【正文】 企劃部負責對特殊物料（促銷物、助銷物等）的設計、采購、跟進等工作。網絡信息部負責電子類、數碼類辦公用品提供技術支持。四、辦公有關用品的分類消耗品：復印紙、傳真紙、鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、回形針、訂書針、復寫紙、標簽、便簽、橡皮、夾子、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠、傳真機色帶、墨盒等。管理品：起訂器、剪刀、美工刀、釘書器、直尺、筆筒、計算器、文件夾、文件架、拉鏈袋、抽桿夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。辦公設備類：電腦及相關配件、筆記本、打印機、數碼相機、攝像機、電話機、復印機、投影儀、傳真機、U盤等。辦公設施類：辦公桌、椅子、空調、電風扇、文件柜、密碼箱等。促銷物：市場活動所需促進銷售達成的物品，如雨傘、臺燈、日歷等。助銷物：廣告冊、單頁、折頁、樣品、宣傳單等。五、申購各部門負責人應于每月23日之前根據工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，填寫《月度行政辦公用品申購表》經部門主管/經理簽字確認后交由人事行政部。人事行政部在每月26日前統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請，核查庫存狀況后填寫《行政辦公用品采購計劃表》，呈報分管總經理審核同意后實施采購。屬于電腦配件的，請購部門經理審批后交人事行政部實施采購（500元以上需經分管總經理批準后實施采購）。各部門若需采購臨時急需的辦公用品，由部門填寫《月度行政辦公用品申購表》，并在備注欄內注明急需采購的原因，報人事行政部批準后實施采購任務（500元以上需經分管總經理批準后實施采購）。促助銷品則根據市場活動需要，由需求部門填寫《工作聯系單》（一式三份：需求部、企劃部、人事行政部），經分管總經理、董事長批準后交由企劃部進行設計、采購、跟進、確認簽收等工作，物料到齊后統(tǒng)一由人事行政部進行發(fā)放、登記、保管。六、采購原則：a)對消耗品實行按需采購，節(jié)約領用。b)對管理品和辦公設備/設施類實行計劃訂購，負責到人（部門）。c）對急需用品實行繼續(xù)采購，上門服務的方法。d)助銷品及促銷品實行按需采購，控制成本避免浪費。分工：a)為有效完成采購任務，原則上由人事行政部統(tǒng)一負責實施采購任務。b)對專業(yè)性辦公用品（如計算機及相關設備等）的采購，由所需部門或相關部門協(xié)助人事行政部共同進行采購。c）臨時急需或特殊辦公用品可經人事行政部同意后由使用部門自行采購。d)所有采購人員應選擇好供應商，并控制好價格及品質。e)助銷品及促銷品由企劃部設計后進行專業(yè)采購。七、入庫采購的辦公用品到貨后，由人事行政部按送貨單進行驗收，經核對（名稱、規(guī)格、數量、單價、金額、質量）無誤后，在送貨單上（一式二聯）簽字驗收，然后將送貨聯留存歸類，另一送貨回單聯交送貨人帶回送貨單位做結算憑據。辦公用品進倉入庫后，人事行政部按物科種類、規(guī)格、等級、存放次序、分區(qū)堆碼，不得混亂堆放，并按送貨單序號和貨單內容在辦公用品收發(fā)存帳冊上進行登記。助銷品及促銷品必須由企劃部負責人確認型號、顏色、款式、數量等，確認無誤簽收后交由人事行政部發(fā)放保管。八、領用每月10～16日為辦公用品統(tǒng)一發(fā)放時間，各部門負責人根據上月23號前提報的辦公用品申請單，于次月10~16日后憑申請單到人事行政部進行領用。人事行政部做好出庫手續(xù)，并負責個人及部門辦公用品的領用臺帳登記工作。如由于部門遺忘或臨時增加人員所需辦公用品未在計劃內時，需重新填寫辦公用品申請單。領用時要優(yōu)先滿足先報計劃的部門。辦公用品的領用、更換要依照辦公用品使用期限一覽表，辦公用品更換按要求處理，特殊情況要有書面報告。對非易耗品如訂書機、打孔機、計算器等，如需換領,需以舊換新,丟失自負。新員工按照集團人事行政部規(guī)定給與配置標準的辦公用品，如崗位特殊可另外申請。辦公用品配置標準：1）公司所有辦公用品的領用，按“標準配置”和“計劃供應”執(zhí)行。核算到部門(記錄到個人)。以月報形式提交財務。2）“標準配置”用品：圓珠筆一支、簽字筆一支，筆記本一本、文件夾2個、信簽紙一本，上述物品新員工報到上崗時，一次性配給。特殊崗位有特殊需求時可另外申請。3）“計劃供應”用品：一般消耗品，除通用簽字筆、圓珠筆、鉛筆每月一支外，其余可按照崗位不同可進行月度、季度、半、進行領用。管理品可按照季度、半、進行申請領用。4）辦公設備類和辦公設施類根據需求提前一周申請批準。5）助銷品及促銷品由人事行政部一次性發(fā)放給需求部門，或需求部門分批次領用。對于消耗品的二次以上領用，如筆類、膠水、膠帶、文件夾、修正液、筆記本、傳真機色帶、墨盒等，重復領用時均實行以舊換新原則。九、退回員工離職時應退回領用的辦公用品。對于可重復利用的管理品如訂書機、計算器等，屆時可收回后發(fā)放于其他人員使用。對于辦公設備類的物品，如有員工離職，由人事行政部負責收回管理，并登記入帳。十、管理對于部門共同使用的辦公用品本著“共同愛護、共同節(jié)約”的原則進行日常使用和申請，其管理職責屬于部門助理，每月由部門助理負責申請、領用、管理。對于發(fā)放到個人的辦公用品和辦公設備等必須本著“誰使用，誰負責”的原則進行日常的維護和管理。如發(fā)生管理類、辦公設備、辦公設施類物品因個人保管或使用原因造成損壞、遺失等情況，人事行政部將視情節(jié)處于原物品價格的1－5倍的價格進行扣罰。辦公用品庫存應定期進行盤點，一年四次，要做到賬物相符，帳物一致，如出現盤盈或盤虧應查找原因，調整臺帳。對庫存的辦公用品應進行規(guī)范堆放，標識清楚，定期清掃與整理，并采取必要的防蟲、防潮、防火、防盜等安全措施。由負責辦公用品的倉庫保管員負責對過時、失效、報廢的辦公用品進行統(tǒng)計，填寫報廢單，并明確名稱、價格、數量、金額、報廢原因等項后，經審核批準方能報廢。凡與采購、申領、入庫、驗收、盤點、結算、送貨單據、領用單據、報表合同等辦公用品采辦領用相關的管理記錄憑證，都應按月歸類歸檔保存。十一、相關表單：《月度行政辦公用品申購單》、《行政辦公用品采購計劃表》《入庫單》