【正文】 交由行政主管歸檔。注意事項：接待客戶熱情周到，及時給客戶添加茶水并在客戶離開后及時整理會客室；《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄交由行政主管歸檔；及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復；不得隨意把公司領(lǐng)導及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。相關(guān)記錄：《客戶來訪登記薄》——前臺（三）電話的接聽和記錄工作流程：電話響鈴兩聲后，立即接聽，注意禮貌用語；電話鈴響超過3聲，接聽電話應該致歉；接聽電話時應控制音量，不應影響其他人的正常工作；對方所要找的人不在時，應詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；通話之后，應輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；沒有接聽到的電話應根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的。將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上；記錄后5分鐘內(nèi)及時通知被傳達人,通知傳達的程序見口頭通知流程,并確認對方接收信息正確無誤。及時將用完的《來電記錄表》交由行政主管歸檔。注意事項：來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；如遇信息接收人不在，應采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通知流程”）；相關(guān)記錄：《來電記錄表》——前臺（四）日常的打印、復印以及相關(guān)設備的使用管理工作流程：每天早上上班時間準時開啟并且檢查打印機、復印機，并及時補充所需的紙張；負責公司日常的打印、復印。打印、復印重要文件、圖紙或需要發(fā)出的文件、圖紙使用白紙；公司內(nèi)部使用或不重要的文稿圖紙使用再生紙；打印機、復印機或其它設備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設備報修單》并聯(lián)絡辦公設施維護人員進行檢查維修；（詳見“固定資產(chǎn)的報修與報廢流程”）；及時將用完的《設備報修單》交由行政主管歸檔。注意事項：熟練操作打印、復印機，并及時補充用紙；完成公司日常的打印、復印工作，做到節(jié)約資源；打印、復印機等設備出現(xiàn)問題不得私自解決，應及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進行維修；不得私自打印、復印與工作無關(guān)的文件、圖紙，特殊情況下應申報行政主管同意付費再使用；節(jié)約資源，愛惜紙張；及時將用完的相關(guān)記錄表交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄： 《設備報修單》——前臺（五）收發(fā)《工作匯報表》工作流程：每月1日分發(fā)《工作匯報表》；每月30/31日收集《工作匯報表》，檢查填寫是否正確，并交由行政主管審核；行政主管審核后交總經(jīng)理查閱簽字，并將總經(jīng)理簽字的《工作匯報表》連同考勤統(tǒng)計一并交財務造工資表；最后《工作匯報表》返行政主管歸檔。注意事項：每月1日發(fā)，30/31日收回，檢查后并交行政主管審核；行政主管交總經(jīng)理查閱簽字，和考勤統(tǒng)計一起作為造工資依據(jù)交財務；工資表完成后將《工作匯報表》返行政主管歸檔。相關(guān)記錄：《工作匯報表》——前臺（六）人員外出登記（前臺提醒督促）工作流程：所有外出人員需提前電話聯(lián)系對方，讓對方做好準備；外出前在《外出人員登記表》上登記出發(fā)時間、目的地、事由等；回到公司在《外出人員登記表》上登記回來時間以及辦事情況；特殊情況，外出前未登記，需回公司后及時補登；前臺人員負責提醒并督促其他員工，并于每月30/31日將外出情況匯總，與考勤統(tǒng)計核對。注意事項：外出前的準備并與對方聯(lián)系；在《外出人員登記表》上詳細記錄外出辦事情況；前臺人員負責提醒并督促完成，并做出統(tǒng)計。及時將用完的《外出人員登記表》交由行政主管歸檔。相關(guān)記錄：《外出人員登記表》——前臺（七）考勤統(tǒng)計工作流程：熟悉門禁考勤系統(tǒng)的管理，根據(jù)公司人員情況及時增加或更改考勤人員信息；如有員工請假，需到前臺填寫《請假登記表》并注明請假原因、時間及時數(shù)；前臺交行政主管及總經(jīng)理簽字同意后作為考勤依據(jù)；若上級不同意，需注明理由再返回申請人；每月30/31日將門禁考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，并綜合外出登記以及人員請假情況統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；行政主管將考勤統(tǒng)計連同工作匯報表交由財務作為造工資表的根本依據(jù)，財務完成工資表后一起交由總經(jīng)理查閱；總經(jīng)理返回后原件由行政主管歸檔，另復印一份考勤統(tǒng)計公示。注意事項：考勤統(tǒng)計數(shù)據(jù)備份，綜合外出登記統(tǒng)計考勤，簽字后交行政主管審核簽字；考勤統(tǒng)計作為核工資的依據(jù)，連同工資表交總經(jīng)理查閱，返回后原件由行政主管歸檔，另復印一份考勤統(tǒng)計公示。相關(guān)記錄：《考勤統(tǒng)計》——前臺《請假登記表》——前臺（八）文件的收發(fā)A、紙質(zhì)文件的收發(fā)工作流程：前臺收/發(fā)文件應及時在《收文明細》/《發(fā)文明細》中登記文件收/發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經(jīng)理；前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。發(fā)件時要及時通知對方，如需給對方送去，應確定好送件時間、地點，并填寫《文件外送單》由收件人簽字后返回公司交檔案管理員歸檔。前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。注意事項：詳細填寫《收文明細》/《發(fā)文明細》或《文件外送單》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；按項目分類交檔案管理員歸檔。相關(guān)記錄：《收文明細》——前臺《發(fā)文明細》——前臺《文件外送單》——前臺B、電子文件的收發(fā)工作流程：前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細》/《發(fā)文明細》中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責人，并確認對方收到；當天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。注意事項：了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；及時將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責人，并確認是否收到；按時將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。相關(guān)記錄：收/發(fā)電子文件夾——前臺《收文明細》/《發(fā)文明細》——前臺