【正文】 關會議、公出等公務 活動，須通過簽報形式，事先向秘書長請示；會議及公出活動結束后，應向秘書長報告。必要時由秘書長向會長請示報告。內蒙古小額信貸協(xié)會協(xié)會公文運行管理辦法為加強內蒙古小額信貸協(xié)會協(xié)會(以下簡稱協(xié)會)公文管理，規(guī)范確保公文處理及文書工作規(guī)范化、制度化，提高協(xié)會機關公文工作效率，根據(jù)國家有關規(guī)定和《內蒙古小額信貸協(xié)會內控制度》的要求，特制定本辦法。第一條 協(xié)會的公文是指傳達貫徹黨和國家的方針、政策，頒布規(guī)章制度，指導和商洽工作，請示和答復問題，報告情況、制定計劃、交流總結工作經(jīng)驗的公務文書。第二條 本制度所稱公文處理，是指包括公文擬制、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第三條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。第四條 秘書處辦公室負責協(xié)會公文的歸口管理。第一節(jié) 協(xié)會公文常用種類第五條 協(xié)會公文分以下八種:（一）決定：指會員大會、理事會、秘書長會議對重要事項或重大行動做出決策的文件。（二）公告：用于向內蒙古范圍內外宣布的重要事項或者法定事項。（三）通知：指轉發(fā)上級主管部門和不相隸屬單位的公文；發(fā)布行業(yè)公約、規(guī)則和規(guī)章制度；部署工作，要求會員單位辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。（四）通報：“通報”適用于表彰先進,批評錯誤,告知情況。（五）報告、請示：“報告”適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級單位的詢問?！罢埵尽边m用于向上級單位請求指示、批準。（六）批復：適用于答復請示事項。（七）函：適用于不相隸屬的機構之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向平級主管部門請示批準事項、報告情況、報送材料和辦理報備事宜和答復審批事宜；也適用于請會員單位協(xié)助工作。（八）會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項。第二節(jié) 協(xié)會公文類別第六條 協(xié)會的公文類別主要包括：（一）協(xié)會發(fā)文協(xié)會正式發(fā)文：主要用于向內蒙古金融辦和自治區(qū)各有關部委、主管部門請示、報告工作；向各會員單位印發(fā)決定、規(guī)章、制度、辦法等重要文件。其文種為決定、通知、通報、報告、請示、意見等。協(xié)會發(fā)函：主要用于與各會員單位等平行單位以及不相隸屬單位商洽、溝通有關事項。會議紀要：主要用于記載會長辦公會議、秘書長辦公會議等會議的議定事項或決議。（二）秘書處發(fā)文協(xié)會秘書處正式發(fā)文：是協(xié)會發(fā)文的補充形式。主要用于對內蒙古金融辦交辦事項的回復；轉發(fā)不相隸屬機構的文件及協(xié)會各專業(yè)工作會議紀要、領導講話(摘要)、工作要點；與自治區(qū)有關政府部門、各會員單位商洽工作、批復問題、協(xié)會內部需要以公文形式協(xié)調處理的事項等。主要文種為通知、通報、請示、報告、批復。秘書處發(fā)函：主要用于與各會員單位等平行單位以及不相隸屬單位商洽、溝通有關事項或回復意見，答復有關建議等。第三節(jié) 公文格式第七條 協(xié)會公文格式一般包括以下內容: 秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附注說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、內部發(fā)送、印發(fā)機關和印發(fā)日期等。第八條 密級劃分。公文的秘密等級分為三級：絕密、機密、秘密。對涉及保密事項的公文，應根據(jù)《中國人民銀行國家秘密范圍和管理規(guī)定》，確定秘級和保密期限，并標注在稿頭紙的右上角，其中“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。第九條 緊急程度。