會議組織注意事項5篇模版-資料下載頁
2024-11-15 01:33本頁面
【正文】 的會議)，否則盡量不要提供茶點，以 防與會者分心。會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）。橫幅（會議的題目、大小、大約提前 35 天制作）。講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應避免直接 放置在地上，這能反映出服務細節(jié)的水平。安排（（五）現場安排（人員入場時）、現場安排 人員入場時）會議開始前在會場入口處設立接待處，準備好簽到表，對參會人員簽到； 在入口處安排服務人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐？坐到什么地 方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員。講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）會議日程安排表鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會代表）空調的溫度問題，如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效，這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！出入口的門窗注意關閉，安排人員全程負責！二、會議中（一）會議記錄安排好專職的會議記錄員，對參會人員的發(fā)言進行記錄（特別是討論性 質的會議），記錄內容會后留底。安排專人攝影（攝像、錄音），會后留底。（二）會議服務安排專人（會議組織人員或物業(yè)人員）負責茶水服務。舉辦大型會議或視頻會議時，安排專人負責操作麥克風、調音臺、投影 儀、視頻設備等。著裝（因為除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發(fā)出聲響；動作要輕、慢、柔、避免快、重！主持人也要避免少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳 遞。（三）倒茶外面的領導來你們單位，那外面的領導就是客人，倒茶的時候要先給客 人倒茶，然后在給自己單位的領導倒茶；給主席臺上公司級領導倒水的順序按進 入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領導在場（如市長或更高級的 領導）就要先給領導沖。倒茶的順序要按照職務的高低，比如說參加會議的有單位董事長、總經 理、副總經理，那你就應該先給董事長倒茶，然后在是總經理，在輪到副總經理。切記一點，倒茶不能倒?jié)M，這個是很忌諱的，倒?jié)M了有驅客的嫌疑。沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要 對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。沖水的服務人員最好只安排 1 人，可以避免太多的吸引會場參與者的目 光。要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。（四）其他參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。會議時間較長時，可適當安排中途休息時間。三、會議后（一）整理會議記錄整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進行備案。完成會議總結材料，材料內容應包括：會議議程各項內容、主要人員發(fā) 言材料、會議討論內容和總結性結論。整理完成會議總結材料后報領導審批，將審批通過的材料分發(fā)至各參會 人員遵照執(zhí)行。重要會議結束后可考慮在網上發(fā)布會議相關新聞。
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