未經(jīng)核稿而直接報呈會長或秘書長簽發(fā)。核稿時，對文稿如有較大的改動，應(yīng)征求相關(guān)人員的意見。如不一致, 由秘書處辦公室向秘書長說明。（四）簽發(fā)。一般性的公文，由協(xié)會秘書長簽發(fā)。對于涉及協(xié)會資產(chǎn)、財務(wù)及重大業(yè)務(wù)管理事項的文件、向金融辦提供的文件，以及其它重要的法律合同和經(jīng)濟(jì)文件由會長或由會長授權(quán)秘書長簽發(fā)。簽批公文應(yīng)使用鋼筆或簽字筆，簽批人員需注明具體意見并寫上姓名和時間。（五）打印。公文定稿后，主辦單位應(yīng)將公文原稿及發(fā)文稿紙和U盤同時送交辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排打印，打印后的原稿和發(fā)文稿紙由綜合部留存歸檔。需要復(fù)印、裝訂的，交由辦公室文印崗進(jìn)行，必要時承辦人應(yīng)當(dāng)予以協(xié)助。秘書處各部門需要留存的文件，一律保存正文。（六）校對。校對一般由承辦人員或擬稿人負(fù)責(zé)，校對時承辦人應(yīng)將原稿或上一次校對稿一并附送有關(guān)人員校對或?qū)徍恕Ｐ?yīng)有三校，如發(fā)現(xiàn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)修改過的原稿有錯誤，校對人員無權(quán)直接刪、改，應(yīng)及時請示簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)處理。明顯的錯字、誤字、漏字也應(yīng)及時詢問撰稿人進(jìn)行修改。（七）用印。除會議紀(jì)要外，對外發(fā)出的公文應(yīng)加蓋印章。公文用印只限于主送件和抄送、抄報件。用印由公文承辦人負(fù)責(zé)履行登記和簽批手續(xù)。（八）封發(fā)。蓋印后,公文由主辦部門負(fù)責(zé)封裝,并交辦公室寄發(fā)，急件應(yīng)及時發(fā)出。協(xié)會秘書處及各部對外提供的文件、資料和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，一律由會長或秘書長批準(zhǔn)后，由辦公室對外提供，任何部門和個人不得對外提供以上文件、資料和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。否則，由此造成的后果由其部門和個人負(fù)責(zé)，并要追究其責(zé)任。第二十二條 文件運轉(zhuǎn)和程序（一）各部門呈報的請示、報告總結(jié)、計劃等文件,如需報呈會長或秘書長批示，需送至秘書處辦公室登記，送秘書長或副秘書長批閱報會長批示后,由秘書處辦公室登記,再傳給呈文部門。（二）有關(guān)國家宏觀政策、法規(guī)和上級主管部門的要求、或涉及全局性的文件，秘書處辦公室要在收到文件的當(dāng)天送秘書長閱批；秘書長在文件處理單上批注轉(zhuǎn)呈會長閱批，秘書處辦公室即派專人報送會長閱批。（三）對于涉及協(xié)會具體業(yè)務(wù)又急需批辦的文件,由秘書處辦公室負(fù)責(zé)人在文件處理單上批注呈秘書長閱示即送秘書長；秘書長向有關(guān)承辦部門批辦后，再由承辦部門報送會長傳閱。（四）協(xié)會秘書處及各部門的接收傳真一律由秘書處固定傳真電話接收，由辦公室專人負(fù)責(zé)登記并傳送。第五節(jié) 公文的歸檔第二十三條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第二十四條 公文原件由擬文部門整理立卷并確定保管期限、按照有關(guān)規(guī)定定期向辦公室移交。第二十五條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理立卷、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第二十六條 協(xié)會工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第二十七條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第六節(jié)公文的管理第二十八條 公文應(yīng)由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第二十九條 黨中央、國務(wù)院的文件，主管部門印發(fā)的公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。