對涉及緊急事宜的公文，應根據(jù)公文送達的時間要求在稿頭紙的右上角標注緊急程度。緊急公文應根據(jù)緊急程度分別標明：“特急”、“急件”兩級。公文緊急程度確定由主辦部門提出意見，由綜合部確認。第十條 發(fā)文機關標識。標明公文制發(fā)機關的字樣，應當使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。第十一條 發(fā)文字號。發(fā)文字號一般包括機關代字、年份、順序號。聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關發(fā)文字號。協(xié)會發(fā)文、協(xié)會秘書處發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號，協(xié)會秘書處發(fā)文編號樣式自行編號。上行文應注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應注明聯(lián)系人的姓名和電話。第十二條 標題。公文標題由相關介詞（如“關于”、“對”）、內容摘要和文種詞構成。公文標題應準確、簡練地概括公文的主要內容。正確規(guī)范公文種類，一般不用標點符號，但標題中的法規(guī)、規(guī)章名稱要加書名號。第十三條 閱知范圍。閱知范圍包括主送機關、抄送機關和內部發(fā)送單位。主送機關是公文的主要受理對象，即需按照公文內容答復事項、辦理工作的單位。抄送機關是除主送機關外需執(zhí)行或知曉公文內容的其它單位或主送機關的相關領導或管理機關。公文有兩個以上的主送機關或抄送機關時，主送機關或抄送機關應按照級別高低或與公文內容聯(lián)系的緊密程度順序排列。內部發(fā)送單位為公文制發(fā)機關內部需要了解公文內容的單位。公文閱知單位的名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第十四條 附件。公文的附件是隨公文正文發(fā)出的文字材料及表格。公文如有附件，應依次注明附件順序和名稱。第十五條 印章。公文除“會議紀要”以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應加蓋印章。公文印章應上不壓正文，下壓成文年、月、日中的47個字，蓋出的印章要端正、清晰。第十六條 成文日期。成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準。第十七條 主題詞。主題詞是用于文獻的分類和檢索的標識符號。公文主題詞由表現(xiàn)公文內容歸屬、主題內容的詞或詞組和表現(xiàn)公文形式特點的詞或詞組構成。標引公文主題詞要按照“先內容后形式”的順序排列詞目。由類別詞、內容詞、文種詞、歸屬詞組成。每一公文標引主題詞的數(shù)量一般不超過5個詞或詞組。其中只有一個文種詞，一個歸屬詞。平行文或下行文歸屬詞可以省略，簡報、信息等文獻資料沒有文種詞。第十八條 公文中各組成部分的標識，按照《中國人民銀行公文格式》執(zhí)行。公文用紙采用國際標準A4型（210mm197mm）,左側裝訂，張貼公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第四節(jié) 公文辦理和運行程序第十九條 協(xié)會的公文辦理流程分為收文、發(fā)文和歸檔三部分。其中收文過程一般分為簽收、登記、審核、分辦、承辦、傳遞、催辦和傳閱等程序；發(fā)文過程包括擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、校對、用印、封發(fā)等環(huán)節(jié)。第二十條 收文辦理和運行程序協(xié)會秘書處各部門凡是收到的各級、各類文件和電報、傳真（包括個會員單位報送的正式文件和各類舉報信件）等所有收文工作，均由協(xié)會秘書處辦公室進行收文辦理。（一）簽收。簽收公文時應當逐件核對公文的名稱、號碼、件數(shù)、附件等。如有不符，要及時向發(fā)文機關查詢并采取相應的處理措施。急件應注明簽收的具體時間。（二）登記。公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行記載。對于主管部門、相關部委的批示件，各會員單位抄送協(xié)會 30 的機密級以上文件都應登記。