【正文】 建議時，需要捕捉到一個恰到好處的時機。當決策者處于冷靜狀態(tài)的時候，正在思考相關問題的時候，在和自己閑聊的時候，都可視為是“恰到好處”的時機。三是講究方法。在出主意、提建議時，要態(tài)度誠懇，語言委婉，講究一定的方法和藝術，既不為讓領導接受建議而“言”高蓋主，也不因領導不采納建議而灰心喪氣。(二)服務到位。服務職責指辦公室主任為領導、基層和群眾服務方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任在履行服務職能中，應細致周到，抓住重點、分清主次，又要統(tǒng)籌考慮、兼顧一般，做到側重不失重，在被動中求主動，忠心耿耿為領導服務，使領導更加信任；誠心誠意為基層服務，使基層更加滿意；真心實意為群眾服務，使群眾更加親近。一要正確處理“兩個關系”。開展好服務工作，需要處理好兩個關系。一是處理好全面服務與重點服務的關系。辦公室服務工作繁雜瑣碎，大體上可分為政務服務與事務服務。辦公室主任要把主要精力放在政務服務上，抓大事，努力在為領導當好參謀助手上下功夫。同時，在加強辦公室工作的計劃性上做文章，落實責任制，發(fā)揮辦公室整體功能，以實現工作的“零差錯”為目標，高標準、嚴要求地處理好每一件事情。二是處理好對上服務與對下服務的關系。為領導服務是辦公室主任義不容辭的責任，領導交辦的事不僅要不折不扣地完成，并且要為其分憂解難。但是為領導服務的出發(fā)點和落腳點還是為群眾服務，這就要求辦公室主任多與基層、群眾接觸，加強調研與督查，發(fā)現問題及時分析，超前預測，為領導決策發(fā)揮參謀作用，也為領導服務群眾提供更加有利的條件。二要當好“三種角色”。為了提供優(yōu)質服務，辦公室主任在工作中要增強服務意識，創(chuàng)新服務方式，當好“三種角色”。一是當好主動不被動的角色。各項工作都要主動謀劃，超前介入，化被動為主動。對為領導層集體決策和領導個人、上級部門交辦事項的服務，事前重點在調查研究上下功夫，掌握工作主動權；事中重點在分解立項、督辦落實上下功夫，增強工作的針對性、實效性；事后在及時反饋上下功夫，做到事事有著落，件件有結果。對為基層和群眾的服務，大力發(fā)揚主動協調、主動配合、主動服務的工作作風，改變那種坐家等服務，為走出去有重點、有目的地進行跟蹤服務，全面、準確、實事求是地向上反映“下情”，設身處地為基層和群眾著想，急基層和群眾之所需，辦基層和群眾之所盼。此外，組織辦公室人員在信息、文稿起草、重要會議、重要活動工作中提前籌劃，及時上報，努力避免被動應付。二是當好用權不越權的角色。要善于運用賦予的權力去開展工作，不能左顧右盼、縮手縮腳。但是，也要注意自己的職權范圍，做到用權不越權，不能隨意干涉其它部門的工作，更不能“拿著雞毛當令箭”，動輒頤指氣使、盛氣凌人。三是當好果斷不武斷的角色。對日常性、周期性及規(guī)律性工作，要嚴防事無巨細、面面俱到的做法；對突發(fā)性、臨時性的工作，要培養(yǎng)自己快速反應的能力，當發(fā)生突發(fā)性事件需要緊急處理，領導又不在時，應當機立斷，不能有絲毫的猶豫和含糊，否則就會貽誤工作。但是，這種決斷必須建立在符合客觀實際的基礎上，不是脫離現實的武斷。(三)管理有方。管理職能指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任在履行管理職能中，應提高“兩種藝術”，努力使管理有方、工作順暢。一要提高處理人的藝術。處理人際關系是辦公室主任的本能，包括爭取領導的重視支持、充分調動干部的積極性和創(chuàng)造性等方面的藝術。一是注意處理好與領導之間的關系。對領導要做到尊敬和服從，積極主動，盡量隨叫隨到，承辦領導交代的事情要適當超前，對領導要多請示、多匯報、多反饋，千萬不要遺忘領導交代的事項，千萬不要主動與領導套近乎，千萬不要在領導之間傳閑話。二是注意處理好與下屬的關系。要關心下屬，經常過問下屬的政治進步、生活待遇等情況，該解決的問題要及時解決，暫時有困難的要創(chuàng)造條件解決，該向上反映的問題要向上反映。要愛護下屬，對下屬出現一些差錯，不應一味求全責備，而要肯定其工作積極性和成績，對問題善意指出，并提出改進辦法，使下屬心悅誠服。要培養(yǎng)下屬，對下屬品德上要嚴格要求，業(yè)務上要悉心指導，著力提高下屬的綜合素質，為黨的事業(yè)、社會主義事業(yè)造就可用之材。要信任下屬，對下屬要給予充分信任，多肯定少批評，以增強下屬的自信心，放膽放手干工作。