公司電子郵件使用管理規(guī)定-資料下載頁
2025-11-05 18:05本頁面
【正文】 郵件格式：使用公司統(tǒng)一的Logo及信紙格式，如無信紙格式，則不使用信紙。5個人簽名：（1）個人簽名檔需包括內容：姓名、所在部門/崗位、聯(lián)系方式、電話分機、傳真、等；（2）如有工作需要，需和外部聯(lián)系，還可以增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個人手機號碼，skype號等。二、郵件語言文字規(guī)范：1語言表述清楚、簡練，不能有岐義。2規(guī)范用語，盡量少用口頭用語，不用俚語。3段落分明、清晰。用語忌言辭激烈及過分表露個人情緒。三、郵件發(fā)送規(guī)范：1郵件主題：郵件必須寫明主題。2郵件發(fā)送：（1）郵件內容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無關人員；（2）涉及企業(yè)內部操作的信息，不要發(fā)送郵件；（3）敏感信息，需要用隱晦的表達方式；（4）決定性、關鍵性內容要點應在正文中描述，附件只作為詳細分解說明；（5）明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內容的當事人，涉及請示、問詢等內容的，或需要指示、告知時，主送人一般需要回復郵件，抄送人為有必要了解該郵件內容的人員；（6）慎重考慮郵件發(fā)送人員，重要和必須了解的信息，抄送上級領導或橫向部門領導；（7）轉發(fā)郵件時，要注意內容保密性，檢查原郵件內容，確定需要引用的內容；（8）連續(xù)回復、轉發(fā)郵件,要重新整理和明確郵件內容,避免溝通有誤；（9）接受抄送郵件人員，一般不需要回復；（10）郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認無誤及已添加需要發(fā)送的附件后再發(fā)送 3郵件群發(fā)：（1）郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項,除此類郵件外不群發(fā)。（2）回復群發(fā)郵件時,只需回復給發(fā)件人或少數(shù)幾人,不要群發(fā)回復。4郵件優(yōu)先級(1)郵件內容確實重要緊急的時候使用高優(yōu)先級。(2)不要頻繁使用郵件高優(yōu)先級。四、其他注意事項:1不要在公司里發(fā)和政治、宗教相關的郵件。2工作時間勿發(fā)與工作內容無關的郵件。3郵件只是從多溝通方式的一種,日常的溝通不要完全依賴郵件。4 重要緊急事項，發(fā)送郵件后需用電話等方式確認郵件是否收到。5郵件附件的總容量應盡可能少于5M,如附件較大,應壓縮后發(fā)送。6 無保留價值的郵件閱后及時刪除，避免占用空間。7 需要歸檔的郵件及時歸檔留存。對不熟悉來源的郵件，需確認無危害后才打開，避免病毒侵入。
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