登記時間應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、主送機關、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項填寫清楚。（三）審核。收到需要辦理的公文，辦公室應當進行審核。審核的重點是：是否應由本單位辦理；是否適合行文規(guī)則；涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。（四）分辦。綜合部根據(jù)公文種類和內容，結合協(xié)會各部門分工，對公文提出初步分辦意見。主管部門的正式文件、批示件，加“文件處理單”，辦公室根據(jù)文件的重要程度提出初步意見，報協(xié)會秘書長閱批，有批示后，按批示辦理。各會員單位請求協(xié)會答復、商談工作的公文，加“文件處理單”，辦公室提請秘書長提出意見，然后進入公文審核和簽批程序；特殊情況可先報協(xié)會秘書長批示。各會員單位主送給協(xié)會的報告，由辦公室加注處理意見后，分送協(xié)會相關領導和有關部門。協(xié)會領導有批示后，按批示辦理。相關部委和各會員單位抄送協(xié)會的文件，送協(xié)會領導參閱。簡報、參閱資料、信息材料和情況反映等，呈送秘書長閱示后，按其內容分送相關部門參閱。（五）承辦承辦部門收到交辦的公文后，應當及時按“文件處理單”的要求辦理，并將辦理過程、時間等填寫在“文件處理單”上，不得延誤、推諉。辦結后要妥善保管好原件，以備存檔。特急件按要求時限辦理；急件應在3個工作日內辦完；一般件應在5—7個工作日內辦完。辦理難度大和涉及幾個單位的，應積極主動，盡早完成；確有困難的，應當及時予以說明。各會員單位口頭或電話向協(xié)會相關部門商洽工作的事項，屬主管部門職責范圍可以答復的事項，承辦部門可直接答復各會員單位。凡涉及其他部門業(yè)務范圍的事項，承辦部門應當主動與有關部門協(xié)商辦理。凡以協(xié)會名義答復的事項，承辦部門應當提出意見并代擬文稿，送秘書長審閱，視情況履行請示或審批手續(xù)。承辦部門對不屬于本部門職權范圍或者不適宜由本部門辦理的公文，應由本部門負責人及時簽注意見，退回辦公室。承辦部門的辦理意見首頁，統(tǒng)一用“內蒙古小額信貸協(xié)會”文頭紙，減少“白頭文”現(xiàn)象。（六）傳遞辦公室對公文提出初步分辦意見后，分送協(xié)會領導或相關部門（登記收文簿）。承辦部門將呈報協(xié)會領導的“簽報”送辦公室，辦公室登記編號后送協(xié)會領導，再根據(jù)協(xié)會領導或秘書長的批示（辦公室要登錄領導批示）分送相關部門。公文傳遞過程中均應履行登記、簽字手續(xù)。（七）催辦。辦公室對公文的承辦情況進行督促檢查。對重要的批辦件和要求限時辦結的急件，要及時了解情況，適時催辦。（八）傳閱。辦公室根據(jù)領導批示、部門分工和公文內容，將公文送有關部門閱知。辦理公文的傳閱，應限定傳閱時間，隨時掌握去向，避免漏傳、誤傳和延誤。第二十一條 發(fā)文處理和運行程序（一）擬稿。公文的草擬一般由協(xié)會領導、秘書長批示意見后，由辦公室交主辦部門負責執(zhí)筆處理公文事辦公室核稿、核批手續(xù)。擬寫公文應做到情況準確、條理清楚、層次分明、文字通順、33 書寫工整、標點正確，篇幅力求簡短。擬寫公文中的人名、地名、數(shù)字要準確、規(guī)范。要求上級單位批轉的公文，應代批轉公文的上級單位擬寫批轉文摘。公文中同一人員、機構、地點的稱謂要前后一致，使用簡稱的，一般先用全稱,并注明簡稱。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語等作為詞素的數(shù)字必須用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。公文的日期應當寫具體的年、月、日。公文中結構層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“（一)”,第三層為“1”,第四層為“（1）”。次序為第一層和第三層的序數(shù)后有標點，第二層和第四層的序數(shù)后沒有標點。擬稿后，公文主辦單位應按規(guī)定填寫發(fā)文稿紙。（二）會簽。公文的內容如涉及其它單位的業(yè)務,應辦理會簽。會簽單位如對文稿有不同意見應附以說明。經(jīng)會簽單位領導簽字或加蓋會簽單位公章后，會簽意見方具有效力。（三）核稿。