公司電子郵件使用管理規(guī)定-資料下載頁(yè)
2025-11-05 18:05本頁(yè)面
【正文】 郵件格式：使用公司統(tǒng)一的Logo及信紙格式，如無(wú)信紙格式，則不使用信紙。5個(gè)人簽名：（1）個(gè)人簽名檔需包括內(nèi)容：姓名、所在部門/崗位、聯(lián)系方式、電話分機(jī)、傳真、等；（2）如有工作需要，需和外部聯(lián)系，還可以增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個(gè)人手機(jī)號(hào)碼，skype號(hào)等。二、郵件語(yǔ)言文字規(guī)范：1語(yǔ)言表述清楚、簡(jiǎn)練，不能有岐義。2規(guī)范用語(yǔ)，盡量少用口頭用語(yǔ)，不用俚語(yǔ)。3段落分明、清晰。用語(yǔ)忌言辭激烈及過(guò)分表露個(gè)人情緒。三、郵件發(fā)送規(guī)范：1郵件主題：郵件必須寫明主題。2郵件發(fā)送：（1）郵件內(nèi)容需注意保密性，要明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無(wú)關(guān)人員；（2）涉及企業(yè)內(nèi)部操作的信息，不要發(fā)送郵件；（3）敏感信息，需要用隱晦的表達(dá)方式；（4）決定性、關(guān)鍵性內(nèi)容要點(diǎn)應(yīng)在正文中描述，附件只作為詳細(xì)分解說(shuō)明；（5）明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分，主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，涉及請(qǐng)示、問(wèn)詢等內(nèi)容的，或需要指示、告知時(shí)，主送人一般需要回復(fù)郵件，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容的人員；（6）慎重考慮郵件發(fā)送人員，重要和必須了解的信息，抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或橫向部門領(lǐng)導(dǎo)；（7）轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容；（8）連續(xù)回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)郵件,要重新整理和明確郵件內(nèi)容,避免溝通有誤；（9）接受抄送郵件人員，一般不需要回復(fù)；（10）郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無(wú)誤及已添加需要發(fā)送的附件后再發(fā)送 3郵件群發(fā)：（1）郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項(xiàng),除此類郵件外不群發(fā)。（2）回復(fù)群發(fā)郵件時(shí),只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)幾人,不要群發(fā)回復(fù)。4郵件優(yōu)先級(jí)(1)郵件內(nèi)容確實(shí)重要緊急的時(shí)候使用高優(yōu)先級(jí)。(2)不要頻繁使用郵件高優(yōu)先級(jí)。四、其他注意事項(xiàng):1不要在公司里發(fā)和政治、宗教相關(guān)的郵件。2工作時(shí)間勿發(fā)與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的郵件。3郵件只是從多溝通方式的一種,日常的溝通不要完全依賴郵件。4 重要緊急事項(xiàng)，發(fā)送郵件后需用電話等方式確認(rèn)郵件是否收到。5郵件附件的總?cè)萘繎?yīng)盡可能少于5M,如附件較大,應(yīng)壓縮后發(fā)送。6 無(wú)保留價(jià)值的郵件閱后及時(shí)刪除，避免占用空間。7 需要?dú)w檔的郵件及時(shí)歸檔留存。對(duì)不熟悉來(lái)源的郵件，需確認(rèn)無(wú)危害后才打開(kāi)，避免病毒侵入。
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