要激勵下屬，善于運用表揚這一手段調動下屬的積極性，使下屬經常以一種昂揚向上的精神狀態(tài)投入工作。二要提高處理事的藝術。處理事是辦公室主任的本職，包括統(tǒng)籌全局、掌握工作重點、擬定實施方案、安排工作程序、制定操作規(guī)程、建立責任制度等方面的藝術。一是善于化繁為簡。在眾多的工作和矛盾面前，要通過分析、比較，抓住重點，理清思路，有所為而有所不為，才能獲收綱舉目張、以簡御繁之效。二是勇于刪繁就簡。要切實端正工作指導思想，圍繞重實際、求實效抓工作、搞服務，刪掉“花架子”、“虛套子”，對于上級和領導部署的各項工作，把精神實質與辦公室的實際情況結合起來，把多項工作統(tǒng)一起來，把工作重心明晰起來，把具體措施簡潔起來，在統(tǒng)籌兼顧中抓出特色、成效，保證上級安排和領導要求的真正落實。三是堅持眾繁我簡。要完善制度規(guī)范事，明確責任，分解任務，逐級負責，分工合作，形成眾人挑重擔的工作格局。要優(yōu)化機制使用人，量才用人，放手用人，做到抓大局放小節(jié)、抓原則放具體、抓結果放過程。(四)協調有術。協調職能指辦公室主任在聯系內外關系、溝通上下左右等方面所應有的職能和應盡的責任。辦公室主任在履行協調職能中，應把握原則，講求方法和藝術，使協調工作取得實效，各方面關系理順，達到事半功倍的效果。一要把握原則，找準綜合協調的切入點。要把握“三個結合”：一是指令性與協商性相結合，要立足于領導的權威，明示領導的意圖，向協調對象交代清楚；同時，要以商量為主，態(tài)度要謙和，語言要平和，講究說話的技巧，努力創(chuàng)造一個寬松和諧的環(huán)境。二是原則性與靈活性相結合，一方面要以大局為重，按黨的方針政策辦事，按規(guī)章制度辦事。另一方面，要靈活善變，講究策略，廣泛聽取各方面的意見特別是反面意見，并從中汲取其合理的意見和要求；根據新的情況，善于修正原有的設想。三是程序性與時效性相結合。一般按固定程序去搞好協調，但是可以簡化程序，對能辦得通的事的協調，能簡化盡量簡化，以保證時效；可以逆程序而行，對那些特別緊急事項的協調，因找不到或來不及向領導請示，可以根據情況進行妥善處理，然后再將處理結果和事件動態(tài)向領導報告。二要掌握方法，找準綜合協調的著力點。一是掌握會議協調、走訪調研協調、口頭或書面溝通式協調、轉單閱簽式協調、計劃安排式協調等協調方法，提高協調效果。二是找準綜合協調工作的著力點。首先要搞好上下、內外關系的協調，對上要尊重而不盲從、服務而不奴婢，待下以禮、以誠、以情、不欺下瞞上，對外求支持協作，待內求團結向上，既敢于牽頭，當好主角，又善于協作，當好配角。特別要搞好領導成員之間的協調，當班子中意見不一致、甚至出現對立狀況時，多做促進統(tǒng)一認識的工作，切忌火上澆油或撥弄是非；要搞好單位或部門之間的協商，當遇到發(fā)生“扯皮”的情況時，應全面了解情況，找有關人員進行協商，將意見匯集、歸納，呈報給領導，以利于主要領導作正確的決定，保證工作的正常運轉。其次在處置事務中出現一些超出預見、難以料理的事情時，要講品質，在關鍵時刻，就應該代領導沖鋒陷陣；要講藝術，既講原則，又講靈活，不能一個面孔、一個腔調、一種方法；要講精神，敢碰硬，否則協調蒼白無力、處事優(yōu)柔寡斷，什么事也辦不成。三、堅持內外兼修，樹立良好形象辦公室主任除了提高綜合素質、充分履行職能外，還應從外在形象和內在形象方面，加強自身修養(yǎng)，樹立良好形象。一要注重“外美”。講究行為美，做到行動合乎法紀、合乎道德、合乎人情，尊重別人，決不能高傲自大、粗暴蠻橫，或者卑躬屈膝、阿諛奉承。講究語言美，做到講話文明、簡潔、有情感，切忌庸俗下流、粗聲粗氣、啰啰唆唆、官腔洋調。講究儀表美，做到衣著素雅整潔、佩戴適合時宜、姿態(tài)大方得體、神采氣宇軒昂，不要穿奇裝異服、油頭滑面、庸俗土氣、萎靡不振。二要體現“內秀”。對事業(yè)有春天般的熱情，做到愛崗敬業(yè)，任勞任怨，盡心奉獻。對他人有大海一樣的胸懷，做到容人勝己，不嫉賢妒能，助人為樂，甘為他人做嫁衣。對名利像湖水那樣平靜，做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，經得住誘惑，守得住清貧，始終保持一顆平常心。對自己像旁觀者一樣清醒，做到不斷反省自我，揚長避短，取長補短，戰(zhàn)勝自我?？傊?，要當好辦公室主任，必須適應形勢和任務的要求，內強素質，外樹形象，出色地履行基本職能，以堅定的信念激勵人，以高尚的人格感染人，以良好的作風凝聚人，以模范的行為帶動人，把班帶好，把人用活，把事辦實，把家管好。