以協(xié)會名義的發(fā)文，由秘書處各承辦部門交辦公室文秘崗進行核稿，修改后再交綜合部負責人審核，需要再進行修改的，由承辦人修改后經(jīng)秘書長核簽。要嚴格遵循“先核稿后簽發(fā)”的原則，不得未經(jīng)核稿而直接報呈會長或秘書長簽發(fā)。核稿時，對文稿如有較大的改動，應征求相關人員的意見。如不一致, 由秘書處辦公室向秘書長說明。（四）簽發(fā)。一般性的公文，由協(xié)會秘書長簽發(fā)。對于涉及協(xié)會資產(chǎn)、財務及重大業(yè)務管理事項的文件、向金融辦提供的文件，以及其它重要的法律合同和經(jīng)濟文件由會長或由會長授權秘書長簽發(fā)。簽批公文應使用鋼筆或簽字筆，簽批人員需注明具體意見并寫上姓名和時間。（五）打印。公文定稿后，主辦單位應將公文原稿及發(fā)文稿紙和U盤同時送交辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排打印，打印后的原稿和發(fā)文稿紙由綜合部留存歸檔。需要復印、裝訂的，交由辦公室文印崗進行，必要時承辦人應當予以協(xié)助。秘書處各部門需要留存的文件，一律保存正文。（六）校對。校對一般由承辦人員或擬稿人負責，校對時承辦人應將原稿或上一次校對稿一并附送有關人員校對或審核。校對應有三校，如發(fā)現(xiàn)有關領導修改過的原稿有錯誤，校對人員無權直接刪、改，應及時請示簽發(fā)領導處理。明顯的錯字、誤字、漏字也應及時詢問撰稿人進行修改。（七）用印。除會議紀要外，對外發(fā)出的公文應加蓋印章。公文用印只限于主送件和抄送、抄報件。用印由公文承辦人負責履行登記和簽批手續(xù)。（八）封發(fā)。蓋印后,公文由主辦部門負責封裝,并交辦公室寄發(fā)，急件應及時發(fā)出。協(xié)會秘書處及各部對外提供的文件、資料和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，一律由會長或秘書長批準后，由辦公室對外提供，任何部門和個人不得對外提供以上文件、資料和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。否則，由此造成的后果由其部門和個人負責，并要追究其責任。第二十二條 文件運轉和程序（一）各部門呈報的請示、報告總結、計劃等文件,如需報呈會長或秘書長批示，需送至秘書處辦公室登記，送秘書長或副秘書長批閱報會長批示后,由秘書處辦公室登記,再傳給呈文部門。（二）有關國家宏觀政策、法規(guī)和上級主管部門的要求、或涉及全局性的文件，秘書處辦公室要在收到文件的當天送秘書長閱批；秘書長在文件處理單上批注轉呈會長閱批，秘書處辦公室即派專人報送會長閱批。（三）對于涉及協(xié)會具體業(yè)務又急需批辦的文件,由秘書處辦公室負責人在文件處理單上批注呈秘書長閱示即送秘書長；秘書長向有關承辦部門批辦后，再由承辦部門報送會長傳閱。（四）協(xié)會秘書處及各部門的接收傳真一律由秘書處固定傳真電話接收，由辦公室專人負責登記并傳送。第五節(jié) 公文的歸檔第二十三條 公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第二十四條 公文原件由擬文部門整理立卷并確定保管期限、按照有關規(guī)定定期向辦公室移交。第二十五條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理立卷、歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。第二十六條 協(xié)會工作人員調離工作崗位時，應將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。第二十七條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第六節(jié)公文的管理第二十八條 公文應由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。第二十九條 黨中央、國務院的文件，主管部門印發(fā)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)領導批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。