office高級(jí)應(yīng)用實(shí)訓(xùn)報(bào)告(小結(jié))-資料下載頁
2024-11-10 01:16本頁面
【正文】 用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。決策支持型OA系統(tǒng)是第三個(gè)層次。它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)、信息管理級(jí)OA系統(tǒng)和決策支持級(jí)OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個(gè)功能層次。三個(gè)功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個(gè)層次的OA系統(tǒng)集成一個(gè)完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個(gè)辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠(yuǎn)距離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。事務(wù)級(jí)OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而信息管理級(jí)OA系統(tǒng)和決策支持級(jí)OA系統(tǒng)稱之為高級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機(jī)構(gòu)報(bào)送的各種文件，然后分檔存放并分別報(bào)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級(jí)返回處理指示。這一過程，是一個(gè)典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。例如，北京市東城區(qū)政府報(bào)來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請(qǐng)批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機(jī)構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府。這個(gè)例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個(gè)全過程中，如果采用計(jì)算機(jī)處理來往的文件，可以說是初步程度的自動(dòng)化。如可以用計(jì)算機(jī)查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動(dòng)化。如果由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析有關(guān)本事件的資料，自動(dòng)提供若干個(gè)供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動(dòng)化。再進(jìn)一步分析這個(gè)例子，如果市政府微機(jī)辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個(gè)集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機(jī)關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動(dòng)化更高層次的集成化。另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個(gè)集成的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個(gè)更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)。所以，辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)本身是一個(gè)多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級(jí)的自動(dòng)化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個(gè)更高級(jí)的自動(dòng)化系統(tǒng)。我國專家在第一次全國辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出辦公自動(dòng)化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機(jī)信息處理系統(tǒng)。人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計(jì)算機(jī)工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。技術(shù)設(shè)備，計(jì)算機(jī)是另一因素。設(shè)備中有各種機(jī)器，如計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機(jī)等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項(xiàng)工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。顯然辦公自動(dòng)化這一人機(jī)系統(tǒng)，人，機(jī)，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進(jìn)入信息時(shí)代后的一種新概念
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